Succesvol en vernieuwend samenwerken Hoe kan ik samenwerking succesvol vernieuwen? Het speelveld van ondernemingen verandert snel. Innovaties volgen elkaar in hoge snelheid op. Nieuwe technologische ontwikkelingen maken het mogelijk om wereldwijd samen te werken. Dit vraagt een continue alertheid en biedt legio kansen en maar ook bedreigingen. Samenwerking tussen ondernemers op terreinen als innovatie, dienstverlening en arbeid blijkt daarin belangrijker dan ooit. Samenwerking maakt namelijk dat ondernemers toegang krijgen tot capaciteit, middelen en kennis waar ze zelf niet over beschikken. Ook kunnen risico's van investeringen in nieuwe ontwikkelingen worden gedeeld. Dit paper gaat in op maatschappelijke trends en ontwikkelingen en geeft inzicht in succesfactoren van samenwerking in deze dynamiek. De paper wordt afgesloten met praktische tips die hierbij behulpzaam kunnen zijn. Veranderingen in samenwerking: trends De wijze waarop ondernemers samenwerken verandert niet alleen als gevolg van technologische mogelijkheden, ook sociale, culturele en maatschappelijke trends zijn van invloed. Netwerken vormen zich in toenemende mate rondom ondernemers op basis van ad-hoc gelegenheden en zelforganiserende dwarsverbindingen. Deze verandering is onder andere te danken aan technologie waardoor deze netwerken steeds makkelijker gevormd kunnen worden. De wijze waarop maatschappij en individu er mee omgaan en waarop overheden beleid maken, bepaalt of samenwerking effectief gemaakt kan worden. Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 1
Informalisering en individualisering Het individu in plaats van het collectief staat centraal in onze samenleving. Hiërarchie en status worden minder belangrijk en traditionele samenwerkingsverbanden tussen ondernemers hebben problemen om leden vast te houden. In plaats daarvan ontstaan meer tijdelijke en themagerichte vormen van samenwerking waarbij contacten meer horizontaal tussen gelijken worden georganiseerd en een meer informeel karakter hebben. Bovendien zoekt men de uitdaging en de inspiratie over de grenzen van het eigen domein. Nieuwe kennis, nieuwe contacten geven voeding aan nieuwe oplossingen. Balanseconomie Het ondernemersklimaat in Nederland wordt de komende twee decennia naar verwachting beheerst door een beperkte economische groei. Waar in Nederland het Bruto Nationaal Product per hoofd van de bevolking tussen 1998 en 2008 nog met gemiddeld 10% per jaar groeide, zal deze groei tussen 2008 en 2018 gemiddeld onder de 1,5%, per jaar blijven. Hoewel de economie aantrekt, zijn de jaren van grote groei voorbij. Voor sommige branches en beroepsgroepen resulteert deze balanseconomie in een drastische krimp van de afzetmarkt. Samenwerken is in die groepen noodzaak om te overleven. Bovendien zullen meerdere sectoren hun businessmodellen zien veranderen, waardoor ook nieuwe vormen van samenwerking zullen ontstaan. Zelfsturing Zelfsturing wordt steeds vaker gezien als alternatief voor hiërarchische sturing in de verhouding tussen bijvoorbeeld consument producent, overheid - burger en werkgever - werknemer. Men krijgt hierbij de ruimte om doelen te behalen op een zelf ingerichte manier. Om problemen aan te pakken, wordt zonder een hiërarchische taakverdeling gewerkt aan een gezamenlijke oplossing: input van alle partijen is even belangrijk. Vaak worden wel de voorwaarden geschept voor een goed verloop van het proces. Denk bijvoorbeeld aan de doe-democratie waarbij de overheid ondernemers faciliteert in samenwerken en zelfregulering. We zien vormen van zelforganisatie ontstaan op het gebied van bijvoorbeeld zorg en welzijn, duurzaamheid en energie. Regionalisering en decentralisatie De regio wordt steeds belangrijker. Samenwerking op regionaal en zelfs lokaal niveau biedt ruimte voor maatwerk. Dit gaat gepaard met een verschuiving van traditioneel nationale domeinen naar regionale domeinen. Als gevolg van decentralisatie van overheidstaken zien we bijvoorbeeld dat CAO's regionaliseren en dat belangenbehartiging verschuift van Den Haag naar de provincies en gemeenten. Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 2
Wanneer is samenwerking succesvol? Deze trends laten zien dat de manier waarop ondernemers samenwerken verandert. Ook laat het zien dat samenwerken steeds noodzakelijker wordt in een complexer wordend speelveld. Maar, hoe kan samenwerking hier nu kansrijk op inspelen? Het is lastig om vooraf vast te stellen of een samenwerking succesvol zal worden. Toch blijken er een aantal vastomlijnde kenmerken te zijn die de slagingskans van samenwerking aanzienlijk verhogen. Welke elementen zorgen ervoor dat samenwerking lukt of mislukt? Om een goed antwoord te geven op de vraag welke elementen ervoor zorgen dat samenwerking (mis)lukt, is het belangrijk eerst te kijken naar de vormen van samenwerking die we kunnen onderscheiden. Waarin verschillen samenwerkingsvormen tussen ondernemers? In hoofdlijnen, kunnen verschillende samenwerkingsvormen langs een drietal scheidslijnen worden ingedeeld: Naar het doel of object van samenwerking Naar de aard van de bij de samenwerking betrokken partijen Naar de intensiteit van ontwikkeling waarin de samenwerking zich bevindt. De duur en duurzaamheid van samenwerkingsverbanden kan sterk verschillen, nauw samenhangend met de mate van formalisering. Zo kan onderscheid worden gemaakt naar ad-hoc, gestructureerde of institutionele samenwerking). De redenen voor een ondernemer om te gaan samenwerken kunnen zeer verschillend zijn, te denken valt aan winstmaximalisatie, het behalen van strategisch voordeel of om het maatschappelijk ondernemen te dienen. Een tweede manier om naar samenwerking te kijken is naar het verschil in samenstelling van de samenwerkende partijen. Van samenwerking tussen twee ondernemers tot een Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 3
breed samenwerkingverband tussen ondernemingen, kennisinstellingen en overheid: het karakter van de deelnemende partijen bepaalt de wijze waarop wordt samengewerkt. Een laatste onderscheidende kenmerk tussen samenwerkingsverbanden is de intensiteit waarin wordt samengewerkt. Hierin onderscheiden we drie soorten intensiteit. Op dit onderdeel wordt iets dieper ingegaan omdat dit een bepalend onderscheid is. Binnen dit kenmerk kunnen drie type samenwerking worden onderscheiden: Ad-hoc samenwerking: tussen individuele ondernemers gericht op uitwisseling van kennis, ervaringen en uitvoering van projecten / initiatieven. Gestructureerde samenwerking: duurzame verbinding tussen (meerdere) ondernemers en/of andere stakeholders. Samenwerking vindt plaats op basis van een ontwikkelagenda en duidelijk geformuleerde bijdrage van deelnemende partijen. Geïnstitutionaliseerde samenwerking: samenwerking wordt geformaliseerd in een afzonderlijke rechtspersoon. De bijdrage van deelnemende partijen wordt geformaliseerd (cofinanciering, contributie of subsidie). De rechtspersoon wordt ondersteund door eigen capaciteit (bureau). Deze samenwerking kan uiteindelijk uitgroeien tot een breed gedragen collectief, representatief voor een gehele keten of sector. Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 4
Succesfactoren van samenwerking De mate waarin een samenwerking succesvol is, hangt in de praktijk af van een aantal belangrijke psychologische, organisatorische, juridische en economische factoren. Onze ervaringen zijn samengevat in onderstaande tabel. Hierin is een verband tussen het optreden van succesfactoren en de intensiteit waarin wordt samengewerkt te zien. Het gaat hier om algemene bevindingen: uiteindelijk zorgt de juiste balans tussen de factoren daadwerkelijk voor succes. Invloed van succesfactoren van samenwerking Intensiteit Ad-hoc Gestructureerd Institutioneel Psychologisch Sociale vaardigheden succes in verleden- ervaring -karakter: bereidheid, externe gerichtheid - vertrouwen- persoonlijke omgeving invloed risicodeling Organisatorisch Missie, visie en strategie van samenwerking - flexibiliteit samenwerkingsverbandcommunicatiestructuur- termijn van samenwerking type activiteit risicoverdeling (organisatievorm) Zeer groot Groot Beperkt Beperkt Zeer groot Groot Juridisch Mate van formalisering afspraken exitstrategie fiscaliteit risicodeling (aansprakelijkheid) Zeer beperkt Beperkt Groot Economisch Regionale omgeving en infrastructuur toegevoegde waarde samenwerkingfinanciering risicodeling (geld) Zeer beperkt Zeer groot Zeer groot Wat valt op? Met name bij ad-hoc samenwerking is de persoonlijkheid van de ondernemer een doorslaggevende factor: ondernemers met sterke sociale vaardigheden en externe gerichtheid, denken minder in structuur en top-down. In deze fase hebben ondernemers vooral behoefte aan openbare (gratis) data, informatie en kennis en ontmoetingsmogelijkheden en toegang tot relevante netwerken. Het vertrouwen in de ander, de drive om er samen iets van te maken is in grote mate bepalend. Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 5
invloed succesfactoren gering groot Voor meer gestructureerde vormen van samenwerking is, naast een culturele fit, ook van belang dat doelen van ondernemers aansluiten en samenwerking concreet kan worden geformuleerd in termen van output en bijdrage. Financiering van activiteiten wordt een belangrijke succes- of faalfactor. In deze fase is behoefte aan digitale tools voor kennisdeling en verbinding en ondersteuning bij zoektocht naar cofinanciers. Er is tevens behoefte aan kennis en competenties om juiste initiatieven en partners te scouten. Voor institutionele samenwerkingsvormen zijn investerings- en risicobereidheid van ondernemers bepalend voor het succes. Ook de structuur en verhoudingen tussen deelnemende partijen en de slagkracht van de ondersteunende organisatie speelt hierbij een rol. In deze fase is behoefte aan ondersteuning en advies bij de organisatorische inrichting en vormgeving van het samenwerkingsverband. Ook bemensing, huisvesting, ICT, marketing en communicatie worden belangrijke elementen voor het slagen van de samenwerking. psychologisch organisatorisch en economisch juridisch ad-hoc intensiteit van samenwerken geïnstitutionaliseerd Wat betekent dit in praktische zin? Het succes van samenwerking kan worden beïnvloed. Het scheppen van de juiste randvoorwaarden dragen bij aan het succes van samenwerking. Onderstaand een aantal praktische punten die kunnen bijdragen aan een succesvolle samenwerking: Bij de start van een samenwerkingsverband zijn de volgende zaken met name van belang: Maak ambities bespreekbaar en kijk hoe een potentiële partner zich heeft gedragen in het verleden. Initiële samenwerking komt vooral tot stand Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 6
tussen ondernemers met een hoog ambitieniveau en op basis van vertrouwen. De juiste samenwerkingspartners worden gevonden door het actief uiten van je eigen droom en het delen van je passie. Stel de gezamenlijke doelen van samenwerking vast. Een gezamenlijk commitment aan het doel is bepalend voor de totstandkoming en het succes van samenwerking. Blijf dit ook gedurende de samenwerking doen. Maak de win-win voor partijen bespreekbaar. Wat hebben de deelnemende partijen er aan, maar ook wat moeten ze laten om de ambities uit de samenwerking te realiseren. Formuleer doelen ambitieus maar haalbaar: samenwerking wordt duurzaam en genereert extra voordeel als deze verder gaat dan winstmaximalisatie of doelmatigheidsvoordelen. Kijk kritisch naar de samenstelling van het samenwerkingsteam. Belangrijk is dat deelnemers met beslissingsbevoegdheid aan tafel zitten. Ook een gezonde kritische houding is essentieel. Tot slot vraagt samenwerken tijd prioriteit van deelnemers aan het samenwerkingsverband is cruciaal. In de praktijk werken samenwerkingsverbanden beter als ze dicht bij de oorsprong van de deelnemende partners blijft: werk samen op processen waarin je thuis bent. Samenwerking is bovendien vaker succesvol wanneer wordt ingespeeld op locale en/of specifieke markten. Maak vooraf afspraken over de verdeling van zowel de uitgaven als de verdeling van eventuele winst, wacht hiermee niet tot de eerste resultaten van de samenwerking zichtbaar worden. Maak dus ook meetbare afspraken op zowel input als output. Voor bestaande samenwerkingsverbanden die meer willen halen uit hun samenwerking zijn de volgende punten van belang: Samenwerkingsverbanden die, na de opstartfase, minder afhankelijk zijn van publieke middelen hebben meer kans op een duurzaam succes en de vrijheid om door te ontwikkelen. Publieke middelen kunnen remmend werken omdat ze soms gepaard gaan met strenge subsidievoorwaarden en bureaucratie. Gebruik verschillende intensiteiten van samenwerking om te komen tot succes. Dus kies binnen een formeel samenwerkingsverband, zoals een werkgeversvereniging, ook bewust voor ad-hoc vormen waarin kennis en ideeën worden uitgewisseld. Geef maximale vrijheid en breng ondernemers bijeen met gelijke passie en ambitie. Zoek bewust naar nieuwe combinaties. Breng ondernemers bij elkaar uit verschillende segmenten of groepen die elkaar binnen het bestaande samenwerkingsverband niet ontmoeten. Dit zorgt voor nieuwe kennis, waardoor samen meerwaarde wordt gecreëerd. Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 7
Kansrijke nieuwe samenwerking bevindt zich op het snijvlak van nieuwe branches. Zoek contact met andere samenwerkingsverbanden. Er zijn geen wetmatigheden die sowieso tot een succesvolle samenwerking leiden, echter zien wij dat succes wel te beïnvloeden is met bovengenoemde punten. Meer weten of vragen over het onderzoek? Kijk op www.kenniscentrumicoon.nl Of neem contact op met Anita van der Schuur (06-38052689) of Ivan Pouwels (06-23632538). Mail naar: info@kenniscentrumicoon.nl Anita van der Schuur Ivan Pouwels Over Kenniscentrum ICOON Kenniscentrum ICOON (Innoveren Coöpereren en Ondernemen) richt zich op het verzamelen, initiëren, ontwikkelen en verspreiden van kennis over samenwerkingsverbanden tussen ondernemingen, branches en beroepen, waarbij de nadruk wordt gelegd op nieuwe samenwerkingsverbanden en waarbij de gegenereerde kennis inzicht biedt in het functioneren, de waarde en de toekomst van die samenwerkingsverbanden. Kenniscentrum ICOON wordt mogelijk gemaakt door Van Spaendonck. Kenniscentrum voor Innovatie, Coöperatie en Ondernemerschap Dit paper is een samenvatting van een onderzoek dat is uitgevoerd met steun van de Van Spaendonck Fundatie naar vernieuwing in samenwerking (2015). Van Spaendonck Fundatie subsidieert onderzoek naar duurzame groei en innovatie in ondernemerschap. Kenniscentrum ICOON - Innoveren Coöpereren en Ondernemen 8