format Plan van aanpak & evaluatie voor projecten van het Regionaal Verloskundig Consortium Noordelijk Zuid-Holland 1
Plan van aanpak Doel van dit format Doelgroep Toelichting Themagroep Plan van aanpak Plan van evaluatie Definities Het planmatig beschrijven van projecten van het RVC Noordelijk Zuid- Holland om de kwaliteit, relevantie en haalbaarheid te kunnen waarborgen. Deelnemers en partijen van het RVC Noordelijk Zuid-Holland, opgedeeld in de sub-regio s: Gouda, Zoetermeer, Leiderdorp, Leiden en Den Haag. Om de kwaliteit, relevantie en haalbaarheid van de projecten te kunnen waarborgen is het noodzakelijk om via dit gezamenlijke format het project te omschrijven. Dit zal er tevens voor zorgen dat we voor andere betrokken partijen inzichtelijk kunnen maken waar een sub-regio of themagroep mee bezig is. Per project / onderwerp zal er een themagroep worden samengesteld. Deze groep zal bestaan uit enthousiaste hulpverleners bij voorkeur uit de 0 e, 1 e, 2 e en 3 e lijn. Deze hulpverleners zullen met name in de betreffende sub-regio werkzaam zijn maar indien gewenst kan de themagroep regio breed samengesteld worden. De themagroep zal bij aanvang van het project een plan van aanpak opstellen aan de hand van dit format. De themagroep zal bij aanvang van het project een plan van evaluatie opstellen aan de hand van dit format. Het plan van aanpak en het plan van evaluatie zal ter goedkeuring gepresenteerd worden aan de stuurgroep. De evaluatie vindt bij voorkeur een half jaar na het starten van het project plaats. De resultaten van de (tussen)evaluatie zullen opnieuw gepresenteerd worden aan de stuurgroep. De eindevaluatie zal een jaar na aanvang van het project plaatsvinden en gepresenteerd worden, hierbij zal ook de regionale richtlijn opgeleverd worden en opgepakt kunnen worden door de overige regio s. RVC Noordelijk Zuid-Holland = Regionaal Verloskundig Consortium Noordelijk Zuid-Holland SMART-formulering = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden (zie bijlage 1) 0e lijn = Betekenis: Zorg grotendeels gegeven door niet medische professionals. In het RVC Noordelijk Zuid-Holland vallen de volgende organisaties / beroepsgroepen onder 0 e lijn: kraamzorg, GGD, JGZ en CJG. 1e lijn = Betekenis: Alle medische zorg die direct toegankelijk is voor de patiënt. In het RVC Noordelijk Zuid-Holland vallen de volgende beroepsgroepen onder 1 e lijn: verloskundigen en huisartsen. 2 e lijn = Betekenis: Medische zorg waar een verwijzing voor nodig is. In het RVC Noordelijk Zuid-Holland vallen de volgende beroepsgroepen onder 2 e lijn: Klinisch verloskundigen, gynaecologen en kinderartsen. 2
3 e lijn = Betekenis: sterk gespecialiseerde zorg, in academische ziekenhuizen, nadat zorg in de tweedelijns- en nuldelijnsgezondheidszorg ontoereikend is gebleken. In de regio van het RVC Noordelijk Zuid-Holland vindt deze specialistische zorg plaats in het LUMC. 3
Plan van aanpak: Hieronder staat een samenvatting van het plan van aanpak. Dit overzicht geeft in stappen weer wat er in het plan van aanpak moet komen te staan. Deze stappen gebruik je als leidraad om de formulieren op pagina 5 &6 zo volledig mogelijk te kunnen invullen. Stap 1 De aanleiding Bedenk wat de beleidsvraag of praktijkvraag is waarop een antwoord wordt gezocht. Voorwaarden: - Het gaat om een relevant onderwerp welke te maken heeft met de thema s van het RVC Noordelijk Zuid-Holland (gezamenlijke zorgen, gezamenlijk scholen en / of gezamenlijk kwaliteitsbeleid). - Het project moet binnen 12 maanden een regionale richtlijn genereren. - Het is na 12 maanden interessant voor de overige sub-regio s om met het onderwerp aan de slag te gaan en de opgeleverde regionale richtlijn te implementeren. a Bedenk waarom dit project zal moeten worden uitgevoerd. b Wat is de huidige situatie? c Wat zijn de problemen waar de (sub)regio op dit moment mee te maken heeft? Stap 2 De doelstelling Voorwaarden: - Het doel moet SMART geformuleerd zijn (zie bijlage 1), of via de er methode (zie bijlage 2) zo wordt het doel van het project op een uniforme manier zichtbaar voor de gehele regio en meetbaar. - Het (doel van het) project moet een bijdrage leveren aan het doel van het RVC Noordelijk Zuid-Holland. Stap 3 Het project De omschrijving van het projectidee zou moeten bestaan uit de volgende onderwerpen: a De beleidsvraag (zie stap 1d) b Aanleiding voor dit project c Relevantie van de vraagstelling voor alle lijnen (0 e 3 e lijn) d Haalbaarheid (binnen 1 jaar) e Verwachtte uitkomst f Benodigde inzet voor uitvoering van het project (mankracht, tijd etc.) Stap 4 Plan van evaluatie Denk aan de volgende eisen bij het beschrijven van de evaluatie: a Een half jaar na starten van het project zal er een tussenevaluatie plaatsvinden, deze zal gepresenteerd worden aan de stuurgroep b Een jaar na het starten zal er een eindevaluatie plaatsvinden, deze zal opnieuw gepresenteerd worden aan de stuurgroep 4
Formulier projecten (stap 1 t/m 3) Naam contactpersoon Functie Organisatie Afdeling Telefoonnummer E-mailadres Omschrijf hieronder de aanleiding van dit project (zie plan van aanpak, stap 1) Formuleer de doelstelling (zie plan van aanpak, stap 2) Beschrijf hieronder het project (zie plan van aanpak, stap 3) Welke organisaties zijn bij dit project betrokken en op welke manier? Beschrijf de relevantie van het onderwerp ten opzichte van het doel van het RVC-NZH: Schets hieronder uw ideeën van de uitvoering van het project: Beoogde startdatum: Beoogde einddatum: Overige opmerkingen en toelichting: 5
Formulier projecten (stap 4 evaluatie) Benoem welke personen betrokken zullen zijn bij de evaluatie Naam: Functie & organisatie Omschrijf de punten waarop geëvalueerd zal moet worden: Maak een overzicht van de data die verzameld moet worden voor de evaluatie: Denk hierbij aan data op te vragen bij de PRN, evenals cliëntenraadplegingen(cliënten of eigen professionals afhankelijk van het onderwerp) Benoem de momenten waarop geëvalueerd zal worden: (zie plan van aanpak, stap 4) Benoem de (mogelijke) data van evaluatie: Aan wie wordt er wanneer verslag gedaan? Wie? Hoe? Datum Overige opmerking en toelichting: 6
Bijlage 1 Tips voor het formuleren van SMART-doelen Wat is er af als het af is? Door een doelstelling SMART te formuleren, is de kans groter dat er in de praktijk iets van terecht komt. Een SMART-doelstelling geeft namelijk richting en houvast. De formulering maakt concreet wat er bereikt moet zijn en wanneer. Dat helpt om mensen aan te sturen die dat doel moeten zien waar te maken. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het doel moet gaan om iets waarneembaars, zoals een bepaalde actie of een bepaalde handeling. Maak ook de omvang duidelijk door het resultaat te duiden met een getal, bedrag, of percentage. Een specifieke doelstelling geeft antwoord op de zes w-vragen: - Wat willen we bereiken? - Wie zijn erbij betrokken? - Waar gaan we het doen? - Wanneer gebeurt het? - Welke delen van de doelstelling zijn essentieel? - Waarom willen we dit doel bereiken? Meetbaar Maak het resultaat meetbaar. Je moet immers op een bepaald moment kunnen nagaan of het doel is bereikt. Hoeveel gaan we doen? En hoe kunnen we dat meten? Doe als dat kan een nulmeting, om de startsituatie te bepalen. Acceptabel Zorg ervoor dat het doel acceptabel is voor de mensen die ermee aan de slag moeten. Is er draagvlak voor wat er gaat gebeuren? Is het in overeenstemming met het beleid en met de doelstellingen van de organisatie? En zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? U kunt het draagvlak vergroten door mensen actief te betrekken bij het kiezen van de doelstelling en bij het formuleren ervan. Het is belangrijk om ze daarbij inspraak te geven. Vooral korte-termijndoelen moeten zo laag mogelijk in de organisatie worden bepaald. Realistisch Maak het doel realistisch. Een onbereikbaar doel motiveert mensen niet. Een te makkelijk doel trouwens ook niet: dat daagt mensen niet uit. Het beste is om doelen te stellen die net boven het niveau van de persoon of de organisatie liggen. Vragen die helpen zijn: Is het doel haalbaar? Is het plan uitvoerbaar? Is de inspanning die dat vraagt aanvaardbaar? Hebben de betrokkenen wel voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Tijdgebonden Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum. Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Bron: ZonMw implementatieplan, september 2011 7
Bijlage 2 Tips voor het formuleren van doelen Door middel van er woorden. Door een doelstelling te formuleren met gebruik van er woorden creëer je een makkelijk te lezen doel welke helder geformuleerd is. Gebruik bij het formuleren van je doel woorden die eindigen op er. Denk hierbij aan woorden als: - beter - efficiënter - goedkoper - mooier - leuker - harder - sneller - Een voorbeeld: Door de overdracht per beveiligde mail te laten verlopen, zal de overdracht sneller en efficiënter zijn dan de huidige papieren overdracht Probeer deze methode alleen toe te passen als de SMART methode geen werkbaar doel oplevert. 8