Werkveld Onderwerp Datum Steller Personele zaken Vervangingspool 24 januari 2012 J. Timmermans Notitie instellen vervangingspool Januari 2012 Notitie instellen vervangingspool
Inhoudsopgave 1. Notitie instellen vervangingspool 3 1.1 Vervangingspools Vervangingsfonds (Vf) 3 1.2 Gebruik vervangingspool 4 1.3 Vrijwillige deelname aan vervangingspool 4 1.4 Inzet poolers 4 1.5 Vervangingen die het Vervangingsfonds niet vergoedt zijn: 5 1.6 Administratieve verantwoording naar Vervangingsfonds 5 1.7 Voordelen van de vervangingspool kunnen zijn: 5 1.8 Knelpunten/onduidelijkheden 5 1.9 Oplossingsrichting 6 1.10 Vragen voor besturen om over na te denken en vooraf te beantwoorden. 6 1.10.1 Hoe groot maakt het bestuur de vervangingspool? 6 1.10.2 Welke samenstelling heeft de vervangingspool? Welke personeelsleden gaan in de pool? 6 1.10.3 Verdelen we de vervangingspool over verschillende scholengroepen? 7 1.10.4 Welke vervangingen moeten worden ingevuld door een pooler? 7 1.10.5 Gaan langdurige vervangingen vóór? 7 1.10.6 Hoe en door wie wordt de begeleiding van de poolers geregeld? 7 1.10.7 Hoe en door wie wordt de coördinatie geregeld? 8 1.10.8 Hoe en door wie wordt de administratieve verwerking geregeld? 8 1.10.9 Welke reiskostenvergoeding krijgt een pooler? 8 1.10.10 Welke richtlijnen hanteren we voor de poolers m.b.t. de overige taken op een invalschool? 8 1.10.11 Welke werkzaamheden verricht een pooler als er geen invalwerkzaamheden zijn? 8 1.10.12 Is het noodzakelijk het beleid m.b.t. mobiliteit en/of inzake (interne) vacatures en sollicitatieprocedures en/of rondom vrijwillige of verplichte overplaatsing aan te passen? 8 1.11 Voorbeeld handleiding 8 Notitie instellen vervangingspool 2
1. Notitie instellen vervangingspool Het instellen van een vervangingspool is een mogelijkheid om startende leerkrachten kansen te geven om in dienst te komen bij de stichting terwijl daar binnen schoolformatieplannen nog geen plaats voor beschikbaar is. Het is inmiddels voor Aves ook mogelijk om een vervangingspool in te richten. Een vervangingspool bestaat uit een groep leerkrachten die op het niveau van de stichting wordt aangesteld. Een medewerker die bovenschools wordt aangesteld binnen de vervangingspool noemen we een pooler. Daarnaast is de vervangingspool een van de mogelijkheden om de personele uitgaven te verminderen (artikel 18 Reglement Vervangingsfonds voor het Primair Onderwijs 2010-2011). Personeelsleden kunnen tijdelijk of gedeeltelijk vervangingswerkzaamheden uitvoeren binnen de huidige benoemingsomvang. Wanneer sprake is van boventallige formatie (de personeelsuitgaven zijn hoger dan de inkomsten en er dreigt een negatief exploitatietekort) is de vervangingspool een reële optie. Voor personeelsleden die in een vervangingspool geplaatst worden, is het belangrijk vooraf duidelijkheid te bieden rondom een aantal zaken, waaronder de arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele. Dit kan beschreven worden in een Handleiding Vervangingspool. 1.1 Vervangingspools Vervangingsfonds (Vf) Artikel 18 van het Reglement Vervangingsfonds voor het Primair Onderwijs 2010-2011 geeft schoolbesturen de mogelijkheid om vervangingspools in te richten. Een pooler is een vast benoemd personeelslid die voor zijn omvang wordt ingezet op vervangingen die het Vervangingsfonds bekostigt. Voor Aves betekent dit dat een vervangingspool op basis van het reglement Vervangingsfonds Primair Onderwijs (artikel 18) maximaal 4% van de reguliere personeelsformatie kan bevatten. Grote schoolbesturen (omzet meer dan 20 miljoen per jaar) die in het kader van de modernisering van het Vervangingsfonds, gebruik maken van de wachttijd van een jaar, kunnen slechts een pool aanvragen van 2% van de totale personeelsomvang met een inzetpercentage van 98%. Aves heeft per brief d.d. 4-7-2011 van het Vervangingsfonds toestemming gekregen om voor schooljaar 2011-2012 maximaal 7,9831 fte in te zetten in haar vervangingspool. De volledige loonkosten van vervangers worden door het Vervangingsfonds betaald als de werkzaamheden voor 98% of meer bestaan uit vervanging. Indien de werkzaamheden voor minder dan 98% bestaan uit vervangingswerkzaamheden, zal het Vervangingsfonds dat percentage loonkosten betalen. De overige loonkosten van de pooler komen ten laste van het schoolbestuur. Notitie instellen vervangingspool 3
Het inzetpercentage van 98% wordt per schooljaar op totaalniveau van de vervangingspool vastgesteld. Zodra personeelsleden in de vervangingspool ( poolers ) invalwerkzaamheden verrichten, dient dit apart geadministreerd te worden en verwerkt te worden in de PoolTool, een instrument van het Vf dat elk kwartaal moet worden ingediend. 1.2 Gebruik vervangingspool Er zijn op dit moment niet veel schoolbesturen die van de vervangingspool gebruik maken. De reden daarvoor is dat het enige organisatie vraagt om de poolers steeds volledig te kunnen inzetten op de verschillende vervangingen. Vaak worden ze op langdurige vervangingen ingezet. Daarnaast dient de vervanging door het schoolbestuur te worden bijgehouden in de zogenaamde PoolTool. De PoolTool is een Excel-bestand beschikbaar gesteld door het Vervangingsfonds dat per kwartaal moet worden ingediend. Echter, momenteel worden schoolbesturen geconfronteerd met teruglopende formatie. Dan kan de vervangingspool een handig instrument zijn. Om te voorkomen dat er personeel moet worden ontslagen, kunnen zij in een pool worden benoemd. Een schoolbestuur mag namelijk geen boventallig personeel omzetten naar een vervanger, behalve als die in een pool wordt benoemd. Ook (onverwachte) verplichtingen kunnen in de pool worden gezet. Als een bestuur een pool aanvraagt, is het niet direct nodig om voor 4 of 6% personeel in de pool te benoemen. Het bestuur kan zelfs besluiten er geen of later in het schooljaar gebruik van te maken en kan ook een deel van de poolers later alsnog in de reguliere formatie opnemen. 1.3 Vrijwillige deelname aan vervangingspool Voor leerkrachten kunnen er verschillende redenen zijn om (vrijwillig) in een vervangingspool te willen werken, als pooler, nl: concentreren op lesgeven met minder andere taken die bij de school horen; op meerdere scholen inzetbaar zijn voor enkel lesgevende taken in korte tijd verschillende groepen, scholen en/of onderwijssystemen leren kennen, opstap naar een reguliere baan. 1.4 Inzet poolers Poolers kunnen ingezet worden voor alle vervangingen die het Vervangingsfonds vergoedt, nl. ziekte zwangerschap/bevallingsverlof verlof art. 8.7 en 8.8 CAO, kort en overig kort buitengewoon verlof (imperatief) schorsing Notitie instellen vervangingspool 4
1.5 Vervangingen die het Vervangingsfonds niet vergoedt zijn: ouderschapsverlof (na)scholing opname compensatiedagen onbetaald verlof 1.6 Administratieve verantwoording naar Vervangingsfonds Omdat in de salarissystemen geen link kan worden gelegd tussen de pooler en de afwezige medewerker dient het bevoegd gezag elk kwartaal de inzet per pooler naar het Vervangingsfonds te verantwoorden. De digitale verantwoording van de poolers, via de PoolTool, en eventuele mutaties dienen tijdig te worden teruggemaild. Onvolledige verantwoording of te late retournering kan tot het vervallen van de poolaanspraken leiden. Na aanstelling van nieuwe poolers dient het bevoegd gezag de persoonsgegevens, taakomvang en salarisgegevens van de in de pool opgenomen personeelsleden aan het Vervangingsfonds door te geven. 1.7 Voordelen van de vervangingspool kunnen zijn: In het kader van mobiliteit biedt de stichting ervaren leerkrachten met een vast dienstverband de mogelijkheid om tijdelijk te werken in de vervangingspool. De betrokken leerkracht kan zichzelf dan voor een bepaalde tijd toeleggen op het lesgeven in verschillende groepen van verschillende scholen binnen het bestuur, bijvoorbeeld om zijn blik te verruimen. De vervangingspool levert een bijdrage aan de vermindering van het vervangingsprobleem. Met behulp van de vervangingspool kunnen leerkrachten voor een langere tijd gebonden worden aan de stichting. Een pooler kan als werknemer met (uitzicht op) een aanstelling voorgedragen worden voor een assessment. (zie hiervoor beleidsstuk Assessments) De vervangingspool is een instrument in het beleid de loonkosten te verminderen en op termijn gedwongen ontslag te voorkomen door personeelsleden vervangingswerkzaamheden te laten verrichten. Tenslotte kunnen wachtgelders of voorrangsbenoemingsgerechtigden in de vervangingspool worden geplaatst. Bij mobiliteit worden de afspraken die op bovenschools niveau gemaakt zijn rondom vrijwillige (of verplichte) overplaatsing in acht genomen. 1.8 Knelpunten/onduidelijkheden Een vervangingspool brengt in de praktijk een aantal knelpunten/onduidelijkheden met zich mee: er is extra administratieve last op bovenschools niveau. Het is van belang om steeds over adequate overzichten te kunnen beschikken (Wie wordt waar ingezet? Wie verdwijnt uit de pool en wie komt weer beschikbaar?); Wie is voor welke pooler het aanspreekpunt bij ziekte, functioneringsgesprek, begeleiding,.; Notitie instellen vervangingspool 5
Er is een goede communicatie nodig tussen meerdere betrokkenen als er mutaties gaan plaatsvinden (een pooler stapt in een reguliere baan: per wanneer, wie neemt dan de vervanging over op de school waar diegene vertrekt, opzegtermijnen, enz.); Hoe regel je de inzet zó dat iedereen optimaal (voor minstens 98%) ook werkelijk ingezet wordt voor die werkzaamheden die door het Vervangingsfonds worden vergoed. 1.9 Oplossingsrichting Op welke wijze kan aan (het grootste deel van) bovenstaande knelpunten/onduidelijkheden tegemoet worden gekomen? De oplossing kan zijn: het inrichten van een administratieve school met een poolmatcher (coördinator invalwerk) een directeur en de poolers als personeel van het (pool)team. De poolmatcher houdt het overzicht (wie werkt waar of is waar nodig) en is voor de poolers en het bestuursbureau het vaste aanspreekpunt. Het poolteam wordt (administratief) ondergebracht bij het bestuurskantoor (40662- ). De directeur begeleidt de poolers tijdens een regulier overleg waarin relevante praktische zaken besproken worden en uitwisseling onderling plaatsvindt. Op deze wijze wordt voorkomen dat de poolers een eenzame groep vormen die niet gezien worden binnen de stichting. 1.10 Vragen voor besturen om over na te denken en vooraf te beantwoorden. 1.10.1 Hoe groot maakt het bestuur de vervangingspool? Advies: De vervangingspool niet geheel vol maken met benoemingen, zodat er ruimte is voor inen uitvliegen van personeelsleden, indien gewenst. Uit een analyse op de invalbehoefte op maandag- en donderdagen in 2011 blijkt dat Aves gemiddeld 4,9 fte inzet nodig had voor vervangingswerkzaamheden. De aangevraagde pool bij het Vervangingsfonds mag maximaal 7,9 fte bevatten. Voor Aves geldt dat de in redelijke wijze te verwachten vervangingsomvang bepalend zal zijn voor de jaarlijks vast te stellen omvang van de vervangingspool. Op basis van een eerste globale inschatting gaat het CvB er van uit dat Aves gemiddeld genomen 3,5 fte aan regulier benoemden met verschillende omvang kan onderbrengen in de pool bij een gemiddeld ziekteverzuim van tussen de 4 en 5%. 1.10.2 Welke samenstelling heeft de vervangingspool? Welke personeelsleden gaan in de pool? Dit houdt verband met het doel van de vervangingspool: (deels) opheffen formatie-overschot, verminderen tekort invallers, aantrekken en behouden jonge leerkrachten, bevorderen interne mobiliteit, enz. Notitie instellen vervangingspool 6
Omdat de pool vanaf najaar 2011 wordt gebruikt om een formatie-overschot te benoemen en om te voorkomen dat talentvolle veelbelovende jonge leerkrachten verder zullen kijken worden de omvangen in de 1.10.1 aangehouden voor schooljaar 2011-2012 en 2012-2013. In elk voorjaar zal het CvB opnieuw vaststellen wat de nieuwe verhoudingen binnen de pool zullen zijn. 1.10.3 Verdelen we de vervangingspool over verschillende scholengroepen? Het bestuur kan kiezen voor een indeling in groepen gebaseerd op bijvoorbeeld een regionale indeling of schoolgrootte. De pool wordt op stichtingsniveau ingericht en aangestuurd. Er wordt in eerste instantie niet gewerkt met scholengroepen waar poolers aan worden gekoppeld. 1.10.4 Welke vervangingen moeten worden ingevuld door een pooler? De poolmatcher bepaalt de inzet van invallers en poolers binnen de stichting onder verantwoordelijkheid van het CvB. Directeuren kunnen een advies uitbrengen over de mogelijke inzet van poolers of invallers. Afhankelijk van de situatie kan de poolmatcher zowel invallers als poolers inzetten voor verschillende invalperiodes. 1.10.5 Gaan langdurige vervangingen vóór? Mogelijke consequentie: bij een kortdurende vervanging veel wisselende vervangers voor één groep. De poolmatcher bepaalt de inzet van de poolers en vervangers. Onderwijskwaliteit, goed personeelsbeleid en rust binnen de scholen is steeds het uitgangspunt van waaruit de poolmatchers de inzet laat plaatsvinden. 1.10.6 Hoe en door wie wordt de begeleiding van de poolers geregeld? Advies: bovenschools manager/bestuurder of personeelsfunctionaris vanuit het bestuurskantoor. Andere mogelijkheden zijn: in iedere scholengroep is één directeur aangewezen als poolmatcher voor de poolers van de bijbehorende pool. OF: de onderstaande taken worden deels neergelegd bij het bestuurskantoor en deels bij de aangewezen directeur van elke scholengroep. Vanuit het CvB worden de poolers periodiek uitgenodigd. Vanuit het bestuurskantoor worden zowel de poolers (1 x per jaar) als de invallers (2x per jaar) uitgenodigd voor een overleg. Notitie instellen vervangingspool 7
1.10.7 Hoe en door wie wordt de coördinatie geregeld? Mogelijkheden: bovenschools manager/bestuurder of personeelsfunctionaris vanuit het bestuurskantoor of een aangewezen directeur per groep/cluster van scholen. OF: de onderstaande taken worden deels neergelegd bij het bestuurskantoor en deels bij de aangewezen directeur van elke scholengroep. De poolmatcher bepaalt de inzet van poolers en invallers. 1.10.8 Hoe en door wie wordt de administratieve verwerking geregeld? De directeur meldt de vervanging door poolers en vervangers in OSS (OnderwijsbureauSelfService = administratiesysteem voor het bijhouden van personeelsmutaties). Bij onduidelijkheid of vragen overlegt de directeur daarover met de poolmatcher. De pooler levert uiterlijk 1 x per maand (uiterlijk vóór de 10 e ) zijn of haar overzicht van gewerkte dagen in bij de poolmatcher, zodat de poolmatcher de PoolTool voor het VF tijdig kan indienen bij het VF. 1.10.9 Welke reiskostenvergoeding krijgt een pooler? De pooler heeft recht op reiskostenvergoeding woon-werkverkeer volgens de CAO PO (artikel 7.3). 1.10.10 Welke richtlijnen hanteren we voor de poolers m.b.t. de overige taken op een invalschool? Zie handleiding Vervangingspool Aves 1.4 1.10.11 Welke werkzaamheden verricht een pooler als er geen invalwerkzaamheden zijn? Elke pooler krijgt een standplaatsschool toegewezen waar de pooler naartoe gaat als er geen vervangingswerk voorhanden is. Door de directeur van deze school wordt een schema van werkzaamheden vastgesteld voor het geval de pooler beschikbaar is voor deze school. 1.10.12 Is het noodzakelijk het beleid m.b.t. mobiliteit en/of inzake (interne) vacatures en sollicitatieprocedures en/of rondom vrijwillige of verplichte overplaatsing aan te passen? De reeds bestaande beleidsstukken sluiten aan op de informatie uit deze notitie. 1.11 Voorbeeld handleiding In de Handleiding Vervangingspool Aves geeft het CvB o.a. antwoord op de bovenstaande vragen. Notitie instellen vervangingspool 8