Vervangingsbeleid. Panta Rhei, stichting r.k, algemeen bijzonder en openbaar primair onderwijs

Transcriptie

1 Vervangingsbeleid Panta Rhei, stichting r.k, algemeen bijzonder en openbaar primair onderwijs

2 In het verzuimbeleid worden maatregelen beschreven om verzuim te voorkomen (preventief beleid) en als het zich voor doet het verzuim zo kort mogelijk te laten duren. De wijze waarop afwezige personeelsleden vervangen worden is, gezien de oplopende tekorten aan personeel enerzijds en de consequenties vanuit de Wet werk en zekerheid (WWZ) anderzijds, een belangrijke opgave. In de CAO PO heeft het opstellen van vervangingsbeleid een verplichte status gekregen (artikel 2.15 lid 4), voor het bijzonder onderwijs. Daarbij kunnen de volgende drie stappen onderscheiden worden: de vervangingsbehoeften in kaart brengen. Een vervangingsplan opstellen. De vervangingspraktijk organiseren. Vervangingsbeleid kan niet los gezien worden van het totale HR-beleid (Human Resource) van de organisatie, dat zich richt op het verwerven en behouden van voldoende, bekwaam, betaalbaar, gezond, gemotiveerd en duurzaam inzetbaar personeel om het onderwijs te verzorgen, te verbeteren en te innoveren. HR-beleid is een onderdeel van het strategisch beleid van de organisatie, ondersteunend aan de visie en strategie van de instelling. Zo is vervangingsbeleid, de organisatie van de vervanging, ook gekoppeld aan het totale beleid van de organisatie, de visie op onderwijs(kwaliteit). In onderstaande figuur is dit uitgewerkt. Meerjarig inzicht in toekomstige personeelsbehoeften maakt ook strategische personeelsplanning mogelijk. En gerichte invulling van de flexibele schil. Zo ontstaat er steeds meer samenhang tussen de diverse aspecten van HR-beleid, formatiebeleid en taakbeleid. 2

3 Goed vervangingsbeleid vraagt dus om twee koppelingen. Eén met het totale HR-beleid van de organisatie. En één met de andere vormen van arbeid binnen de organisatie, zoals reguliere arbeid, projectmatige werkzaamheden en werkzaamheden in het kader van extra ondersteuning. Het in kaart brengen van de vervangingsbehoeften Het in kaart brengen van de vervangingsbehoeften bestaat uit twee componenten: het in kaart brengen van historische gegevens en het inventariseren van reeds bekend aanstaand verlof. Zo wordt gewerkt met een mix van ervaringsgegevens en feitelijke gegevens over de (nabije) toekomst, om de vervangingsbehoeften zo nauwkeurig mogelijk te ramen. Daarbij gaat het zowel om de totale vervangingsbehoefte als om de pieken en dalen gedurende het jaar. De typen afwezigheid die onderscheiden worden bij het in kaart brengen van de vervangingsbehoeften staan in de onderstaande tabel. Tabel 1: verschillende typen van afwezigheid 1. Ziekteverlof < 1 week 2. Ziekteverlof 1-6 weken 3. Ziekteverlof > 6 weken 4. Zwangerschaps- en bevallingsverlof 5. Ouderschapsverlof, betaald 6. Ouderschapsverlof, onbetaald 7. Verlof i.v.m. regeling duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling BAPO7, hoofdstuk 8A cao 8. Verlof i.v.m. professionele ontwikkeling, paragraaf 9.7 cao 9a. Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (planbaar) 9b. Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (niet planbaar) 9c. Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.8 cao (calamiteiten) 10. Langdurig zorgverlof, zonder behoud van salaris 11. Lang buitengewoon verlof, zonder behoud van salaris 12. Vakantieverlof, voor zover niet tijdens de schoolvakanties 13. Schorsing en ontslag op staande voet Vervangingsmogelijkheden We kennen - theoretisch en praktisch - de volgende vervangingsmogelijkheden: Werkzaamheden worden overgenomen door een reeds ingeroosterde medewerker Werkzaamheden worden overgenomen door een medewerker die gepland verlof verzet Inzet van een medewerker voor vervangingswerk in vaste dienst Inzet van een medewerker uit een regionale vervangingspool Detachering van een medewerker vanuit een ander schoolbestuur Tijdelijke uitbreiding van de benoeming van een medewerker die reeds in tijdelijke dienst is (tijdelijke taakuitbreiding) Tijdelijke uitbreiding van de benoeming van een medewerker die reeds in vaste dienst is (tijdelijke taakuitbreiding) Benoeming in een tijdelijk dienstverband met vaste einddatum t.b.v. diverse vervangingswerkzaamheden Flexibele inzet van medewerkers (wel bevoegd maar op dat moment geen lesgevende taken. Ook: een tijdelijke wisseling van groep om vervanging van buitenaf makkelijker te maken) Inzet van een uitzendkracht Inhuur van interim personeel Noodmaatregelen (zoals het samenvoegen van groepen, het inzetten van stagiaires) CAO partners zijn overeengekomen dat bij het opstellen van het vervangingsbeleid gewerkt wordt in de volgorde van vast, vast/flexibel naar flexibel: 3

4 Vaste overeenkomsten op bestuursniveau, met inzet op het niveau van de school, bovenschools en bovenbestuurlijk; Vaste overeenkomsten met tijdelijke uitbreiding; Tijdelijke overeenkomsten; tijdelijke overeenkomsten met tijdelijke uitbreidingen; uitzendarbeid/interim. Vervangingsplan: richtlijnen voor vervanging Enkele gegevens over de organisatie: Aard Stichting voor r.k, algemeen bijzonder en openbaar primair onderwijs Aantal leerlingen Aantal scholen 15 (vanaf : 16) Aantal medewerkers 380 (vanaf : 400) Typering regionale Matig: het aanbod van (flexibel) personeel neemt sterk af arbeidsmarkt Typering demografische situatie in de regio Het aantal leerlingen zal in de komende jaren groeien. Ruim 20% van het personeel gaat tussen nu en 2025 met pensioen Relatie met VF Verplicht aangesloten: vanaf eigen risicodrager bij ziekteverzuim, stop loss model 100% van de normatieve vervangingskosten Financiële positie Goed De stichting beheert 15 scholen in 3 gemeenten. De kleinste school telt ongeveer 110 leerlingen en de drie grootste scholen tellen meer dan 500 leerlingen. Per 1 januari 2018 treedt basisschool Het Dok (Oegstgeest) toe tot Panta Rhei. Dit is een groeischool (momenteel 260 leerlingen in een nieuwbouwwijk maar groeit door tot 450 leerlingen). Een grote meerderheid van scholen heeft een tweehoofdige directie (directeur en adjunct), alle scholen hebben een (of meer) intern begeleider(s). Een aantal scholen maakt gebruik van de diensten van een vakleraar (lichamelijke opvoeding). Bij de meeste scholen is een administratief medewerker en/of conciërge werkzaam. De stichting kent al jarenlang een ziekteverzuim dat onder het landelijk gemiddelde (6,4%) ligt. Het verzuimpercentage in 2014 was 4,5%, in 2015 was het 5,0% en in ,8%. De verwachting is dat het percentage in 2017 ongeveer 3,8% zal zijn. Het toenmalig College van Bestuur heeft in 2014 overwogen om eigen risicodrager (ERD) bij ziekteverzuim te worden maar dit besluit is tijdelijk uitgesteld. In de afgelopen periode zijn opnieuw gesprekken gevoerd met het Vervangingsfonds, directies van de scholen en de GMR. Inmiddels is de aanvraag voor invoering van het ERD-schap per 1 januari 2018 bij het Vervangingsfonds ingediend. Richtlijnen voor vervanging in de praktijk De wijze waarop vervanging geregeld wordt is aan de scholen zelf. Iedere school is in staat om de vervangingsbehoefte in beeld te brengen op basis van ervaringsgegevens en informatie op korte termijn (zwangerschaps-/bevallingsverlof, ouderschapsverlof, jubilea e.d.). Het inschatten van ziekteverzuim is lastiger, ook ervaringsgegevens bieden niet altijd een houvast hierin. Binnen de begroting kan de school een budget reserveren ( loonkosten uit eigen middelen ). Vanaf worden de middelen die vrijvallen via het eigen risicodragerschap hiervoor ook ingezet. Belangrijker dan de beschikbaarheid van middelen is de beschikbaarheid van vervangers. Mogelijkheden om die in beeld te brengen zijn de volgende: 4

5 inventariseren welke parttime personeelsleden tijdelijk vervangingswerk willen doen binnen de eigen school en andere scholen van de stichting (beschikbare dagen en uren, voorkeur wel/niet voor bepaalde groepen, scholen); inventariseren welke ouders een onderwijsbevoegdheid hebben en of ze bereid zijn in te vallen (en op welke dagen); scholen kunnen gebruik maken van de regionale vervangingspool (Pool West); scholen kunnen ook gebruik maken van uitzendbureaus in de regio (als niet binnen de organisatie voorzien kan worden in vervanging); in specifieke situaties (bijvoorbeeld: intern begeleider, directeur, stafspecialist) kan ook - maximaal 6 maanden - gebruik worden gemaakt van een interim-functionaris als niet binnen de organisatie en bij een uitzendbureau voorzien kan worden in vervanging. De wijze waarop vervanging in de school geregeld wordt is aan de directie van de school, passend bij wat mogelijk/wenselijk is. Directeuren pleiten er ook voor om dit over te laten aan de (creativiteit van) de school zelf. In de ene school kan dit inhouden dat de directeur en/of de intern begeleider wel eens voor de groep staat en in de andere school niet. Op dat moment kunnen zij hun eigen werkzaamheden niet verrichten. Daarom moet in die situaties wel oog zijn voor de gevolgen die dit heeft voor de schoolorganisatie zelf. Voorkomen moet immers worden dat een korte termijnoplossing de kwaliteit van het onderwijs/de organisatie onder druk zet en/of de werkdruk van mensen vergroot waardoor uitval dreigt. Ook de tijdelijke wisseling van groep bij leraren kan een maatregel zijn, bijvoorbeeld als het niet lukt om een vervanger in groep a. te vinden, maar wel in groep b. De leraar van groep b. gaat dan tijdelijk naar groep a en een vervanger neemt de werkzaamheden in groep b. op zich. Een tijdelijke maatregel is ook het opdelen of samenvoegen van groepen; ook deze maatregel kan slechts een beperkte tijd duren. Het verdient aanbeveling om als school zijnde een stappenplan op te stellen waarin rekening wordt gehouden met de werkdruk/belastbaarheid van het team als (regelmatige) vervanging aan de orde is. Het kan voorkomen dat niets anders rest dan een groep naar huis te sturen (i.c. de ouders laten weten dat die dag/de volgende dag geen les gegeven kan worden). Het is dan ook aan de school welke keuze hierin gemaakt wordt. Gegeven de krapte op de onderwijsarbeidsmarkt, de oplopende tekorten aan personeel (en dus ook aan vervangers) in de komende jaren zal dit in de nabije toekomst vaker voor komen. Communicatie naar ouders Een belangrijk aspect van bovenstaande is de communicatie naar ouders. Wanneer voorzien wordt dat vervangingsproblemen ontstaan is het belangrijk om ouders direct te informeren. Het zal menig ouder niet ontgaan zijn dat er tekorten gaan ontstaan en dat het moeilijker wordt om vervanging te regelen maar het is niet vanzelfsprekend dat deze kennis - en het begrip - paraat is als er problemen ontstaan. Vooraf informeren kan de nodige ergernis wellicht voorkomen. 5