Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat Whitepaper - 2016
Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat De langdurige zorg staat onder druk. De budgetten krimpen, het aandeel intramurale zorg neemt snel af en de extramurale zorg krijgt te maken met zwaardere cliëntgroepen. Informatievoorziening en domotica spelen een steeds belangrijker factor in het realiseren van kwaliteit van zorg, zowel in het leven van cliënten als in het werk van zorgverleners. Dit vraagt om een up-todate ICT-omgeving, terwijl de ICT-budgetten onder druk staan. Daarom heeft Ictivity een werkplek ontwikkeld die de kosten verlaagt en beter tegemoetkomt aan de behoeften van zorgverleners. U heeft als zorgbestuurder, locatiemanager, manager bedrijfsvoering of ICT-manager nog nooit zoveel strategische beslissingen moeten nemen als vandaag de dag. Immers, de zorgmarkt is sterk in beweging. De vraag die in iedere bestuurskamer speelt is: hoe kunnen we kosten besparen zonder de kwaliteit van zorg aan te tasten? ICT speelt daarin een steeds nadrukkelijker rol, zowel in de cure als in de care sector. In deze whitepaper leggen we de focus op langdurige zorg. Veelzijdige inzet van ICT Er is technologie in overvloed die een bijdrage kan leveren aan betere en efficiëntere zorg. Neem bijvoorbeeld ehealth. Dit is al niet meer weg te denken binnen GGZ-instellingen en wordt ook steeds vaker ingezet in de extramurale ouderenzorg en gehandicaptenzorg. Logisch, want ehealth kan zorgen voor interessante kostenbesparingen en helpt tegelijkertijd om beter tegemoet te komen aan wensen van cliënten. Minister Schippers heeft niet voor niets ambitieuze doelstellingen gesteld op dit vlak. In de intramurale zorg hebben het ECD en ZorgLeefPlan een centrale rol gekregen in vrijwel alle processen. Door altijd en overal inzicht in de situatie van de cliënt is het beter mogelijk om zorg op maat te leveren. Veel organisaties hebben het ECD en ZorgLeefPlan toegankelijk gemaakt via een tablet. Op die tablet staan vaak ook meerdere zorggerelateerde apps, bijvoorbeeld het Farmaceutisch Kompas om snel bijwerkingen van medicatie te kunnen raadplegen, Familienet waarmee contact wordt onderhouden met mantelzorgers en/of een maaltijd-app waarmee verzorgenden op kleinschalige woongroepen eenvoudig recepten kunnen bekijken en alle benodigde ingrediënten met één druk op de knop kunnen bestellen. 2 Whitepaper - Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat
Grote vraag naar meer flexibiliteit ICT kan op veel terreinen meerwaarde leveren aan effectieve en efficiënte zorg. Maar waar haalt u het geld vandaan om te investeren? En als u wel budget heeft, dan is de vraag: wáár moeten we het precies in investeren? De zorgmarkt is immers sterk aan verandering onderhevig. Kunt u de zorg die u vandaag levert morgen ook nog leveren? En zo ja, hoe ziet die zorg er dan uit? Stoten we locaties af? Gaan we samenwerken met andere partijen? Krijgen we daardoor nieuwe cliëntgroepen aan boord? U moet alle zeilen bijzetten om mee te veranderen. Dat vraagt om een ICT-omgeving die ook flexibel is, maar dat is zelden het geval. Immers, de meeste ICT-investeringen worden gedaan voor een periode van ten minste vijf jaar. In die vijf jaar is het heel lastig om tussentijds wijzigingen aan te brengen. Ja, alles kan, mits u bereid bent tot fikse extra investeringen of het versneld afschrijven van bestaande investeringen. Zou het niet mooi zijn als uw ICTomgeving mee kan veranderen met de zorg die u levert en met het aantal medewerkers en cliënten? Zou het niet mooi zijn als de ICTomgeving medewerkers optimaal ondersteunt, bijvoorbeeld door registreren aan de bron eenvoudig te maken? Zou het niet mooi zijn als alle data die wordt vastgelegd op slimme manieren wordt gebruikt om de kwaliteit van zorg te verbeteren, bijvoorbeeld door real-time terugkoppeling te geven? Zou het niet mooi zijn als een zorgverlener vanuit één omgeving bij al zijn informatie kan? Whitepaper - Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat 3
Een nieuwe kijk op de werkplek Met dit beeld in het achterhoofd is Ictivity naar de tekentafel gegaan en heeft een zorgwerkplek ontworpen die maximaal tegemoetkomt aan deze uitdagingen. Wij noemen deze virtuele werkplek Omnia. Overal toegang tot alle data via single sign-on Via Omnia kunnen organisaties alle applicaties ontsluiten die worden gebruikt in de organisatie: SaaS-oplossingen, legacy-applicaties en ook apps van derden. Dus of het nu gaat om het roosterpakket of het ECD, of om de app van Familienet of de maaltijdbestelservice, ze zijn allemaal via dezelfde omgeving toegankelijk. Gebruikers hoeven slechts één keer in te loggen om toegang te krijgen tot alle voor hen relevante applicaties (single sign-on). De tijd is voorbij dat ze op iedere applicatie apart moeten inloggen. Ze kunnen snel switchen tussen bijvoorbeeld hun rooster, het medicatiedossier en het ZorgLeefPlan. Data optimaal beveiligd Omnia werkt via een browser. Dat betekent dat er geen data wordt gedownload naar het device van de gebruiker en dat de gebruiker niets hoeft te installeren om altijd en overal te kunnen werken. Hij hoeft alleen maar naar de juiste URL te surfen en in te loggen via username, password en een code gegenereerd door een token of SMS om toegang te krijgen tot een gepersonaliseerde werkplek. Omdat er op het device niets staat, is de kans dat data weglekt in geval van verlies of diefstal van het mobiele device vrijwel nihil. De Omnia workspace is dan ook opgezet vanuit de eisen van NEN7510 en de Wet Meldplicht Datalekken. Behoeften van zorgverleners centraal Omnia sluit naadloos aan bij de behoeften van een individuele zorgmedewerker. Omdat een intramurale verzorgende andere behoeften heeft dan een thuiszorgmedewerker en omdat een ambulante GGZ-verpleegkundige andere werkproces- 90% van de medewerkers gebruikt maar 10% van de functionaliteit van applicaties 23% van de IT-kosten in de zorg worden uitgegeven aan licentiekosten 48% van de verpleegkundigen gebruikt een ipad om een cliëntinformatie te laten zien 4 Whitepaper - Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat
sen heeft dan een specialist ouderenzorg of een fysiotherapeut hebben we het mogelijk gemaakt om voor alle doelgroepen een eigen workspace in te richten, aansluitend bij de werkzaamheden die zij verrichten. De werkplek is met ieder device te benaderen: een laptop of desktop, maar ook een tablet of smartphone. Die tablet of smartphone biedt weliswaar dezelfde functionaliteit als een laptop of desktop, maar de presentatie van informatie is aangepast aan de grootte van het scherm. Daardoor is het, ondanks het kleine formaat scherm, toch eenvoudig om informatie te raadplegen en registraties te doen. Registreren aan de bron wordt hiermee optimaal gefaciliteerd; de handeling wordt immers onderdeel van het proces. Door bovendien de applicatie zo in te richten dat alleen de uitzonderingen hoeven te worden vastgelegd kan het aantal registraties ook nog eens fors dalen. Automatiseren vanuit gebruikersbehoeften Het Omnia-concept gaat uit van een workspace die op maat van de gebruiker is aangepast. Dat betekent dat veel van de functionaliteit uit legacysystemen op een andere manier wordt gepresenteerd. Het is immers ondoenlijk om op een smartphone te navigeren in een ECD. Bovendien: 90 procent van de medewerkers gebruikt waarschijnlijk hooguit 10 procent van de functionaliteit van een applicatie. Neem een roosterpakket, dat alleen door planners intensief wordt gebruikt en door alle andere medewerkers alleen wordt geraadpleegd om hun eigen rooster in te zien. Zelfs in organisaties waar medewerkers zelf kunnen roosteren gebruiken zorgverleners nog geen 10 procent van het roosterpakket. Die andere 90 procent functionaliteit maken de applicaties nodeloos ingewikkeld en het werk omslachtig. Dat kan ook anders. Namelijk door te kijken: welke functionaliteit wordt het meest gebruikt en kunnen we dat niet in een handige app gieten die ook mobiel eenvoudig te raadplegen is? Een app die binnen twee of drie kliks de gevraagde informatie toont en die registreren aan de bron eenvoudig maakt. Een app die bovendien zo is ontwikkeld dat medewerkers alleen de uitzonderingen hoeven te registreren. Daardoor wordt hun administratieve last een stuk lager. Whitepaper - Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat 5
De businesscase voor een Omnia workspace Geen licentiekosten voor een app Een app is in feite niets meer of minder dan een webformulier dat rechtstreeks tegen de database aan praat. Medewerkers die genoeg hebben aan de app hoeven helemaal geen licentie meer te hebben op de legacy- of SaaS-applicatie. Als u op deze manier in kaart brengt welke medewerkers welke functionaliteit uit welke applicaties gebruiken kunt u fors op licentiekosten besparen. Immers, de app vraagt alleen eenmalige lage ontwikkelkosten en kan daarna door iedereen binnen uw organisatie gratis worden gebruikt. Versneld afschrijven niet nodig De overgang van legacysystemen naar apps kan stap voor stap worden gemaakt. Uitfaseren van legacy gebeurt op deze manier niet van de ene op de andere dag, maar zeer geleidelijk. Het is niet nodig om versneld op bestaande investeringen af te schrijven. ICT-omgeving is flexibel aan te passen Deze verappifying van de zorg-ict brengt nog een voordeel met zich mee: het maakt de ICT-omgeving 6 Whitepaper - Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat
flexibel. Als een gemeente graag wil dat u op een bepaalde kwaliteitsmaatstaf rapporteert, dan past u gewoon de app aan zodat medewerkers deze registraties kunnen meenemen als onderdeel van hun werk. U hoeft dan geen dure maatwerkaanpassing te doen in het ECD. Taakgerichte apps maken werk veel efficiënter De voornaamste bezuiniging van deze manier van automatiseren wordt in de regel behaald door de besparing op licentiekosten. Maar daarnaast zullen medewerkers u ook dankbaar zijn als ze kunnen werken in een taakgerichte app die eenvoudig toegankelijk is op een mobiel device, in plaats van dat ze verplicht zijn in te loggen op een trage en complexe applicatie die alleen goed is te raadplegen op een desktopcomputer met groot scherm. Dit komt hun productiviteit ten goede. Pay per use maakt op- en afschalen eenvoudig Een andere besparing wordt behaald doordat u alleen betaalt voor het aantal medewerkers dat een Omnia workspace gebruikt. En dat is in deze tijd van besparingen op de zorg en daarmee samengaande krimp van organisaties een fijne gedachte. En groeit u door een fusie of overname dan is opschalen juist een fluitje van een cent. Bovendien hoeft u zich niet meer druk te maken over het beheer van de omgeving. Dat gebeurt door Ictivity. Daarmee realiseert u een aanzienlijke besparing in mankracht. Whitepaper - Hogere kwaliteit van zorg en lagere kosten met zorgwerkplek op maat 7
Waarom Ictivity? Ictivity heeft al 18 jaar ervaring met het automatiseren van werkplekken. We begrijpen daardoor de onderliggende technologie als geen ander. Maar het grootste onderscheid ten opzichte van andere ICT-dienstverleners is dat wij tevens oog hebben voor de medewerker: hoe kunnen we hem of haar optimaal faciliteren? Hoe kunnen we de rompslomp wegnemen en werk efficiënt maken? Dit vraagt om diepgaande kennis van de verschillende takken van sport in de zorg. Immers, een thuiszorgorganisatie kent heel andere persona s dan een intramurale locatie of een welzijnsorganisatie, maar ook heel andere werkprocessen. Doordat wij ons verdiepen in die werkprocessen zien we waar het efficiënter kan. Meer weten? Kijk op www.omniaworkspace.nl of neem contact op met De Ictivity Groep. De Ictivity Groep Eindhoven - Amsterdam - Rotterdam T 088-428 48 48 info@ictivity.nl www.ictivity.nl