INHOUDSTAFEL Wegwijzer Ten geleide van de redactie De redactieleden en auteurs Gebruikte afkortingen I. Begrippen A. Het Archief 1. Definitie van archief 1 2. Verklaring van de definitie 1 2.1 Ongeacht de datum, vorm of drager 1 2.2 Naar hun aard 2 2.3 Bestemd om te berusten 2 2.4 Opgemaakt of ontvangen 2 2.5 Uit hoofde van zijn of haar taken 3 2.6 Of ter handhaving van zijn of haar rechten 3 B. De archiefvormer C. Documentatie en archief: het onderscheid D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver 1. Ontstaan 1 1.1 Administratieve waarde 1 1.2 Eeuwige waarde? 1 Afl. 10, juni 2012 Wegwijzer / 13
2. Verjaring en verjaringstermijn 2 2.1 Wat is verjaring? 2 2.2 Na hoeveel tijd is er sprake van verjaring? 3 2.3 Hoe een verjaringstermijn berekenen? 4 2.3.1 Stuiting van de verjaring 5 2.3.2 Schorsing van de verjaring 5 E. Waarom archiveren? 1. Functie van archieven 1 1.1 Primaire functie 1 1.2 De secundaire functie 3 F. Gevolgen van archivering G. Klasseersystemen H. Selectielijsten 1. Wat vernietigen? 1 2. Wanneer vernietigen? 1 I. Het informatiebeheersplan 1. Waarom een informatiebeheersplan? 1 2. Wat wordt bereikt met een informatiebeheersplan? 2 J. Registratie of inventaris II. Wettelijk kader A. Overzicht van de regelgeving 1. Rijksarchief en Archiefwet 1 2. Archiefdecreet Vlaanderen 2 3. Archiefordonnantie Brussel 2 4. Motivering van bestuurshandelingen 2 5. Openbaarheid van bestuur 3 5.1 Grondslag van de openbaarheidswetgeving 3 14 / Wegwijzer Afl. 10, juni 2012
5.2 Federale openbaarheidswetgeving 3 5.3 Vlaamse openbaarheidswetgeving 3 6. Hergebruik van overheidsinformatie 4 6.1 Federale wetgeving hergebruik van overheidsinformatie 4 6.2 Vlaamse wetgeving hergebruik overheidsinformatie 4 7. Organieke wetten, decreten en besluiten voor lokale overheden 5 7.1 Gemeenten 5 7.2 OCMW s 5 7.3 Politiezones 6 7.4 Polders en wateringen 6 7.5 Erkende erediensten (kerkfabrieken e.a.) 6 7.6 Provincies 6 8. Taalwetgeving 7 9. Cultureel erfgoed 7 10. Auteursrecht 7 B. De Archiefwet van 24 juni 1955 C. Het Archiefdecreet van 9 juli 2010 1. Toepassingsgebied 1 1.1 Zorgdragers en archiefbeheerders 1 1.2 Wat zijn archiefdocumenten volgens het Archiefdecreet? 4 1.3 Het Archiefdecreet in verhouding tot de federale Archiefwet 4 2. Regelingen in het Archiefdecreet 5 2.1 Een nieuw selectiemechanisme 5 2.2 Toegang tot archiefdocumenten 6 2.2.1 Kosteloze toegang tot archiefdocumenten 6 2.2.2 De 30-jaarregel: meer archiefdocumenten openbaar 7 2.2.3 Toegang tot niet-openbare archieven 8 2.2.4 Bijzondere mogelijkheden tot inzage 8 2.3 Verdere uitwerking van het decreet 9 D. De Brusselse archiefordonnantie van 19 maart 2009 E. De archiefregeling als pijler van het document- en archiefbeheer 1. Eindverantwoordelijkheid voor de archieven 1 2. Bereik van de archiefregeling 2 2.1 Noodzakelijke archiefregeling 2 2.2 Aanbevolen archiefregeling 2 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 15
3. Bijzondere bepalingen in de archiefregeling 3 3.1 Ambtenaar of archivaris belast met het toezicht op de archiefvorming 3 3.2 Organiseren van het toezicht op de archiefvorming 3 3.2.1 Noodzakelijk toezicht op de archieven 3 3.2.2 Aanbevolen toezicht op de archieven 4 III. Organisatie A. Basisprincipes van de organisatie 1. Een complex geheel 1 2. Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden bij de organisatie van het archiefbeheer 3 B. De organisatie zonder archiefdienst 1. Basisinstrumenten voor archivering 1 2. Taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering 1 2.1 Wettelijk verplichte taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering 2 2.1.1 Wettelijke verplichting tot organisatie van het documenten archiefbeheer 2 2.1.2 Verplichting tot bewaring van de archieven 2 2.1.3 Bepalingen over bepaalde bijzondere groepen documenten 3 2.1.4 Verplichting tot openbaarheid van en toegang tot de archieven 3 2.2 Noodzakelijke taken voor de organisatie van het document- en archiefbeheer 3 2.2.1 Noodzakelijke verplichting tot organisatie van het document- en archiefbeheer 3 2.2.2 Noodzakelijke taken ivm de openbaarheid van en toegang tot de archieven 4 2.3. Wenselijke taken indien het bestuur groot genoeg is 5 3. Beslissingen die het lokaal bestuur niet kan nemen inzake de openbaarheid van documenten 5 C. De organisatie met archiefdienst 16 / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013
D. De meerwaarde van samenwerking. Casus OCMW-archieven Inleiding 1 1. Antwerpen: centraal archiefbeleid en bewaring met een decentrale ondersteuning 2 1.1 Voorgeschiedenis 2 1.2 Samenwerking formeel 3 1.3 Samenwerking praktisch 3 1.3.1 Informatiebeheer en archiefvorming 3 1.3.2 Selectie en vernietiging 4 1.3.3 De archiefbestanden/de archieven 4 1.3.4 Raadpleging 4 1.4 Impact op het personeel en het archief 5 1.5 Besluit en evaluatie 5 2. Middelkerke: samenwerking inzake archiefbeheer tussen gemeente en OCMW 5 2.1 Voorgeschiedenis en formele organisatie 5 2.2 Uitgangspunt nieuw beleid 6 2.3 Voordelen samenwerking? 7 2.4 Nadelen samenwerking? 8 2.5 Besluit en evaluatie 8 3. Welzijnsband Meetjesland (met hoofdzetel te Eeklo): één archivaris voor dertien OCMW's 9 3.1 Voorgeschiedenis 9 3.2 Samenwerking formeel 9 3.3 Samenwerking praktisch 10 3.3.1 Personeel 10 3.3.2 Impact op het archief 10 3.4 Evaluatie 11 4. Welzijnskoepel West-Brabant: één archivaris voor twaalf OCMW's en drie gemeenten 12 4.1 Samenwerking formeel 12 4.2 Oprichting dienst archivaris en voorgeschiedenis 12 4.3 Samenwerking praktisch 13 5. Algemeen besluit 14 IV. Klasseren en registreren A. Klasseer- en classificatiesystemen 1. De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen 1 Afl. 14, november 2013 Wegwijzer / 17
2. Soorten klasseer- en classificatiesystemen 2 2.1 Ordening volgens organogram 2 2.2 Classificatie op onderwerp 3 2.2.1 NDC 3 2.2.2 UDC 9 2.3 Functionele classificatie 9 2.3.1 De ontwikkeling van functionele classificaties in België 10 2.3.2 Ontwerp van een functioneel classificatiesysteem 11 2.3.3 De beperkingen of nadelen van functionele classificatie 13 2.3.4 Registratie van de archiefvormende dienst bij gebruik van een functionele classificatie 14 2.3.5 Normering van de functionele classificatie 14 2.3.7 Functionele classificaties voor lokale overheden 17 2.3.8 De integratie van het functionele classificatie- en klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten 18 2.3.9 Ter afsluiting 21 2.4 Een vergelijking tussen functionele en onderwerpclassificaties 23 B. Digitale mappenstructuren 1. Aanbevelingen voor het maken van digitale mappenstructuren 1 1.1 Weergave van digitale mappenstructuren 1 1.2 Indeling van digitale mappenstructuren 2 1.3 Organisatorische aspecten van digitale mappenstructuren 2 1.4 Aandachtspunten bij het aanleggen van digitale mappenstructuren 2 1.5 Regels voor naamgeving van digitale mappen 3 1.5.1 Hoeveel en welke lettertekens? 3 1.5.2 Belang 3 1.5.3 Praktische toepassing 3 1.5.4 Mapnamen 4 1.5.5 Bestandsnamen 4 2. Praktijkvoorbeeld: Handleiding voor een optimaal digitaal informatiebeheer Stad Antwerpen Stadsarchief 5 2.1 Handleiding voor de gebruikers van een digitaal informatiebeheerssysteem 7 2.1.1 De plaats van digitale werkgerelateerde documenten 7 2.1.2 De benaming van digitale werkgerelateerde documenten 7 2.1.3 Lettertekengebruik in het benoemen van digitale mappen 9 2.1.4 De klasseerplug-in 10 2.1.5 CopyPath 11 2.1.6 Selectie 11 2.2 Aanbevelingen voor beheerders van digitale klassementen 12 2.2.1 Maak een gemeenschappelijk digitaal klassement op 12 18 / Wegwijzer Afl. 14, november 2013
2.2.2 Processen vormen de basis van het klassement per bedrijfseenheid 12 2.2.3 Elke hoofdmap (elk proces) heeft nood aan een informatiebeheerder 13 2.2.4 Rubrieks- en klassementscodes versterken de structuur van het klassement 14 2.2.5 Vernietig en archiveer digitale en papieren werkdocumenten conform de bewaartermijnen en de richtlijnen van het stadsarchief 15 3. Praktijkvoorbeeld: Eerste stappen in het digitale archief- en documentbeheer Vlaamse Gemeenschapscommissie 17 3.1 Het probleem 17 3.2 Waar komen de problemen vandaan? 18 3.3 Project Digitale Opruimactie 19 3.4 Timing van het project 21 3.5 Digitaal archiveren 22 3.6 Voorlopige resultaten 24 4. Praktijkvoorbeeld: Een schijf om U tegen te zeggen. Een semidynamisch digitaal archiefdepot provincie Vlaams-Brabant 29 4.1 Context 29 4.2 Digitaal archief nu? 30 4.3 Doelstelling 31 4.4 Procedure: eerste poging 32 4.5 Extra uitgangspunten 33 4.6 Procedure: tweede poging 33 4.7 Dossiers in de actieve klassementen 34 4.8 Overdrachtsruimte 36 4.9 De U-schijf 37 4.9.1 Opnameproces 37 4.9.2 Scheiding logisch en fysiek beheer 40 4.9.3 Terugvinden 40 4.9.4 Vernietigen 41 4.10 Doelstelling en uitgangspunten behaald? 41 C. Ordenen van papieren documenten Inleiding 1 1. Individuele documenten ordenen 2 1.1 Stukken in series bundelen 2 1.1.1 Chronologische series 2 1.1.2 Alfabetische series 4 1.1.3 Nadelen van het klasseren in series 5 2. Dossiervorming 6 Afl. 14, november 2013 Wegwijzer / 19
2.1 Soorten dossiers 6 2.1.1 Aangewezen ordening: een dossier per zaak 6 2.1.2 Subvorm: een verzameldossier 7 2.1.3 Minder aangewezen vorm: een onderwerpdossier 8 2.2 Rangschikken van dossiers 9 2.2.1 Alfabetisch rangschikken 9 2.2.2 Chronologisch rangschikken 11 2.3 De inhoud van één dossier beter organiseren 11 2.3.1 Verzameldossiers 12 2.3.2 Hergebruik van dossiers en documenten uit dossiers 12 3. Definitief klassement 12 3.1 Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens functies/taken 13 3.1.1 Soorten taken 13 3.2 Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? 15 3.2.1 Nadelen van het klassement op een laag niveau 16 3.2.2 De voordelen van het klassement op een hoog niveau 16 3.2.3 Aandachtspunt bij het opstellen van een klassement 17 D. Registreren 1. Dienstinventaris 1 2. Postregistratie 5 3. Reeksinventaris 7 4. Inhoudsopgave 8 5. Index 8 E. E-mails klasseren en archiveren 1. E-mails klasseren 2 1.1 Waarom e-mails klasseren? 2 1.2 Waar e-mails klasseren? 3 1.3 Welke e-mails klasseren? 4 1.4 Hoe e-mails klasseren? 5 1.4.1 Klasseerformaten voor e-mails 6 1.4.2 Klasseren van e-mails met bijlagen 6 1.4.3 Technische implementatie 7 1.4.4 Wie klasseert de e-mails binnen de organisatie? 8 1.5 Gebruiksvriendelijkheid bij het klasseren van e-mails 9 1.6 Praktijkvoorbeeld: Beslissingstabel voor het klasseren van e-mails 10 1.6.1 Wie klasseert de e-mails? 11 1.6.2 Welke e-mails klasseer je? 11 20 / Wegwijzer Afl. 14, november 2013
1.6.3 Waar klasseer je e-mails? 12 1.6.4 Hoe klasseer je e-mails en hun bijlagen? 13 1.6.5 Wat met reply-mails? 15 1.6.6. Hoe geef je een goede bestandsnaam? 15 2. E-mails archiveren 16 2.1 Selectie van e-mails voor archivering 16 2.2 Archiveringsformaat van e-mails 17 2.3 Registreren van e-mails 20 3. Rolverdeling bij het klasseren en archiveren van e-mails 21 3.1 De archivaris 21 3.2 De informatiebeheerder/records manager 22 3.3 De eindgebruiker 22 3.4 De ICT-verantwoordelijke 22 4. Besluit 23 F. Onderhouden 1. Aanbevelingen 1 2. Opruimdagen houden je klassement op orde 1 2.1 Papieren opruimdag 4 2.1.1 De voorbereiding van de papieren opruimdag 4 2.1.2 Het verloop van de papieren opruimdag 5 2.1.3 Na de papieren opruimdag 6 2.2 Digitale opruimdag 7 2.2.1 De voorbereiding van de digitale opruimdag 7 2.2.2 Het verloop van de digitale opruimdag 8 2.2.3 Na de digitale opruimdag 9 2.3 Praktische tips voor opruimdagen 9 G. Digitaal werken 1. Afschaffen van handtekeningen met een beslissingsmodel als leidraad 1 1.1 Digitaal werken en handtekenen 1 1.2 De handtekening en zijn functies 2 1.3 De elektronische handtekening 3 1.4 Het beslissingsmodel 4 1.4.1 Voorbeelden bij het beslissingsmodel 6 1.4.2 Toepassing van het beslissingsmodel 7 1.5 Gekwalificeerd elektronisch tekenen in de praktijk 8 1.5.1 XAdES-X-L en CAdES 9 1.5.2 Tekenen met eid 10 1.5.3 Tekenen met MS Office 10 1.5.4 Tekenen met het Fedict tekenplatform 11 Afl. 14, november 2013 Wegwijzer / 20 1
1.6 Openstaande verwachtingen en vragen 12 1.6.1 Tekenen in bulk 12 1.6.2 Tekenen op tablet 13 1.6.3 Digitaal aangetekend verzenden 13 1.6.4 Externe instanties en overheden 13 1.7 Besluit 14 V. Duurzaam bewaren en digitaliseren A. Duurzaam bewaren van fysieke documenten en materiaal 1. Papier duurzaam bewaren 1 1.1 Historiek 1 1.2 Samenstelling van papier 1 1.2.1 Cellulosegrondstoffen 2 1.2.2 Lijmstoffen 2 1.2.3 Vulstoffen 2 1.3 Bedreigingen bij het bewaren van papier 3 1.3.1 Interne bedreigingen voor het bewaren van papier 4 1.3.2 Klimatologische factoren die een bedreiging vormen voor het papier 5 1.3.3 Licht als bedreiging voor papier 6 1.3.4 Biologische, menselijke en toevalsfactoren die een bedreiging vormen voor eht papier 6 1.4 Hete hangijzers 9 1.4.1 Zuur papier 9 1.4.2 Permanent papier 10 1.5 Besluit 11 20 2 / Wegwijzer Afl. 14, november 2013
2. Opbergmateriaal 11 3. Verpakkingsmateriaal: de archiefdoos 12 4. Opbergmeubilair 13 4.1 Materiaal 14 4.2 Afmetingen 14 4.3 Draagkracht 14 4.4 Soorten 14 1 4.4.1 Open rekken 14 1 4.4.2 Gesloten kasten 14 3 4.4.3 Planladenkasten 14 3 4.4.4 Palletstellingen en pallets 14 4 4.4.5 Paternosterkasten 14 5 4.4.6 Rekken voor hangende dossiers 14 6 5. De archiefruimte 14 7 5.1. Inrichting en onderhoud 14 7 5.1.1 Draagkracht van de archiefruimte 14 8 5.1.2 Inplanting van de archiefruimte 14 8 5.1.3 Klimaat van de archiefruimte 14 8 5.1.4 Beveiliging van de archiefruimte 14 8 5.1.5 Onderhoud en gebruik van de archiefruimte 15 5.2 Plaatsing van de archieven 15 5.2.1 Continue berging 15 5.2.2 Formaatplaatsing 16 5.2.3. Logistieke informatie op drie niveaus in de depotlijst 17 5.2.4 Onbewerkte archieven 18 5.2.5 Meerdere gebruikers in dezelfde archiefruimte 18 5.2.6 Plaatsing van te vernietigen archieven 18 5.3 Organiseren en beheren van de archiefruimte 19 5.3.1 Een codesysteem voor de lokalisering van het archief 20 5.3.2 Het verband tussen de zoekinstrumenten (archieftoegangen) en de lokalisering 26 5.3.3 Formaatplaatsing 30 5.3.4 Berging in bijzondere meubels 30 5.3.5 Registraties te verrichten bij magazijnbewegingen 31 5.3.6 Besluit 33 6. Veiligheidszorg in archieven 34 6.1 Wat is veiligheidszorg? 35 6.1.1 Organisatorische maatregelen 36 6.1.2 Personele beveiliging of bewaking 37 6.1.3 Mechanische beveiliging 38 6.1.4 Elektronische beveiliging 38 6.1.5 Psychologische beveiliging 40 6.2 Incident, calamiteit, ramp 40 6.2.1 Het preventie- of calamiteitenplan 42 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 21
6.3 Diefstal en recuperatie 44 6.4 Risicobeheer en verzekeringen 45 6.5 Ondersteuning van het veiligheidszorgplan 46 B. Digitaliseren Inleiding 1 1. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten 1 1.1 De twaalf vuistregels bij de planning en de voorbereiding 3 1.2 De vier vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat 5 1.3 De acht vuistregels bij het digitaliseren 6 1.4 De twee vuistregels bij de verwerking en de controle 7 1.5 Kwaliteitsvereisten 7 1.5.1 Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst 7 1.5.2 Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen 9 1.5.3 Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio 9 1.5.4 Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video 10 2. Modellastenboek digitalisering 12 3. Substitutie: magda? 45 3.1 Principes en theoretisch kader 45 3.1.1 Originaliteit en authenticiteit 46 3.1.2 Juridische waarde 47 3.1.3 Archiefwaarde 49 3.1.4 Substitutie in het buitenland 50 3.1.5 Digitaal archiveren en substitutie 51 3.1.6 Besluit 53 3.2 Praktijkvoorbeeld stad Antwerpen: Checklist vervanging papier door digitalisering 54 C. Digitaal bewaren 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid 1 1.1 Een risicovol reconstructieproces 2 1.1.1 Onbekende digitale toekomst 2 1.1.2 Zo weinig mogelijk reconstructieschakels 3 1.1.3 Zo veel mogelijk risicospreiding 3 1.2 Digitale objecten 4 1.2.1 Onleesbare en corrupte bestanden 4 1.2.2 Gegevensverlies voorkomen 4 1.2.3 Vuistregels voor duurzame opslag 7 1.3 Digitale documenten 8 1.3.1 Leesbaarheid op lange termijn verzekeren 8 1.3.2 Vuistregels voor duurzame leesbaarheid 13 22 / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013
1.4 Digitale archiefdocumenten 14 1.4.1 Belang van metadata 14 1.4.2 Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten 16 1.5 Besluit 16 2. Opzetten en beheren van een digitaal archief 17 2.1 Overzicht 18 2.2 De tien stappen 19 2.2.1 Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe 19 2.2.2 Bewaar de metadataop een digitaal duurzame wijze 22 2.2.3 Voorzie een duurzame band tussen het document en zijn metadata 23 2.2.4 Registreer metadata voor elk digitaal object 24 2.2.5 Definieer en documenteer de essentiële eigenschappen van het originele document 26 2.2.6 Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten 27 2.2.7 Archiveer alle componenten nodig voor een getrouwe reconstructie van de documenten 29 2.2.8 Documenteer het beheer van de digitale documenten 30 2.2.9 Beschrijf de digitale documenten 31 2.2.10 Documenteer het digitale archief 32 3. Digitaal archiveren met XML 33 3.1 Inleiding 33 3.2 XML: What s in a name? 34 3.2.1 De XML-norm 34 3.2.2 De XML-basis: documentmodellering en elementnamen 35 3.2.3 De XML-grammatica 37 3.2.4 Welgevormde en geldige XML-documenten 38 3.2.5 Creatie en redactie van XML-documenten 39 3.3 De XML-familie 40 3.3.1 XML-technologieën 40 3.3.2 XML-formaten 42 3.4 XML in de archiefpraktijk 46 3.4.1 XML als uitwisselingsformaat 46 3.4.2 XML als archiveringsformaat 47 3.4.3 XML als metadataformaat 49 3.4.4 XML als inkapselingsformaat 50 3.5 De archivaris en XML 52 3.6 Besluit 57 4. Is een DMS bruikbaar als digitaal depot? 59 4.1 Inleiding 59 4.2 Overzicht 60 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 23
4.3 De verschillen 61 4.3.1 Finaliteit 61 4.3.2 Documenttypes 62 4.3.3 Informatiemodel 63 4.3.4 Metadata 63 4.3.5 Systeemafhankelijkheid 65 4.3.6 Preservering 66 4.3.7 Zoeken 67 4.3.8 Volume 68 4.3.9 Operaties 69 4.3.10 Rechtenbeheer 69 4.4 Besluit 70 D. Specifieke archieven 1 1. Fotoarchieven, bewaring en beheer 1 Inleiding 1 1.1 Meest voorkomende types fotografische materialen 1 1.2 De eerste stap: een beheersplan 3 1.3 Materiële zorg 4 1.3.1 De omgevingsfactoren 4 1.3.2 Werkomgeving 6 1.3.3 Behandeling 6 1.3.4 Verpakking 7 1.3.5 Identificatie en behandeling van zichtbare schade 11 1.3.6 Digitaal beeldmateriaal 13 1.4 Beheren, ontsluiten en ter beschikking stellen 14 1.4.1 Selectie 14 1.4.2 Ordening 14 1.4.3 Beschrijving 15 1.4.4 Digitalisering 15 1.4.5 Terbeschikkingstelling met respect voor auteurs- en portretrecht 16 Bibliografie 16 24 / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013
VI. Selecteren, overdragen en vernietigen A. Selecteren 1. Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren 1 1.1 Alle documenten bewaren kost handenvol geld 2 1.2 Selecteren helpt je om het overzicht te bewaren 3 1.3 De informatie over de selectie laat je toe om het werk beter te organiseren 3 1.4 Alle documenten bewaren voor later onderzoek is niet nodig 3 2. Betekenis van de selectielijst 4 2.1 De archiefwaarde van de informatie bepalen 6 2.2 De termijnen bepalen 7 3. Hoe moet je de selectielijsten lezen? 9 4. Structuur van de selectielijst 9 4.1 Code 10 4.2 Naam serie/document (ook: beschrijving of titel) 10 4.3 Bijkomende identificatie (ook: synoniemen) 10 4.4 Bestemming 11 4.5 Opmerkingen (ook: selectievoorwaarden) 11 4.6 Bewaartermijn (ook: geadviseerde vernietigingstermijn) 12 5. Overzicht van bestaande selectielijsten 12 5.1 Selectielijst gemeenten 13 5.1.1 Versie 2009 13 5.1.2 Versie 1986-1993 13 5.2 Selectielijst OCMW s 14 5.2.1 Versie 2009 14 5.2.2 Versie 2005 14 5.2.3 Versie 2001 14 5.3 Selectielijst provincies 14 5.4 Selectielijst kerkfabrieken 14 5.4.1 Vademecum kerkbesturen 15 5.4.2 Versie 1997 15 5.5 Selectielijst voor bestuursraden van protestantse gemeentes 15 5.6 Selectielijst voor polders en wateringen 15 5.6.1 Versie 2010 15 5.7 Selectielijst voor lokale politie 16 5.8 Selectielijst voor de federale politie 16 5.9 Selectielijst voor sociale huisvestingsmaatschappijen 16 5.10 Selectielijst voor het onderwijs 16 5.10.1. Gemeenschapsonderwijs 16 5.10.2 Gemeentelijk onderwijs 16 Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 25
B. Overdragen 1. Overdracht, basisregistratie en uitlening van papieren dossiers 1 1.1 Overdracht 1 1.1.1 De voorbereiding 2 1.1.2 De schriftelijke neerslag van de overdracht 3 1.1.3 Administratieve verwerking van de overdracht 5 1.2 Beschikbaar stellen van archieven 5 1.2.1 Basisregistratie 5 1.2.2 Raadplegen en uitlenen 6 1.2.3 Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv 7 1.3 Aandachtspunten voor de depotbeheerder 8 C. Vernietigen 1. Wanneer vernietigen? 1 2. Schonen: een bijzondere manier van vernietigen 3 2.1 Materieel schonen 3 2.2 Inhoudelijk schonen 4 3. Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen 5 4. Vernietiging van digitale bestanden 7 5. Het gebruik van papierversnipperaars 7 D. Saneren van oude archieven 1. Overzicht maken van archiefruimte(n) 2 2. Externe informatie verzamelen 5 3. Reeksen herstellen 6 4. Reeksen en series beschrijven 7 5. Selectielijsten raadplegen en toepassen 9 6. Vernietigingen uitvoeren 10 7. Beschrijving, herverpakking en overbrenging 10 8. Besluit 11 VII. Publiekswerking A. Metadata en beschrijvingen* Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 26 1
B. Leeszaalwerking 1 1. Profiel van de bezoekers 1 2. Infrastructuur en fysieke inrichting 2 2.1 Toegankelijkheid van het archiefgebouw 2 2.2 De onthaalbalie 2 2.3 Studiezaal en leeszaal 3 3. Faciliteiten 4 4. Organisatie en werking 6 4.1 Openingsuren 6 4.2 Archief- en leeszaalreglement 7 4.3 Onthaal en inschrijving 8 4.4 Raadplegen van archiefstukken 9 4.5 Reproduceren van archiefstukken 9 4.6 Zoekinstrumenten 10 5. Evoluties in de leeszaal 11 Literatuur 12 Bijlagen 13 C. Erfgoedwerking 1. Het Erfgoeddecreet 1 1.1 Het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008 1 1.2 Interessante invalshoeken voor een lokale archiefwerking? 3 1.2.1 De cultureel-erfgoedconvenant 3 1.2.2 Expertisespreiding 5 1.2.3 Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen 5 1.2.4 Projectsubsidies 7 1.2.5 De depotproblematiek 7 1.3 Zin in meer? 8 VIII. Sectoren A. Kerkfabrieken 1 1. Enkele inleidende begrippen: archiefdocument, archiefvormer, archiefbestand 2 2. Statuut van het kerkfabriekarchief 4 2.1 Publiekrechtelijk vs. privaatrechtelijk 4 2.2. Statisch versus dynamisch archief 4 26 2 / Wegwijzer Afl. 13, mei 2013
3. Verantwoordelijkheid voor het archief en toezicht 5 3.1 Verantwoordelijkheid voor het archief 5 3.2 Toezicht op het kerkfabriekarchief 6 4. Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) van kerkfabrieken 9 4.1 Decretaal verplicht aan te maken en te bewaren documenten 9 4.1.1 Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité 9 4.1.2 Notulen of verslagen van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité 9 4.1.3 Meerjarenplan van de kerkfabriek 10 4.1.4 Budget van de kerkfabriek 11 4.1.5 Boekhoudkundige documenten van de kerkfabriek 13 4.1.6 Jaarrekening van de kerkfabriek 18 4.1.7 Eindrekening van de kerkfabriek 19 4.2 Andere te bewaren documenten 20 4.2.1 Eigendomstitels van de roerende en onroerende bezittingen van de kerkfabriek 20 4.2.2 Documenten met betrekking tot het onderhoud en het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst 20 4.2.3 Personeelsdossiers van de kerkfabriek 21 4.2.4 Inkomende en uitgaande briefwisseling en postregistratiesysteem 21 5. Selectie en vernietiging van archiefdocumenten van het kerkfabriekarchief 24 6. Beheer van het historisch archief (statisch archief) 28 6.1 Inhoud van het historisch archief van de kerkfabriek 28 6.2 Eigen beheer of bewaargeving? 30 6.2.1 Bewaargeving van het historisch archief 30 7. Nuttige adressen 35 B. Scholen Inleiding 1 1. Nut van schoolarchief 2 1.1 Administratieve waarde van schoolarchief 2 1.2 Cultureel-historisch belang van schoolarchief 3 2. Problematiek van schoolarchieven 5 2.1 Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief 5 2.1.1 Openbaarheid van bestuur 5 2.1.2 Archiefwet en Archiefdecreet 5 2.1.3 Historisch bewustzijn 6 Afl. 11, november 2012 Wegwijzer / 27
2.2 Verhouding tussen scholen en inrichtende macht 7 2.3 Bestaande richtlijnen 8 2.4 Planlast 10 3. Aanpak van schoolarchieven 11 3.1 Dynamisch schoolarchief 11 3.1.1 Orde en structuur in de schooladministratie 11 3.1.2 Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief 12 3.2 Statisch schoolarchief 13 3.3 Selectie voor bewaring en vernietiging 15 3.4 Schooleigen voorbeelden 17 3.4.1 Voorbeelden van permanent te bewaren archief 17 3.4.2 Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen worden 18 3.4.3 Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies 19 4. Hulpmiddelen 20 4.1 Selectielijst 20 4.2 Handboek 21 4.3 Hulp bij externe partners 22 4.3.1 Procedure voor het verwerken van archieven 22 4.3.2 Hulp bij archiefinstellingen 24 5. Besluit 24 C. Kabinetsarchieven 1. De waarde van kabinetsarchieven 1 2. Structuur en ordening van de kabinetsarchieven 2 2.1 De structuur van het kabinetsarchief 2 2.2 De ordening van het kabinetsarchief 6 3. De archiefwaarde van kabinetsarchieven en de gehanteerde selectiecriteria 10 3.1.1 De toepassing van het bestemmingsbeginsel 11 3.1.3 Buitenlandse voorbeelden 11 3.2 Archiefwaardering 11 3.2.1 Dossiers die aangeduid worden met archiefwaarde 12 3.2.2 Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen 12 3.3 Bijzondere reeksen of afwegingen 13 3.3.1 Het onderscheid tussen partijpolitieke en persoonlijke documenten 13 3.3.2 Dossiers inzake contacten met burgers, persoonlijke tussenkomsten of dienstbetoon 13 4. Een overzicht 15 28 / Wegwijzer Afl. 11, november 2012
5. Openbaarheid en inzage van overgedragen kabinetsarchieven 16 5.1 Organisatie van de overdracht 16 5.2 Openbaarheid en inzage 17 D. Medische dossiers 1. Inleiding 1 2. De basiswetgeving 2 3. Welke documenten moeten bijgehouden worden? 5 3.1 Het Algemeen Medisch Dossier of AMD 6 3.2 Het medisch dossier (of ziekenhuisdossier) 7 3.3 Het verpleegkundig dossier 9 3.4 Individueel zorgdossier (IZD) rust- en verzorgingstehuizen 11 3.5 Het farmaceutisch dossier 12 3.6 Andere dossiers en medische gegevens 13 3.6.1 Gezondheidsdossier werknemers 13 3.6.2 Het GIS-dossier 14 3.6.3 Het CLB-dossier 14 4. Digitaal archiefbeheer in de medische sector 15 4.1 Waar moeten de gegevens opgeslagen worden? 15 4.1.1 Koerswijziging van de Orde van Geneesheren 15 4.1.2 Standpunt van de Commissie Telematica 16 4.2 Het speciale geval van de MRI s en andere documenten van medische beeldvorming 19 4.3 Het ehealth-platform 19 4.4 De standaard voor medisch archiveren KMEHR-Bis 20 4.5 CareNet 20 4.6 Andere regelgevingen 21 5. De problematiek rond de inzage van medische gegevens door de patiënt en zijn entourage 22 5.1 Het inzagerecht (art. 9, 2 WPR) 23 5.2 Persoonlijke notities (art. 9, 2, derde lid WPR) 23 5.3 Recht op afschrift (art. 9, 3 WPR) 24 5.4 Beperkt inzagerecht voor nabestaanden (art. 9, 4 WPR) 25 5.5 De vertegenwoordiger 25 5.6 Vertegenwoordiging van minderjarige patiënten 26 6. De verwerking van gezondheidsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: de uitvoerige consultatie 27 6.1 Medische gegevens en gezondheidsgegevens 28 6.2 Minimaal beschermingsniveau 29 6.3 Toegang tot gezondheidsgegevens 30 Afl. 11, november 2012 Wegwijzer / 29
7. Andere reglementaire bepalingen die bepalingen bevatten over archiefbeheer 31 8. Besluit 33 E. Archief van de lokale politie 1 1. Inhoud en belang van het politiearchief 2 2. Wettelijke basis van de archiefplicht van de politie 4 3. Toegang tot politiearchieven 5 4. Het dynamisch politiearchief 7 4.1 Ordening 7 4.2 Digitalisering en substitutie van politiedocumenten: de juridische waarde 7 4.2.1 Juridische waarde van digitale kopieën van papieren originelen of papieren documenten met dezelfde juridische waarde 7 4.2.2 Juridische waarde van digitale kopieën van papieren kopieen 8 4.2.3 Juridische waarde van het geheel van gedigitaliseerde documenten 8 5. Statisch politiearchief: overdracht 8 5.1 Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere gemeentepolitie 9 5.2 Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere Rijkswacht 9 5.3 Na 2001: overdracht van de archieven van een eengemeentezone 9 5.4 Overdracht van de archieven van een meergemeentezone 9 6. Selectie en vernietiging 10 6.1 Voorbeelden van permanent te bewaren archief 11 6.2 Voorbeelden van te vernietigen of te selecteren archief 12 Bijlagen A. Wet en regelgeving 1. Wet van 24 juni 1955 Archiefwet (BS 12 augustus 1955) 1 2. Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking (BS 5 augustus 2010) 3 30 / Wegwijzer Afl. 11, november 2012
B. Kernbegrippen en definities C. Inhoud cd-rom 1. Wet- en regelgeving 1 2. Selectielijsten 1 3. Modellen 3 4. Extra informatie 3 D. Trefwoordenregister De onderdelen aangeduid met een asterisk zullen worden toegevoegd bij een volgende aanvulling. Afl. 13, mei 2013 Wegwijzer / 31