Lijst bewaartermijnen personeelsbescheiden Rotterdam I. individuele personeelsbescheiden betekent dat documenten bewaard dienen te blijven. V betekent dat het document na ommekomst van de bewaartermijn vernietigd dient te worden. N: personeelsdossiers van beleidsbepalende / markante personen blijven bewaard. Voor documenten vastgesteld geldt de ministeriele Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven d.d. 24 augustus 1983, nummer 4130, Stcr 20/12/83, nr. 247. Voor documenten die dateren vanaf is van toepassing de ministeriele Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf, d.d. 21 november 2005. Documenten PERSONEELSGEGEVENS, LOOPAAN Persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, kopie identiteitsbewijs, kopieën van diploma s, getuigschriften sofinummer; keuring, assessment Sollicitatiestukken afgewezen sollicitanten V 1 jr V 1jr Sollicitatiebrief, aanstellingsbrief en - besluit, ambtseed, VOG, overplaatsingsbesluiten; Gegevens met betrekking tot ambtsjubileum; Stukken inzake verplichting tot vestiging, ontheffing en overgangsregelingen; Opgave werk- en verloftijden per jaar, tenzij met de elastingdienst een kortere termijn is afgesproken Opgave gewerkte uren, klokkaarten Verslagen functioneringsgesprekken en beoordelingen, functiewaardering, stukken en besluiten inzake bevordering of overplaatsing, afspraken rechtspositie; Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP), tegemoetkoming studiekosten, Declaraties opleidingen Klachten, disciplinaire maatregelen Stukken betreffende de functievervulling en het gedrag; Verzoeken om toestemming- en
Documenten verleende goedkeuring voor vervulling nevenbetrekkingen en -functies esluiten tot detachering of uitlening; Aanvragen en toestemming inzake bijzondere verlofregelingen, Ontslagaanvragen, correspondentie inzake ontslag, pensionering VAKANTIE Vakantieoverzicht esluiten inzake overheveling vakantie-uren naar volgend jaar Opgaven toekenning buitengewoon verlof ZIEKTE, ONGEVALLEN Opgaven ziek- en hersteldmeldingen, statistieken Correspondentie inzake controlebezoeken edrijfsgeneeskundige onderzoeken MEDISCHE KEURING Keuringsrapporten lichamelijke en/of geestelijke gesteldheid, na vervallen V 1 jr van de waarde voor de gebruiker RE-INTEGRATIE Overeenkomsten met reintegratiebedrijven; na vervallen overeenkomst Plannen van aanpak en voortgangsverslagen re-integratie Rapportages aan uitkerende instanties FINANCIEEL / ADMINISTRATIEF Salarisbetalingen Toekenning van toelagen, financiële tegemoetkomingen en vergoedingen krachtens geldende regelingen Toekenning behoud van loon in bijzondere omstandigheden Uitbetaling, aankoop verlofuren esluiten tot korting ivm voordelen uit de functie Loonbeslagen na opheffing beslag Opgaven van loonbelasting Werknemersverklaring Uitvoeringsstukken 1%-regel Declaraties PENSIOENEN Opgave van inkoopsommen en gedane stortingen van pensioenbijdragen Correspondentie over uitbetaalde spaargelden, opgaven inkoopsommen
Documenten Inkoop diensttijd VERZEKERING Schademeldingen, na afhandeling OVERIG Personeelsdossiers van medewerkers die in contact zijn gekomen met schadelijke stoffen als asbest; Integriteitsonderzoeken verlenen van opsporingsbevoegdheid aan ambtenaren, V 40 jr. V 40 jr. WACHTGELD, TIJDELIJKE UITKERINGEN Toekenning wachtgeld, begeleiding wachtgelders Overeenkomsten tot uitbetaling bovenwettelijke uitkeringen; na vervallen overeenkomst Overzichten en opgaven TIJDELIJKE KRACHTEN Stukken inzake werving tijdelijk personeel, correspondentie Contracten met uitzendbureau s; na vervallen contract. Afschriften diploma s en getuigschriften Stage-overeenkomsten INHOUDING EN OVERDRACHT Opgave aan de belastingdienst van uitgekeerde vergoedingen Opgaven van loonbelasting JURIDISCHE PROCEDURES Adviezen bezwaarcommissie na onherroepelijk worden Stukken m.b.t. beroepsprocedures na onherroepelijk worden esluit, bezwaar en beroep Functiewaardering; V 3 jr V 3 jr V10 jr..
Lijst bewaartermijnen personeelsbescheiden Rotterdam II. personeelsbescheiden van algemene aard. betekent dat de documenten bewaard dienen te blijven bij het orgaan dat de documenten heeft opgemaakt en bij het orgaan dat daaraan specifieke rechten ontleent. Documenten na 1995 Documenten voor 1996 Mededelingen en inlichtingen van derden Ter kennisgeving ontvangen stukken Statistieken van belang voor de gemeente FORMATIE EN PERSONEELSEZETTING Formatieplannen per afdeling/organisatie-onderdeel Stukken inzake werving personeel V 1 jr V 1 jr EVOEGDHEDEN esluiten m.b.t. delegatie/mandatering V 30 jr. van bestuurders naar ambtenaren, na vervallen besluit ELEIDSVORMING Nota s, memo s, besluiten m.b.t. de rechtspositie, plannen en overlegverslagen inzake personeelsbeleid, verzuimbeleid, voorrangsbeleid en positieve acties t.b.v. doelgroepen Onderzoeksrapporten, onderzoeksmateriaal van belang voor reconstructie Enquêtes, onderzoeksmateriaal, onderzoeksgegevens REGELGEVING verordeningen en regelingen, reglementen, circulaires, protocollen Tekst ambtseed Gedragscodes en instructies personeel Voorschriften van derden indien van belang voor gemeentelijk personeel beheer OVERLEGORGANEN Medezeggenschap;. instelling/samenstelling en notulen van overleg met estuurder GO agenda s, notulen, vergaderstukken en adviezen ( C)OR stukken inzake verkiezingsuitslag, samenstelling en adviezen/besluiten, notulen van overleg met estuurder FUNCTIEWAARDERING FUWA, functiewaarderingen, functiebeschrijvingen
Documenten na 1995 Documenten voor 1996 ARO en MEDISCHE MAATREGELEN Instelling arbocommissie en benoeming leden Verzuimbeleid en risico inventarisatieanalyse RI&E en plannen van aanpak Preventieve acties gezondheid. personeel, vaccinaties Rapportages en evaluaties preventieve acties en vaccinaties EDRIJFSZELFESCHERMING Evacuatieplannen, calamiteitenplannen; V 1 jr. na vervallen Oefeningen, evaluaties Aanwijzing HV-medewerkers VERTROUWENSPERSONEN Jaarverslagen vertrouwenspersonen EDRIJFSMAATSCHAPPELIJK WERK Jaarverslagen SPAARLOONREGELING Voorlichtingsbijeenkomsten, inlichtingen V 1 jr V 1 jr Afdrachten, overzichten per persoon ONTSPANNING, PERSONEELSVERENIGING Uitjes, teambuilding, vieringen