PLAN VAN AANPAK Naar een optimale structuur en functioneren van het Verloskundig Samenwerkingsverband (VSV) Leeuwarden e.o. Juli 2012, Jelle Stekelenburg, gynaecoloog MCL Relinde van der Stouwe, verloskundige It Bertehûs Akkrum
Inleiding In het Verloskundig SamenwerkingsVerband (VSV) Leeuwarden en omgeving komen verloskundigen, gynaecologen, kinderartsen en kraamzorgaanbieders, soms ook huisartsen, vertegenwoordigers van cliënten en zorgverzekeraars, gemeentelijke overheden, de provincie en de ambulancezorg bij elkaar om afspraken te maken over de organisatie en de inrichting van de verloskundige zorg in de regio. Naast veelvuldig incidenteel overleg tussen verschillende professionals bestaat het structurele overleg in het VSV tot nu toe uit het zogenaamde maandelijkse verloskundig overleg (MVO) en de perinatale auditgroep. In het MVO komen voornamelijk eerstelijns verloskundigen en gynaecologen samen. Afhankelijk van de agenda worden andere professionals uitgenodigd. Het overleg wordt gebruikt voor casuïstiekbespreking, het maken van werkafspraken en vaststellen van protocollen, en bijscholing. De perinatale auditgroep is een groep van vaste vertegenwoordiging van zorgverleners uit eerste en tweede lijn. Zij bespreken vier keer per jaar de perinatale sterftegevallen en organiseren jaarlijks een symposium voor alle verloskundige zorgverleners in en rond Leeuwarden. Naast dit structurele overleg heeft in 2011-2012 een groep van eerstelijns verloskundigen en gynaecologen een gezamenlijke visie op de geboortezorg in Leeuwarden proberen te ontwikkelen. Een andere werkgroep houdt zich bezig met een plan om over vijf jaar een Mother and Child Care Centre te laten functioneren. Tevens vindt vier keer per jaar een voorlichtingsavond plaats voor zwangeren en hun partners. Dit is een gezamenlijk activiteit van eerste en tweedelijns verloskundige zorgverleners en kraamzorgorganisaties. Er is behoefte om meer samenhang in de diverse activiteiten binnen het VSV en tussen de overlegorganen te brengen. Daarnaast zijn bepaalde (groepen) zorgverleners zoals de kraamzorgorganisaties en de obstetrieverpleegkundigen nog niet op een structurele wijze betrokken bij het VSV. Naast een intrinsieke motivatie van diverse deelnemers aan het VSV, heeft ook de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) het VSV Leeuwarden verzocht om haar doelstellingen en samenstelling uit te breiden conform de aanbevelingen in het stuurgroeprapport Een goed begin. In dit document wordt allereerst een nieuwe structuur van het VSV voorgesteld. Deze structuur is in het MVO d.d. 9 mei 2012 besproken en wordt door het MVO onderschreven. Vervolgens wordt een tijdsplanning beschreven waarin diverse stappen moeten worden ondernomen om de voorgestelde structuur en het vernieuwde VSV operabel te maken. Doelstellingen en taken VSV Leeuwarden Het VSV heeft als belangrijkste taak het adequaat organiseren van de geboortezorg in het adherentiegebied van het MCL. Tot nu toe was het VSV vooral gericht op de verloskundige zorgketen. In het VSV nieuwe stijl zal het de organisatie van de zorg rond preconceptie, zwangerschap, bevalling en kraamperiode betreffen. De zorgketen behoort vloeiend te verlopen. Dat houdt bijvoorbeeld in dat de taakverdeling tussen de zorgverleners duidelijk is, dat de zorgverleners adequaat informatie aan elkaar overdragen over cliënten, bijvoorbeeld door middel van een elektronisch dossier, dat de zorgverleners elkaar gemakkelijk kunnen bereiken voor overleg, dat de voorlichting die de zorgverleners geven op elkaar is afgestemd en dat doorverwijzingen soepel en snel verlopen. 3
De doelstellingen en taken van het VSV zijn: - Afspraken maken over de kwaliteit van de zorg aan zwangeren, pasgeborenen en pas bevallen vrouwen, waaronder ook valt organiseren van gezamenlijke intake, zorgplan en dossier - Afspraken maken over de organisatie van de plaatselijke zorgketen, met duidelijke afspraken over wie wanneer verantwoordelijk is voor de zorg, en daarmee voorkomen van vertraging bij verwijzing - Regionaal implementeren van en locaal uitvoeren van landelijk vastgesteld multidisciplinaire protocollen en kaders - Ontwikkelen en implementeren van lokale transmurale protocollen en werkafspraken - Casuïstiekbespreking - Verbeteren van samenwerking tussen eerste en tweedelijn - Organiseren van perinatale audit op lokaal en regionaal niveau (en het uitvoeren van de actiepunten voortkomend uit perinatale audit) Naast deze algemene doelstellingen zal het VSV de komende jaren werken aan de realisatie van de zeven belangrijkste punten uit het stuurgroeprapport Een goed begin : 1. Moeder en kind in de hoofdrol 2. Gezond oud worden, begint al in de baarmoeder 3. Eenduidige voorlichting 4. Samen verantwoordelijk 5. Specifieke en intensieve aandacht voor vrouwen in achterstandssituaties 6. Bevallende vrouw niet alleen 7. 24/7 beschikbaarheid en bereikbaarheid Organogram In figuur 1 wordt een structuur van het toekomstige VSV voorgesteld. Centraal staat het VSV waarin alle verloskundige hulpverleners vertegenwoordigd zijn. Dit is een grote groep mensen, heeft dus weinig slagkracht en komt niet vaak bij elkaar, bijvoorbeeld een keer per jaar. Lopende zaken die het gehele VSV aangaan, worden behartigd door het dagelijks bestuur (DB) van het VSV, dat bestaat uit een voorzitter, een secretaris en secretariële ondersteuning. Het DB maakt onderdeel uit van een kerngroep. De kerngroep bestaat uit ongeveer 6-8 mensen en vormt een evenwichtige vertegenwoordiging van de verschillende beroepsgroepen binnen het VSV: gynaecologen, eerstelijns en klinische verloskundigen, leidinggevende verpleegafdeling, vertegenwoordiger kraamzorg. De kerngroep initieert, coördineert en evalueert. De kerngroep neemt de regie over het bouwen aan en het operabel maken van het VSV nieuwe stijl. Het DB en de kerngroep komen tenminste eens in de zes weken samen. De feitelijke taken van het VSV worden uitgevoerd in kleine werkgroepen die worden samengesteld op basis van wat er nodig is. Deze werkgroepen hebben slagkracht en werken aan afgebakende onderwerpen. Sommige werkgroepen hebben een permanent karakter, andere zijn tijdelijk totdat de opdracht is vervuld. In de figuur worden voorbeelden gegeven van werkgroepen zoals die zouden kunnen bestaan. Het VSV bepaalt zelf welke werkgroepen er zijn. 4
Figuur 1 Organogram van VSV nieuwe stijl 5
Samenstelling Dagelijks Bestuur (DB) en taken Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter en een secretaris. De voorzitter en de secretaris worden voor een periode van 3 jaar gekozen in een bijeenkomst met het voltallig VSV. Idealiter werken de voorzitter en secretaris respectievelijk in het MCL en in de eerste lijn of vice versa. De voorzitter is het officiële aanspreekpunt voor alle partijen binnen en buiten het VSV-Leeuwarden zoals de zorgverzekeraars, het District Verloskundig Platform, het consortium Noord Nederland, de diverse (beroeps)organisaties, en de media. Het dagelijkse bestuur krijgt secretariële ondersteuning voor het plannen en notuleren van vergaderingen, het versturen van de agenda ect. De kerngroep Het dagelijkse bestuur maakt deel uit van de kerngroep. Naast de voorzitter en de secretaris bestaat de kerngroep uit ongeveer 6 mensen. De kerngroep vormt een evenwichtige vertegenwoordiging van de verschillende beroepsgroepen binnen het VSV en bestaat uit tenminste: 1 gynaecoloog, 2 eerstelijns verloskundigen, 1 klinische verloskundige, 1 kinderarts, de leidinggevende verpleegafdeling of zijn/haar vertegenwoordiger, 1 vertegenwoordiger van de kraamzorgorganisaties. De leden van de kerngroep hebben drie jaar zitting. Voor het waarborgen van de voortgang wordt de helft van de kerngroep na anderhalf jaar (na aantreden) vernieuwd. Iedere beroepsgroep draagt haar eigen vertegenwoordiging voor. De kerngroep initieert: - Voorstellen aan het VSV voor het oppakken en uitwerken van de aanbevelingen uit Een goed begin. - Voorstellen aan het VSV die intensieve samenwerking tussen de verschillende echelons bewerkstelligt met als doel optimale zorg voor moeder en kind. - Werkgroepen waarin verschillende voorstellen worden uitgewerkt; - een website VSV Leeuwarden En evalueert namens het VSV nieuwe werkwijzen en afspraken. Ieder lid van de kerngroep onderhoudt direct contact met een werkgroep, en koppelt de voortgang in de werkgroep terug naar de kerngroep. Ingeval van controversiële onderwerpen heeft ieder deelnemer aan de kerngroep de verantwoordelijkheid en de ruimte om ruggenspraak met haar/zijn eigen beroepsgroep te houden. Werkgroepen en doelstellingen cq opdrachten De feitelijke taken van het VSV worden uitgevoerd in werkgroepen die worden samengesteld op basis van wat er nodig is. Daarbij hebben de aanbevelingen uit Een goed begin speciale aandacht. Een aantal werkgroepen hebben een permanent karakter zoals: Maandelijks Verloskundig Overleg. In dit maandelijks overleg komt een vertegenwoordiging van eerstelijns en klinische verloskundigen, gynaecologen, kinderartsen samen. Afhankelijk van de agenda worden andere professionals uitgenodigd. Het primaire doel is de dagelijkse zorg van eerste lijn op tweede lijn zo 6
goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Aan de hand van casuïstiek wordt de zorg geëvalueerd, en waar nodig afspraken gemaakt of bijgesteld over de inhoud en organisatie van de zorg. Tevens worden nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen besproken op het terrein van de verloskunde en de kindergeneeskunde. Het MVO signaleert nieuwe landelijke richtlijnen van de diverse beroepsgroepen en geeft de werkgroep protocollen de opdracht om bepaalde onderwerpen uit te diepen en in een protocol vast te leggen. Tweedelijns perinatologiebespreking. Dit is een wekelijks overleg van gynaecologen en kinderartsen. Opgenomen zwangeren waarmee de kinderartsen te maken zullen krijgen, worden besproken. Kinderartsen geven terugkoppeling over de inmiddels geboren kinderen. Werkgroep perinatale audit. Een gynaecoloog, een eerstelijns en klinische verloskundige, een kinderarts en patholoog vormen deze werkgroep. Zij organiseren de audit, bereidt deze voor en voert deze uit. De werkgroep koppelt de actiepunten terug naar de kerngroep, het MVO en naar andere relevante werkgroepen. De werkgroep organiseert jaarlijks een symposium. Werkgroep kraamzorg. In deze werkgroep heeft zitting een afvaardiging van de kraamzorgorganisaties, eerstelijns verloskundigen, obstetrieverpleegkundigen, JGZ, kinderverpleegkundigen. Deze werkgroep komt tweejaarlijks bijeen. Zij monitort de samenwerking tussen de diverse partijen, werkt aan de realisatie van de continue ondersteuning tijdens de bevalling, monitort en coördineert het borstvoedingsbeleid in het VSV Leeuwarden, levert inhoudelijke input aan de voorlichtingsbijeenkomsten in het MCL, en aan de website van het VSV. Werkgroep acute zorg/ambulancezorg. In deze werkgroep heeft zitting: een afvaardiging van de ambulancezorg, eerstelijns en klinische verloskundigen, gynaecologen, kinderartsen, anesthesist, leidinggevende OK. De werkgroep komt twee keer in het jaar bijeen. Zij monitort de implementatie van het protocol parallelle acties.zij inventariseert de knelpunten in de acute verloskundige keten, signaleert hiaten in kennis en kunde van diverse beroepsgroepen, doet voorstellen voor bijscholing, organiseert jaarlijkse een gezamenlijke training in acute verloskunde vaardigheden. Werkgroep richtlijnen, protocollen, werkafspraken. Deze werkgroep bestaat uit tenminste een gynaecoloog, een eerstelijns en een klinische verloskundige. Afhankelijk van het onderwerp worden andere professionals uitgenodigd. De werkgroep krijgt de opdracht om alle bestaande multidisciplinaire protocollen en werkafspraken te inventariseren en deze beschikbaar te stellen op de website van het VSV. Op verzoek van het MVO, of andere werkgroepen worden nieuwe protocollen en werkafspraken gemaakt. Aan de basis van gezamenlijke protocollen ligt de VIL, en de richtlijnen van de beroepsgroepen KNOV, NVOG en NHG. Als deze richtlijnen met elkaar botsen zal in onderling overleg vastgesteld worden welke verschillen er zijn en hoe daar in de plaatselijke situatie mee omgegaan wordt. Uitgangspunt is het belang van de cliënt om van een samenhangend zorgaanbod gebruik te kunnen maken. Alle concept protocollen worden besproken in het MVO en daar geaccordeerd voordat zij in werking treden. Werkgroep kwaliteitsbeleid echografie. De echopraktijken in en rond Leeuwarden (inclusief het MCL) stellen in deze werkgroep samen een kwaliteitsbeleid op met als doel de kwaliteit van echo s te waarborgen. De werkgroep stelt normen en voorwaarden voor onderhouden van vaardigheden en apparatuur, en stelt criteria voor welke echo s in welke echopraktijk gemaakt kunnen worden. 7
Werkgroep Mother and Child Care Centre. In de werkgroep wordt nagedacht over mogelijkheden om de capaciteit voor klinische en poliklinische verloskunde in het MCL te vergroten. Naast deze werkgroepen zijn er ook werkgroepen met een specifieke opdracht van tijdelijke aard zoals: het ontwikkelen van gezamenlijk dossier, het ontwikkelen van een werkwijze voor gezamenlijke intakes, het onderzoeken hoe de client inspraak krijgt in wijze waarop de zorg voor haar is georganiseerd en in alle nieuwe ideeën/instrumenten die ontwikkeld worden, enz. Moeder en kind centraal De client centraal lijkt vanzelfsprekend maar tot nu toe voegt de zwangere zich vaker naar ons zorgsysteem dan andersom. Idealiter krijgt de client inspraak in de wijze waarop de zorg voor haar is georganiseerd en zullen nieuwe ideeën en instrumenten aan haar mening worden getoetst. De kerngroep gaat onderzoeken hoe de client in de organisatie van het VSV structureel betrokken kan worden. Het streven van het VSV Leeuwarden is om de zorg als een samenhangend geheel aan te bieden. In het verlengde daarvan ligt het voor de hand om deze zorg als organisatie te evalueren. Tot nu toe krijgen jonge ouders vanuit diverse organisaties enquêteformulieren toegezonden. Het VSV leeuwarden gaat streven naar een vragenlijst waarmee de clienttevredenheid over de zorg wordt onderzocht. Jonge ouders worden zo minder belast en de respons (die vaak laag is) wordt hiermee verhoogd. Website Een website van het VSV Leeuwarden is een belangrijk signaal van optimale samenwerking tussen diverse zorgverleners en organisaties naar de (aanstaande) zwangere toe. Het dient als wegwijzer naar de diverse zorgverleners in en om Leeuwarden. Eenduidige informatie over gezond zwanger worden en zijn, wordt zo bevorderd. In een afgesloten deel hebben de deelnemers van het VSV toegang tot gezamenlijke documenten en afspraken waaronder protocollen. Samenwerking Consortium Noord Nederland Het VSV Leeuwarden zal waar mogelijk gebruik maken van de ondersteuning vanuit het consortium Noord Nederland. Dit consortium gaat zich de komende jaren richten op de professionalisering van de VSV s in Noord Nederland. Daarbij krijgt met name de ontwikkeling en implementatie van protocollen de aandacht, en de implementatie van de actiepunten voortkomend uit de perinatale audit. Financiën In deze voorgestelde organisatiestructuur zullen kosten worden gemaakt zoals secretariële ondersteuning, vergaderruimte, organiseren van symposia en scholing. De eerste opdracht aan de kerngroep is een begroting op te stellen en een voorstel te doen hoe deze kosten verdeeld moeten worden over de verschillende deelnemers aan het VSV. Voor het opstarten van het VSV in deze nieuwe structuur zal financiële ondersteuning worden gevraagd bij zorgverzekeraar De Friesland. Tijdspad Wanneer Wat Wie Juni 2012 Benaderen en informeren van kraamzorgorganisaties, ambulance, huisartsen, kinderartsen, zorgmanager MCL over de nieuw voorgestelde structuur en organisatie van JS/RvdS 8
het VSV Juni 2012 Het plan van aanpak wordt per mail aan alle deelnemers gestuurd 28-6-12 Bijeenkomst met alle VSV-deelnemers waarbij het plan van aanpak wordt besproken. Kerngroep en diverse werkgroepen worden geformeerd Juli/aug Plan van aanpak wordt (zo nodig) bijgesteld. 2012 Subsidieaanvraag wordt gedaan bij DFZ. Augustus Diverse beroepsgroepen dragen leden voor kerngroep en 2012 werkgroepen voor Oktober DB en kerngroep starten op: er vindt tenminste een 2012 bijeenkomst plaats in deze periode. Diverse werkgroepen gaan van start. Ieder werkgroep heeft een Oktober 2012 Sept 2012- Maart 2013 Sept 12 Jan 2013 Sept 2012- Juli 2013 Juni 2013 -. kartrekker/aanspreekpunt voor de kerngroep Er wordt een begroting opgesteld voor september 2012- september 2013 en een voorstel hoe de kosten verdeeld moeten worden over de deelnemers aan het VSV. Ontwikkeling van een gezamenlijke vragenlijst (clienttevredenheid) Statuten VSV worden ontwikkeld Website VSV wordt ontwikkeld en gelanceerd Evaluatie van de nieuwe structuur en organisatie van het VSV En aanstelling Dagelijks Bestuur JS JS/RvdS RvdS/JS Kerngroep RvdS/JS/Kerngroep Kerngroep kerngroep 9