Aan : Gemeenteraad Van : Wence Wassink CC : Datum : 13 mei 2015 Betreft : Geachte Raad, Met deze informatiebrief stellen wij u op de hoogte over de wijze waarop in januari 2015 de gebiedsteams van start zijn gegaan en we uitvoering hebben gegeven aan de decentralisaties in NOF. Het betreft hierbij een eerste verslag over de periode januari-maart 2015. De maand januari 2015 stond in het teken van de eerste praktijkervaringen na een voorbereidingsperiode, waarin met man en macht is gewerkt om op 1 januari klaar te staan. Voorzichtig concluderen wij dat het redelijk tot goed gaat. Een compliment voor allen die dit mogelijk hebben gemaakt! We lopen aan tegen veel nieuwe vragen, maar we krijgen steeds meer grip op het proces. Wel kan nu al worden geconstateerd dat de bemensing in de gemeenten erg dun is, of het nu op de beleidsafdelingen is, de administratie, de ICT of binnen de gebiedsteams, de werkdruk is (te) hoog. In 2015 zal de focus liggen op het afronden van de transitieperiode en het ervaren wat dat in de praktijk betekent. We hebben daartoe inmiddels een nieuwe programmastructuur ontwikkeld, die mee kan in de ontwikkelingen van de ambtelijke fusie. Tegelijkertijd is per 1 januari de periode van transformeren aangebroken. In de transformatie ligt de veranderopgave besloten tot het behalen van de doelen van de decentralisaties in het sociaal domein. Dat is een grote opgave waarin vernieuwing in het sociaal domein tot uitdrukking moet komen. Toegang Vanaf de start op 5 januari jl. was het doel een zachte landing voor de klanten. De samenwerking met de partners in de keten werkt, waardoor (voor ons nog) nieuwe vragen leiden tot de juiste aanpak voor de klanten. Een hausse aan nieuwe klanten is uitgebleven, mede door het overgangsrecht. Hierdoor is voor hen de zorgcontinuïteit gewaarborgd. Voor telefonische toegang is per gemeente een telefoonnummer ingericht dat bemenst wordt door professionele jeugdhulpverleners. Deze dienst biedt informatie aan ouders, verzorgers en professionals over zorg in natura, PGB etc. Deze nummers raakt steeds meer bekend. Tot eind maart is via KCC en de Gebiedsteams ruim 300 keer gebeld. De KCC s van de gemeenten zijn in de eerste maanden ongeveer 150 keer gebeld voor informatie en/of hulpvragen in het sociale domein. Alle vragen waarover niet meteen duidelijkheid kan worden verschaft, worden door de gebiedsteam medewerkers opgepakt. Meldingen hebben onder meer betrekking op: schuldhulpverlening, schoolmaatschappelijk werk, opvoedingsondersteuning, dagbesteding, huiselijk geweld, psych sociale problematiek, dyslexie/adhd. Daarnaast blijven we ook de gebruikelijke Wmo-vragen houden. - 1 -
Gemeente Meldingen % Wachtlijst % (meervoudig) Dantumadeel 116 19% 15 13% Dongeradeel 182 30% 13 7% Ferwerderadiel 80 13% 0 0 Kollumerland 218 36% 40 18% Ameland 15 2% 0 0 Schiermonnikoog nnb nnb Totaal 611 100% 68 * Gebiedsteam Kollumerland c.a. kent bij meldingen geen onderscheid in complex en algemeen. In de uitvoering lopen de medewerkers tegen diverse losse eindjes aan, zoals onduidelijkheden binnen welke wetgeving taken nu zijn ondergebracht (bv Wmo, Wlz, zorgverzekering of centrumgemeente) en dus wie nu verantwoordelijk is voor welke taak. In de aanpak is rekening gehouden met het feit dat we in de uitvoering gaandeweg aanlopen tegen zaken die nog niet of onvoldoende zijn uitgewerkt in verordeningen en regels. De werkafspraak is om de klanten eerst te helpen terwijl we aan de gang gaan met structurele oplossing van deze vragen. Uiteindelijk vraagt dit wel om aanpassing van verordening en beleidsregels. De 'losse eindjes' uit de praktijk worden verzameld. Als deze duidelijk zijn worden deze verwerkt in een aangepaste verordening. Transformatie Ondanks de enorme drukte van de waan van de dag, worden toch al de eerste stappen gezet voor de gewenste transformatie. We willen samen met burgers en maatschappelijke organisaties vernieuwende arrangementen ontwikkelen, waarbij we nadrukkelijk ook het domein van Werk en Inkomen (Participatiewet) betrekken. Wel is het goed om te beseffen dat transformatie een kwestie van lange adem is, waar we de komende jaren voor gaan uittrekken. De gebiedsteams. We werken aan de opzet van de evaluatie van de gebiedsteams. Daarbij is het, geen vraag meer of het werken met gebiedsteams in NOF de gewenste aanpak is, maar hoe de teams gaan werken. Daarbij gaat het naast taken, rollen, bevoegdheden, bezetting en werkwijze ook om de vraag hoeveel teams optimaal zijn, waar deze teams komen en welk type vragen zij afhandelen.. Een volgende stap is de verbinding met de informele netwerken in de gebieden en dorpen. Met deze netwerken moet ruimte worden gegeven aan burgerinitiatieven. Daar ligt in 2015 een (flinke) uitdaging voor gebiedsteams. - 2 -
Bij de nieuwe cliënten valt de vaak enorme complexiteit van de aanvragen en het aantal betrokken instanties op. In de praktijk wordt het belang van de regiefunctie (één gezin/cliënt, één plan, één regisseur) direct ervaren. Dit onderstreept het belang om hieraan een professionele invulling te geven; zowel voor de cliënt als voor het invullen van de sturende rol van de gemeente richting de betrokken zorginstellingen. Begeleiding van de klanten vergt in dit beginstadium veel tijd. Meer dan de drie en zes uur die momenteel begroot is voor respectievelijk een herindicatie of nieuwe melding. Standaard wordt bij alle aanvragers thuis een keukentafelgesprek gevoerd. Zorgpunt is de werkdruk in het algemeen en de beperkte jeugd-bezetting in de gebiedsteams in het bijzonder. Inmiddels wordt gewerkt aan uitbreiding met één jeugd fte en zijn we er in geslaagd iemand op een werkervaringsplek met jeugdervaring te plaatsen. Qua aansturing zijn we aan het bekijken wat het beste bij de respectievelijke teams past: een meewerkend voorman, een procesbegeleider of juist coaching op de Kanteling. Aandachtspunten gebiedsteams in 2015 Voor 2015 zien wij de volgende aandachtspunten in het verschiet voor de gebiedsteams: - Integraal samenwerken als professionals; - Versterken integraliteit tussen de Wmo, Jeugd en Participatie; - Wisselwerking tussen de formele en informele netwerken; - Samenwerking met wijkverpleegkundigen en huisartsen; - Monitoring op basis van procesdoelen; - Evaluatie van de uitkomsten op basis van maatschappelijke kosten en baten. Communicatie = maatwerk. Gezien de toeloop van klanten en de vragen die worden gesteld wordt steeds duidelijker dat ook informatievoorziening maatwerk is. Klanten hebben uiteenlopende vragen die gaan over hun eigen problematiek. Dit betekent dat kwalitatieve inzet aan het begin van de keten van groot belang is. De aanpak is hierop gericht. Landelijk is er een intensieve campagne gaande van Veilig Thuis (het-houdt-niet-op), voorheen meldpunt kindermishandeling en huiselijk geweld, om mensen te informeren over de nieuwe naam en de rollen van het meldpunt. Gegevensknooppunt (GGK) Om informatie uit te wisselen (zoals facturen) tussen 400 gemeenten en 7000 zorgaanbieders in Nederland is een landelijk een digitaal gegevensknooppunt ontwikkeld. De gemeenten in NOF zijn succesvol aangesloten op dit knooppunt. Wij hebben alles gedaan om ons voor te bereiden op de gegevensuitwisseling. Op dit moment zijn in de landelijke implementatie van dit knooppunt nog een aantal problemen. Deze zijn van technische aard en worden naar verwachting op korte termijn opgelost. Het grootste deel van de zorgaanbieders Jeugd wordt bevoorschot. Daarnaast zijn waar losse facturen ontvangen van zorgaanbieders die landelijk zijn ingekocht door de VNG zijn ontvangen zijn deze tijdig betaald. - 3 -
Onder de WMO wordt alles (behalve de PGB) op factuurbasis betaald. De eerste facturen komen nu binnen. De bedoeling is dat deze facturen via het GGK gaan lopen. Inmiddels is regionaal met de aanbieders afgesproken dat indien het niet mogelijk is om facturen via het gegevensknooppunt te versturen, ze facturen kunnen mailen. Uitgangspunt is dat de facturen normaal zullen worden uitbetaald. Continue aandacht moet uitgaan naar kennis van producten/bouwstenen bij zowel aanbieders als eigen medewerkers. Medio mei organiseren wij daartoe een regionale bijeenkomst. Gegevensoverdracht Knelpunt voor de gemeenten blijft de gebrekkige gegevensoverdracht van het Rijk naar de gemeenten. Dit geldt met name voor de overdracht van de gegevens van inwoners die vallen onder het overgangsrecht bij de Jeugdhulp. De gemeenten hebben inmiddels meerdere bestanden van het Rijk gekregen. Deze bestanden blijken vaak onjuiste of niet meer actuele of alleen maar kale gegevens te bevatten. In de tussentijd melden inwoners die jeugdhulp ontvangen zich zelf ook bij de gemeenten. Wanneer zij contact opnemen, wordt hen gevraagd de benodigde informatie (veelal de indicatiebeschikking) aan ons door te geven. PGB Vanaf 1 januari wordt het persoonsgebonden budget (PGB) niet meer op de rekening van budgethouders gestort. Uitbetalingen worden door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) gestort op de rekening van de zorgverlener. Bij de SVB is vertraging ontstaan in dit proces. Wij zijn in staat om in te spelen op individuele situaties waarin dit tot onoverkomelijke problemen leidt. Informatievoorziening en privacy In zogenaamde Bewerkersovereenkomsten op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) zijn met aanbieders Jeugd en Wmo afspraken nadere gemaakt over de verwerking en uitwisseling van persoonsgegevens. Het berichtenverkeer tussen zorgverleners en gemeente wordt geautomatiseerd, zover is het overigens nog niet. Gemeenten zijn hierbij afhankelijk van landelijke afspraken. Veel administratief werk moet voorlopig handmatig verwerkt worden, aangezien er veel en grote bestanden naar verschillende instanties moeten en vice versa. Binnen NOF werken we momenteel samen met onze maatschappelijke partners aan privacybeleid dat aansluit op de informatieuitwisseling in het sociaal domein. Naast het technisch afschermen van gegevens en het vaststellen van regels gaat het om beïnvloeding van gedrag. Dit is voor de professionals in het sociale domein niet nieuw. Nu al werken verschillende adviseurs in het sociale domein met privacygevoelige gegevens. Zij gaan daar professioneel mee om. Een hanteerbaar privacybeleid kan dit alleen nog maar versterken. - 4 -
Herindicaties Momenteel is gestart met de herindicaties waarbij het gemis van gegevens over de klant, waar de gemeente geen toegang tot heeft, lastig blijkt. Voor de rond de 1300 herindicaties is inmiddels een plan ontwikkeld waarmee deze indicaties over het hele jaar kunnen worden uitgesmeerd. Ons standpunt is in voorkomende gevallen is dat zorg doorgeleverd wordt, ook al zijn de juiste gegevens bij ons nog niet bekend. Financiën Het is ingewikkeld op dit moment volledig grip te krijgen op de verwachte uitgaven in het sociaal domein. Daarvoor zijn diverse redenen aan te voeren: - diverse (grote) aanbieders hebben nog niet gedeclareerd (administratieve problemen?) - de verzilvering door cliënten ligt onder het niveau van bevoorschotting (problemen SVB?) - Portaal van MO Zaak staat nog niet open. Dit betekent een vertraging in de declaraties waardoor de informatie over aantallen en kosten in met name het eerste kwartaal niet volledig zal zijn. - Voor Beschermd Wonen (WMO) geldt een overgangsregime en een nieuw regime. Aanbieders in het overgangsregime hoeven niet te declareren (zijn lumpsum betaald). Dit betekent dat de informatie over aantallen en kosten bij met name deze aanbieders waarschijnlijk niet volledig zal zijn. - Voor Jeugd en dan het specifiek de voormalige Jeugd-GGZ geldt dat de DBC s na afloop van het traject worden gedeclareerd en dat in de eerste kwartalen van dit jaar de aantallen en kosten voor deze categorieën niet een betrouwbaar beeld geven. - De informatie die aanbieders leveren is niet gestandaardiseerd. Elke partij levert zijn/haar eigen set aan indicatoren, de frequentie staat niet altijd vast of varieert tussen de verschillende aanbieders. - Aantal partijen kan/wil geen informatie op persoonsniveau (BSN) leveren. - NOF heeft nog geen eenduidige administratieve werkprocessen en accountmanagement ingericht. Daar zijn we nu volop mee aan de slag. Prioriteit heeft nu om met de aanbieders nadere afspraken te maken over de gegevens die ze aanleveren, de frequentie van aanlevering en de wijze en het moment waarop de gegevens aangeleverd gaan worden. Daarnaast moet geïnvesteerd worden in het administratieve proces van de gemeenten. - 5 -