Verslag Directiecomité 16 december 2015 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, Katleen den Roover, Alex Helsen, Door Steyaert, Kris Verduyckt, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur (verslag) Verontschuldigd: Tjerk Sekeris, ondervoorzitter; Frank Geudens, secretaris; Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, bestuurders Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden 1. Overheidsopdrachten: ontwikkeling crematorium Lommel gunning Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld om op basis van het verslag van de beoordelingscommissie en op basis van de definitieve offerte (best and final offer - BAFO) van de voorkeursbieder de opdracht voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel te gunnen. Het verslag van de beordelingscommissie bevat de beoordeling van de offertes en de BAFO die werden onderzocht en getoetst aan het bestek zoals goedgekeurd door de raad van bestuur. Feiten en context In het najaar van 2013 zijn zeven Limburgse gemeenten lid geworden van PONTES waarmee de ontwikkeling van een nieuw crematorium in Lommel definitief kon aangevat worden. Aansluitend daarop werd gestart met de organisatie van de overheidsopdracht die de realisatie van het nieuwe crematorium moet mogelijk maken. Daartoe heeft de raad van bestuur op 16 april 2014 de selectieleidraad goedgekeurd. Dit document bevat een oproep tot kandidaten die belangstelling hebben om het toekomstige crematorium te gaan ontwikkelen. De selectieleidraad, die zowel in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad als in het Europees Publicatieblad is bekend gemaakt (respectievelijk op 13 en 18 juni 2014), beschrijft gedetailleerd aan welke vereisten de kandidaten moeten beantwoorden en op welke wijze zij een aanvraag tot deelneming aan de opdracht moeten indienen. De geïnteresseerde partijen moesten uiterlijk op 1 september 2014 hun aanvraag tot deelname hebben ingediend. PONTES ontving de aanvraag van tien inschrijvers.
Het directiecomité heeft op 6 november 2014 vijf kandidaten geselecteerd op basis van voormelde selectieleidraad. De geselecteerde en de niet geselecteerde kandidaten werden afdoende op de hoogte gebracht. De volgende teams werden geselecteerd (in willekeurige volgorde): NR. 1 NR. 2 NR. 3 NR. 5 Vanhout Projects NV a2o Vanhout NV StuBeCo Boydens P. Leemans Pieter Daenen tuinarchitectuur Simoni en CFE Immo awg architecten Aannemingen Van Wellen BAS Tecon Groep INT Avant Garden awg architecten Belvi nv Stéphane Beel bvba NV Houben Ney + Partners RCR studiebureau MB Consult BUUR + West8 Stéphane Beel bvba Artes Projects NV KAAN en Artes Roegiers NV Pieters Bouwtechniek Henk Pijpaert Engineering Henk Pijpaert Engineering Erik Dhont KAAN en
NR. 10 DMI Vastgoed en Achtergael Democo NV Grontmij Belgium Grontmij Belgium Grontmij Belgium Grontmij Belgium / Proap Portugal en Achtergael / Five AM Het bestek voor de opmaak van de offertes werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 19 november 2014. De geselecteerden werden op 11 januari 2015 uitgenodigd om een offerte in te dienen tegen uiterlijk 13 mei 2015 om 11 uur. Begin februari werden alle geselecteerde kandidaten uitvoerig geïnformeerd over het bestek en het programma van eisen tijdens een informatievergadering in het crematorium van Welkenraedt. Alle geselecteerden dienden tijdig een offerte in. De offertes werden toegelicht op 12 juni 2015. Door PONTES is een beoordelingscommissie samengesteld, die bestaat uit een aantal leden met beslissende stem: namens PONTES (algemeen directeur en directielid); een architect, zijnde Ir. Marc Martens; de Vlaams Bouwmeester of zijn afgevaardigde, zijnde Mario Deputter, projectleider; een directeur van een ander crematorium, zijnde dhr. Kris Coenegrachts (IGS Westlede); een deskundige inzake duurzaam bouwen, zijnde. Dhr. Arnold Schautteet (BOPRO) Daarnaast kunnen een aantal personen aan de selectiecommissie worden toegevoegd met een adviserende rol: de burgemeester van de stad Lommel; de stedenbouwkundig ambtenaar van de stad Lommel; een deskundige inzake technische installaties. De algemeen directeur van PONTES zetelt als voorzitter. De commissie heeft zich administratief laten ondersteunen door mr. Wim Rasschaert, advocaat. De opdracht van deze commissie bestond er uit een voorstel te doen aan PONTES over het verder voeren van onderhandelingen, over de rangschikking en de aanduiding van een voorkeursbieder (zie procedure). De commissie beoordeelt hierbij alle gunningcriteria. Zij kan zich bijkomend laten ondersteunen door personeelsleden van PONTES of door externe deskundigen. De commissie kan rechtsgeldig bijeenkomen wanneer 5 leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De commissie is, met het oog op het advies over de rangschikking en de aanduiding van de Voorkeursbieder, bijeengekomen dd. 12 juni 2015 en 25 augustus.2015. Zij was rechtsgeldig samengesteld. Dit resulteerde in een verslag dd. 09 september 2015.
Gezien de onderhandelingen werden gevoerd op basis van de opmerkingen van de beoordelingscommissie, heeft Pontes de beoordelingscommissie opnieuw bijeen laten roepen om bijkomend te adviseren over de BAFO, met het oog op het advies over de gunning van de Opdracht aan de Voorkeursbieder. De commissie is daartoe rechtsgeldig bijeengekomen dd. 14 december 2015. Het verslag van de commissie is unaniem goedgekeurd dd. 14 december 2015. Het directiecomité heeft kennis genomen van het verslag. Juridische gronden Artikel 26, 2 en 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten In specifieke omstandigheden mag de aanbestedende overheid een overheidsopdracht organiseren volgens de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Artikelen 3 t/m 10 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Deze artikelen bepalen welke informatieverplichtingen de aanbestedende overheid moet respecteren. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, 8, 4 van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor het voeren van de gunningsprocedures, de gunning en uitvoering van de overheidsopdrachten. Besluit van de raad van bestuur van 19 november 2014 De raad van bestuur keurt het bestek voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel goed. Besluit van het directiecomité van 6 november 2014 Het directiecomité keurt de selectie van vijf kandidaten goed die uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Besluit van het directiecomité van 16 september 2015 Het directiecomité duidt een voorkeursbieder aan waarmee onderhandelingen worden opgestart in functie van een best and final offer. Bijlage(n) Verslag van de beoordelingscommissie van 14 december 2015 Motivering De beoordelingscommissie heeft alle ingediende offertes en de BAFO als regelmatig aanvaard. Ze heeft de offertes en de BAFO vervolgens grondig bestudeerd en beoordeeld in het licht van de gunningcriteria.
De gunningcriteria zijn de volgende: gunningcriterium 1: architectuur en kwaliteit (gebouw, interieur, omgeving) 80 punten gunningcriterium 2: prijs 40 punten gunningcriterium 3: duurzaamheid 40 punten gunningcriterium 4: plan van aanpak 40 punten o subgunningcriterium 1: budgetcontrole 10 punten o subgunningcriterium 2: uitvoeringstermijn 10 punten o subgunningcriterium 3: werfopvolging en projectorganisatie 10 punten o subgunningcriterium 4: communicatieplan 10 punten gunningcriterium 5: eigenaarsonderhoud en dagelijks onderhoud 60 punten o subgunningcriterium 1: onderhoudsconcept 20 punten o subgunningcriterium 2: prijs eigenaarsonderhoud 20 punten o subgunningcriterium 3: prijs dagelijks onderhoud 20 punten De beoordelingscommissie komt, na een zeer omstandige en grondige gemotiveerde afweging en na studie van de BAFO van de voorkeursbieder, tot de volgende resultaten (totaalscore): GC 1 (/80) GC 2 (/40) GC 3 (/40) GC 4 (/40) GC 5 (/60) TOTAAL (/260) RANG VALE 72 20 40 35 42,13 209,13 1 ATRO 40 20 40 36 33,04 169,04 5 BELVI 60 20 40 34 34,98 188,98 3 METAPHERO 50 20 40 26 56 192 2 ELYSIUM 45 20 40 32,5 39,64 177,14 4 De beoordelingscommissie adviseert de opdrachtgever tot de gunning van de opdracht aan VALE. De beoordelingscommissie adviseert de opdrachtgever tot de niet - gunning van de opdracht aan de overige inschrijvers. Het directiecomité sluit zich aan bij de overwegingen in het verslag van 14 december 2015 van de beoordelingscommissie en beschouwt ze hier als integraal en uitdrukkelijk hernomen. Voormeld verslag maakt dan ook een onsplitsbaar deel uit van onderliggende beslissing. Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van het verslag van de beoordelingscommissie van 14 december 2015. Artikel 2 Het verslag en de daarin opgenomen motivering van de beoordelingscommissie van 14 december 2015, zoals integraal gevoegd als onsplitsbare bijlage bij dit besluit, wordt integraal overgenomen door het directiecomité. Artikel 3 De BAFO van de voorkeursbieder wordt als regelmatig aanvaard.
Artikel 4. De opdracht voor de ontwikkeling van het crematorium te Lommel wordt gegund aan het samenwerkingsverband VALE, met als ontwikkelaar en contactpersoon VANHOUT PROJECTS NV, waarvan de maatschapelijke zetel is gevestigd te 2440 Geel, aan de Lammerdries 2. Artikel 5. De opdracht voor de ontwikkeling van het crematorium te Lommel wordt niet gegund aan de andere inschrijvers, zijnde de samenwerkingsverbanden ATRO (ontwikkelaar CFE IMMO), BELVI (ontwikkelaar BELVI NV), METAPHERO (ontwikkelaar ARTES PROJECTS NV) en ELYSIUM (ontwikkelaar DMI VASTGOED). Artikel 6. De beslissing over de onderhoudsformule voor het crematorium uit te stellen naar een volgende zitting van het directiecomité. Artikel 7. Alle inschrijvers worden op gepaste wijze van deze beslissing in kennis gesteld. Deze beslissing wordt tevens overgemaakt aan de subsidiërende overheid.