Samen duurzaam verder Onlangs sloten we de pilot Duurzaam Severinus af met een brede evaluatie onder de pilot-woningen en locaties voor dagbesteding en thuisondersteuning met de medewerkers én de wettelijk vertegenwoordigers. Deze pilot leverde veel informatie op. Zo gaf hij inzicht in de uitgangspunten op het gebied van participatie, zelforganisatie, de rol van ondersteunende diensten en de daarbij benodigde ondersteuning, zoals scholing en coaching. De pilot is geslaagd en zette de organisatie in beweging. Het is nu aan ons om deze beweging om te zetten in een nieuwe organisatiestructuur. In deze notitie vertellen we hoe we dat willen gaan doen. De bedoeling: de cliënt, zijn zorgvraag en onze medewerkers Hoe we de organisatiestructuur van Severinus inrichten, wordt met name bepaald door de cliënten die aan onze zorg zijn toevertrouwd. De nieuwe organisatiestructuur is geen doel op zich, maar stelt ons in staat om nog beter in te spelen op de wensen en behoeften van onze cliënten en hun naasten. Daarbij draait het in de eerste plaats om kwaliteit van leven, het zo gelukkig mogelijk kunnen zijn en het leiden van een zinvol bestaan. Daarnaast moet de nieuwe structuur eraan bijdragen dat onze medewerkers zo goed en zo plezierig mogelijk hun werk kunnen doen. Niets meer en niets minder. De richting: visie, missie en kernwaarden Visie en missie Severinus is dé zorgorganisatie in Veldhoven en omgeving, primair voor mensen met een verstandelijke beperking en hun naasten. Zelfbeschikking en zelfstandigheid van onze cliënten staan hier voorop. Wij ondersteunen onze cliënten in het maximaal deelnemen aan de samenleving waarbij we inzetten op het volop benutten van hun mogelijkheden. Motto Bijzonder in samenleven. Dit geeft precies aan wat en wie we willen zijn. Dat willen we nog zichtbaarder maken. Samenleven omvat dan ook samen wonen, samen werken, samen leren en samen zijn. Kernwaarden Wat ons bijzonder maakt, drukken we uit in kernwaarden. Na lang nadenken en praten besloten we om de huidige kernwaarden (Bijzonder Betrokken, Betrouwbaar en Baanbrekend) te vervangen door drie nieuwe die beter uitdrukken waar we samen naar streven, namelijk: Liefdevol Dit heeft betrekking op de zorg aan onze cliënten. Deze waarde vertolkt ook wat we elke dag zien. We hebben aandacht en empathie voor de cliënten en voor elkaar. Bevlogen De medewerkers van Severinus zijn bezield, enthousiast en gedreven in wat zij doen. Veilig Je veilig kunnen voelen is een basisbehoefte voor cliënten, hun naasten en onze medewerkers. Als je je niet veilig voelt, kun je niet jezelf zijn. Het is een noodzakelijke basis om je werk te kunnen doen, prettig te kunnen wonen en te kunnen zijn wie je bent of wilt zijn. Het betekent niet dat we geen waarde meer hechten aan betrokkenheid of betrouwbaarheid. Dit is voor ons ondertussen zo vanzelfsprekend en voorwaardelijk dat het niet vertaald hoeft te worden in kernwaarden. Baanbrekend vinden we niet onderscheidend en ook teveel belast. Samen duurzaam verder 1
De inrichting: Severinus in 2017 en 2018 In de komende twee jaar vormen we Severinus om naar een organisatie met drie besturingsniveaus: 1. De zelforganiserende teams in de zorg en dagbesteding en bij de ondersteunende diensten; 2. Een, op termijn, niet-hiërarchische middenlaag ter ondersteuning en begeleiding van de zelforganiserende teams; 3. De Raad van Bestuur. Bij de nieuwe inrichting laten we ons leiden door de samenwerkingsdriehoek (Driehoekskunde). Alles draait om de relatie, interactie en samenwerking tussen cliënt, zijn naasten en de medewerkers. 1. Het eerste besturingsniveau: zelforganiserende teams Zelforganiserende teams krijgen het mandaat om in lijn met de visie, missie en kernwaarden het gevraagde (werk) te doen en te werken aan de bedoeling van Severinus. De teams kunnen en mogen heel divers zijn. Zelforganiserend We willen dat alle teams in de zorg, dagbesteding, thuisondersteuning en behandeling vóór 1 januari 2019 zelforganiserend zijn. We kiezen ervoor om de hiërarchische leiding uit de teams te halen en in eerste instantie onder te brengen in de middenlaag. Dit betekent dat de functie van teamleider wordt omgevormd naar de functie van regiebegeleider. Die krijgt onder andere de operationele leiding (het coördineren van het werkproces) en kwaliteit als aandachtsgebied. De hiërarchische relatie of lijnrelatie bestaat dan tussen manager in de middenlaag en de individuele teamleden. Het aantal uren dat de teamleider werkte, wordt toegevoegd aan de formatie van het team. Samenstelling De samenstelling van de zelforganiserende teams in de zorg, dagbesteding en thuisondersteuning is vergelijkbaar. Elk team heeft ten minste één teamlid (de regiebegeleider) die opgeleid is op niveau 5. De overige teamleden zijn opgeleid op niveau 4. Deze teamleden noemen we in de zorg en thuisondersteuning Persoonlijk begeleider en in de dagbesteding Activiteitenbegeleider. In enkele teams komt ook de functie Begeleider voor, deze medewerker is opgeleid op niveau 3. De huidige functienamen in de teams, zoals verpleegkundige, zorgcoördinator en activiteitencoördinator, komen te vervallen. De zorgcoördinerende rol/taak wordt in beginsel door alle persoonlijk begeleiders uitgevoerd of waargenomen. Hoe dit in de praktijk wordt geregeld, bepaalt het team zelf. In eerste instantie in samenspraak met de betrokken manager. Ondersteunende diensten Ook in de ondersteunende diensten (Bedrijfsvoering, HRM, staf en secretariaten) worden de teams zelforganiserend. Dat betekent dat ook hier de functies van teamleider/hoofd anders zullen worden ingericht. Deze teams dragen net als nu zorg voor ondersteuning van het primaire proces in hun vakgebied. In de komende twee jaar onderzoeken we hoe we dit vormgeven, nemen we besluiten en voeren we deze uit. Samen duurzaam verder 2
2. Het tweede besturingsniveau: middenlaag Om de voorgenomen transitie en transformatie te kunnen maken, is er een (tijdelijke) hulpstructuur nodig met een (in eerste instantie) hiërarchische middenlaag. De huidige functies manager Zorg en Behandeling en manager Dagbesteding en Thuisondersteuning verdwijnen en worden vervangen door zeven managers ter ondersteuning van de teams in de zorg, dagbesteding, thuisondersteuning en behandeling. Samen met de manager Bedrijfsvoering en de manager HRM vormen deze managers de verbinding tussen de zelforganiserende teams en de Raad van Bestuur. In de pilot hebben we goede ervaringen opgedaan met teamcoaches. De overgang naar zelforganisatie vergt veel van een team en de teamleden. We voorzien dat in de jaren 2017 en 2018 en mogelijk ook daarna, behoefte zal zijn aan teamcoaches. We gaan onderzoeken op welke wijze (en met welke functies) we het cliëntsysteem (meestal familie) kunnen ondersteunen. Primair ligt hier een taak voor de persoonlijk begeleider of de regiebegeleider, maar soms blijkt dit niet voldoende te zijn, waardoor er behoefte is aan extra ondersteuning. Dit wordt het werk van de zogenaamde systeemondersteuner. Een nieuwe functie binnen Severinus. 3. Het derde besturingsniveau: de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur blijft bestaan uit één persoon. Samen met de managers uit de middenlaag vormt de Raad van Bestuur het managementteam (MT). Een groter MT is in deze fase noodzakelijk om dit (arbeids-)intensieve, belangrijke en spannende proces goed te laten verlopen. Gaandeweg het traject vormen we het MT om tot ManagementTafel. Een plaats waar ook zelforganiserende teams kunnen aanschuiven en zaken bespreken. Van belang is dat er zoveel mogelijk directe invloed is vanuit de basis op beleid en besluitvorming en dat er vanuit directie en management een groot gevoel is met de praktijk, waardoor nog beter aan de bedoeling wordt gewerkt. Severinus vanaf 2019 Het streven is om uiteindelijk uit te komen op zelforganiserende teams die hiërarchisch vallen onder de Raad van Bestuur. Een eenvoudige structuur die 100% gericht is op de bedoeling van Severinus. Kortom: Zelforganiserende teams die voor 90-95% van de beschikbare tijd bezig zijn met het werken binnen de samenwerkingsdriehoek (de cliënt, zijn naasten en de professional); Teamcoaches die naar behoefte voor operationele of functionele coördinatie zorg dragen; Een middenlaag die teams en teamleden vakinhoudelijk ondersteunt en in de bedrijfsvoering ontzorgt; Een ManagementTafel waar iedereen die iets wil delen of samen wil werken kan aanschuiven. Er zijn nogal wat taken te verrichten die je vooral niet in een (primair proces) team moet laten verrichten. Dat moet door anderen gebeuren die dit beter en efficiënter kunnen. Ondersteuning is en blijft dus nodig. De zeggenschap ligt aan de basis, in de samenwerkingsdriehoek. Dat betekent dan ook dat hier de bevoegdheid moet liggen en dat kan alleen maar door uiterst consequent (en overtuigd) de nieuwe structuur in te voeren. Niet overhaast, wel goed en volledig. Samen duurzaam verder 3
Hoe verder? Vanaf nu gaan we werken aan een transitie- en transformatieplan. Het plan wordt, na bespreking met en groen licht van de RvT, voor advies voorgelegd aan CR en OR. Dit willen we uiterlijk half juni doen. Ervan uitgaande dat we na de zomervakantie positieve adviezen hebben ontvangen, treffen we dan alle voorbereidingen om met ingang van 1 januari 2017 te kunnen starten. Pilotteams De teams die deelnamen aan de pilot Duurzaam Severinus gaan op deze manier door en behouden de status. Wel gaan ze mee in het verdere plan om de zelforganisatie verder handen en voeten te geven. Voor deze teams blijft een teamcoach beschikbaar. Voor de zomervakantie De middenlaag willen we nog voor de zomervakantie invullen. We vragen de CR en OR hieraan hun goedkeuring te verlenen. De noodzakelijke en gewenste verbinding tussen Raad van Bestuur en praktijk (teams en zorg) komt alleen tot stand in een plattere organisatie met een goed middenmanagement. Na de zomervakantie Na de zomervakantie maakt elke manager met zijn teams (en teamleiders) een plan en planning voor 2017 en 2018. Heel concreet wordt bepaald hoe de transitie en transformatie, op basis van het algemeen plan, wordt uitgevoerd. Transitie- en transformatieplan (plan van aanpak) Veel moet nog worden uitgewerkt, maar de basis is in deze notitie beschreven. In het transitie- en transformatieplan werken we in elk geval uit: de diverse functies in de zorg, dagbesteding en thuisondersteuning, de wijze waarop we de middenlaag vormgeven en hoe deze samen met de ondersteunende diensten het primaire proces gaan ontzorgen. Daarnaast de toepasbaarheid van het Sociaal plan (aandacht voor teamleiders en hoofden) en de trajecten om de status van zelforganiserend team te bereiken (op basis van de geleerde lessen in de pilot). Perspectief teamleiders We bieden de teamleiders in de zorg, dagbesteding en thuisondersteuning een concreet perspectief. Als ze dat willen, kunnen teamleiders overgaan naar de functie van regiebegeleider met behoud van salaris. We bieden hen bij deze stap een passende opleiding en begeleiding aan. In de meeste gevallen betekent deze keuze wel een overstap naar een ander team/woning/locatie. Teamleiders kunnen ook solliciteren op een functie als teamcoach, systeemondersteuner of als manager in de middenlaag. Behoud van werkgelegenheid De wijziging van de organisatiestructuur heeft geen verlies van werkgelegenheid tot gevolg. We hebben echter geen invloed op externe ontwikkelingen in bijvoorbeeld het overheidsbeleid. Dat maakt dat we geen garantie hebben dat er in toekomst geen banen verloren zullen gaan. Vanzelfsprekend doen wij ons uiterste best om dit te voorkomen. Samen duurzaam verder 4
Tot slot We weten waar we naar toe willen en gaan. We kiezen ervoor om hier de tijd voor te nemen. Veranderen mag tijd kosten. Van nu naar straks kan niet in één dag of in één maand. Daar zit wat tussen en daar willen we de ruimte aan geven en ook de tijd voor nemen. Om eraan te wennen, maar vooral ook om het ons eigen te maken en daar waar we het nodig vinden nog wat bij te sturen. Het doel is immers niet de organisatievorm of de structuur, maar het leveren van toegevoegde waarde aan een goed en gelukkig leven voor onze cliënten. En daar moet je de beste vorm voor kiezen. Heb je hierover vragen of opmerkingen? Loop binnen bij mij of één van de MT-leden. We nemen graag de tijd voor je. Pieter Hermsen, namens het MT Samen duurzaam verder 5