Documentaire InformatieVernieuwing: Wat betekent het voor de DIV-ver? Carolien Schönfeld Documentaire Informatievoorziening (DIV ) het proces van comunicatie door middel van documenten heet documentaire informatievoorziening: dit begrip impliceert dus papieren en digitale documenten, zowel teksten als financiële, meet- en regelgegevens en afbeeldingen (Den Teuling, archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen) praktijk 1 praktijk 2 Documentaire Informatievoorziening (DIV ) het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en informatie; (besluit informatiebeheer Gemeente Amsterdam, 1997) de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) Centraal punt in de organisatie waar fysieke en digitale documenten worden ontvangen, gedistribueerd, verzonden en gearchiveerd Coördinatiepunt voor het gedecentraliseerd gebruik van het documentaire informatiesysteem Adviseren bij gebruik, schonen en afstoten naar de afdeling DIV van op locatie geplaatste archieven Belast met uitvoering en coördinatie in wettelijk kader praktijk 3 praktijk 4 Digitale Ontwikkelingen en Documentaire Informatievoorziening (DIV ) Documentaire Informatievoorziening (DIV) van.naar Van papier Van relatief tastbaar Van één postbus naar digitaal naar virtueel naar.. praktijk 5 praktijk 6
Documentaire Informatievoorziening (DIV) Documentaire Informatievoorziening (DIV) van...naar van...naar praktijk 7 praktijk 8 Documentaire Informatievoorziening (DIV) Documentaire Informatievoorziening (DIV) van...naar van...naar praktijk 9 praktijk 10 Voordelen digitale ontwikkelingen voor DIV: 1. Documenten worden digitaal gecreëerd 2. en we kunnen van de eigenschappen van ICT gebruik maken voor verbetering van: de omloopsnelheid en de toegankelijkheid van de documenten de beheersing van de documenten en de stroom praktijk 11 Vroeger: postkarretje eindeloos fotokopiëren Verbetering van de Omloopsnelheid Nu: e-mail en opslag op de server en/of intranet, toegankelijk voor alle geautoriseerden praktijk 12
Toegankelijkheid van de documenten: Vroeger: volledig afhankelijk van tabjes en metadata.. Nu: voor digitale documenten is fulltext zoeken mogelijk, maar ook verfijnder zoeken! máár: Metadata blijven van cruciaal belang! praktijk 13 Beheersing van documenten en documentenstroom Vroeger: Het papieren document werd alleen gevolgd in het registratiesysteem op basis van de informatie van de bewerker Nu: In workflow - systemen kan op basis van de feitelijke stand van zaken vastgesteld worden waar het document (en de verwerking ervan) zich bevindt. praktijk 14 Uitdagingen digitale ontwikkelingen voor DIV: Documenten worden digitaal gecreëerd, dus: Hoe houden we overzicht wáár die documenten zich bevinden? Wat is het origineel: papier of digitaal? en hoe gaan we duurzaam bewaren? praktijk 15..en nu vanuit de DIV-afdeling gezien: de Toptien aan uitdagingen. 1. Wat komt wel/niet bij DIV? Overzicht? 2. Bemensing van de afdeling DIV 3. Wat te doen met E-mail? Archiveren? en 4. Wordt het e-mail-verkeer met burgers beheerst? 5. Wat voor PRS, DIS/DMS of RMA te kiezen? 6. Inkomende post scannen? Waarom en hoe? 7. De schijven van de medewerkers..? 8. Niet-tekstbestanden? 9. Transparantie dossiers, digitaal en/of papier? 10. Digitale bewaring: hoe doe je dat? praktijk 16 1 Positionering DIV: wat komt wel/niet bij DIV? Wat is de positionering van de DIVafdelingen? Wat wordt er wel en niet van hen verwacht op het gebied van de informatievoorziening? Welke partners heeft DIV als het om interne samenwerking gaat? 2 Formatie van DIV: nu en in de toekomst Zijn de medewerkers van DIV-afdelingen goed uitgerust, ook wat betreft scholing en opleiding, om de digitale ontwikkelingen het hoofd te bieden? Wat gaan de digitale ontwikkelingen betekenen voor het vak en voor de formatie van de afdeling? praktijk 17 praktijk 18
3 E-mail-archiveren 4 PRS, DIS, DMS, RKS... Wat is de status van elektronische post? Protocol: formeel vs informeel, eventuele disclaimer, waar mag elektronische post voor worden gebruikt? Hoe zorg je dat medewerkers zich aan protocol houden? Hoe archiveer je e-mail? Wat zijn verschillen cq overeenkomsten PRS, DIS, DMS, RKS, en In welke situatie past welk systeem het beste? Is er een groeipad mogelijk van het ene naar het andere systeem? praktijk 19 praktijk 20 5 Scannen?? Inleiding: wat is scannen, waarom doe je het, en wát scan je wel/niet? Wat voor technieken zijn er? Beleg je het scanproces centraal of decentraal in de organisatie? Archivering: archiveer je het origineel of het digitale image? praktijk 21 6 Website: de achterkant Wie maken er websites, wat is de betrokkenheid van DIV? Wie zit erachter om de poststroom op te vangen en te routeren? Wie moet zorgen voor bewaring? Hoe bewaar je? Hoe bewaak je de afhandeling? Wat wordt er van DIV verwacht in het kader van E-Government? praktijk 22 7 Domein van de medewerkers en van de organisatie Wat doen de medewerkers eigenlijk op hun schijven cq deel van de schijf? Moet je richtlijnen geven en zo ja, welke? Wat gebeurt er als een medewerker vertrekt? Archivering: hoe doe je dat? 8 Niet-tekst-bestanden Wat voor niet-tekstbestanden (met name foto s, CAD/CAM) zijn er in de organisatie, en welke kunnen we nog verwachten : bijv. geluid? Hoe doe je de dossiervorming? anders dan tekstbestanden? Archivering: hoe doe je dat? praktijk 23 praktijk 24
9 Hybride dossiers Hoe bereiken we transparantie tussen de verschillende opslagmedia (papier, digitaal)? Wat zijn daarvan de gevolgen voor dossiervorming en archivering? 10 Korte -termijn bewaring: 20 jr. Hoe krijg je een overzicht van archiefbescheiden (papier en digitaal)? Hoe volg je de vigerende wet- en regelgeving (zgn. Nieuwe Regelingen uit 2001), maw Hoe zorg je ervoor dat de archiefbescheiden zo lang toegankelijk blijven en Hoe zorg je ervoor dat de permanent-te-bewaren bescheiden overgebracht worden conform wet- en regelgeving? praktijk 25 praktijk 26 Toptien: www.digidiv.nl 1 Wat komt wel/niet bij DIV? Overzicht? 2 Bemensing van de afdeling DIV 3 Wat te doen met E-mail? Archiveren? en 4 Wordt het e-mail-verkeer met burgers beheerst? 5 Wat voor PRS, DIS/DMS of RMA te kiezen? 6 Inkomende post scannen? Waarom en hoe? 7 De schijven van de medewerkers... 8 Niet-tekstbestanden: 9 Transparantie dossiers, digitaal en/of papier? 10 Digitale bewaring: hoe doe je dat? praktijk 27 praktijk 28 www.digidiv.nl Wat komt wel/niet bij DIV? Hoe hou je overzicht? Rol van DIV is juist, overzicht te krijgen, te hebben en te houden.. Hoe krijg je dat? Wat doe je als je het niet krijgt? praktijk 29 praktijk 30
Bemensing van DIV in de toekomst: Verschil tussen verwerking van: 1. Routinematige documenten: in Workflowmanagementsystemen (Werkstroombeheersing: WFM) 2. Niet-routinematige documenten: in mappenstructuur (belang van metadata!), gedeelde dossiers. Bemensing DIV in de toekomst-1- Sommige routinematige handelingen van DIV verdwijnen heel geleidelijk: postdistributie, maar ook ordenen, selecteren en vernietigen van documenten die gecreëerd worden uit routinematige processen: bv vergunningen.. Die handelingen worden dus overgenomen door de geautomatiseerde informatiesystemen zelf, bijvoorbeeld door het Vergunningensysteem ; op basis van door mensen aangemaakte metadata. praktijk 31 praktijk 32 Bemensing DIV in de toekomst -2 - Wat echter NIET verdwijnt: Het aangeven van metadata voor de dossier- en archiefvorming, zowel bij routinematige processen, als bij niet-routinematige processen, zoals projecten en beleidsvorming.. praktijk 33 praktijk 34 Vergunningen -systeem Document of Record Management Systeem is de paraplu over: Mappenstructuur tav beleid Raads-, college en commissie stukken Een bak later te sorteren Enz... Bemensing DIV in de toekomst DIV heeft het supremaat op de ordening: moet dus overzicht hebben over alle processen en de archiefbescheiden die daaruit voortvloeien. Vergt dus hoge kwaliteit DIV-vers..of moet het een Informatiemanager zijn? DIV, Communicatie, I&A: een nauwluisterend samenspel..! structuur conform Documentair StructuurPlan (DSP) praktijk 35 praktijk 36
Digitale Duurzaamheid & de (nieuwe) Regeling - Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (ex artikel 12 van het Archiefbesluit) praktijk 37 Mogelijke lange-termijn oplossingen voor de vervangingsproblematiek Standaard formats mbv een viewer (PDF/Adobe), mbv invoegen van XML-codes: soort DNA voor computerbestanden.. Moet door de INDUSTRIE ontwikkeld worden; Amsterdam is in deze problematiek maar een soort Calimero.. Maar voorlopig volgen we DAVID.. praktijk 38 Van belang in ieder geval: mbv EDDA inventariseren en beheersen: welke bestanden zijn er? Van welke apparatuur en programmatuur en - versies maken ze gebruik? Regeling archiefbescheiden - 1 - Ministeriële Regeling (van de Staatssecretaris), geldt dus voor alle overheden trad per 1 januari 2002 gefaseerd in werking praktijk 39 praktijk 40 Regeling archiefbescheiden - 2 - Uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 ( duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden ) maar is wel erg toegespitst op digitale bestanden praktijk 41 Regeling archiefbescheiden- 3 - (art.2) : (van elk..dient t.a.t. te worden vastgelegd) inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, eea voor zover i., s. en v. kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het bepaalde werkproces; tijdstip, taak, samenhang met andere archiefbescheiden van het overheidsorgaan praktijk 42
Regeling archiefbescheiden 4 - (art.3) : de zorgdrager draagt zorg dat elk onder hem ressorterend overheidsorgaan beschikt over (.) overzicht gebaseerd op het (.) geldende documentair structuurplan documentair structuurplan (dsp): het systematische overzicht van de onder een hoofd van dienst berustende archiefbestanden, de wijze waarop deze bestanden gestructureerd en toegankelijk zijn, de vernietigingstermijnen voor onderscheiden archiefbescheiden, alsmede de interne regels betreffende de aanverwante werkzaamheden bron: prof. Ketelaar, BZK praktijk 43 praktijk 44 Doel van DSP.. Overzicht van alle beschikbare informatie in de organisatie om taak DIV beter te kunnen uitvoeren. praktijk 45 Begrippen Alle informatie dwz: alle gestructureerde en ongestructureerde informatie. Gestructureerde informatie: informatie die vastgelegd is in systemen, zoals BWT+, GBA, et cetera Ongestructureerde informatie: documenten aangemaakt met het Officepakket: Word, Excel of Powerpoint praktijk 46 Regeling archiefbescheiden 5 - (art.6) : Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk (..), te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden: Regeling archiefbescheiden 5 - (art.6) : Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk (..), te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden: praktijk 47 praktijk 48
Regeling archiefbescheiden 6 - (art.6) : (standaards voor:) character sets (bv: ASCII of Unicode) tekstbestanden bv PDF, SGML, XML + stylesheet CAD/CAM (PDF, tiff of STEP) images, bitmap (PDF, ev. met compressie) databases (ASCII, documenatie liefst XML, queries in SQL, incl compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten) Regeling archiefbescheiden 7 - (art. 7) De ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben. praktijk 49 praktijk 50 Regeling archiefbescheiden 8 - (art. 9) De zorgdrager draagt zorg voor het vastleggen en de bewaring van tenminste de volgende gegevens: (.) HET OVERZICHT Overzicht volgens art. 2 en 9-1 - Effectieve Digitale Duurzaamheid Amsterdam (EDDA) In belang van DIV en In belang van archiefbewaarplaats praktijk 51 praktijk 52 Overzicht volgens art. 2 en 9-1 - gebaseerd op DSP maar ook een beetje een aanloop naar een DSP omdat: informatiesystemen al heel veel archiefbescheiden aanwijzen!!.maar eigenlijk is een top/down benadering volgens processen beter!! praktijk 53 EDDA is goed voor twee dingen: A Het bijdragen aan een oplossing van de digitale BEWAARPROBLEMATIEK; B Het ondersteunen van OVERZICHT over de archieven, digitaal en papier praktijk 54
Maar nu eerst: over wat voor soort bestanden en archieven praten we eigenlijk? Een stadsdeel als voorbeeld personeelsinformatie, financieel, leerlingregistratie, bouw- en woningtoezicht.. In EDDA vast te leggen: 1 Naam, doelen/functies 2 Gegevensomschrijving, classificatie en waardering 3 Output (als die er is) en waardering Overzicht volgens art. 2 en 9-3 - Informatiesystemen (of: applicaties) kan je zien. staan al vaak in overzicht van de systeembeheerder.. hebben namen Vandaar dat EDDA informatiesystemen en niet processen als ingang neemt! praktijk 55 praktijk 56 praktijk EDDA 57 praktijk EDDA 58 praktijk 59 EDDA praktijk 60
Terug naar de archiefbewaarplaats. praktijk EDDA 61 praktijk 62 Digitaal Depot van Gemeentearchief Amsterdam Wat zit er al in? tot nu toe vooral digitale reproducties van archieven/collecties: - de al bestaande bestanden van de Doopboeken, Huiszittenhuizen, de Gezinskaarten, de Marktkaarten, het kaartenboek, de eigen fotografen, de Beeldbank etc...in de nabije toekomst: - Projectbureau 2000 - Bestanden van O&S - Digitale kaart van Amsterdam - Amsterdam.nl en alle andere websites!!! Digital archive of the Bureau Year 2000 praktijk 63 Tasks of the Bureau Year 2000 Activities of the Bureau Year 2000 Keep intact the municipal services Guarantee the safe and orderly functioning of the municipal society Avert economic and social disruption in Amsterdam Give a clear insight about how the problems are tackled by the municipal official organisations in Amsterdam Coördinate the activities of these organisations Stimulate and facilitate this activities Realise and stimulate communication
Documents in the paper archive Documents in the digital archive: Text (99 %) Schemes Sheets Maps, sorted out per subject Stored in: Text Word- + WP-files E-mails Scanned texts Spreadsheets Databases Powerpoint-presentations Pictures Photo s Ground-plans Tools Graphics Websites E-zines Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital documents stored: Criss-cross in countless (sub) directories Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital documents stored: Digital documents stored: Criss-cross in countless (sub) directories Criss-cross in countless (sub) directories
Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital archive of the Bureau Year 2000 Digital documents stored: Digital documents stored: Criss-cross in countless (sub) directories Criss-cross in countless (sub) directories Data of digital files tobe recorded Accessibility Preservation Recording data Digital vs paper: Category (database, spreadsheet, etc.) Date/time of storage Platform - Computer: sort, name, version, processor, mhz, monitor - Operating System Software - Name - Version - Date - Format Documentation
Digital archive of the Bureau Year 2000 Plan: Text-files: Already in the paper archive? Other files: Digital archive of the Bureau Year 2000 CD s copied to hard-disk Documents transferred to new directories Directory-structure based on inventory No: printed version added to the paper archive electronic versions not utilized Storage on CD-ROMS Files added to inventory Vragen?... praktijk 81