Amsterdams Historisch Museum Procedure bestellen Procedure bestellen Vastgesteld MT d.d. 15 mei 2003. Inleiding De procedure bestellen beschrijft aan welke voorwaarden moet worden voldaan bij het geven van opdrachten aan derden om werk uit te voeren, een dienst te verlenen of goederen te leveren. Doel De bestelprocedure heeft als functie het vastleggen van spelregels ten behoeve van het beheer van het budget bij het aangaan van verplichtingen. Het draagt hiertoe bij aan de verbetering van het budgetbeheer. Budget Een budget is een taakstellend maximum geldbedrag opgenomen in de begroting van het Amsterdams Historisch Museum. Het budget wordt aan het begin van het jaar door de directeur aan de betreffende
budgetbeheerder ter beschikking gesteld. Het budget is gekoppeld aan een grootboekrekening. Per tentoonstelling wordt door de Financiële afdeling een unieke kostendrager benoemd. Aan deze code is een aparte serie grootboekrekeningen benoemd om de uitgaven en bijdragen nader te kunnen specificeren. Het budget per tentoonstelling wordt door de directeur bepaald. Budgetbeheerder De budgetbeheerder is de functionaris aan wie de uitvoering van een deel van de begroting is opgedragen en uit hoofde daarvan verantwoording verschuldigd is aan de directeur. Een budgetbeheerder moet in dienst zijn van het Amsterdams Historisch Museum. Per budget is sprake van slechts één persoon die het budget beheert. Mandatering Het mandateren is het doorgeven door de budgetbeheerder van aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten aan een hiërarchisch onder hem/haar staande medewerker. Hiermee is de betreffende medewerker tekeningsbevoegd voor dit budget. De budgetbeheerder zelf blijft echter eindverantwoordelijk. De gemandateerde moet in dienst zijn van het Amsterdams Historisch Museum. Bestellen Bestellen is het namens het Amsterdams Historisch Museum geven van opdrachten aan derden om werk uit te voeren, een dienst te verlenen of goederen te leveren. Privé bestellingen zijn niet toegestaan. Offertes en aanbestedingen Offertes: Voor bestedingen tussen de 500, en 2.500, wordt zoveel mogelijk een offerte aangevraagd door de budgetbeheerder. Voor bestedingen boven de 2.500, worden altijd minimaal twee offertes aangevraagd. Indien een aanvraag tot de daadwerkelijke bestelling leidt dan dient de budgetbeheerder alle aanvragen met betrekking tot deze opdracht te centraal te laten archiveren. De archieffunctionaris moet dit op een
zodanige wijze doen dat de aangevraagde offertes in een later stadium bij een interne controle of bij controle door de accountantsdienst kunnen worden overlegd. Aanbestedingen: Bij opdrachten boven een bepaald limiet is sprake van Europese aanbesteding. Mocht hier sprake van zijn, dan moet de uit te voeren procedure altijd door de budgetbeheerder met de directeur, directiesecretaris en het hoofd financiën worden verricht. De te volgen procedure bij aanbestedingen wordt hier verder niet beschreven, aangezien dit een heel ander traject is. Volgens de regelgeving moet worden aanbesteed bij (waarden exclusief btw, peildatum 1 januari 2002): diensten met waarde boven 200.000,. leveringen met waarde boven 245.000,. werken met waarde boven 6.240.000,. Voorwaarden bestellen Voordat de bestelling wordt geplaatst, wordt door de budgetbeheerder nagegaan of het budget nog toereikend is. Overschrijding van het budget of bestellen ten laste van een ander budget wat hiervoor niet is bestemd is niet toegestaan. De laatste 20% van het toegekende budget worden vooraf in overleg met de directeur besteed. De budgetbeheerder bestelt of accordeert de bestelling schriftelijk, onafhankelijk van de wijze waarop wordt besteld en wie feitelijk de bestelling plaatst. Bestellingen hoger dan 2.500, exclusief btw worden van te voren door de directeur ondertekend. Algemene leveringsvoorwaarden Het Amsterdams Historisch Museum maakt evenals alle andere diensten en bedrijven onderdeel uit van de rechtspersoon gemeente Amsterdam. Dit betekent dat alle overeenkomsten die het museum aangaat worden afgesloten namens de gemeente Amsterdam. Om die reden zijn Algemene voorwaarden goederen en diensten van de gemeente Amsterdam ontwikkeld. Deze worden in april / mei 2003 door B & W vastgesteld. Bij de opdrachtverstrekking dient derhalve te worden vermeld: Bij deze opdrachtverstrekking zijn de Algemene voorwaarden goederen en diensten van de gemeente Amsterdam van toepassing. Deze voorwaarden zijn ter beschikking bij het Amsterdams Historisch Museum. Voor de inkoop van goederen en diensten op het gebied van ICT zal t.z.t. een meer specifieke set
algemene voorwaarden worden opgesteld. Wijze mandatering Aan het begin van het jaar worden de budgetten voor het betreffende jaar door de directeur toegekend aan de budgetbeheerders. Hierbij wordt tevens een overzicht opgesteld van de budgetbeheerder per grootboekrekening (budget). Wijzigingen in deze lijst gedurende het jaar worden door de directeur geautoriseerd. De mutaties worden door de Financiële afdeling bijgehouden en gearchiveerd. Indien er aanleiding voor een wijziging is, dan dient de budgetbeheerder een schriftelijk verzoek in bij de directeur met vermelding van naam te mandateren medewerker, ingangsdatum en eventuele einddatum, en de betreffende grootboekrekening (budget). Na accordering door de directeur wordt de wijziging verwerkt. De Financiële afdeling beheert de handtekeningenlijst van alle budgetbeheerders en gemandateerden. Ondertekening bestellingen / facturen Bestellingen: Bestellingen worden ondertekend door de budgetbeheerder zelf of bij mandatering door de bevoegde medewerker. Bestellingen hoger dan 2.500, worden door de directeur ondertekend. Facturen: De inkomende facturen worden door de afdeling Financiën geregistreerd in het financiële systeem, van voorstelde codering voorzien en naar de eerste ondertekenaar gezonden. Deze controleert of de prestatie is geleverd conform de opdracht tegen de afgesproken prijs en controleert de voorgestelde codering. Na accordering wordt de factuur teruggezonden naar de Financiële afdeling. Na registratie wordt de factuur vervolgens naar de tweede ondertekenaar gezonden. Na akkoordverklaring zendt deze de factuur weer retour naar de Financiële afdeling, waarna de factuur wordt verwerkt voor de betaling. De budgetbeheerder is de eerste en de directeur is de tweede ondertekenaar. Als het bestellen door een medewerker met akkoord van de budgetbeheerder is verricht, dan is sprake van mandaatverlening en is deze medewerker de eerste en de budgetbeheerder zelf de tweede ondertekenaar. Voorbeelden: Grootboekrekening Omschrijving 1 e paraaf 2 e paraaf
0139030 Update Exact naar Globe 2000 Lucie Snoeker Pauline Kruseman 3001005 Mobiliteitsbureau Nadine Vriend Ernst ankersmit Bij grootboekrekening 0139030 is Lucie de budgetbeheerder. Bij grootboekrekening 3001005 is sprake van mandaatverlening aan Nadine en is Ernst de budgetbeheerder. Over het algemeen is de budgetbeheerder een MT lid of een afdelingshoofd. Bij tentoonstellingen is de projectleider van de betreffende tentoonstelling de budgetbeheerder. Verplichtingenadministratie Door het geven van een opdracht aan een derde ontstaat voor het museum een betalingsverplichting. De budgetbeheerder is zelf verantwoordelijk voor het beheer van de onder hem staande budgetten. Het beheer van de uitstaande verplichtingen maakt hier uiteraard onderdeel van uit. F:\AlgemFA\DATA\AdmOrg\Vastgestelde procedures\procedure Bestellen.doc