REGELING BUDGETHOUDERSCHAP

Transcriptie

1 REGELING BUDGETHOUDERSCHAP Sturing en Control Versie november 2003

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 Algemeen Begripsbepaling Organisatie Productenboom Lagen structuur en wijzigingen van de boom Sturing en verantwoording 5 Hoofdstuk 2 Budgethouder Algemeen Taken en verantwoordelijkheden Vervanging 7 Hoofdstuk 3 Sub-budgethouder Algemeen Taken en ve rantwoordelijkheden Vervanging 8 Hoofdstuk 4 Budgetbeheerder Algemeen Taken en verantwoordelijkheden Vervanging 9 Hoofdstuk 5 Soorten budgetten Personeelskosten budgetteringssysteem (PBS) Afdelingskosten Exploitatie Kredieten 11 Hoofdstuk 6 Begroting: Totstandkoming budgetten en verantwoording hierover Programmabegroting Beheersproductenboek Afdelingsplan Budgetbrief Maandrapportage Concernrapportage Afdelingsverslag en jaarverslag 13 Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 2

3 Hoofdstuk 7 Lasten Bestelling en vastleggen verplichting Afhandeling van facture n Binnenkomst & Registratie Factuurcontrole (Codering en Prestatie akkoord) Verwerking van de factuur in de financiële administratie 16 Hoofdstuk 8 Baten Facturering voor verkrijgen inkomsten 17 Hoofdstuk 9 Financiële administratie Afloop verplichtingen Betalingen & Ontvangsten Procedure Termijnen crediteuren Termijnen debiteuren 19 Hoofdstuk 10 Meevallers en tegenvallers 20 Bijlage 1: Organisatieschema 21 Bijlage 2: Globale procedurebeschrijving bestellingen en vastleggen verplichtingen 22 Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 3

4

5

6 Samenvattend: Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Gemeenteraad College van Burgemeester & Wethouders Afdelingsmanager / unitleider ((sub) budgethouder) Budgetbeheerder Afleggen van verantwoording Programma s & Functies Beleidsproducten PBS Afdelingskosten Beheersproducten Kredieten Activiteiten (Deel)kredieten Figuur 1 Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 6

7 Hoofdstuk 2 Budgethouder 2.1 Algemeen Binnen de gemeente Oosterhout kunnen alléén afdelingsmanagers budgethouder zijn. De afdelingsmanager is derhalve integraal verantwoordelijk voor zijn/haar afdeling in zowel termijn als output en inzet van (financiële) middelen. Het is de afdelingsmanagers (c.q. budgethouders) toegestaan een deel van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangaande het budgetbeheer te delegeren aan medewerkers binnen hun afdeling. Echter dit ontslaat hen niet van de integrale eindverantwoordelijkheid hiervoor. 2.2 Taken en verantwoordelijkheden Een budgethouder is voor het College van Burgemeester en Wethouder aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/ haar toevertrouwde budgetten, inclusief bijbehorende taakstelling. Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor de budgetbeheerders zijn van overeenkomstige toepassing op de budgethouders. De budgethouders zien er op toe, dat voor alle budgetten/ producten budgetbeheerders worden aangewezen. Zij dragen hun bevoegdheden over aan medewerkers binnen de afdeling die dan als budgetbeheerder optreden. Natuurlijk blijven de budgethouders wel de eindverantwoordelijkheid dragen. Uiteraard kunnen de budgethouders ook beslissen voor een aantal budgetten geen bevoegdheden over te dragen. De budgethouders kunnen als integrale manager de aan hen toegewezen personele budgetten (zgn. P-budgetten) niet overdragen naar lagere budgetbeheerders. Dit met uitzondering van de afdeling stadsbedrijven, waar deze budgetten wel overgedragen kunnen worden naar de subbudgethouders (unitleiders). Beperkingen budgethouderschap: Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet toegestaan is dat 2 of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product; De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur en kassier, alsmede met de registrerende functie. 2.3 Vervanging Bij afwezigheid van de budgethouder geldt de normale horizontale vervanging zoals deze voor de afdelingsmanagers is geregeld. Vervanging kan nimmer plaatsvinden door een door hem/haar aangewezen budgetbeheerder. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 7

8 Hoofdstuk 3 Sub-budgethouder 3.1 Algemeen De unitleiders binnen de afdeling Stadsbedrijven hebben een bijzondere positie binnen de gemeente Oosterhout. Zij zijn de zogenaamde subbudgethouders. Binnen de eindverantwoordelijkheid van de afdelingsmanager Stadsbedrijven (budgethouder) zijn zij verantwoordelijk voor hun unit in zowel tijd als in als output en inzet van (financiële) middelen. Dit betekent dat zij een ruimere bevoegdheid en verantwoordelijkheid hebben dan budgetbeheerders. Het is unitleiders (c.q. sub-budgethouders) toegestaan een deel van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangaande het budgetbeheer te delegeren aan medewerkers binnen hun unit. Echter dit ontslaat hen niet van de verantwoordelijkheid hiervoor. 3.2 Taken en verantwoordelijkheden Een sub-budgethouder is voor de afdelingsmanager (Stadsbedrijven) aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/ haar toevertrouwde budgetten, inclusief bijbehorende taakstelling. Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor de budgetbeheerders zijn van overeenkomstige toepassing op de sub-budgethouders. De subbudgethouders zien er op toe, dat voor alle budgetten/ producten budgetbeheerders worden aangewezen. Zij dragen hun bevoegdheden over aan medewerkers binnen de unit die dan als budgetbeheerder optreden. Natuurlijk blijven de subbudgethouders wel de verantwoordelijkheid dragen. Uiteraard kan de subbudgethouder ook beslissen voor een aantal budgetten geen bevoegdheden over te dragen. De subbudgethouders kunnen de aan hen toegewezen personele budgetten (zgn. P-budgetten) niet overdragen naar lagere budgetbeheerders. 3.3 Vervanging Bij afwezigheid van de subbudgethouder geldt de normale horizontale vervanging. Vervanging kan nimmer plaats vinden door een door hem/haar aangewezen budgetbeheerder. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 8

9

10

11 Het budget binnen de exploitatie heeft een aantal posten met een verschillend karakter. Het volgende onderscheid is aan te brengen: apparaatskosten kapitaallasten; out of pocket kosten (kosten derden); reserves en voorzieningen. Apparaatskosten Apparaatskosten worden op basis van uren en een afdelingstarief (inclusief toeslag voor overhead) toegerekend aan de verschillende beheersproducten. Het bewaken van deze post moet voornamelijk gebeuren op basis van de inzet van capaciteit! Het gaat daarbij dus meer om waarom we meer of minder uren hebben ingezet dan gepland in relatie tot de gewenste en gerealiseerde resultaten dan om de euro s die ze vertegenwoordigen. De euro s worden immers door de budgethouder bewaakt via het personeelskosten budgetteringssysteem. Kapitaallasten Ook ten aanzien van de post kapitaallasten geldt een andere wijze van bewaking, immers de kapitaallasten worden veroorzaakt door gedane investeringen (zie ook Nota investerings- en afschrijvingsbeleid 2003 ). De bewaking hiervan ligt derhalve op uitvoering van het investeringsplan en de individuele kredieten. Out of pocket kosten (kosten derden). Voor het budget out of pocket kosten geldt dat de budgethouder zijn taken en verantwoordelijkheden kan delegeren aan zijn of haar afdelingsmedewerkers. Uiteraard wordt hierbij verwacht dat betreffende medewerkers kennis hebben genomen en zich conformeren aan deze regeling budgethouderschap. Reserves en voorzieningen Voor de mutaties in reserves en voorzieningen geldt dat de budgethouder zijn taken en verantwoordelijkheden kan delegeren aan zijn of haar afdelingsmedewerkers. Dit omdat er bij deze mutaties vaak een koppeling is met de kosten derden. 5.4 Kredieten Een krediet is een investeringsbudget en wordt beschikbaar gesteld door de Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Wethouders (gedelegeerde investeringen). De afdelingmanager die het krediet aanvraagt is budgethouder, voor de uitvoering kan hij delegeren aan één of meerdere budgetbeheerders. Dit zal vaak een projectleider zijn. Voor verdere informatie omtrent de richtlijnen en werkwijzen inzake kredieten verwijzen we naar de Nota Investerings- en afschrijvingsbeleid Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 11

12 Hoofdstuk 6 Begroting: Totstandkoming budgetten en verantwoording hierover Jaarlijks wordt een begroting opgesteld voor het komende jaar met een meerjarenperspectief van de 3 daarop volgende jaren. De begroting bestaat uit een aantal onderdelen met ieder een eigen publiek en doelstelling. Daarnaast wordt op gezette tijden gerapporteerd over de voortgang van de werkzaamheden en de stand van de budgetten. Tevens is hierin opgenomen de uiteindelijke eindverantwoording die de budgethouders moeten afleggen aan de directie en het college. Taken van de budgethouder en budgetbeheerder in dit proces zijn grofweg in te delen in: Adviseren : adviseren over het uit te voeren beleid, de tijdsplanning en de benodigde middelen. Informeren : informeren over de voortgang. Uitvoeren : zorgdragen voor de afgesproken uitvoering van werkzaamheden. 6.1 Programmabegroting De programmabegroting is de bestuurlijke begroting, het is een op beleidsproduct geaggregeerd stuk op basis van het beheersproductenboek. Dit is de begroting die aan de gemeenteraad ter goedkeuring wordt aangeboden en bevat de beleidsdoelstellingen en financiële middelen op zowel programma als beleidsproduct. 6.2 Beheersproductenboek Het beheersproductenboek is met name bestemd voor de directie en het College van Burgemeester en Wethouders. Het vormt tevens de input voor enerzijds de programmabegroting en anderzijds het afdelingsplan. Per beheersproduct worden zowel de financiële middelen als de beleidsdoelstellingen vastgelegd, op basis hiervan vindt verantwoording bij maandrapportages, concernrapportages en jaarrekening plaats. Beheersproducten Afdelingsplan Investeringsplan Programmabegroting Budgetbrief 6.3 Afdelingsplan Het afdelingsplan is het contract tussen het college en de manager (budgethouder). De manager geeft hierbij de doelstellingen aan die hij met zijn afdeling het komende boekjaar wil gaan realiseren en welke middelen hij/zij hiervoor gaat inzetten. 6.4 Budgetbrief Het begrotingsproces wordt afgesloten met de budgetbrief. De budgetbrief is de resultante van het totale begrotingsproces, hiermee krijgt de budgethouder formeel zijn budgetten toegekend en worden budgetregels aangehaald. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 12

13

14 Hoofdstuk 7 Lasten 7.1 Bestelling en vastleggen verplichting Bestellingen Bestellingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die bestelling direct verband houdt met de taakstelling. Indien geen toereikend budget aanwezig is, moet via de budgethouder en/of college en/of raad vooraf aanvullende budgetruimte worden aangevraagd. Dit afhankelijk van de (on)mogelijkheden vanuit de productenboom. In de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid is een aantal richtlijnen gegeven omtrent de te volgen inkoopprocedure. In de nota zijn drempelbedragen aangegeven voor: o Onderhands aanbesteden (enkelvoudig en meervoudig); o Openbaar aanbesteden (europees en niet-europees). Voor nadere informatie hierover wordt verwezen naar deze nota. In de nota Inkoopvoorwaarden zijn condities op het gebied van inkopen opgenomen De budgetbeheerder legt vast bij welke leveranciers hij offerte heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgetbeheerder gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgetbeheerder aangetekend. Het aangaan van bestellingen wordt begrensd door de taakstellingen zoals die zijn opgenomen in de begrotingen zoals die door de raad/ college zijn vastgesteld. Bestellingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming (paraaf) van de aangewezen budgetbeheerder. Ter toelichting: Bij de bestelling dient de budgetbeheerder te tekenen voor het budget. De prestatieverklaring op de factuur dient vervolgens getekend te worden door een andere dan de budgetbeheerder. In praktijk dient dit iemand ter zijn die direct betrokken is bij de uitvoering (de uitvoerder). Verplichtingen Inkoopverplichtingen worden in opdracht van de budgetbeheerder vastgelegd door de crediteurenadministratie van de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Verplichtingen worden vastgelegd op basis van een bestelbrief (voorbeeld hiervan is opgenomen als bijlage). Ook langdurige contractafspraken dienen, voor zover dit toegevoegde waarde heeft voor het budgetbeheer, vastgelegd te worden. Ter behoud c.q. bevordering van de efficiency dienen de bovengenoemde bestellingen/ verplichtingen niet door de budgetbeheerders te worden geregistreerd, indien: uit de ontstane verplichting binnen een bepaalde periode (1 maand) een feitelijke betaalopdracht voortvloeit. Het beoogde doel van budgetbewaking wordt dan immers toch bereikt. Bedoeld worden bekende, in de toekomst te effectueren uitgaven, die beslag leggen op verkregen budget. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan de registratie van salarisbetalingen, sociale uitkeringen en subsidies. het kleine bestellingen betreft (bedragen tot 2.500,-). Hierbij kan o.a. gedacht worden aan diverse representatiekosten e.d. Voor de procedure omtrent het vastleggen van een bestelling wordt verwezen naar bijlage 2. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 14

15 7.2 Afhandeling van facturen Binnenkomst & Registratie Onderstaand zijn de belangrijkste stappen in het proces weergegeven. Het betreft de hoofdlijnen, aangezien de meer gedetailleerdere stappen uitgewerkt zijn binnen de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Alle inkomende facturen worden dagelijks via de postkamer in handen gesteld van de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering / crediteuren. Op de postkamer worden de facturen voorzien van een datum van ontvangst. De facturen worden door de medewerkers van Financiële Ondersteuning en Uitvoering / crediteuren gecontroleerd op de factuurvereisten (voor de factuurvereisten wordt verwezen naar centrale inkoopvoorwaarden). Voldoen de facturen niet aan de vereisten, zoals bijvoorbeeld een foutieve adressering of omschrijving, dan dienen de facturen direct teruggestuurd te worden naar de leverancier, vóórdat de factuur de verdere organisatie ingaat. De volgende stap is het registreren van de factuur in het financiële systeem door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Alle van belang zijnde gegevens worden ingevoerd, voordat de factuur naar de budgetbeheerder gaat. Deze registratie heeft nog geen budgettaire consequentie, omdat er nog geen feitelijke boeking plaatsvindt Factuurcontrole (Codering en Prestatie akkoord) Na factuurregistratie gaat de factuur inclusief voorblad naar de betreffende afdelingen. De budgetbeheerder zet een paraaf op het voorblad en tekent in dit geval voor: - Factuur is conform opdracht (geleverde prestatie/ prijs); - Er hangt de juiste relatie (=crediteur) aan; - Factuur is juist (ook rekenkundig). Na goedkeuring van de inkoopfactuur gaat deze binnen vijf werkdagen retour naar de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering / crediteuren, welke zorgt voor de verdere afwikkeling van de factuur. In die gevallen dat er geen bestelbrief of dergelijke is, dienen zowel de budgetbeheerder en de direct betrokkene te tekenen op de factuur. De eerste voor het budget en de andere voor de geleverde prestatie. Tevens zorgt de budgetbeheerder voor de juiste codering van de factuur. Dit houdt onder andere in dat de budgetbeheerder verantwoordelijk is voor de juistheid van de boekingscombinatie. In die gevallen dat er wel een bestelbrief of dergelijke aanwezig is, wordt de factuur alleen voor de geleverde prestatie getekend door de direct betrokkene. Correctieboekingen Wanneer facturen op een verkeerd product terechtgekomen zijn, moet hiervoor een memoriaalboeking als correctie gemaakt worden door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Dit kan alleen na akkoord van de budgetbeheerder (bij overschrijding over producten door de budgethouder). Openstaande facturen Tweewekelijks stuurt de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering / crediteuren een signaleringslijst naar de budgethouder en -beheerder. Deze lijst bevat facturen die langer dan 6 werkdagen op de afdeling aanwezig zijn. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 15

16 De openstaande posten crediteuren dienen maandelijks te worden beoordeeld door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Bij opmerkelijke zaken neemt zij contact op met de verantwoordelijke budgetbeheerder. Deze dient aan te geven waarom bepaalde facturen niet betaald (moeten) worden en welke acties reeds genomen zijn om bepaalde problemen op te lossen. Hier kan bijvoorbeeld gedacht worden aan discussies omtrent foutieve leveringen etc. De afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering legt de analyses goed vast, en de budgetbeheerder dient voor de daadwerkelijke afhandeling te zorgen en houdt hierover contact met de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering Verwerking van de factuur in de financiële administratie De door de budgetbeheerder geparafeerde en gecodeerde factuur komt retour op de crediteurenadministratie en wordt ingeboekt/ en vervolgens betaalbaar gesteld. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 16

17 Hoofdstuk 8 Baten 8.1 Facturering voor verkrijgen inkomsten De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de facturering van de diensten aan de afnemers. Het aanmaken van de facturen dient altijd te geschieden door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Na facturering is het primair de verantwoordelijkheid van de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering om de inkomsten ook daadwerkelijk binnen te krijgen. Door de facturering volledig via Financiële Ondersteuning en Uitvoering te laten verlopen, ontstaat een juist inzicht in de openstaande debiteurenvorderingen. Ook worden de vorderingen op deze manier ook meegenomen bij het gemeentelijke incassobeleid. Wanneer er problemen zijn om een vordering te innen, dient de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering contact op te nemen met de betreffende budgethouder/ beheerder, zodat ook zij hiervan op de hoogte zijn. Dit onderdeel zal verder uitgewerkt worden in een procesbeschrijving door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 17

18

19 Wanneer herinneringen worden ontvangen betreffende inkoopfacturen wordt door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering/ crediteuren nagegaan of deze factuur nog binnen de organisatie is of dat de factuur al op de crediteureneenheid terug is. Door de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering wordt het documentnummer op de herinnering gezet; dan gaat de herinnering naar de betreffende budgetbeheerder, die voor verdere afwikkeling verantwoordelijk is en de eenheid crediteuren nadere informatie terzake verstrekt Termijnen debiteuren Voor facturen die wij verzenden aan afnemers van onze producten en diensten geldt een standaard betalingstermijn van 30 dagen. Invordering zal daarna gestart worden. Voor publiekrechterlijke vorderingen geldt een afzonderlijk regime. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 19

20 Hoofdstuk 10 Meevallers en tegenvallers In dit hoofdstuk wordt in gegaan op de vraag: Hoe om te gaan met meevallers en tegenvallers?. De handelwijze ten aanzien van de mee- en tegenvallers zal verschillend moeten zijn naar gelang deze al dan niet het gevolg zijn van handelingen van de budgethouder. We komen dan tot de volgende principeafspraken: 1. Tegenvallers worden in principe binnen hetzelfde budget en in hetzelfde dienstjaar gecompenseerd, waarbij compensatie niet mag leiden tot beleidsverandering zonder besluitvorming door het college. Indien dit niet mogelijk is, dienen deze tegenvallers in principe opgevangen te worden binnen het totale budget van de budgethouder. 2. Meevallers worden in principe ter beschikking van de budgetbeheerder gesteld (uiteraard mits aan de taakstelling is voldaan; de gevraagde prestaties moeten wel zijn geleverd). Voor zover zij door hem niet behoeven te worden aangewend voor het compenseren van tegenvallers als onder punt 1 genoemd, kunnen zij tot eenmalige extra bestedingen binnen de betrokken beheersproducten leiden in het lopende dienstjaar. Ook hier geldt echter dat beleidsverandering alleen is toegestaan na besluitvorming door het college. Indien er sprake is van een structurele meevaller worden de vrijkomende middelen na de eenmalige extra besteding in het lopende jaar betrokken bij het afwegingsproces van de eerstvolgende begroting. Bij de melding en de beoordeling van mee- en tegenvallers moet niet alleen naar de kosten worden gekeken, maar dienen kosten en opbrengsten steeds in hun onderlinge samenhang te worden bezien. Voor alle mee- en tegenvallers geldt dat deze steeds tijdig in de tussentijdse rapportages moeten worden gemeld. De jaarrekening mag daarom in principe geen verrassingen meer opleveren. Bij wezenlijke overschrijdingen (geen vaste norm voor) van bestuurlijk belang is het zeker niet de bedoeling dat voor de verantwoording gewacht wordt tot deze rapportages. Deze overschrijdingen dienen zo spoedig mogelijk separaat aan het college te worden voorgelegd. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 20

21 Bijlage 1: Organisatieschema Onderstaand is een organigram opgenomen ter verduidelijking van de huidige organisatie structuur. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 21

22 Bijlage 2: Globale procedurebeschrijving bestellingen en vastleggen verplichtingen In verband met het verkrijgen van een goed inzicht t.b.v. de budgetbewaking is het noodzakelijk om aangegane verplichtingen te boeken op het tijdstip dat de verplichting is aangegaan. Het opvoeren van deze verplichting geschiedt ten laste van de desbetreffende grootboekrekening. Hierbij dient te worden gehandeld volgens de navolgende procedure: 1. Het aangaan van verplichtingen (waaronder bestellingen) behoort conform het gestelde in de Regeling Budgethouderschap tot de taak van de budgetbeheerder. 2. Een bestelling wordt uitgevoerd door invulling van een bestelbrief. 3. De bestelbrief dient te worden ondertekend door de budgethouder, waarbij vooral de toetsing aan het beschikbaar zijn van het budget een hoofdrol speelt. 4. Een kopie van de bestelbrief wordt door de crediteurenadministratie zodanig vastgelegd dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget zichtbaar is. 5. Een kopie van de bestelbrief wordt behouden door de budgetbeheerder 6. Na ontvangst van de factuur wordt een kopie van de bestelbrief gehecht aan de factuur en wordt de factuur (niet meer voor het budget) getekend voor prestatieverklaring/ ontvangstmelding door een direct betrokkene. Vervolgens kan de factuur ter betaling aan de afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering worden aangeboden. Bij financiële afwijkingen tussen factuur en bestelbrief is uiteraard wel accordering door budgetbeheerder noodzakelijk. 7. De afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering draagt er zorg voor dat ten tijde van het verwerken van de factuur in de financiële administratie de verplichting verbonden aan de gerealiseerde bestelling wordt verwijderd (aan de hand van kopiebestelbrieven). Aandachtspunt: Periodiek verstrekt de afdeling Financiële ondersteuning en Uitvoering een overzicht van de openstaande verplichtingen aan de budgetbeheerders. Dit ten behoeve van het kritisch doorlopen van de openstaande posten, waarbij met name aandacht dient te zijn voor posten die al langere tijd openstaan. Bovenstaande procedure zal meer in detail uitgewerkt worden in een beschrijving t.b.v. de administratieve organisatie. Pas hierna zal bovenstaande ook fasegewijs binnen de organisatie doorgevoerd worden. In deze uitwerking is het mogelijk dat op onderdelen procedure wat afwijkt van het bovenstaande. Regeling budgethouderschap gemeente Oosterhout 2003 pagina 22