Verslag ALGEMENE LEDENVERGADERING - SV TWELLO Datum 30 juni 2010 Plaats en tijdstip 20 uur aan de Zuiderlaan Verslag Elly van Otterloo Afgemeld G. Menkhorst, G. Witteveen, D. Pol- van Brummen, B. v/d Hoogen, H. v/d Beld, H. Roelofs, R. Schrijver, G. van Heerde, E. de Jong, A. de Jong, Rina v/d Noll, E. en A. Albers, F. Vosselman. 1. Opening Aad opent om 20.10 uur de vergadering en geeft aan dat er nog enkele mensen wat later zullen komen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn nu geen ingekomen stukken binnengekomen of mededelingen te melden. 3. Vaststelling verslag: AV 9 december 2009 Er zijn geen op- of aanmerkingen tav het verslag en wordt bij deze goedgekeurd. 4. Benoemingen Algemeen Bestuur 4.1. Hans Schreurs (penningmeester) aftredend en niet herkiesbaar Aad bedankt Hans heel hartelijk voor zijn inzet van afgelopen jaren. Als dank hiervoor krijgt hij een persoonlijke attentie aangeboden door Aad. Hans heeft te kennen gegeven dat hij in de zijlijn nog verbonden wil blijven en zijn diensten nog beschikbaar wil stellen. 4.2. Anne van der Scheer (penningmeester) voorstel tot benoeming. Anne wordt unaniem gekozen en wordt bij deze benoemd tot penningmeester. 4.3. Vacatures Exploitatie en Facilitaire zaken. Er zijn nog steeds 2 vacatures in het AB voor de portefeuilles Exploitatie en Facilitaire zaken. Aad doet een oproep aan de leden hiervoor. Hopelijk kunnen we deze komende tijd gaan invullen. Momenteel blijven hierdoor wel wat zaken liggen, omdat het AB er niet allemaal aan toekomt. 5. Mandaat aanschaf verenigingsruimten Joop geeft een presentatie. Joop, Martijn Bloemers, Anne v/d Scheer vormen het projectteam hiervoor, geassisteerd door Hans Schreurs en Joris Rasing (intern) en Hank Bax (extern: Taxatheek Apeldoorn). Hij vertelt wat over de historie. Vanaf april 2006 t/m mei 2010. Dat er verschillende gesprekken en onderhandelingen zijn gevoerd met de gemeente en taxateurs over huurovereenkomst, huursubsidie, afloopcontract, taxatie s en de koopsom. Joop geeft aan wat de totale kosten zullen zijn bij een eventuele koop van de verenigingsruimten en hoe deze aankoop gefinancierd zou kunnen worden. Joop geeft duidelijk aan dat het voor SV Twello gunstiger is om de ruimten te kopen dan te huren. Het is in financieel opzicht goedkoper, bovendien geeft het meer zekerheid en is het bovendien ons eigendom. Naar verwachting zal eind van dit jaar de aankoop een feit zijn. Het is nog afhankelijk van de oprichting van de VVE (vereniging voor eigenaren), de financiering door de bank en de nadere afstemming met de belasting en de notaris. Vragen: Rene Blok: vraagt wat precies de VVE inhoudt. - Het betreft het gezamenlijk zorg dragen voor het totale pand. Er zal duidelijk afgesproken moeten worden wie waar verantwoordelijk voor is, wie betaald wat: De gemeente of SV Twello. Ook wil SV
Twello graag de zelfredzaamheid van de leden hierin meenemen. Dit vraagt nadere afstemming en onderhandeling. Joop geeft aan dat hiervoor een voorstel bij de gemeente ligt. Joke Roeterdink: vraagt of het bij de aankoop alleen over de 1 ste verdieping gaat. - De aankoop betreft de 1 ste verdieping en de fustruimte en het afvalhok beneden. Dus in wezen alles wat we los van de sport nu huren. We blijven de velden, het handbalveld en de kleedkamers gewoon voor een vast tarief van de gemeente huren. Het kopen hiervan is voor SV Twello niet interessant. Miranda Roeterdink: merkt op dat de waarde van de keuken nu 55.000 is. Dat is meer dan de aanschaf van de keuken. - De totale installatie van de keuken is in deze meegenomen voor 80.000. Joop v/d Laan heeft een vraag over een extra post voor inventaris. - 55.000 betreft de bar en de keuken. Marcel Bosscher: vraagt of wij ook inspraak hebben in de onderhoudscontracten. - De gemeente heeft een lang lopend contract met Imtech. Wij hebben dit in onderhandeling. Joke Roeterdink: vraagt of dit ook geldt voor het contract voor de beveiliging. - Dit gaat ook onder VVE vallen. De vraag is of dit gunstig is voor ons. Leo Evers: merkt op dat de verdeling van de kosten zeker in onderhandeling mee moeten worden genomen, gelet op het aandeel van de VVE en de gemeente hierin. - Dit punt wordt zeker meegenomen. Bertus van Beek: merkt op dat het bij de VVE ook ligt aan de oppervlakte van de ruimte en het gedeelte van het eigendom. - Dit is ook zeker een aandachtspunt van ons. We laten ons hierbij extern adviseren. SV Twello heeft ongeveer 20% van de oppervlakte en de gemeente ongeveer 80%. Rene Blok merkt op dat we vast geen technische gebreken hebben. Ben Smit: vraagt of er vanwege de koop van de ruimten er een contributieverhoging aan zit te komen. - Opgemerkt wordt dat de koopoptie financieel de meest gunstige optie is voor SV Twello. Toch zal een verhoging van de contributie onvermijdelijk zijn. Omdat er beduidend lager inkomsten zijn gegenereerd dan was begroot. Daar komen we nog op terug na de pauze. Bennie Reusken: wat houdt het mandaat precies in. - De verwachting is dat de koop in het najaar afgerond zal zijn. Per 1-6-2009 had SV Twello het pand kunnen kopen. De koopsom zal ook 1 ½ jaar betaald worden. Bovendien is er ook geen huur meer betaald vanaf die datum. Hierna vindt de stemming plaats. De leden wordt gevraagd om een stem uit te brengen voor / tegen een mandaat aan het algemeen bestuur en het projectteam om het onderhandelingsproces voort te zetten en de kooptransactie af te ronden. De uitslag van de stemming voor het mandaat is dat er unaniem voor het mandaat gestemd is! Aad bedankt de leden voor het uitbrengen van hen stem. Fijn dat SV Twello nu de volgende stappen kan nemen. Ook bedankt Aad de onderhandelaars voor hun bijdrage in dit proces. Bewonderenswaardig hoe zij dit traject met dit resultaat hebben bereikt. Aad merkt ook op dat we zo nodig in het nieuwe seizoen nog een extra vergadering zullen beleggen als de situatie tav de VVE hierom vraagt. Na de pauze zullen we verder gaan met de begroting voor het seizoen 2010-2011. Tijdens de pauze is er de gelegenheid om de begroting in te zien.
6. Behandeling en vaststelling begroting 2010-2011 Anne geeft een presentatie hierover. Anne vertelt wat over de ledenontwikkeling. Er is een gestage groei, voornamelijk door de komst van de fitness. Momenteel heeft SV Twello ongeveer 1650 leden. Het ledenaantal van de voetbal is bijna net zo groot als van de gymnastiekafdeling. De aantal leden bij de zaalsporten is behoorlijk toegenomen vanwege de groei van de fitness. De begroting. Anne legt uit hoe de begroting tot stand is gekomen, hoe de procedure en het verloop is geweest tot nu toe. Uitgangspunten hierbij: - extra contributieverhoging van 1 per maand - geen verdere groei personeelskosten - teruglopende opbrengsten sponsoring - verwerking koop verenigingsruimten Er volgt een discussie tav de contributieverhoging. Het voorstel is om met ingang van komend seizoen de contributie met 3% te verhogen (wat gebruikelijk is) en daarnaast met 12 per jaar. Dhr Oolman doet het voorstel om de contributie naar rato te berekenen, meer gelet op de trainingsuren. Tav de inkomsten wordt opgemerkt dat de inkomsten van het ophalen van het oud papier ten bate van SV Twello blijven. Ondanks de introductie van de gemeente van de blauwe container voor de papierinzameling. SV Twello zal het papier blijven inzamelen. Hierna vindt de stemming over de begroting plaats. De leden wordt gevraagd om een stem uit te brengen voor / tegen de voorgestelde begroting. De uitslag van de stemming voor de begroting is dat er unaniem voor de voorgestelde begroting gestemd is! Aad meldt dat we in de AV in het najaar nog terug zullen komen op de contributieverhoging. Er zal dan een voorstel komen om de contributieverhoging naar rato te verdelen. We stellen wel vast dat we voor komend seizoen de verhoging van 12 voor alle leden in laten gaan. Anders lopen we achter de feiten aan. 7. Algemeen Beleid 7.1. Algemeen beleid Harmke presenteert dit onderwerp. Zij geeft aan welke zaken afgelopen seizoen gespeeld hebben, welke acties, op de specifieke onderdelen, door het AB gerealiseerd zijn, welke nog lopen en welke meegenomen worden naar komend seizoen. Sommige acties zijn komen te vervallen. Leo Evers merkt hierbij op dat de sponsorgelden dit seizoen niet binnen gehaald zijn. Hetgeen het AB ook bekend is. Ook wordt opgemerkt dat de Zuiderlaan Expres meer een clubblad zou mogen zijn ipv een advertentieblad. 7.2. Voornemen tot afschaffing overkoepelend zaalsportbestuur De intentie van het AB is om het overkoepeld zaalsportbestuur af te schaffen. Harmke geeft hiervan de afwegingen en de consequenties aan. Hierna vindt de stemming over dit voornemen plaats.
De leden wordt gevraagd om een stem uit te brengen om - na afstemming met de volleybal, basketbal en dynamic tennis - de afdeling zaalsporten af te schaffen en in haar plaats een 3-tal afdelingen op te richten. De uitslag van de stemming voor dit voorstel is dat er unaniem voor de afschaffing van het overkoepelend zaalsportbestuur gestemd is! Aad merkt in deze ook nog op dat naar verwachting de badmintonvereniging van Twello zich aan SV Twello zal gaan binden. Zodat er een 4 de tak van sport onder de zaalsport zal komen te vallen. De onderhandelingen hierin zijn gaande. 7.3. Vrijwilligers Harmke meldt dat de belronde veel nieuwe vrijwilligers heeft opgeleverd. Voor de korte termijn zijn de problemen opgelosd. Echter voor de langere termijn blijven nog vacatures open staan. Aad vult hierbij aan, en doet bij deze dan ook een oproep aan alle leden, dat miv seizoen 2011-2012 er vacatures zullen ontstaan in het AB. Omdat de zittingsperiode van Harmke (vrijwilligersbeleid), Joop (sportbeleid) en Aad (voorzitter) dan ten einde is. 7.4. Nieuwe website SV Twello Marli presenteert dit onderwerp. Ze vertelt wat over de historie, de ontwikkelingen, kosten, planning en de realisatie van de website. De realisatie hiervan bleek toch complexer dan aanvankelijk verwacht werd. We willen namelijk graag een website die overzichtelijk is, een goede vormgeving heeft en flexibel is in het toevoegen van informatie. Ook willen we graag een geïntegreerd administratiesysteem, waarin we allerlei belangrijke informatie kwijt kunnen. Zoals gegevens van sponsoren, vrijwilligers, leden maar ook financiële en planningsoverzichten etc. Vandaar dat er nu gekozen is dat de website, zoals JP deze tot nu toe vorm gegeven heeft, verder gevuld zal gaan worden door het administratiesysteem van Allunited. Omdat dit systeem voldoet aan de doelstelling en aan onze wensen. De verwachting is nu dat 1 september 2010 de website operationeel is. Het administratiesysteem hiervan zal dan nog wel nader gevuld moeten gaan worden. 8. Voorstel tot benoeming Leden van Verdienste Er zijn bij het AB 2 voordrachten binnen gekomen en wel voor Herman Hofman en voor Alex Syaranamual. Aad leest de voordrachten voor. De leden stemmen in met de benoeming van Alex en Herman, beide tot lid van verdienste van SV Twello. 9. Rondvraag Aad meldt dat in de kantine inmiddels een bord voor vrienden van SV Twello hangt, door de commissie PR en communicatie gerealiseerd. Hans Peters meldt het belang voor het blijven inzamelen van het oud papier. Dit is een belangrijke inkomstenbron. Het probleem blijft in deze de bemensing van 4 de zaterdag van de maand. Volgens hem moeten er toch 6 mensen te benaderen zijn die mee willen helpen dan. Vandaar zijn oproep aan de leden om zich hiervoor aan te melden. Jan Kamphuis doet een oproep om de vrienden van SV Twello te steunen. Hij geeft verder zijn zorg aan dat de voetbal volgens hem het meeste kost maar het minste oplevert. Dit punt wordt meegenomen door het voetbalbestuur. Sjouke ter Weeghel merkt op dat de clubgebonden activiteiten beter afgestemd zouden kunnen worden. Nu waren er verschillende activiteiten op hetzelfde moment gepland. Ook zouden er misschien meer gezamenlijke activiteiten kunnen worden gepland.
Leo Evers meldt dat hij deze vergadering een goed bestede avond vond en hij spreekt zijn waardering uit voor de resultaten van het AB. Zo kan SV Twello weer een goede stap in de goede richting zetten. 10. Afsluiting Aad sluit om 22.20 uur de AV, bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en wenst een ieder een hele goede vakantie toe.