Offerte-aanvraag Pilot Distributie Automatisering Light ENEXIS B.V. Behoudens ingeval van door de wet gestelde uitzonderingen mag niets van deze aanvraag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Enexis B.V. 1 07-07-2015
1. Algemeen Voor u ligt de offerte-aanvraag voor de opdracht voor de DALI-Pilot 2015 welke een onderdeel is van het project DALI (Distributie Automatisering Light). Middels deze offerte- aanvraag willen wij u verder informeren over het doel van de pilot en de planning ervan en een offerte voor levering van een passend DALI systeem aanvragen. Het doel van deze pilot is om kennis en ervaring op te doen v.w.b. functioneren en implementatie van de DALI boxen en de bijbehorende centrale omgeving(en). Van de leverancier wordt verwacht dat hij een DALI oplossing en de bijbehorende centrale omgeving(en) levert dat aan de gestelde eisen voldoet. Enexis zal in de pilotfase van het DALI project in verschillende proefopstellingen dit geheel testen om zo te komen tot een productspecificatie die in 2016/2017 Europees kan worden aanbesteed voor ca 35.000 stuks. De totale opdracht omvat 300 DALI boxen inclusief bijbehorende centrale omgeving(en) te leveren door 4 verschillende leveranciers. Deze boxen zullen verdeeld worden over 3 pilotgebieden. De totale opdracht per leveranciers omvat 75 DALI boxen inclusief bijbehorende centrale omgeving(en). Enexis is zich al enige tijd aan het oriënteren op deze nieuwe toepassing. In deze oriëntatiefase heeft Enexis informatie vergaard bij verschillende instanties en marktpartijen. In dit document en Bijlage 1 zijn de systeem eisen (minimum requirements) van de gevraagde DALI systemen beschreven. 1.1 Aanleiding Maatschappelijk gezien mag Enexis als netbeheerder niet ontbreken in de vorming van een smart grid. Men mag verwachten dat een netbeheerder weet wat in haar netten speelt en er geen blinde vlekken mogen zijn waar intelligentie ontbreekt. Momenteel is dit wel het geval voor het MS/LS vlak (HS/MS en cruciale MS stations worden via een Scada systeem geobserveerd en de klanten aan MS of LS zijde worden via een smart meter gemonitord en afgerekend). Enexis heeft begin 2015 besloten een project DALI (Distributie Automatisering Light) te starten met als uiteindelijke doel observering van alle MS stations (35.000 stuks) in 2020. Om dit te bewerkstelligen wordt in 2015 een begin gemaakt door middel van een pilot om ervaring op te doen: uitrolsnelheid, efficiency en vaststellen uiteindelijke specificatie. Triggers voor vaststelling specificaties pilot zijn: 1. De behoefte aan een alternatief voor sturing van openbare verlichting (OVL). Het is de wettelijke taak van Enexis om voor gemeentes een geschakeld net te leveren ten behoeve van OVL. Momenteel wordt deze schakeling aangestuurd middels een gedateerd toonfrequent (TF) systeem met beperkte flexibiliteit. De huidige hoofdtaak van TF is tarief schakelen in huishoudelijke energiemeters. Met de introductie van slimme meters vervalt deze taak en blijft enkel OVL sturing over. 2 07-07-2015
2. Een andere ontwikkeling is een groeiende behoefte/noodzaak voor gedetailleerdere energiemonitoring. Deze behoefte wordt veroorzaakt door toenemende dynamiek in de energienetten als gevolg van zonne-energie, elektrische auto s, warmtepompen, etc. Door slim gebruik te maken van deze energiemonitoring kunnen efficiënte gerichte investeringen gedaan worden in de infrastructuur. 3. Tenslotte streeft Enexis naar minimale energie uitval voor haar klanten. Mocht zich toch een storing voordoen dan moet de duur zo kort mogelijk zijn. Daarom is er behoefte om bij een middenspanningstoring een actueel beeld te hebben van waar de storing zich bevindt. 1.2 Doel van de pilot Enexis heeft zich als doel gesteld om medio 2016 een gefundeerd besluit te kunnen nemen over het wel of niet plaatsen van een DALI oplossing (het geheel van DALI boxen en bijbehorende centrale omgeving(en)) voor al haar 35.000 netstations. Indien Enexis besluit om deze 35.000 netstations te voorzien van een DALI oplossing, dan zal Enexis deze uit de markt betrekken via een Europese aanbestedingsprocedure. Om inzicht te krijgen in de functionaliteit, kosten, tijd, processen, flexibiliteit, etc. van het DALI systeem wordt er allereerst in 2015 een pilot uitgevoerd. Deze pilot houdt in dat in een representatief aantal netstations (300) een DALI oplossing geplaatst wordt. De functionaliteit en de technische systeemeisen van de aangeboden DALI oplossing moeten via een presentatie van een demo-versie aangetoond worden. 1.3 Realisatie Met maximaal 4 geselecteerde leveranciers worden er in 3 gemeenten in Nederland 300 netstations voorzien van een DALI oplossing. Het gaat daarbij om de volgende gemeenten: - Waalwijk; - Born, Sittard, Geleen; - Enschede. Binnen deze gemeenten kan een mix gemaakt worden van systemen van verschillende leveranciers. Enexis behoudt zich het recht voor om naar eigen inzichten de verdeling te maken. 3 07-07-2015
2. Procesbeschrijving 2.1 Contactpersonen Enexis zijde De contactpersonen aangaande deze offerte-aanvraag aan de zijde van Enexis zijn. Stephan Scheeren, Purchaser Tel: +31 (0)6 21 10 44 35 @: stephan.scheeren@enexis.nl Wim Ploem, Projectleider Tel: +31 (0)6 50 63 02 07 @: wim.ploem@enexis.nl Gelieve alle communicatie via deze beide mail adressen te laten verlopen (i.v.m. mogelijke afwezigheid). Het is de leverancier niet toegestaan met andere Enexis medewerkers dan de hierboven genoemde personen te communiceren over de offerte-aanvraag. Indien blijkt dat een leverancier toch gecommuniceerd heeft met andere Enexis medewerkers dan de hierboven genoemde personen, kan deze leverancier van verdere deelname aan deze pilot en mogelijk ook voor de daaropvolgende Europese aanbesteding uitgesloten worden. 2.2 Procedure Enexis zal voor deze offerte aanvraag gunning via loting toepassen in het geval het aantal offertes het aantal van 4 overstijgt. Dit houdt in dat een door Enexis ingehuurde notaris de winnende leveranciers zal selecteren d.m.v. een loting uit de geldige offertes. 2.3 Stellen van vragen / Nota van Inlichtingen Enexis heeft in deze aanbesteding de mogelijkheid opgenomen tot het stellen van vragen t.a.v. de aanbestedingsleidraad en daarin opgenomen documenten. Vragen dienen in een Word-document per mail gestuurd te worden aan - Joery.Korobejnik@enexis.nl, - cc. aan stephan.scheeren@enexis.nl. De vragen dienen uiterlijk dinsdag 14 juli 2015; 12.00u CET a.s. binnen te zijn op bovengenoemde mail- adressen. Enexis zal vervolgens alles in het werk stellen om zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk donderdag 16 juli a.s. de antwoorden te sturen aan alle deelnemende partijen in de vorm van een Nota van Inlichtingen. 4 07-07-2015
2.4 Indienen oplossing 2.4.1 Indienen offerte De offerte voor de DALI oplossing dient uiterlijk 21 juli 2015, 12.00u CET via email verstuurd te zijn aan de onderstaande twee personen. - wim.ploem@enexis.nl, - cc. aan stephan.scheeren@enexis.nl. 2.4.2 Presentatie demo-versie Om een goede indruk te verkrijgen van de geboden functionaliteit zal een eerste selectie plaats vinden middels een presentatie van een demo-versie van de aan te bieden DALI oplossing. De demo dient een live demo te zijn, dat wil zeggen dat de DALI box en de centrale omgeving operationeel gebracht dient te worden, en communicatie via een mobiel netwerk gerealiseerd dient te worden. De leverancier moet de gevraagde functionaliteit op verzoek kunnen demonstreren. Hiervoor dient de leverancier ook alle noodzakelijke randapparatuur mee te nemen zoals voedingen, SIM kaarten, e.d. De leverancier krijgt de mogelijkheid om een werkende demo-versie op 22 of 23 juli 2015 te demonstreren op het volgende adres: Enexis T.a.v. dhr. Wim Ploem Magistratenlaan 116 5223 MB s-hertogenbosch Hiertoe zult u 21 juli 2015 een uitnodiging krijgen om het tijdstip van demonstratie vast te stellen. Het verzoek is om 22 en 23 juli te reserveren in de agenda voor het demonstreren van de demo-versie op bovengenoemde locatie van Enexis. 2.5 Indicatieve planning Hieronder vindt u de planning van deze offerte-aanvraag. Offert DALI oplossing Versturen offerteaanvraag 07 juli 2015 Indienen vragen leveranciers 14 juli 2015; 12.00u Versturen Nota van Inlichtingen aan leveranciers 16 juli 2015 Indienen offerte via email 21 juli 2015 Fysiek leveren/demonstreren van een demo-versie 22/23 juli 2015 Loting van de winnaars door de notaris 1 augustus 2015 Mededeling door Enexis van het resultaat van de loting 2 augustus 2015 Levering van 75 DALI boxen en centrale omgeving(en) 1 oktober 2015 5 07-07-2015
3. De aan te bieden DALI systemen 3.1 Eisen aan offerte In de offerte dient minimaal het volgende opgenomen te zijn: - Offerte met een omschrijving van het aangeboden DALI oplossing met daarin een gedetailleerde beschrijving hoe voldaan wordt aan de minimum requirements van Bijlage 1. - Bevestiging van acceptatie van de door Enexis ter beschikking gestelde vergoeding (zie 3.3.1). 3.2 Eisen aan demo-versie aangeboden oplossing De demo-versie van de aangeboden DALI oplossing dient minimaal te voldoen aan de in Bijlage 1 genoemde minimum requirements. Indien blijkt dat de demo-versie niet voldoet aan één of meer van de gestelde minimum requirements, zal de offerte als ongeldig beschouwd worden en zal de betreffende partij geen deel nemen aan de loting. 3.3 Beoordelingsmodel Voor deelname aan de pilot zullen uit de geldig ingediende offertes waarvan de werking van de DALI oplossing via een demoversie is aangetoond, middels een loting 4 leveranciers geselecteerd worden. 3.3.1 Prijs Enexis heeft een budget voor het uitvoeren van deze pilot. Uit dit budget is een bedrag gereserveerd voor de aanschaf van de DALI systemen zoals geformuleerd in deze offerteaanvraag. Enexis hanteert één prijs voor alle leveranciers. De vergoeding die Enexis per DALI oplossing ter beschikking stelt is 100.000,-. Dit bevat: 75 DALI boxen Centrale omgeving(en) Het communicatie netwerk voor de Pilot dient niet door de leverancier geleverd te worden. Enexis stelt hiervoor haar eigen SIM kaarten, die opgenomen worden in een mobiele APN, ter beschikking (zie bijlage 5: Requirements PVNO SIM Toolkit). Partijen dienen zich in de offerte te conformeren aan deze vergoeding. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: - Prijzen in s, exclusief BTW. - Delivered Duty Paid (DDP), conform Incoterms 2010. - Betaling 100% na levering, 30 dagen na ontvangst van de factuur. 6 07-07-2015
4. Opdracht 4.1 Opdracht Voorwaarden Uit de geldig ingediende offertes waarvan de werking van de DALI oplossing via een demoversie is aangetoond, worden middels een loting 4 leveranciers geselecteerd die elk opdracht krijgen voor de levering van 75 DALI boxen inclusief bijbehorende centrale omgeving(en). Als basis voor de opdracht zal dienen: - De onderhavige aanvraag met alle bijlagen Daarnaast zijn van toepassing met uitdrukkelijke uitsluiting van de (algemene) voorwaarden van leverancier: o de Algemene Inkoop Voorwaarden 2013 (zie bijlage 2). o Logistieke voorwaarden (zie bijlage 3). In geval van tegenstrijdigheid van bepalingen of voorwaarden in de genoemde documenten, geldt de volgende hiërarchie: de offerte-aanvraag prevaleert boven de bijlagen. De bijlagen prevaleren in rangorde: bijlage 2 gaat voor bijlage 3, enzovoorts. 5. Logistiek 5.1 Aantallen Zoals omschreven in 3.3, zal aan 4 leveranciers een opdracht worden gegeven voor het leveren van een DALI oplossing voor 75 stations. 5.2 Aflever locatie De levering dient te gebeuren op een door Enexis nader aan te geven Enexis locatie. 5.3 Levertijd Enexis zal begin augustus opdracht geven voor de koop van de geoffreerde DALI oplossingsystemen. De leverancier wordt geacht per 15-9-2015 de centrale omgeving(en) operationeel te hebben om met de DALI boxen een koppeling te kunnen maken en de gevraagde functionaliteit te kunnen leveren. Hiervoor levert de leverancier een DALI box. Zodat de partij die deze boxen gaat installeren en in bedrijf gaat stellen vanaf 1-10-2015 hier ervaring mee kan opdoen. De overige DALI boxen (74 stuks) dienen per 1-10-2015 installatie gereed opgeleverd te worden zodat Enexis deze kan gaan monteren in haar stations. 5.4 Logistieke eisen De componenten dienen aangeleverd te worden op EURO-pallets. De maximaal toegestane hoogte van deze pallets bedraagt 1150mm (incl. pallet). 7 07-07-2015
6. Transparantie Enexis hecht veel waarde aan een zogenoemd level playing field, nu en in de toekomst. Daarom ziet Enexis de pilot als het kopen van standaardproduct waarmee door Enexis ervaringen worden opgedaan en aan de hand van die ervaringen nadere eisen en wensen kunnen worden gesteld. De aangeboden producten zullen niet samen met de leverancier doorontwikkeld worden. Indien in 2016 besloten wordt tot het kopen van een DALI oplossing voor 35.000 netstations in het Enexis verzorgingsgebied, zal dit tot gevolg hebben dat het inkopen van deze DALI oplossing via een Europees Aanbestedingstraject zal verlopen. Op dat moment zullen de resultaten van de pilot verwerkt zijn in de aanbestedingsdocumenten. Op die manier lopen partijen die niet deelgenomen hebben aan de pilot geen achterstand op. 8 07-07-2015
7. BIJLAGEN Bijlage 1: Replyformat DALI Selection versie 1.2 Replyformat DALI selection_v1.2.xlsx Bijlage 2: Algemene Inkoop Voorwaarden 2013 Enexis Algemene Inkoopvoorwaarden 2013.pdf Bijlage 3: Aanvullende voorwaarden logistiek Enexis Aanvullende Voorwaarden Logistiek 2013.pdf Bijlage 4: Enexis Use case DALI versie 1.3 Use-cases DALI v1 3.pptx Bijlage 5: Requirements PVNO SIM Toolkit Requirements PVNO SIM toolkit.pptx 9 07-07-2015