Stappenplan aanvragen subsidie praktijkleren U wilt een subsidieaanvraag doen voor de subsidieregeling praktijkleren. In deze factsheet wordt u aan de hand van vier stappen door het proces geleid. 1 - Aanvragen eherkenning 2 - Gegevens verzamelen 3 - Aanvragen van de subsidie bij het eloket 4 - Borgen van de benodigde administratie Stap 1 - Aanvragen eherkenning De subsidieaanvraag voor deze regeling doet u volledig digitaal via het eloket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Om toegang te krijgen tot dit eloket heeft u een eherkenningsmiddel nodig. Dit is een digitale toegangssleutel voor bedrijven, vergelijkbaar met Digid voor particulieren. Met deze eherkenning kan de overheid zien wie u bent en dat u namens uw bedrijf bevoegd bent zaken te doen. Beschikt u al over een eherkenningsmiddel dan kunt u direct aan de slag. Heeft u dat nog niet dan kunt u dit eenvoudig aanvragen via www.eherkenning.nl/bedrijven. Het aanschaffen en het gebruik van een eherkenningsmiddel kan kosten met zich meebrengen. Dit hangt af van het benodigde beveiligingsniveau en de keuze van de leverancier. We raden u aan ruim voor de deadline van 15 september de eherkenning te regelen. Het kan namelijk een aantal werkdagen duren voordat u toegang krijgt. Vlak voor de deadline van het aanvragen kan deze wachttijd oplopen. Neemt u daarom geen risico en vraag alvast uw eherkenning aan. De aanschaf verloopt in 6 stappen. Bij stap 1 wordt u gevraagd welke dienst u afneemt. Kies hier voor Overheidsorganisatie omdat de aanvraag via het eloket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) verloopt. Bij stap 2 wordt u gevraagd welke betrouwbaarheidsniveau u nodig heeft. Voor de subsidieregeling praktijkleren is een niveau 1 (basisniveau) voldoende. Maak vervolgens een keuze uit de diverse erkende aanbieders van toegangssleutels. Er worden gevarieerde pakketten aangeboden voor betrouwbaarheidsniveau 1. De kosten variëren van 0 tot 20,- per jaar. De keuze is volledig aan u voor welke variant u kiest. Als er binnen uw bedrijf meerdere mensen namens het bedrijf aanvragen gaan indienen dan is het raadzaam om bij stap 5 aan te geven dat u medewerkers wilt machtigen. Vraag eherkenning aan bij een bedrijf naar keuze. Het bedrijf levert u over het algemeen binnen enkele werkdagen de benodigde gegevens om te kunnen inloggen op het eloket. 1
Stap 2 - Gegevens verzamelen Bij het indienen van uw subsidieaanvraag hoeft u geen documenten mee te zenden. Bij controle kunnen echter bewijsstukken worden opgevraagd. Uitgangspunt bij de regeling is dat de administratieve lasten zo beperkt mogelijk zijn. Welke gegevens heeft u concreet nodig bij het indienen van uw aanvraag? Het aanvraagformulier kent een aantal gegevens die u per medewerker moet invullen. We raden u aan om deze gegevens eerst volledig te verzamelen voordat u gaat inloggen en aanvragen. Start- en einddatum: u hebt per medewerker inzichtelijk in welke periode er begeleiding heeft plaatsgevonden. Aantal weken begeleiding: u hebt per medewerker inzichtelijk hoeveel weken uw praktijkbegeleider de BBL-student werkelijk heeft begeleid. BSN van de medewerker: op basis van dit nummer controleert de overheid of de medewerker ingeschreven heeft gestaan bij de opleiding. Crebocode van de opleiding: dit is een code van de specifieke opleiding die de medewerker heeft gevolgd. Op basis van deze code controleert de overheid of de medewerker bij een relevante opleiding ingeschreven is. De crebocode van de opleiding staat op de onderwijsovereenkomst en/of praktijkleerovereenkomst (bpvo). Code leerbedrijf: dit is een code waarmee u aantoont dat u een erkend leerbedrijf bent. U kunt deze code altijd vinden op scholen.stagemarkt.nl. Stap 3 - Aanvragen van de subsidie bij het eloket U gaat naar de website van RVO en logt in bij het eloket: www.rvo.nl/eloket 1. Kies op de pagina van het eloket voor inloggen met eherkenning en log in met uw eherkenningsmiddel dat u eerder hebt aangevraagd (zie stap 1). 2. Kies voor Nieuwe aanvraag en kies uit de Formulieren Catalogus Praktijkleren 2016. U komt terecht op de introductiepagina. Lees de tekst aandachtig en kies voor volgende. 2
3. Geef vervolgens aan of u de aanvrager bent of een intermediair en kies daarna voor welke onderwijssector u aanvraagt. In geval van een SVO-student is dit mbo. Klik op Volgende. 4. Op basis van uw eherkenningsgegevens zijn uw bedrijfs- en contactgegevens al ingevuld. Vul hier uw bankgegevens (IBAN en BIC) zonder spaties in, zodat de subsidie aan u uitgekeerd kan worden. Controleer uw gegevens en klik op Volgende als ze allemaal juist zijn. 5. U vult vervolgens de naam van de medewerker/bbl-student in. Mocht u voor meerdere medewerkers subsidie aanvragen dan is het ook mogelijk een bestand te uploaden. 3
6. In het volgende formulier vult u alle verplichte velden met een * verder in. Deelnemer Hier vult u naast de naam ook het BSN in van uw medewerker. Hiermee wordt gecontroleerd of de medewerker daadwerkelijk ingeschreven is geweest als student aan een BBL-opleiding. 4
Gegevens van het leerwerkbedrijf Hier vult u uw bedrijfsgegevens in. Ieder erkend leerbedrijf beschikt over een code leerbedrijf, afgegeven door SBB. Met deze code wordt gecontroleerd of u erkend leerbedrijf bent. Weet u de code van uw bedrijf niet? Dan kunt u deze eenvoudig opzoeken op scholen.stagemarkt.nl. Vul uw bedrijfsnaam en plaatsnaam in en klik op zoeken. De gegevens van uw bedrijf worden nu getoond, inclusief de code leerbedrijf. Opleiding Bij naam onderwijsinstelling kunt u in geval van een SVO-student SVO vakopleiding food invullen. De crebocode (de code van de BBL-opleiding) staat op de beroepspraktijkvormingsovereenkomst (bpvo) die u heeft ontvangen bij de start van de opleiding. Begin en eind van deze praktijkleerplaats Vul hier de exacte start- en einddatum in zoals deze vermeld staan op de beroepspraktijkvormingsovereenkomst (bpvo). Vul vervolgens het aantal weken in dat u daadwerkelijk praktijkbegeleiding heeft gegeven. De volledige weken waarin zowel de medewerker als de praktijkbegeleider niet aanwezig zijn geweest (bijvoorbeeld door ziekte, verlof) tellen niet mee. U kunt een handig rekenblad downloaden van de SVO-website waarin u dit handig kunt vastleggen en laten uitrekenen, www.svo.nl/praktijkleren. Als u alle gegevens heeft ingevuld, kunt u door middel van de knop Controleren aanvraag zien of u alles volledig heeft ingevuld. Sla uw ingevulde gegevens altijd op. Heeft u meerdere medewerkers waarvoor u subsidie aanvraagt dan kunt u kiezen voor Toevoegen nieuwe deelnemer. Dan komt u direct in een nieuw formulier en hoeft u niet al uw gegevens opnieuw in te vullen. Bent u klaar met invullen dan kunt u naar het volgende scherm. U ondertekent dan uw aanvraag en verzendt deze definitief. Aanvraagperiode Het eloket is voor deze regeling van 2 juni tot en met 15 september opengesteld. Heeft u meerdere medewerkers voor wie u een aanvraag wilt indienen, dan adviseren wij de aanvraag in één keer te doen na 31 juli. Het aanvragen verloopt na 31 juli makkelijker omdat u in één keer meerdere deelnemers kunt invoeren. U weet ook dan tenslotte ook pas hoe de presentie van de medewerkers in de gehele periode tussen 1 augustus en 31 juli is verlopen. Let op: uw aanvraag moet uiterlijk 15 september voor 17.00 uur ingediend zijn. 5
Stap 4 - Borgen van de benodigde administratie Het uitgangspunt van de subsidieregeling is dat u als werkgever bij de begeleiding van een BBL-student al beschikt over de benodigde administratie. De RVO als verstrekker van de subsidie legt geen voorschriften op hoe de administratie gevoerd moet worden. De bewijslast ligt echter altijd bij u als werkgever en indiener van de subsidieaanvraag. U moet als werkgever per medewerker de benodigde administratie kunnen tonen wanneer de RVO hier om vraagt. Benodigde administratie Om voor de subsidie in aanmerking te komen dient u als werkgever in geval over de volgende documentatie te beschikken: 1. Een getekende (praktijkleer)overeenkomst. 2. Een aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming. 3. Een administratie waaruit de begeleiding van de medewerker blijkt. 4. Een administratie waaruit blijkt hoe en welke kwalificaties/kwaliteiten voor de beroepspraktijkvorming zijn behaald. Wij raden u aan deze documenten fysiek en/of digitaal per werknemer overzichtelijk te bundelen in een subsidiedossier. U hebt de plicht de gegevens die bij de subsidieaanvragen horen minimaal vijf jaar te bewaren. Als u dit meteen doet, heeft u er later geen omkijken meer naar. 1. Getekende praktijkleerovereenkomst Dit is het bewijs dat uw medewerker ingeschreven staat voor een crebo-geregistreerde opleiding. U hebt deze overeenkomst van SVO ontvangen na de start van de opleiding van uw medewerker. Als u een kopie maakt voor in het subsidiedossier dan kunt u deze later makkelijk terug vinden. Mocht u deze niet meer in uw bezit hebben dan kunt u SVO benaderen voor een kopie van de overeenkomst. 2. Aanwezigheidsregistratie U moet kunnen aantonen dat uw medewerker en de praktijkbegeleider in een bepaalde week beide aanwezig zijn geweest. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een reeks klokkaarten, presentielijsten, een geldig arbeidscontract in combinatie met een verzuimregistratie, kortom elke documentatie waarmee de praktijkvormingsuren van uw medewerker kunnen worden aangetoond. Let op: de volledige weken waarin uw medewerker of praktijkbegeleider niet gewerkt heeft (bijvoorbeeld door ziekte of verlof) mogen niet meegeteld worden. Het is dus van belang dat u dit zorgvuldig bijhoudt. Ook hier geldt het advies om een kopie te maken van uw bestaande administratie voor in het subsidiedossier. 3. Begeleiding medewerker De regeling is een tegemoetkoming voor de begeleiding van een BBL-student. Hier gaat het om de tijdsinvestering van de praktijkbegeleider(s). Per week dient er minimaal één begeleidingsmoment te zijn. Let ook hier op: volledige weken waarin door afwezigheid van de praktijkopleider geen begeleiding was, tellen dus niet mee. Het verdient daarom aanbeveling om per medewerker minimaal een tweede praktijkbegeleider aan te wijzen, bijvoorbeeld een ervaren collega, een leidinggevende of de ondernemer. Zo kunt u de wekelijkse begeleiding blijven realiseren en aantonen. Wij raden u aan per medewerker in een document vast te leggen welke personen aangemerkt worden als praktijkbegeleiders en dit in het subsidiedossier te bewaren. 4. Bewijslast beroepspraktijkvorming Naast de aanwezigheid van de werknemer en de praktijkbegeleider is het relevant om vast te leggen hoe de begeleiding heeft plaatsgevonden of welke kwalificaties er zijn behaald. Als bewijs dat er kwalificaties zijn behaald, gelden bijvoorbeeld een (BPV-)werkboek (origineel/kopie/scan) van de medewerker, tussentijdse gespreks-, beoordelings,- en evaluatieverslagen en/of afgetekende praktijkexamens. Deze documenten dienen in uw administratie aanwezig te zijn. Zorg voor kopieën van relevante documenten zodat u altijd bewijs heeft in het geval een medewerker tussentijds uw organisatie verlaat en materialen meeneemt. 6