Handleiding SBR in het corporatiedomein Wilt u deelnemen aan de pilot? Neem dan contact op met Eveline Karper email: eveline.karper@logius.nl & telefoon: 070-8209679 Bent u klaar om deel te nemen aan de pilot en wilt u dit kenbaar maken op de SBR-website? Neem dan contact op met Lucas Swennen email: sbr@logius.nl
1 Hoe dit document te lezen? Op 25 februari jl. heeft de pilotbijeenkomst plaats gevonden voor de SBR-pilot voor de woningcorporaties. De bijeenkomst, georganiseerd in samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK), de NBA en Logius, vormde de officiële aftrap voor de SBR-pilot die door Logius wordt begeleid. Tijdens de bijeenkomst zijn de aanwezige woningcorporaties, accountants en softwareleveranciers geïnformeerd over de ambities van BZK met SBR voor het corporatiedomein, de doelstellingen van de pilot en is een toelichting gegeven hoe de partijen kunnen deelnemen aan de pilot. In navolging van deze bijeenkomst bieden we de ketenpartijen deze handleiding voor deelname aan de pilot aan. In dit document wordt afzonderlijk voor woningcorporaties, accountants en softwareleveranciers toegelicht wat de partijen moeten inregelen om klaar te zijn voor deelname aan de pilot. In het schema hieronder is per doelgroep aangegeven wat de relevante hoofdstukken zijn. Bent u een woningcorporatie en wilt u deelnemen aan de pilot? Dan zijn de volgende hoofstukken voor u van belang: Hoofdstuk 2, De aanleiding voor de pilot..pagina 4 Hoofdstuk 3, De scope van de pilot: Think big, start small, act now..pagina 6 Hoofdstuk 4, Deelnemen aan de pilot voor woningcorporaties Pagina 9 Bent u een accountants en wilt u deelnemen aan de pilot? Dan zijn de volgende hoofstukken voor u van belang: Hoofdstuk 2, De aanleiding voor de pilot..pagina 4 Hoofdstuk 3, De scope van de pilot: Think big, start small, act now..pagina 6 Hoofdstuk 5, Deelnemen aan de pilot voor accountants...pagina 12 Bent u een softwareleveranciers en wilt u deelnemen aan de pilot? Dan zijn de volgende hoofstukken voor u van belang: Hoofdstuk 2, De aanleiding voor de pilot.pagina 4 Hoofdstuk 3, De scope van de pilot: Think big, start small, act now.pagina 6 Hoofdstuk 6, Deelnemen aan de pilot voor softwareleveranciers.pagina 15 Pagina 2 van 22
Inhoud 1 Hoe dit document te lezen?... 2 2 De aanleiding voor de pilot... 4 2.1 Wat is Standard Business Reporting (SBR)?... 4 2.2 Gefaseerde implementatie SBR in het corporatiedomein... 5 3 De scope van de pilot: Think big, start small, act now... 6 3.1 Wat gaat we doen in de pilot?... 6 3.2 Waarom doen we deze pilot?... 7 3.3 Wat biedt de pilot voor de woningcorporaties, accountants en softwareleveranciers?... 7 3.3.1 What s in it for the Woningcorporaties... 7 3.3.2 What s in it for the Accountants en de NBA?... 7 3.3.3 What s in it for the Softwareleveranciers?... 8 3.3.4 What s in it for CorpoData?... 8 3.4 Wanneer vindt de pilot plaats?... 8 4 Deelnemen aan de pilot voor woningcorporaties... 9 4.1 Opstellen jaarrekening in XBRL... 9 4.1.1 Minimale impact op organisatie... 9 4.1.2 Geautomatiseerd genereren vanuit uw software... 10 4.2 Aanlevering van de jaarrekening met getekende controleverklaring aan Digipoort... 10 4.3 Convenant... 10 4.4 Waar kunt u terecht met vragen?... 11 5 Deelnemen aan de pilot voor accountants... 12 5.1 Beschikken over persoonsgebonden NBA beroepscertificaat... 12 5.2 Opstellen controleverklaring in XBRL verklaringengenerator... 13 5.3 Signing van de Controle Verklaring en Jaarrekening... 13 5.4 Waar kunt u terecht met vragen?... 14 6 Deelnemen aan de pilot voor softwareleveranciers... 15 6.1 Taxonomie... 16 6.2 Controleverklaring... 16 6.3 Berichtsoort... 17 6.4 Verzend/ontvangst module voor aanlevering aan Digipoort... 17 6.5 Aansluiten op de pilot... 17 6.6 Waar kunt u terecht met vragen?... 18 7 Conclusie... 19 Bijlage A Pilot in 3 stappen... 20 Bijlage B Convenant Pilotpartijen... 21 Bijlage C Projectplanning... 22 Pagina 3 van 22
2 De aanleiding voor de pilot Minister Blok van Wonen en Rijksdienst heeft de professionalisering van de corporatiesector als één van zijn speerpunten benoemd voor de sociale huursector. Een professionelere sector betekent dat: de sector als geheel, en de individuele corporaties, financieel en bedrijfsmatig gezond zijn; de maatschappelijke gewenste volkshuisvestelijke prestaties door de sector worden gerealiseerd; de sociale huursector een goede governance kent die presteren binnen wettelijke en financiële randvoorwaarden mogelijk maakt. Om de financiële en volkshuisvestelijke prestaties van woningcorporaties inzichtelijk te maken is heldere, transparante en kwalitatief hoogwaardige informatie-uitwisseling een belangrijke randvoorwaarde. Dit draagt onder meer bij aan: het creëren van draagvlak voor de maatschappelijke activiteiten van de woningcorporaties; een beter inzicht in de financiële slagkracht, de risico s die de organisatie loopt en de prestaties die ze leveren; het in kaart brengen waar de corporaties in hun prestaties verschillen en waar zij van elkaar kunnen leren en verbeteren. De minister heeft in zijn brief aan de Tweede Kamer van 7 juli jl. verschillende trajecten benoemd die, vanuit de sector en de partijen daar omheen zijn gestart. Gezamenlijk leveren deze trajecten een bijdrage aan het verbeteren van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en verantwoording. Dit zal leiden tot een professionelere, goed functionerende sociale huursector. 1 Een van de benoemde trajecten betreft de toepassing van Standard Business Reporting (SBR). 2.1 Wat is Standard Business Reporting (SBR)? Standard Business Reporting (SBR) is de nationale standaard voor digitale uitwisseling van bedrijfsmatige gegevens tussen ketenpartijen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van open (inter)nationale standaarden voor: het definiëren en vastleggen van de gegevensdefinities in een gegevenswoordenboek en tevens de presentatie van de rapportages en de semantische relaties (Taxonomie); het structureren van de rapportages (XBRL); het vastleggen van de verwerkingen van de rapportages (BPMN); koppelvlakken voor vertrouwelijk en betrouwbaar uitwisselen van rapportages richting uitvragende partijen als CorpoData, Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek. Ten aanzien van de toepassing van deze standaarden zijn SBR-breed ketenoverstijgende afspraken gemaakt. Hierdoor is het mogelijk om deze standaarden te hergebruiken en daarmee in te zetten voor iedere keten en bedrijfsmatige rapportages. In tabel 1 is te zien voor welke rapportages SBR al wordt gebruikt. 1 Brief Tweede Kamer inzake informatiestomen, kenmerk 2015-000243827, 7 juli 2015 Pagina 4 van 22
Tabel 1: Berichtuitwisseling van bedrijfsmatige rapportages met SBR Organisatie Rapportage Belastingdienst Aangifte omzetbelasting (OB) Aangifte Vennootschapsbelasting (VpB) Aangifte Inkomstenbelasting (IB) Opgave Intracommunautaire Prestaties (ICP) Serviceberichten Aanslag Uitstelregeling Aangifte Loonheffing Serviceberichten Toeslag Vooraf ingevulde aangifte Toeslagen Kamer van Koophandel Jaarrekeningen 2. Centraal Bureau voor de Statistiek Opgaven Productiestatistieken Opgaven Investeringsstatistieken Opgaven Omzetstatistieken 2.2 Gefaseerde implementatie SBR in het corporatiedomein De grote diversiteit aan verantwoordingsrapportages die door verschillende uitvragende partijen worden uitgevraagd, maakt dat in de corporatiesector behoefte is aan het organiseren van gestructureerde, gestandaardiseerde en geautomatiseerde informatie-uitwisseling. Dit maakt het mogelijk om gegevens te hergebruiken waardoor de huidige administratieve last beperkt wordt en de effectiviteit en kwaliteit van de informatieverzameling wordt vergroot. In opdracht van het ministerie van BZK heeft Logius een analyse uitgevoerd naar de mogelijkheden voor toepassing van SBR binnen het corporatiedomein. Dit heeft in samenspraak met de betrokken ketenpartijen plaats gevonden. In de analyse is de nadruk gelegd op de verantwoording via de jaarrekening, dvi en dpi door woningcorporaties aan CorpoData. Dit heeft geleid tot een aantal concrete scenario s. 3 Op basis van deze scenario s en de bevindingen is door het ministerie van BZK, in afstemming met de ketenpartners, besloten om de implementatie van SBR in de corporatiesector gefaseerd uit te voeren. 1. De eerste fase: een pilot gericht op de aanlevering van de jaarrekening vanuit woningcorporaties via SBR aan CorpoData in 2016. Hierbij wordt aangesloten op de verplichtstelling voor deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel vanaf 2017. 2. Vervolg fase: uitbreiding van de implementatie van SBR binnen het corporatiedomein voor andere verantwoordingsrapportages. De roadmap en tijdslijnen voor deze uitbreiding van SBR wordt opgesteld op basis van lessons learned uit de pilot. Minister Blok heeft in zijn tweede brief aan de Tweede Kamer, in december 2015 jl. aangegeven bij een positief resultaat van de pilot, de implementatie van SBR uit te breiden naar de aanlevering van de volledige dvi en dpi via SBR aan CorpoData. 4 2 De Eerste Kamer heeft in december 2015 een wetsvoorstel aangenomen waarin de deponering van de jaarrekening aan de Kamer van Koophandel via SBR verplicht wordt gesteld vanaf het boekjaar 2017. 3 Vervolgstappen Quick Scan SBR in het corporatiedomein (29 april 2014) 4 Brief Tweede Kamer inzake enkele toezeggingen en stand van zaken professionalisering bedrijfsvoering en informatiestromen in de woningcorporatiesector, kenmerk 2015-0000714673, 18 december 2015 Pagina 5 van 22
3 De scope van de pilot: Think big, start small, act now 3.1 Wat gaat we doen in de pilot? De pilot is gericht op de elektronische ondertekening en aanlevering van de jaarrekening en controleverklaring over boekjaar 2015 met SBR aan CorpoData door een selecte groep woningcorporaties en hun accountants. Dit betekent dat: - Woningcorporaties die participeren in de pilot de jaarrekening opstellen in XBRL format. 5 De jaarrekening moet voldoen aan de gestelde richtlijnen uit de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ645. 6 - De controlerend accountants van deze corporaties zullen op hun beurt de controleverklaring opstellen conform het vastgestelde controleprotocol in een XBRL format en de verklaring elektronisch ondertekenen met behulp van het persoonsgebonden NBA beroepscertificaat. - Woningcorporaties de jaarrekening samen met de ondertekende controleverklaring aanleveren via SBR bij CorpoData. Als aanvulling op deze pilot zal CorpoData onderzoeken of zij de elementen uit de jaarrekening, welke identiek zijn aan de uitvraag van de dvi, kan importeren in het portaal van CorpoData. Dit levert voor 5 XBRL: de gemeenschappelijke taal voor het definiëren van gegevens. 6 De RJ645 maakt onderdeel uit van de NT10.0. Dit is de taxonomie die gebruikt moet worden voor het opstellen van de jaarrekening en moet in de software zijn geïmplementeerd. Pagina 6 van 22
woningcorporaties die deelnemen aan de pilot het voordeel op dat zij minder elementen handmatig hoeven in te vullen voor de dvi in het portaal van CorpoData. 3.2 Waarom doen we deze pilot? De pilot stelt de ketenpartijen, woningcorporaties, accountants en softwareleveranciers, in de gelegenheid om in een afgebakende en gecontroleerde omgeving ervaring op doen met het elektronisch uitwisselen van bedrijfsmatige verantwoordingsrapportages in de corporatiesector. Het doel van deze pilot is de ketenpartijen onder begeleiding proef laten draaien ter voorbereiding op een volledige implementatie van SBR in het corporatiedomein. De ervaringen en lessons learned van de pilot worden gebruikt om de roadmap voor volledige implementatie van SBR nader invulling te geven voor de aanlevering van de verantwoordingsrapportage aan CorpoData. 7 3.3 Wat biedt de pilot voor de woningcorporaties, accountants en softwareleveranciers? SBR draagt bij aan betere verantwoording, meer professionalisering en het levert ook een bijdrage aan lagere lasten. Dat is geld en menskracht die kunnen worden ingezet voor het primaire proces: het verhuren van woningen aan mensen met een laag inkomen, aldus minister Blok in zijn videoboodschap over het belang van de SBR-pilot en zijn ambities met SBR voor de sociale huursector. 8 3.3.1 What s in it for the Woningcorporaties De pilot voor de woningcorporaties sluit volledig aan bij de verplichtstelling voor deponering van de jaarverantwoording bij de Kamer van Koophandel. Dit betekent dat de wijze waarop SBR wordt toegepast tijdens de pilot, identiek is aan de toepassing van de SBR voor deponering van de jaarverantwoording bij de KvK. Dit maakt dat de woningcorporaties die deelnemen aan de pilot - onder begeleiding- ervaring op doen met berichtuitwisseling via SBR. Deze opgedane ervaringen en kennis zullen deze corporaties een voorsprong bieden bij de verplichte deponering van de jaarverantwoording aan de Kamer van Koophandel vanaf 2017. Deelname aan de pilot betekent voor de woningcorporatie: 1) Voorsprong bij de verplichte deponering van de jaarrekening met getekende controleverklaring bij de KvK voor 2017. 2) Begeleiding vanuit Logius tijdens de pilotperiode bij de aansluiting op Digipoort. 3) Tijds- en kostenbesparing bij de aanlevering van de dvi bij CorpoData. 4) Meeliften op positieve publiciteit voor de sociale huursector. 5) Inspraak bij de nadere invulling van de Roadmap voor verdere verbreding van SBR in het corporatiedomein. 3.3.2 What s in it for the Accountants en de NBA? De berichtuitwisseling van de pilot vindt plaats in een afgebakende, gecontroleerde en veilige omgeving. Dit maakt dat de pilot een ideale omstandigheden biedt voor de accountants om de ontwikkelde functionaliteiten voor het digitaal genereren van de controleverklaring alsook het elektronische ondertekenen van de verklaring te testen. Deze ervaringen zijn van groot belang om te komen tot optimale functionaliteiten alvorens de verplichtstelling voor deponering van de jaarverantwoording aan de Kamer van Koophandel via SBR in 2017 in gaat. De opgedane ervaringen voorzien de NBA tevens van input voor een update van het groenboek De accountant in een SBR-omgeving. Daarmee kunnen de spreekwoordelijke punten op de I worden 7 De sectorpartijen WSW en Aedes hebben aangegeven de pilot nauwgezet te volgen om te bepalen op welke wijze SBR ingezet kan worden voor de eigen informatie-uitvragen. 8 De videoboodschap is vinden via de website: (http://www.sbr-nl.nl/actueel/sbr-themabulletin/woningcorporaties/ Pagina 7 van 22
gezet. Dit groenboek geeft accountants handvatten bij het digitaal deponeren van jaarrekeningen, maar ook bij de wijze waarop die digitale jaarrekeningen kunnen worden gecontroleerd. 3.3.3 What s in it for the Softwareleveranciers? Na de fiscale rapportages zal SBR vanaf 2017 ook verplicht worden gesteld als exclusief aanleverkanaal voor de deponering van de jaarverantwoording bij de Kamer van Koophandel. De SBR-pilot voor de woningcorporaties stelt softwareleveranciers in de gelegenheid om ervaring op te doen met het gestructureerd genereren van XBRL-rapportage voor de jaarrekening en/of controleverklaring alsook voor de functionaliteit voor de signing van de controleverklaring. Vooral voor de softwareleveranciers, die met de woningcorporaties nu voor het eerst kennismaken met SBR, biedt deze pilot een goede testcase om ervaring op te doen met het implementeren van de taxonomie, het genereren van XBRL rapportages en het aansluiten op de generieke koppelvlakken van SBR. De kennis en ervaring die de softwareleveranciers opdoen met deze pilot zal de woningcorporaties helpen bij de verplichte aanlevering van de jaarverantwoording naar de Kamer van Koophandel en bij de uitbreiding van SBR in de corporatiesector voor de dvi en dpi. 3.3.4 What s in it for CorpoData? Na de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek, is de Autoriteit woningcorporaties (via CorpoData) de eerstvolgende partij die via SBR bedrijfsmatige rapportages zal ontvangen. De pilot stelt CorpoData in de gelegenheid om ervaring op te doen met het ontvangen van gestructureerde berichten via Digipoort. Hierdoor wordt CorpoData in staat gesteld om ervaring op te doen met de geautomatiseerd verwerking in de eigen backoffice van de ontvangen gegevens ten behoeve van de dvi. Hiermee worden de eerste stappen gezet naar eenmalige aanlevering en meervoudig gebruik 3.4 Wanneer vindt de pilot plaats? De daadwerkelijke berichtuitwisseling, bestaande uit de jaarrekening met getekende controleverklaring via SBR aan CorpoData zal plaats vinden gedurende het tweede kwartaal van 2016. In de periode stelt Logius Digipoort beschikbaar voor deze pilot en zal zij de pilotpartijen ondersteuning verlenen bij de aansluiting en berichtuitwisseling. Tijdslijnen pilot april - juni 2016 april mei 2016 mei juni 2016 Digipoort beschikbaar voor aanlevering jaarrekening met getekende controleverklaring aan CorpoData Partijen begeleiden bij de aansluiting op Digipoort & ondersteuning bij het genereren van de XBRL berichten Aanlevering van de jaarrekening met getekende controleverklaring in XBRL aan CorpoData Hierbij geldt wel dat partijen die in de loop van het tweede kwartaal pas beschikken over een gecontroleerde jaarrekening met getekende controleverklaring nog steeds kunnen deelnemen aan de pilot. Zolang de partijen maar een jaarrekening voor 1 juli kunnen aanleveren bij CorpoData. In de bijlage is een projectplanning toegevoegd met de verschillende processtappen om te komen tot een succesvolle aanlevering van de jaarrekening met getekende controleverklaring. Pagina 8 van 22
4 Deelnemen aan de pilot voor woningcorporaties Wilt u deelnemen aan de pilot? Neem dan contact op met Eveline Karper email: eveline.karper@logius.nl & telefoon: 070-8209679 Bent u klaar om deel te nemen aan de pilot en wilt u dit kenbaar maken op de SBR-website? Neem dan contact op met Lucas Swennen email: sbr@logius.nl Wat moet uw woningcorporatie doen voor deelname aan de pilot? 1. De jaarrekening in XBRL opstellen (zie paragraaf 4.1) 2. De jaarrekening met getekende controleverklaring aanleveren bij Digipoort (zie paragraaf 4.2) In onderstaande paragrafen worden deze punten nader toegelicht. 4.1 Opstellen jaarrekening in XBRL Om te komen tot een jaarrekening in XBRL heeft een woningcorporatie twee opties: A. De jaarrekening opstellen in Word/Excel en met behulp van beschikbare tooling de rapportage omzetten naar XBRL. B. De jaarrekening geautomatiseerd in XBRL genereren vanuit zijn eigen software. 4.1.1 Minimale impact op organisatie Voor woningcorporaties die nog niet in de gelegenheid zijn om de jaarrekening geautomatiseerd te genereren, biedt optie A de mogelijkheid om deel te nemen aan de pilot met minimale impact voor de eigen organisatie. In dit geval zal de woningcorporatie, conform de huidige werkwijze, de jaarrekening opstellen met als eindresultaat de jaarrekening in Word /Excel. Pagina 9 van 22
Deze woningcorporatie kunnen met behulp van beschikbare tooling de jaarrekening vervolgens omzetten naar XBRL. Op de website van SBR heeft Logius een overzicht beschikbaar van softwareleveranciers die woningcorporaties hierbij kunnen ondersteunen. 9 4.1.2 Geautomatiseerd genereren vanuit uw software Woningcorporaties die al beschikken over rapportage-tooling waarmee de jaarrekening geautomatiseerd gegenereerd kan worden in XBRL, kunnen zonder meer mee doen aan de pilot. Zij zullen in staat zijn om de jaarrekening, conform hun huidige proces, op te stellen. De output zal dan bestaan uit een jaarrekening in XBRL. Vervolgens kunnen zij de jaarrekening in XBRL aanleveren bij de accountant voor het opstellen van de controleverklaring. De aanlevering van de jaarrekening in XBRL bij de accountant zal veelal geschiede via e-mail. 4.2 Aanlevering van de jaarrekening met getekende controleverklaring aan Digipoort Voor de aanlevering van de jaarrekening en getekende controleverklaring moet een woningcorporatie beschikken over toegang tot Digipoort. Ook hiervoor geldt dat woningcorporaties mogelijk al gebruik maken van rapportagesoftware die een koppeling hebben met Digipoort. Dit kan de woningcorporatie navragen bij de eigen softwareleverancier. Indien woningcorporatie nog niet beschikt over software met een koppeling met Digipoort zijn er twee opties: A. Een huidige softwareleverancier van de woningcorporatie wil ook deelnemen aan de pilot en zorgt voor de koppeling met Digipoort. In paragraaf 0 wordt nader beschreven hoe een softwareleverancier kan deelnemen aan de pilot. B. De woningcorporatie kan gebruik maken van webbased tooling voor de aanlevering via SBR aan CorpoData. Via de website van SBR is een overzicht beschikbaar van softwareleveranciers die webbased tooling beschikbaarstellen voor de aanlevering van de jaarrekening met getekende controleverklaring aan Digipoort. 4.3 Convenant De woningcorporatie is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, de accountant is op zijn/haar beurt verantwoordelijk voor het controleren van de jaarrekening, het opstellen van de controleverklaring, het waarmerken van de jaarrekening en het ondertekenen van de controleverklaring. Voor het opstellen van de jaarrekening, de controleverklaring en de ondertekening zijn deze partijen afhankelijk van softwareleveranciers. Dit maakt dat woningcorporaties, accountants en softwareleveranciers gezamenlijk participeren in deze pilot. In dit kader is het van belang dat een woningcorporatie samen met de accountant en de betreffende softwareleverancier afspraken maken over de inspanning die de partijen leveren ten behoeve van hun deelname aan de pilot. In Bijlage B is een voorbeeld hiervan bijgevoegd. 9 http://www.sbr-nl.nl/actueel/sbr-themabulletin/woningcorporaties/ Pagina 10 van 22
4.4 Waar kunt u terecht met vragen? Voor vragen over de SBR-pilot, Logius aanmelden als pilotpartij en de begeleiding Eveline Karper Projectleider SBR Woningcorporaties Telefoon: 070-8209679 E-mail: eveline.karper@logius.nl Voor vragen over de ambities van BZK Voor de actuele stand van zaken zie ook de website SBR voor woningcorporaties BZK Mario Smient directie Woningmarkt afdeling Corporaties Telefoon: 06-54203625 E-mail: MarioSmient@minbzk.nl Informatie over beschikbare tooling voor het creëren van een XBRL van de jaarrekening Logius Deelnemende softwareleveranciers SBR-pilot Pagina 11 van 22
5 Deelnemen aan de pilot voor accountants Wilt u deelnemen aan de pilot? Neem dan contact op met Eveline Karper email: eveline.karper@logius.nl & telefoon: 070-8209679 Bent u klaar om deel te nemen aan de pilot en wilt u dit kenbaar maken op de SBR-website? Neem dan contact op met Lucas Swennen email: sbr@logius.nl Hoe kan u als accountant deelnemen? 10 Accountants die willen participeren in de pilot dienen: 1. beschikking te hebben over een persoonsgebonden NBA beroepscertificaat; 2. de controleverklaring op te stellen in XBRL; 3. elektronisch de controleverklaring te ondertekenen. In de markt zijn verscheidene softwarepakketten beschikbaar die de accountant kan ondersteunen bij het verwezenlijken van de voor de pilot benodigde oplossing. Specifiek is de oplossing voor de SBRwoningcorporaties gelijk aan de SBR-oplossing voor deponering jaarverantwoording bij de Kamer van Koophandel met enige uitzondering dat de uitvragende partij in dit geval CorpoData betreft en niet de KvK. In onderstaande paragrafen worden de drie hierboven genoemden punten nader toegelicht. 5.1 Beschikken over persoonsgebonden NBA beroepscertificaat In de elektronische communicatie is het niet mogelijk om een natte handtekening te gebruiken. De wet (Burgerlijk Wetboek Boek 3, artikel 15a) biedt daarvoor de mogelijkheid om een elektronische handtekening te gebruiken die dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. De persoonsgebonden beroepscertificaten zijn alleen voorbehouden aan beoefenaars van een erkend beroep, zoals Accountant-Administratieconsulent (AA) en Registeraccountant (RA). Met het beroepscertificaat kan de ontvanger van het elektronisch bericht, in de pilot is dit CorpoData, 10 Voor meer achtergrond over de rol van de accountant in samenhang met SBR zie: https://www.nba.nl/documents/vaktechnisch-thema/ict- XBRL/SBR-assurance/NBA_Groenboek_Accountant_in_SBR_omgeving_30november2013.pdf Pagina 12 van 22
onomstotelijk vaststellen welke persoon dit bericht heeft ondertekend en dat deze persoon bevoegd is om zijn werkzaamheden uit te voeren. In het geval van een AA of RA betekent dat, dat de accountant staat ingeschreven in het accountantsregister. De Koninklijke Nederlandse Beroepsvereniging voor Accountants (NBA) is vanuit zijn wettelijke rol belast met de correcte beroepsuitoefening van haar leden. Om de elektronische ondertekening van de jaarrekening te faciliteren zijn er door de NBA Certificate Service Providers (CSP s) gemachtigd het beroepscertificaat te leveren aan accountants. Raadpleeg de website van de NBA voor informatie over hoe een NBA beroepscertificaat aan te vragen als u dat nog niet heeft. 11 5.2 Opstellen controleverklaring in XBRL verklaringengenerator Met het verdwijnen van de papieren jaarrekening zal ook de papieren controleverklaring verdwijnen. Dit betekent dat voor de aanlevering van de jaarrekening in XBRL via SBR aan CorpoData de jaarrekening moet zijn voorzien van een in XBRL opgestelde controleverklaring. Het controleren van de jaarrekening in XBRL, het opstellen van de controleverklaring in XBRL en het elektronische ondertekening van de controleverklaring zijn door de NBA beschreven in de SBR Assurance oplossing. 12 Voor het opstellen van de controleverklaring stelt de NBA via mijnnba.nl een verklaringengenerator beschikbaar. Deze verklaringengenerator zal ook de creatie van de verklaring in XBRL voor de accountants ondersteunen. Voor het gebruik van de verklaringengenerator voor het opstellen van de controleverklaring in XBRL ten behoeve van deze pilot kan de accountant contact opnemen met de NBA. 5.3 Signing van de Controle Verklaring en Jaarrekening In paragraaf 5.1 is beschreven dat door elektronische berichtuitwisseling met SBR het niet meer mogelijk is om een natte handtekening te gebruiken. Dit betekent dat de in XBRL opgestelde controleverklaring elektronisch moet worden ondertekend. De elektronische ondertekening van de controleverklaring zal plaatsvinden met het persoonsgebonden beroepscertificaat waarover de accountant moet beschikken. Vervolgens zullen de ondertekende controleverklaring en de gewaarmerkte jaarrekening moeten worden ingepakt tot een bericht wat verzonden kan worden aan CorpoData. 13 Ten aanzien van de SBR assurance oplossing zijn er meerdere softwareleveranciers die oplossingen bieden om de elektronische ondertekening mogelijk te maken. Raadpleeg uw softwareleverancier of zij beschikken over functionaliteit voor de elektronische ondertekening van de controleverklaring. 11 Meer inhoudelijke informatie over persoonsgebonden beroepscertificaten van de NBA is te vinden via https://www.nba.nl/vaktechniek/vaktechnischethemas/ictxbrl/beroepscertificaat/ 12 Meer informatie over de SBR Assurance oplossing is te vinden via https://www.nba.nl/sbr-assurance en https://www.nba.nl/documents/vaktechnisch-thema/ict-xbrl/sbr-assurance/sbr-assurance-stap-voor-stap.pdf 13 Voor meer informatie over de gekozen oplossing zien: http://www.sbr-nl.nl/fileadmin/sbr/documenten/communicatie/xbrl27_orlando_sbrassurance_lucassen Hulst.pdf Pagina 13 van 22
5.4 Waar kunt u terecht met vragen? Voor vragen over de SBRpilot en aanmelden als pilotdeelnemer Logius Eveline Karper Projectleider SBR Woningcorporaties Telefoon: 070-8209679 E-mail: eveline.karper@logius.nl Vragen over het gebruik van certificaten voor berichtuitwisseling met Digipoort Aanvraagprocedure van certificaten voor de berichtuitwisseling met Digipoort Voor vragen over de Assurance oplossing, de verklaringengenerator en het aanvragen van het beroepscertificaat Logius Logius NBA Voor de actuele stand van zaken zie ook de website SBR voor woningcorporaties Servicecentrum Logius Telefoon: 0900 555 4555 http://www.sbr-nl.nl/wat-is-sbr/aansluiten/ Servicecentrum Logius Telefoon: 0900 555 4555 https://www.logius.nl/ondersteuning/pkioverheid/ Jacques Urlus Beleidsadviseur ICT & Accountancy Telefoon: 06-55788460 E-mail: j.urlus@nba.nl Pagina 14 van 22
6 Deelnemen aan de pilot voor softwareleveranciers Wilt u deelnemen aan de pilot? Neem dan contact op met Eveline Karper email: eveline.karper@logius.nl & telefoon: 070-8209679 Bent u klaar om deel te nemen aan de pilot en wilt u dit kenbaar maken op de SBR-website? Neem dan contact op met Lucas Swennen email: sbr@logius.nl Hoe kan u als softwareleverancier mee doen aan de pilot? Softwareleveranciers van woningcorporaties die willen participeren in de pilot dienen: 1. Software te leveren aan woningcorporaties voor het opstellen van de jaarrekening in XBRL; 2. De software aan te sluiten op Digipoort zodat de woningcorporaties de jaarrekening en controleverklaring in XBRL en de elektronische handtekening in een detached signature file via Digipoort kunnen aanleveren bij CorpoData. Softwareleveranciers van accountants die willen participeren in de pilot dienen: 3. Software te leveren aan accountants voor de elektronische ondertekening van de controleverklaring met XAdEs; en De pilot van de woningcorporaties is qua proces vrijwel gelijk aan de aanlevering van de jaarrekening aan de Kamer van Koophandel het enige onderscheid is de bij deze keten betrokken uitvragende partij. Het proces voor de pilot van de woningcorporaties loopt als volgt: 1. De jaarrekening moet in XBRL worden opgesteld door middel van de in de Nederlandse taxonomie 14 vastgestelde standaarden en worden ondertekend door de tekenbevoegde van de rechtspersoon, in dit geval de woningcorporatie. 14 Nederlandse Taxonomie: gemeenschappelijk gegevenswoordenboek te gebruiken voor meerdere rapportages. Pagina 15 van 22
2. De controleverklaring van de accountant moet worden gegenereerd door middel van de in de NBA taxonomie vastgelegde standaarden. 3. De ondertekende jaarrekening en de controleverklaring moet vervolgens aan elkaar worden gekoppeld door middel van gebruik van een hash algoritme. Dit resulteert in een controle verklaringen Instance met hash. 4. Door de hash is er een unieke en onweerlegbare koppeling ontstaan tussen de jaarrekening en de controleverklaring. Deze controleverklaring moet digitaal worden ondertekend door de accountant met het persoonsgebonden beroepscertificaat van de accountant. Deze digitale ondertekening met beroepscertificaat is de laatste fase van het signing & linking proces en moet resulteren in een detached signature file. 5. De gewaarmerkte jaarrekening, elektronische ondertekende controleverklaring en de detached signature file moeten vervolgens in een SOAP envelop gebundeld worden. 6. Deze envelop moet vervolgens bij de Digipoort worden afgeleverd door te koppelen aan het WUS koppelvlak. 6.1 Taxonomie Partijen die nog niet bekend zijn met taxonomieën kunnen hierover meer informatie vinden via de SBR website. 15 Voor het opstellen van de jaarrekening moet gebruik worden gemaakt van de NT10.0- toegelaten instellingen volkshuisvesting. De taxonomie voor de woningcorporaties is gebaseerd op de RJ 645. De taxonomie is te downloaden op sbr-nl.nl, in te zien via Yeti op www.taxonomie-viewer.nl en aan te roepen via nltaxonomie.nl De entrypoints die gebruikt mogen worden voor het de jaarrekening van de woningcorporatie zijn weergegeven in onderstaande tabel. Tabel 2: Entrypoints jaarrekening woningcorporaties NT-versie Entrypoint NT10.0 NT10.0 NT10.0 NT10.0 http://nltaxonomie.nl/10.0/report/kvk/entrypoint/publichousing/kvk-rpt-jaarverantwoording- 2015-nlgaap-volkshuisvesting-horizontaal-categoriaal-direct.xsd. http://nltaxonomie.nl/10.0/report/kvk/entrypoint/publichousing/kvk-rpt-jaarverantwoording- 2015-nlgaap-volkshuisvesting-horizontaal-categoriaal-indirect.xsd. http://nltaxonomie.nl/10.0/report/kvk/entrypoint/publichousing/kvk-rpt-jaarverantwoording- 2015-nlgaap-volkshuisvesting-horizontaal-functioneel-direct.xsd. http://nltaxonomie.nl/10.0/report/kvk/entrypoint/publichousing/kvk-rpt-jaarverantwoording- 2015-nlgaap-volkshuisvesting-horizontaal-functioneel-indirect.xsd. 6.2 Controleverklaring De controleverklaring over boekjaar 2015 wordt nog opgesteld conform het controleprotocol uit de Bbsh. Voor het opstellen van de controleverklaring moet gebruik worden gemaakt van de taxonomie van de NBA versie 1.1. De NBA- taxonomie is te downloaden op www.nba.nl 16 en aan te roepen via nltaxonomie. De entrypoints die gebruikt mogen worden voor de controleverklaring van de woningcorporaties zijn weergegeven in onderstaande tabel. 15 Via bijgevoegde link zijn waardevolle informatie bronnen te raadplegen: http://www.sbr-nl.nl/fileadmin/sbr/documenten/werken_met_softwareleveranciers/technische_starters_guide_maart_2013.pdf http://www.sbr-nl.nl/fileadmin/sbr/documenten/werken_met_softwareleveranciers/xbrl_taxonomieen_voor_beginners_en_doeners_-_v2008-v2.pdf 16 https://www.nba.nl/vaktechniek/vaktechnische-themas/ictxbrl/nba-taxonomie/ Pagina 16 van 22
Tabel 3: Entrypoints controleverklaring woningcorporaties NBAversie Entrypoint NBA-1.1 Beoordelingsverklaring http://nltaxonomie.nl/nba/1.1/report/nba/entrypoints/nba-rptbeoordelingsverklaring.xsd NBA-1.1 Controleverklaring http://nltaxonomie.nl/nba/1.1/report/nba/entrypoints/nba-rptcontroleverklaring.xsd NBA-1.1 Deponeringsverklaring http://nltaxonomie.nl/nba/1.1/report/nba/entrypoints/nba-rptdeponeringsverklaring.xsd 6.3 Berichtsoort NBA-1.1 Samenstellingsverklaring http://nltaxonomie.nl/nba/1.1/report/nba/entrypoints/nba-rptsamenstellingsverklaring.xsd Het bericht dat woningcorporaties moeten aanleveren via Digipoort zal bestaan uit drie componenten, te weten de berichtinhoud (payload) met twee bijlagen: Berichtinhoud: jaarrekening instance document (XBRL) op basis van de NT10.0 Bijlagen: o controleverklaring instance document (XBRL) op basis van de NBA taxonomie o XadEs detached signature file (XML) Het bericht met de jaarrekening en getekende controleverklaring bevat daarnaast enkele specifieke elementen, deze zijn weergegeven in Tabel 4 Tabel 4: specifieke berichtspecificaties jaarverantwoording Woningcorporaties Berichtspecificaties bij Jaarverantwoording Woningcorporaties Berichtsoort Aanleverkenmerk identiteit Belanghebbende Jaarverantwoording_WoCo Instellingsnummer van de woningcorporatie KvK-nummer van de woningcorporatie Voor de overige berichtspecificaties wordt verwezen naar Berichtspecificaties Jaarverantwoording woningcorporaties die van toepassing is op het bericht. 17 6.4 Verzend/ontvangst module voor aanlevering aan Digipoort Aanlevering van gegevens aan Digipoort geschiedt door aan te sluiten op het WUS2.0 koppelvlak voor bedrijven. Het ophalen van statusinformatie geschiedt door berichten op te halen met behulp van de WUS StatusinformatieService. Uitgebreide omschrijving van het WUS koppelvlak, de WUS StatusinformatieService en hoe aan te sluiten is te vinden in de aansluitdocumentatie. 18 6.5 Aansluiten op de pilot Hoe maakt u uw software SBR-enabled? 1. informatie verzamelen en expertise voor de aansluiting van uw software op Digipoort; 2. aansluiten op Digipoort en de berichten opstellen conform de koppelvlak- en berichtspecificaties; 3. testen van gerealiseerde aansluiting en opgestelde berichten in de Aansluit Suite. 19 Voor softwareleveranciers die willen deelnemen aan de pilot stelt Logius aansluitdocumentatie ter beschikking. De aansluitdocumentatie bevat onder meer: informatie hoe de verbinding met de Digipoort kan worden gerealiseerd; 17 Berichtspecificaties Jaarverantwoording woningcorporaties 18 Voor meer informatie over de achtergrond van het WUS koppelvlak verwijzen wij graag naar: Bharosa, van Wijk, de Winne & Janssen, Challenging the Chain, Governing the automated exchange and processing of business information, p. 211-242. 19 Een online omgeving die alle benodigde specificaties bevat voor een succesvolle aansluiting op Digipoort. Pagina 17 van 22
voorbeeld berichten van de jaarrekening, controleverklaring en de elektronische handtekening alsook enkele statusberichten; en nadere informatie over de berichtspecificaties. Daarnaast zal ten behoeve van de pilot de Aansluitsuite van Digipoort ter beschikking worden gesteld voor het testen van berichten en het delen van informatie met geïnteresseerden softwareleveranciers. 6.6 Waar kunt u terecht met vragen? Voor vragen over de SBR-pilot, Aanmelden als pilotpartij en begeleiding tijdens de pilot Vragen over de aansluiting op Digipoort, het gebruik van certificaten en toegang tot de Aansluitsuite Logius Logius Eveline Karper Projectleider SBR Woningcorporaties Telefoon: 070-8209679 E-mail: eveline.karper@logius.nl Voor de actuele stand van zaken zie ook de website SBR voor woningcorporaties Servicecentrum Logius Telefoon: 0900 555 4555 http://www.sbr-nl.nl/wat-is-sbr/aansluiten/ Pagina 18 van 22
7 Conclusie Om succesvol deel te kunnen nemen aan de SBR-pilot van de woningcorporaties is nauwe samenwerking tussen partijen uit de gehele informatieketen noodzakelijk. Echter deze samenwerking is niet anders dan die regulier plaatsvindt gedurende de jaarlijkse deponering van de jaarrekening van de woningcorporaties aan de Kamer van Koophandel en de aanlevering van de jaarverantwoording bij CorpoData. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de NBA en Logius hopen dat de pilotdeelnemers de bestaande processen en technieken weten te benutten om de aanlevering van gegevens mogelijk te maken en de pilot als een kans te zien om in een veilige, gecontroleerde en afgebakende omgeving te toetsen met het concept van gestructureerd en gestandaardiseerd aanleveren middels SBR. Dankzij het vroegtijdig inspringen in de pilot zijn bij de pilot betrokken partijen volgend jaar klaar voor de verplichtstelling middels SBR van de deponering jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Pagina 19 van 22
Bijlage A Pilot in 3 stappen In onderstaande figuur is de pilot in 3 stappen weergegeven. Figuur 1: Visuele weergave SBR-pilot voor de woningcorporaties. 1. Woningcorporatie stuurt hun jaarrekening in XBRL-format naar hun controlerende accountant. 2. De controlerende accountant stuurt de jaarrekening in XBRL, de controleverklaring in XBRL en een digitale handtekening terug naar de woningcorporatie. 3. De woningcorporatie stuurt de gehele set gegevens via Digipoort naar CorpoData. Pagina 20 van 22
Bijlage B Convenant Pilotpartijen Convenant Pilot SBR-woningcorporaties Partijen: 1. [naam woningcorporatie], de woningcorporatie, 2. [naam accountant], de accountant, en 3. [naam softwareleverancier], de softwareleverancier, Overwegende dat: 1. er met SBR een gedragen standaard is voor het elektronisch versturen van financiële rapportages, 2. met SBR de jaarrekening op een gestructureerde manier kan worden aangeleverd bij CorpoData, 3. met SBR efficiënter gewerkt kan worden, zowel door de woningcorporaties als door CorpoData, 4. in de toekomst mogelijk ook de dpi en dvi met SBR kunnen worden aangeleverd, 5. de minister van Binnenlandse Zaken middelen heeft vrijgemaakt om de bruikbaarheid van SBR nader te onderzoeken in een pilot, 6. partijen gedrieën deelnemen aan de pilot SBR-woningcorporaties. Komen als volgt overeen: Artikel 1 Doelstelling 1. Partijen steunen de doelstelling van de pilot SBR-woningcorporaties: DOELSTELLING. 2. Partijen nemen actief en gezamenlijk deel aan de pilot. 3. Partijen treden op als ambassadeur van de pilot. Artikel 2 Algemene inspanningsverplichting 1. Partijen leveren voldoende tijd en inspanning om de pilot uit te voeren. Zij verwachten over en weer van elkaar ten minste dat zij deelnemen aan de nodige focusgroepen, dat zij zorgvuldig gegevens bijhouden ten behoeve van de evaluatie van de pilot en dat zij zich ook overigens inzetten voor het slagen van de pilot, dit alles onverminderd de specifieke verplichtingen die in navolgende artikelen worden beschreven. 2. Partijen worden geacht in manuren bij te dragen. De pilot wordt met gesloten beurzen uitgevoerd. Artikel 4 Verplichtingen van de woningcorporatie De woningcorporatie verbindt zich tot: 1. het tijdig bij de accountant aanleveren van zijn jaarrekening in XBRL, 2. het gebruiken van SBR voor het indienen van de jaarrekening bij CorpoData. Artikel 5 Verplichtingen van de intermediairs De accountant verbindt zich tot het gebruiken van SBR voor het opmaken van de bij de jaarrekening behorende controleverklaring ten behoeve van de woningcorporatie. Artikel 7 Verplichtingen van de softwareleverancier De softwareleverancier verplicht zich tot het geschikt maken van de software van de woningcorporatie voor het aanleveren van de jaarrekening met controleverklaring bij Digipoort conform de standaarden die bij de pilot gelden. Pagina 21 van 22
Bijlage C Projectplanning Woningcorporaties Convenant ondertekend voor deelname met accountant en softwareleverancier Opstellen jaarrekening (JR) Tooling selecteren om JR om te zetten naar XBRL Gecontroleerde jaarrekening omzetten naar XBRL (met gekozen tooling) XBRL JR, CV en handtekening aanleveren via SBR Mogelijkheid tot continue ondersteuning door Logius Accountant Controleren jaarrekening Beschikken over tooling voor de elektronische ondertekening van de CV Opgestelde controleverklaring genereren in XBRL (met Verklaringengenerator van de NBA) Digitaal ondertekenen controleverklaring (CV) & Jaarrekening Digitaal ondertekende JR, CV aangeboden aan corporatie Mogelijkheid tot continue ondersteuning door Logius Softwareleverancier woningcorporatie Taxonomie NT10, entrypoint public housing implementren Genereren XBRL instance van de jaarrekening Aansluiten op Digipoort Aangesloten zijn op Digipoort voor aanlevering jaarrekening Mogelijkheid tot continue ondersteuning door Logius Logius Beschikbaarstellen NT10.0, entrypoints public housing Beschikbaarstellen aansluitdocumentatie voor aansluiting Digipoort (WUS koppelvlak) Softwareleveranciers ondersteunen bij aansluiting op Digipoort (WUS koppelvlak) Aansluit Suite beschikbaar voor testen aansluiting Softwareleveranciers ondersteunen bij de mapping van de taxonomie Woningcorporaties ondersteunen bij het omzetten van de jaarrekening naar XBRL Activiteit Continue Weeknummer januari februari maart april mei juni Pagina 22 van 22