Inhoudsopgave Inleiding...2 1. Inloggen op de Virtuele Vestiging... 3 2. Declaraties... 4 3. Facturen... 5 4. Loonafrekeningen...5 5. Declaratiematrix... 5 6. DeclaratieGoedkeuren... 7 7. DeclaratieStappen... 8 8. Registratie vakantie- en verlofuren... 8 9. Extra mededelingen... 9 10. Uitloggen... 10 1
Inleiding Welkom op de Virtuele Vestiging van Payned payrolling! Met behulp van de Virtuele Vestiging wordt het voor u nog makkelijker om inzicht te krijgen en te houden in uw personeelsbestand. De Virtuele Vestiging bestaat uit een aantal modules waarmee u op ieder moment van de dag inzicht heeft in de gewerkte uren van uw personeelsleden en de gestuurde facturen. De modules worden in deze handleiding één voor één aan u uitgelegd. Mocht u na het doornemen van deze handleiding, of tijdens het werken met de Virtuele Vestiging nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op (0522-746746), tijdens kantooruren staan wij voor u klaar om u te helpen! 2
1. Inloggen op de Virtuele Vestiging Om in te loggen op de Virtuele Vestiging gaat u op Internet naar onze website: www.payned.nl. Klik vervolgens bovenaan de pagina op Inloggen & Support (boven de Home button). Nu klikt u op inloggen op de virtuele vestiging van Payned payrolling. Toets bij de login naam en wachtwoord naam en het wachtwoord wat u van ons heeft toegewezen gekregen. U komt nu terecht in onderstaand scherm: Nadat u bent ingelogd, heeft u toegang tot vijf verschillende modules. Dit zijn de modules van de Virtuele Vestiging en zullen één voor één worden uitgelegd: Declaraties; facturen; hier download u uw facturen Loonafrekeningen; hier kunt u de loonafrekeningen van uw personeel inzien Declaratiematrix; hier geeft u de uren door van uw personeel DeclaratieGoedkeuren; hier kunt u de uren accorderen DeclaratieStappen; hier kunt u stap voor stap de declaraties invullen en goedkeuren. Download Acrobat Reader; dit programma heeft u nodig om uw facturen te kunnen bekijken. 3
2. Declaraties In de module declaraties vindt u een overzicht van uw declaraties. U heeft hier de mogelijkheid om op diverse criteria te zoeken. Indien bijvoorbeeld het vinkje bij Alleen bewerkbaar aan staat krijgt u een overzicht van de declaraties met de status aangemaakt, die dus door u nog ingevuld dienen te worden. Als u dit vinkje uit zet krijgt u ook een overzicht van declaraties die al ingevuld of verwerkt zijn. Deze module biedt de mogelijkheid om ingevulde declaraties van voorgaande weken in te zien. Als u op de declaratie klikt van een specifieke medewerker gaat u rechtstreeks naar de declaratie van de geselecteerde medewerker. 4
3. Facturen Met behulp van deze module heeft u altijd toegang tot uw facturen. Deze facturen zijn in een pdf-bestand te downloaden. Door op een documentnaam te klikken wordt de factuur in een pdf-bestand geopend. Mocht u nog niet over Adobe Reader beschikken, staat er een download op onze site. 4. Loonafrekeningen Met behulp van deze module heeft u altijd toegang tot loonafrekeningen van uw medewerkers. Deze loonafrekeningen zijn in een pdf-bestand te downloaden. 5. Declaratiematrix In de declaratiematrix kunnen de gewerkte uren van de medewerkers per week worden ingevuld. Door de juiste week te selecteren waarvan u de gewerkte uren in wilt geven, krijgt u per medewerker de weekdeclaratie te zien. U kunt op het pijltje klikken waardoor de weeknummers in beeld verschijnen. Met de pijltjes links en rechts kunt u ook naar de juiste week lopen. 5
Uitleg gebruikte kleuren in de declaratie: - Maandag t/m vrijdag zijn standaard wit gekleurd; - Zaterdag en zondag zijn standaard geel gekleurd; - Feestdagen zijn standaard blauw gekleurd; - Als een medewerker zich ziek heeft gemeld bij Payned, zijn de dagen rood gekleurd; - Als één of meerdere dagen grijs gekleurd zijn, betekent dit dat die dagen buiten de contractperiode vallen. Bij verlenging van het contract is er nog een andere declaratie aangemaakt, waarin die dagen wit zijn en u de uren wel kunt boeken. 6
De declaratie invullen: Bij component loon normale uren kunnen per dag de gewerkte uren worden ingevuld. Afhankelijk van uw bedrijf kunt u meerdere urensoorten tegenkomen en in moeten vullen, zoals toeslaguren en overwerkuren. Vul alles compleet in. Als de uren zijn ingevuld, druk dan op de diskette. Onder de uur soorten heeft u de mogelijkheid om eventuele vergoedingen/ inhoudingen in te vullen. Opslaan (niet definitief): U kunt de ingevoerde gewerkte uren opslaan voordat u daadwerkelijk wilt gaan goedkeuren. Dit kunt u doen als u bijvoorbeeld nog een controle wilt doen of als u de uren per week wilt invoeren en op maandag in de verloningsweek wilt goedkeuren. Klik hiervoor op de button diskette, deze staat onderaan de pagina. Opslaan is niet definitief en de uren worden dus niet aan Payned doorgegeven. U dient altijd te klikken op de module DeclaratieGoedkeuren anders beschikken we nog niet over de gewerkte uren en kunnen we de gegevens niet verwerken en uw medewerkers niet uitbetalen. 6. DeclaratieGoedkeuren Als u alle uren correct heeft ingevoerd en opgeslagen heeft, klikt u op de module DeclaratieGoedkeuren. Selecteer links boven de juiste week. Met de pijltjes links en rechts kunt u ook naar de juiste week lopen. Hier ziet u de door u opgeslagen declaraties. Door middel van het vinkje aan te zetten onder sel. (selectie) kunt u per declaratie selecteren. Door op de knop alles te klikken selecteert u alle opgeslagen declaraties van de betreffende week die u goed of af kunt keuren. Heeft u een declaratie geselecteerd en op Goedkeuren geklikt, dan zal de declaratie verwerkt en meegenomen worden met de verloning. 7
7. DeclaratieStappen In deze module vindt u een overzicht van uw declaraties. U heeft hier de mogelijkheid om de declaraties van de betreffende medewerkers te selecteren waarvan u de uren wilt invullen. Wanneer u de juiste declaraties heeft geselecteerd klikt u op volgende stap. Hier vult u de gewerkte uren in van de medewerker(s), wanneer u meerdere declaraties moet invullen klikt u onderaan op opslaan en naar volgende hoeft u maar één declaratie in te vullen dan klikt u onderaan op opslaan. Wanneer u alle gewerkte uren van de medewerker(s) heeft ingevoerd klikt u rechts onderaan op volgende stap. U komt nu terecht in stap 3 het goedkeuren van de declaratie. Hier selecteert u alle ingevoerde declaraties en klikt u onderaan op goedkeuren. Zodra u op goedkeuren heeft geklikt zullen de uren zichtbaar worden Payned payrolling BV. 8. Registratie vakantie- en verlofuren Wanneer u de module declaratie aanklikt ziet u rechts een link verschijnen. Wanneer u op deze link klikt (http://www.payned.nl/pv/) kunt u de vakantie- en verlofuren van uw medewerkers invullen. In onderstaand schema kunt u zien, welke gegevens er ingevuld moeten worden. Belangrijk is dat u eerst uw bedrijfsgegevens invult. Vervolgens kun u de namen van uw medewerkers, de juiste week en de opgenomen vrije uren invullen. Indien de lijst vol is, dan klikt u eerst op verstuur vakantie-uren en opent u vervolgens een nieuwe lijst. Nadat u van alle medewerkers de vakantie- en verlofuren hebt ingevuld klikt u links onderaan verstuur vakantie-uren. U ontvangt vervolgens per e-mail een overzicht van de door u ingevulde uren. 8
Belangrijk: Het is van belang dat u telkens als u de gewerkte uren doorgeeft u ook de eventuele opgenomen vrije uren doorgeeft, zodat deze op de salarisstrook vermeld kunnen worden. 9. Extra mededelingen Medewerker nog niet zichtbaar in Virtuele Vestiging: Het kan voorkomen dat een medewerker niet in de Virtuele Vestiging staat. Dit kan bijvoorbeeld komen, doordat we het inschrijfsetje nog niet hebben ontvangen of nog niet compleet is. Zodra het inschrijfsetje volledig ingevuld, met een kopie van een geldig identiteitsbewijs door ons is ontvangen, worden de gegevens van de medewerker in ons systeem gezet. U kunt de gewerkte uren invoeren in de Virtuele Vestiging. Pas als wij een getekend exemplaar van het arbeidscontract in ons bezit hebben worden er declaraties klaargezet. Periode verloning: Payned kent een wekelijkse verloning en een vier wekelijkse verloning. U kunt de gewerkte uren wel per week in de declaratiematrix invoeren en opslaan. Op maandag, volgend op de periode die verloond moet worden, dient u vóór 17.00 uur de door u ingevoerde uren te accorderen. Payned zorgt voor het samenvoegen van de verschillende weken bij een vier wekelijkse verloning. 9
10. Uitloggen Voor het afsluiten van de Virtuele Vestiging, adviseren wij u vanuit veiligheidsoverwegingen om altijd de button uitloggen te gebruiken. Hiermee sluit u uw inlog op de Virtuele Vestiging af en is het niet mogelijk om pagina s weer op te roepen. 10