1. Inleiding Deze notitie bevat het voorstel om een nieuwe verlofregeling in te voeren met een onderbouwing waarom dit nodig is en wat hier onder valt. 1.1 Context Duurzame inzetbaarheid is het uitgangspunt van het personeelsbeleid om de inzetbaarheid van medewerkers in elke levensfase gedurende hun hele loopbaan te waarborgen en vergroten. Uitgaande van dit nieuwe uitgangspunt is het nieuwe lokale verlof opgezet. Lokaal verlof is het verlof waarvoor de gemeente Krimpen aan den IJssel zelf kiest, dat naast het basisverlof uit de Cao (CAR- UWO) kan worden toegekend. 1.2 Waarom? Een nieuwe verlofregeling is nodig om de volgende redenen: Duurzame inzetbaarheid De tendens is dat iedereen langer moet werken. De pensioenleeftijd wordt verhoogd en gekoppeld aan de levensverwachting. Het verlof moet aan deze nieuwe inzichten worden aangepast. De WGBL 1 Deze wet stelt als eis dat het toekennen van leeftijdsverlof alleen is toegestaan als er een objectieve rechtvaardigingsgrond aan ten grondslag ligt en het is ingepast in een breder levensfasegericht personeelsbeleid, zoals duurzame inzetbaarheid. Verouderde regelgeving De huidige verlofregeling sluit niet meer aan op de praktijk. Onder meer, omdat er geen deugdelijke onderbouwing is voor het leeftijdsverlof zoals de WGBL eist. Ook past de aanwijzing van de verplichte verlofdagen niet meer in het tijd- en plaatsonafhankelijk werken van Het Nieuwe Werken. Verzoek vakbond Meermalen heeft de werknemersvertegenwoordiging in de commissie voor Georganiseerd Overleg (het GO) aangedrongen de zgn. 60-jarigenregeling voor voltijders open te stellen voor deeltijders. 2 Doel Door het accent te leggen op duurzame inzetbaarheid kiest de organisatie voor het vergroten van de (blijvende) inzetbaarheid van medewerkers. Dit is een grote uitdaging in de wetenschap dat mensen langer moeten blijven werken, omdat de pensioenleeftijd hoger wordt en gekoppeld wordt aan de levensverwachting. Het doel is een actuele, algemene verlofregeling te maken met meer keuzevrijheid voor medewerkers en een gerechtvaardigde verdeling van het verlof, passend in het uitgangspunt duurzame inzetbaarheid. Een randvoorwaarde is de nieuwe regeling zo mogelijk kostenneutraal te realiseren. Bij de opzet van de nieuwe verlofregeling is gekozen om de situatie in 2015 als vertrekpunt te nemen. Dit betekent een afgeslankte organisatie, waar de medewerkers die uitstromen naar de Gemeenschappelijke Regeling IJsselgemeenten, geen deel meer uit van maken. Buiten beschouwing van deze notitie blijven het verplichte verlof uit de CAR-UWO, zoals het reguliere vakantieverlof van 158,4 uur per jaar 2 voor een ambtenaar met een volledige betrekking en het extra verlof bij onregelmatige dienst van 14,4 uur per jaar 3. Deeltijders naar rato. In deze twee soorten verlof komt geen verandering. 1 Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid (WGBL) 2 Art 6:2 CAR-UWO Pagina 1 van 8
3 Huidige situatie Dit hoofdstuk geeft inzicht in de huidige regelingen en het ziekteverzuim per levensfase. Er zijn nu een aantal lokale verlofvormen gebaseerd op leeftijd en een aantal lokaal aangewezen feestdagen. 3.1 Leeftijdsverlof De huidige Regeling vakantieverlof stamt uit de negentiger jaren van de vorige eeuw en bevat onder meer het leeftijdsverlof. Niet meer is te achterhalen waarom op een bepaalde leeftijd een aantal uren verlof wordt toegekend. Het ontbreken van een deugdelijke onderbouwing levert discriminatie op naar leeftijd en is op grond van de WGBL niet toegestaan. Vanaf 1 oktober 1999 geldt overgangsrecht voor degenen die op die datum in dienst waren. Zij blijven aanspraak behouden op extra verlof vanaf het 55 e jaar. Tabel 1 Huidig leeftijdsverlof voltijd medewerker per jaar, deeltijd naar rato dagen / uren leeftijd overgangsrecht (in dienst voor 01-10-1999) 1 dag 7,2 uren 20-21 jaar 30-40 jaar 2 dagen 14,4 uren 19-20 jaar 40-45 jaar 3 dagen 21,6 uren jonger dan 19 jaar 45-50 jaar 4 dagen 28,8 uren 50 jaar of ouder 50-55 jaar 5 dagen 36,0 uren n.v.t. 55-60 jaar 6 dagen 43,2 uren n.v.t. 60 jaar of ouder 3.2 Lokale feestdagen Lokaal zijn drie dagen aangewezen als feestdagen namelijk: Goede Vrijdag, Bevrijdingsdag (5 mei) en de Molukse feestdag (25 april). Dit is een keuze van de gemeente Krimpen aan den IJssel. 3.3 60-jarigen regeling voor voltijders De 60-jarigen regeling is destijds opgezet als opstap naar het vervroegd uittreden (VUT) rond de 62 e of 63 e jaar, dus voor een maximale duur van ongeveer 2 tot 3 jaar.door het afschaffen van de VUT is de duur van deze regeling nu opgerekt met tenminste vijf jaar en na verhoging van de pensioenleeftijd nog langer en heeft daarmee een andere invulling gekregen. Een voltijd medewerker van 60 jaar of ouder kan verzoeken zijn werktijd met een half uur per dag te verkorten of zijn middagpauze met een half uur te verlengen. De werkweek wordt daardoor effectief 33,5 uur. Deze halve uren kunnen niet worden gespaard en op een later moment worden opgenomen. Deze regeling geldt niet voor een deeltijder. Naar huidig inzicht is, onder andere op grond van de WGBL, een toets nodig of het gerechtvaardigd is onderscheid te maken door voor een specifieke kleine groep faciliteiten beschikbaar te stellen en anderen daarvan uit te sluiten. 3 Art. 6:2:1, lid 4 CAR-UWO Pagina 2 van 8
3.4. Totaal huidig lokaal verlof per jaar, cijfermatig In tabel 2 is het lokale verlof uitgesplitst naar categorie en berekend alsof dit verlof gelijk is verdeeld over iedere medewerker. Om inzicht te geven wat voortzetting van de huidige trend van hogere leeftijden betekent is door middel van extrapolatie een voorspelling gedaan voor het jaar 2019. Tabel 2 Lokaal verlof voltijd medewerker per jaar verlof 2015 in uren per jaar 2019 in uren per jaar leeftijdsverlof 22,7 25,2 Goede Vrijdag 7,2 7,2 Bevrijdingsdag (5 mei) 5,1 5,1 Molukse feestdag (25 april) 0,0* 0,0* subtotaal 35,0 37,5 60-jarigen regeling 9,4 20,6 totaal lokaal verlof in uren per jaar voor voltijd medewerker 44,4 58,1 totaal lokaal in dagen per jaar voor voltijd medewerker 6,2 dag 8,1 dag *De Molukse feestdag kent slechts een zeer beperkte deelname, waardoor deze niet meetelt. De berekening is gebaseerd op 1 januari 2014 zonder de medewerkers die 1 januari 2015 uitstromen naar de Gemeenschappelijke Regeling IJsselgemeenten. Bij de 60-jarigen regeling is uitgegaan van het aantal voltijders dat van de regeling gebruik kan maken; deeltijders blijven buiten beschouwing. De prognose is dat er bij ongewijzigd beleid, uitgaande van de huidige regelingen, een behoorlijke toename van het lokaal verlof is. De toename komt nagenoeg geheel door de explosieve groei van de 60-jarigen regeling. Pagina 3 van 8
3.5 Ziekteverzuim Bij het huidige leeftijdsverlof is geen relatie gelegd met de bijdrage per levensfase aan het ziekteverzuim. Om objectief vast te kunnen stellen wat dit aandeel is, geeft tabel 3 de bijdrage per levensfase aan het totale ziekteverzuimcijfer 2013 (5,78%) weer. Tabel 3 Bijdrage levensfasen aan totaal ziekteverzuim levensfase aantal medewerkers in percentages aandeel verzuim in percentages tot 30 jaar 9 % 4 % 30 tot 40 jaar 16 % 12 % 40 tot 50 jaar 30 % 25 % 50 tot 60 jaar 34 % 35 % 60 jaar of ouder 11 % 24 % totaal 100% 100% hoger verzuim dan aantal medewerkers Vergeleken zijn het aandeel in het verzuim en het aantal medewerkers per levensfase in percentages. Duidelijk is te zien dat vanaf het 50 e jaar de totale bijdrage aan het ziekteverzuim hoger is dan verwacht mag worden op basis van het aantal medewerkers. Met name in de leeftijdsklasse vanaf 60 jaar is er naar verhouding tweemaal zoveel ziekteverzuim. De bedrijfsarts onderschrijft deze conclusie. 4 Uitgangspunten De nieuwe regeling moet voldoen aan de volgende uitgangspunten: a. Onderdeel uitmaken van duurzame inzetbaarheid Dit betekent dat de nieuwe regeling moet bijdragen aan het vergroten van de inzetbaarheid van medewerkers gedurende hun gehele loopbaan. Het verlof wordt toegekend aan zoveel mogelijk medewerkers. b. Rechtvaardige toekenning van verlof Verlof toekennen op basis van objectieve gronden, zodat de keuze hiervan aan iedereen kan worden uitgelegd en niet in strijd is met wet- of regelgeving. c. Meer eigen regie medewerker op zijn werktijden en verlof De medewerker krijgt zoveel mogelijk eigen regie over zijn werktijden en verlof. Hierdoor krijgt de medewerker de mogelijkheid te sturen op een goede balans tussen werk en privé. 5 Overwegingen 5.1 Basisverlof, verplichte aangewezen verlofdagen en lokale feestdagen Het basisverlof is nu 22 dagen op jaarbasis. Dit is laag ten opzichte van andere sectoren waar 25 dagen niet ongebruikelijk is. Bovendien geldt lokaal dat per jaar maximaal 5 verplichte vakantiedagen kunnen worden aangewezen. Dit beperkt de mogelijkheden van vrije opname. De laatste jaren is in toenemende mate Pagina 4 van 8
weerstand tegen deze verplichte aanwijzing. Bovendien staat het haaks op de gedachte van HNW, waar medewerkers grotendeels zelf hun werktijd kunnen bepalen. Wel is het nodig het voorgaande in een breder verband te plaatsen. Het aantal lokaal aangewezen feestdagen bedraagt bijna 2 dagen op jaarbasis. Hierin verschilt een overheidsorganisatie als Krimpen van het bedrijfsleven, waar veelal dit soort dagen niet worden toegekend en voor eigen rekening van de medewerker komen. Per saldo heeft de medewerker dus 24 dagen per jaar lokaal verlof, waarvan vrije opname beperkt is door de feestdagen (2) en de aanwijzing van verplichte vakantiedagen (maximaal 5). De beperkingen in het opnemen van verlof staan haaks op uitgangspunt (4c) om de medewerker eigen regie te laten voeren over zijn werktijden en verlof, en dienen daarom komen te vervallen. Bij de oplossingen zal het verschil in aantal verlofdagen / lokale feestdagen van de overheid en andere sectoren worden betrokken. 5.2 Verlof in relatie tot ziekteverzuim Ziekteverzuim is een indicatie dat de werkbelasting voor een medewerker te hoog kan zijn. Wetenschappelijk is bewezen dat rond het 53 e jaar er een afname is van de fysieke gesteldheid. Voor de mentale weerbaarheid ligt dat ongeveer bij het 60 e jaar. De bedrijfsarts ziet dit terug in zijn praktijk en hij pleit daarom voor het toekennen van extra verlof voor de oudere medewerkers. Het vermogen om snel te schakelen neemt voor hen af, terwijl jongeren dat vermogen wel hebben. Ook de cijfers van het ziekteverzuim van 2013 bevestigen zijn mening en ervaring. Het advies is in de nieuwe verlofregeling hier rekening mee te houden. 5.3 60-jarigenregeling niet meer van deze tijd In de vorige alinea is onderbouwd waarom vanaf een bepaalde leeftijd extra verlof nodig is. Deze onderbouwing ontbreekt bij de huidige 60-jarigenregeling. Het gaat hier om een regeling die geldt voor een beperkte groep medewerkers, die naast hun leeftijdsverlof extra verlof krijgen. Bovendien is de eis dat een medewerker voltijder moet zijn, deeltijders zijn uitgesloten. Deze regeling mist een goede argumentatie waarom het objectief gerechtvaardigd is om verlof toe te kennen op basis van deze regeling. Daarmee is deze regeling in strijd met de WGBL. Het advies is de 60-jarigenregeling af te schaffen. 6 Voorstel Redenen De redenen voor het voorstel zijn: Het uitgangspunt meer regie aan medewerkers te geven (4c) weegt het zwaarst. Een medewerker kan dan zijn werk en privé in balans houden. Ook past dit uitgangspunt het best bij de filosofie van Het Nieuwe Werken. Daarnaast is maatwerk nodig voor kwetsbare groepen, zoals de ouderen vanaf 50 jaar. Hiervan is op grond van de verzuimcijfers vastgesteld dat deze groep wat meer rust nodig hebben. Dit sluit aan bij het uitgangspunt 4b om op objectieve gronden onderscheid te maken in leeftijd. Pagina 5 van 8
Bovendien wil de gemeente een aantrekkelijk werkgever zijn gedurende alle levensfasen. Dit past bij het uitgangspunt om de inzetbaarheid van medewerkers gedurende hun gehele loopbaan te vergroten. Inhoud voorstel Met ingang van een nader te bepalen datum: Lokaal verlof toe te kennen conform het voorstel genoemd in tabel 4. Geen lokaal verlof toe te kennen op grond van de oude regeling. Tabel 4 Lokaal verlof totaal verlof basisverlof lokaal verlof tot 40 jaar 26 dagen 22 dagen 4 dagen 40 tot 50 jaar 27 dagen 22 dagen 5 dagen 50 tot 55 jaar 28 dagen 22 dagen 6 dagen 55 tot 60 jaar 29 dagen 22 dagen 7 dagen vanaf 60 jaar 30 dagen 22 dagen 8 dagen Het voorstel blijft binnen de kosten van het huidige lokaal verlof inclusief 60-jarigenregeling. Hiermee wordt voldaan aan de randvoorwaarde om de nieuwe regeling zo veel mogelijk kostenneutraal in te voeren. Bij het voorstel is beperkt rekening gehouden met het verlof op basis van de 60-jarigenregeling. De redenen hiervoor zijn: Een goede onderbouwing ontbreekt waarom in deze tijd een 60-jarigenregeling van toegevoegde waarde is, zie verder de argumenten genoemd onder 5.3. Het gaat om minder dan 7% fte (11 voltijders per 1 januari 2014) van het totaal aantal werknemers (207). Zij zorgen voor een onevenredige toename van het totale verlof voor het gehele personeel. Intrekken oude regelingen Het voorstel is de huidige lokale regelingen in te trekken. Dit zijn: de Regeling Vakantieverlof, de lokaal aangewezen feestdagen, de 60-jarigenregeling, en de aangewezen verplichte verlofdagen. Met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe regeling Lokaal verlof wordt uitsluitend verlof toegekend op grond van de nieuwe verlofregeling. Er wordt geen verlof meer toegekend op grond van de oude regeling. De gemeente kan er voor kiezen om de gemeentelijke gebouwen op Goede Vrijdag en 5 mei dicht te houden. De medewerkers hebben de vrije keuze om op die dagen wel of niet te werken. Voor de medewerkers die volgens rooster werken blijft het rooster gelden. Dagen Voor de duidelijkheid is bij de tabellen gekozen het verlof in dagen in plaats van in uren te vermelden uitgaande van voltijders. Deeltijders naar rato. Pagina 6 van 8
7 Vergelijking nieuw en oud verlof Notitie verlof Tabel 5 Vergelijking nieuw en oud leeftijd nieuw oud basis verlof lokaal verlof totaal 2016 totaal 2015 basis verlof leeftijdsverlof lokale feestdagen verlof in dagen < 19 jr 22 4 26 27 22 3 2 19 jr 22 4 26 26 22 2 2 20 jr 22 4 26 25 22 1 2 21-30 jr 22 4 26 24 22 2 30-40 jr 22 4 26 25 22 1 2 40-45 jr 22 5 27 26 22 2 2 45-50 jr 22 5 27 27 22 3 2 50-55 jr 22 6 28 28 22 4 2 55-60 jr 22 7 29 28 22 4 2 > 60 jr 22 8 30 28 22 4 2 Legenda 2016 meer dan 2015 2016 minder dan 2015 voltijd, deeltijders naar rato overgangsrecht leeftijdsverlof oktober 1999: 55 jaar + 5 dagen en 60 jaar + 6 dagen 8 Overgangsrecht Er is overgangsrecht voor iedere medewerker die op de dag vóór de inwerkingtreding van de nieuwe regeling. Hij behoudt het toegekende lokale verlof op deze datum voor zover dat meer is dan het nieuwe totale verlof. Medewerkers die op de dag vóór de inwerkingtreding van de nieuwe regeling deelnemen aan de 60- jarigenregeling behouden deze aanspraken. Na inwerking van de nieuwe verlofregeling kan niet meer worden gekozen voor de oude regeling. Wel zal strakker dan voorheen op de naleving van de regeling worden toegezien. De strekking van de regeling is dat per dag een half uur wordt opgenomen dan wel de werktijd met een half uur wordt opgerekt. Het is niet mogelijk deze tijd te sparen en op een ander moment op te nemen. Bij ziekte of verlof vervalt het recht op dit half uur per dag. De inschatting is dat het overgangsrecht uiterlijk eind 2021 (uitgaande van ingangsdatum 1 januari 2015) eindigt, omdat dan de laatste deelnemers van de 60 jarigen-regeling zijn uitgestroomd. Pagina 7 van 8
9 Communicatie Medio december 2015 moet iedere medewerker geïnformeerd zijn over de omvang van zijn verlof. 10 Advies Te besluiten met ingang van 1 januari 2016: 1. Akkoord te gaan met het lokaal verlof, zoals genoemd onder punt 6. 2. Intrekken: a. de Regeling Vakantieverlof (leeftijdsverlof) b. artikel 7 van de Werktijdenregeling van 5 februari 2002 (60-jarigenregeling) c. artikel 4:2:1:1 CAR-UWO (Goede Vrijdag, Bevrijdingsdag [5 mei] en Molukse feestdag [25 april]) d. artikel 6:2:1:1 CAR-UWO (aanwijzing verplichte verlofdagen) 3. Invoeren nieuwe verlofregeling met overgangsrecht 4. Toekennen nieuw verlof versus oud verlof a. Met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe verlofregeling wordt aan de medewerker uitsluitend verlof toegekend op grond van deze nieuwe regeling. b. Er wordt geen lokaal verlof meer toegekend op grond van de oude regelingen. c. Overgangsrecht: i. De medewerker, die in dienst is op de dag vóór de inwerkingtreding van de nieuwe regeling, behoudt het oude lokale verlof van dat jaar voor zover dat meer is dan het toegekende nieuwe lokale verlof in het nieuwe jaar of daarna. Dit meerdere verlof vervalt, zodra het nieuwe lokale verlof daaraan gelijk of meer is. ii. De medewerker aan wie verlof op grond van de 60-jarigenregeling behoudt dit verlof totdat hij de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, voor zover hij blijft voldoen aan de voor deze regeling gestelde voorwaarden. Pagina 8 van 8