Instructie Werkkostenregeling (WKR) Vanaf 1 januari 2015 geldt de WKR voor alle werkgevers. Hiermee komt definitief een einde aan het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Dit heeft behoorlijk wat consequenties voor uw praktijk. Zo moet u vóór 1 januari 2015 de inrichting van uw financiële administratie aanpassen en de vergoedingen en verstrekkingen aan personeel in kaart brengen. Dit kan de nodige gevolgen hebben op arbeidsvoorwaardelijk, fiscaal en juridisch gebied. Deze handleiding biedt u praktische handvatten om de WKR optimaal in te voeren. Mocht u over deze handleiding nog vragen hebben, dan kunt natuurlijk contact met ons opnemen op 030-247 47 89. Versie 1.0 Augustus 2014 1
Boekings/registratie-instructie WKR Wie goed inzicht wil krijgen in de toerekening van de diverse onkostensoorten, kan het beste de administratie daar nù op aanpassen. Uit de administratie moet blijken wat er in de vrije ruimte geboekt moet worden. Dit kunt u doen door het aan de accountant / salarisadministratie door te geven. Wanneer u de salarisadministratie hebt ondergebracht bij VvAA, kunnen deze vergoedingen en verstrekkingen vanaf 2015 daarin ook worden vastgelegd. Zo hebt u overzicht welk deel van de vrije ruimte nog beschikbaar is. Let op dat dezelfde boeking niet door zowel de accountant als door u wordt doorgegeven! Uiteindelijk blijft u als werkgever verantwoordelijk voor een correcte verwerking. Het toewijzen van kosten aan de vrije ruimte is geen verplichting, u als werkgever kan er ook voor kiezen om de vergoeding bruto of gebruteerd uit te betalen. De keuze is definitief en kan daarna niet meer worden teruggedraaid. Dat kan alleen wanneer er aangetoond kan worden dat de verwerking anders geboekt is dan afgesproken. Alle bedragen worden inclusief btw geboekt. Uitleg per categorie Huishouding en/of kantinekosten Onder deze categorie worden vaak de kosten geboekt van grootgrutters als Albert Heijn, Jumbo, Makro, Hanos. Bij pinbetalingen dient ook de bon in de administratie te worden opgenomen. Koffie, thee, suiker: nihil waardering Broodjes: indien voor de lunch dan geldt het als forfaitaire bijtelling tot loon of het wordt in de vrije ruimte ondergebracht. Is dit voor overwerk, of een enkele keer bij een vergadering tijdens de lunch, dan is het een gerichte vrijstelling. Eet ook de praktijkhouder of maatschapsleden mee, dan moeten deze kosten er uit gehaald worden. Staat los van WKR. Vuilniszakken, schoonmaakmiddelen e.d. Dit staat los van WKR - wordt op 'schoonmaakkosten' geboekt. Alle bonnen en facturen moeten worden geboekt. Reiskosten of kilometervergoedingen Reiskosten openbaar vervoer (losse kaartjes of abonnement): gerichte vrijstelling. Kilometervergoeding tot en met 0,19: gerichte vrijstelling. Kilometervergoeding boven 0,19: in de vrije ruimte. Parkeer-/veer-/tolgeld: vrije ruimte. Versie 1.0 Augustus 2014 2
Overige personeelskosten Inentingen: vallen binnen de vrije ruimte. Is de inenting echter toegediend op de werkplek: gerichte vrijstelling Fruitmand voor een zieke medewerker. Indien de factuur maximaal 25 inclusief btw is, het geen geld of waardebon betreft en het een situatie betreft waarin ook anderen zo n attentie geven, dan staat dit los van de onderdelen in de WKR. Boven de 25: vrije ruimte Voor de attentie ter gelegenheid van een geboorte is geen WKR nodig. Verjaardagcadeau: in alle gevallen valt deze in de vrije ruimte Kerstpakketten: vrije ruimte Vakbondscontributie: vrije ruimte Verblijfskosten (bij cursussen): gerichte vrijstelling Lidmaatschappen: gerichte vrijstelling Fietsregeling: ongeacht of medewerker (bruto) terugbetaalt, dit valt onder de vrije ruimte Representatiekosten Hier mogen geen onbekende posten meer op geboekt worden. De werkgever moet kunnen aantonen dat het geen personeel betreft. Personeelsetentjes en uitjes: vallen in de vrije ruimte. De kosten voor de praktijkhouder en maatschapsleden worden hier buiten gehouden. Voorbeeld: Bij een etentje met 9 medewerkers en 2 maten, 9/11 boeken. Als het personeelsfeestje op de praktijk gehouden wordt hoeft het niet in de vrije ruimte geboekt te worden maar is het een vrijstelling. Gaat een medewerker met een zakenrelatie eten dan gaat dit niet ten koste van de vrije ruimte. Cursussen Deze vallen onder de gerichte vrijstellingen. Om een totaalbeeld te krijgen van de personeelskosten, adviseren wij onderscheid te maken tussen cursuskosten medewerkers en cursuskosten praktijkhouder / maatschapsleden. Intermediaire kosten Dit zijn praktijkkosten die door een medewerker zijn voorgeschoten zijn (bijvoorbeeld kantoor- of schoonmaakkosten). De betaling kan in eerste instantie als Intermediaire kosten worden geboekt maar moet uiteindelijk toegewezen worden wanneer duidelijk is welke kosten het hier betrof. Versie 1.0 Augustus 2014 3
(Sinterklaas)feest Feest op de praktijk valt onder de vrijstelling. Een feest in een gelegenheid van een derde (horeca) valt in de vrije ruimte, ook de eventuele cadeaus die uitgedeeld worden. WKR-proof bestaat niet Vaste onkostenvergoeding Er wordt reclame gemaakt met de term Voordat er toewijzing kan plaatsvinden, moet eerst aangetoond WKR-proof, al dan niet in combinatie met producten of een abonnementsvorm. worden welke kosten er vergoedt worden. Laat u niet misleiden - dit kan een derde niet voor u borgen. U bent zelf degene Waarnemers die bepaalt welke kosten er voor het Waarnemers met een Var-Wuo zijn niet in loondienst en hebben, personeel uitgegeven worden. Overleg evenals de maatschapsleden, dus geen invloed op de WKR. met uw accountant is hierin aan te bevelen. Personeelsvereniging Uitkeringen en verstrekkingen uit het potje van de personeelsvereniging zijn alleen nog maar onbelast bij een personeelsvereniging waaraan de werknemer de laatste 5 jaar tenminste evenveel heeft bijgedragen als de werkgever. Vastlegging voorkomt naheffing Alle personeelskosten moeten vooraf toegewezen worden aan een van deze groepen. Wij adviseren om maandelijks te boeken of registreren. In januari 2016 moet vastlegging over 2015 hebben plaatsgevonden en moet zo nodig aangifte loonheffing over zijn gedaan. Blijkt later dat er kosten met betrekking tot personeel niet zijn onderverdeeld, dan is dit automatisch verplicht belast loon! Reden te meer de zaken nu goed in te richten. Versie 1.0 Augustus 2014 4
Begrippenlijst Belast loon Brutoloon van de medewerker. Eindheffing Loonheffing die voor rekening van de werkgever komt (de WKR kent twee percentages: 0% en 80%) Eindheffingsloon Grondslag waarover loonheffing wordt berekend die voor rekening van de werkgever komt. Fiscaal loon Grondslag waarover loonheffing wordt berekend. Loonheffing In te houden belasting en premie volksverzekeringen op het fiscaal loon van de medewerker. Ter beschikking stellen De werkgever schaft aan en geeft de medewerker in bruikleen. Vergoeden De medewerker schaft aan en krijgt in eigendom, de werkgever vergoedt de kosten. Verstrekken De werkgever schaft aan en geeft de medewerker in eigendom. Vrije ruimte Het bedrag dat beschikbaar is voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Versie 1.0 Augustus 2014 5