FACTSHEET BERICHTENVERKEER REGIO ZAANSTREEK- WATERLAND WMO FACTUUR/DECLARATIE WMO303 Inleiding De gemeenten in de regio Zaanstreek-Waterland gaan ervan uit dat gecontracteerde aanbieders van ondersteuning in het kader van de WMO hun facturen voor geleverde zorg digitaal aanbieden aan de betreffende gemeente. Deze digitale facturen worden via VECOZO en het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) aangeboden in het WMO303-format, zoals gedefinieerd in de landelijk vastgestelde iwmo-standaard. Dit is de enige wijze van factureren die door de gemeenten wordt geaccepteerd. Zie voor meer informatie de Standaardartikelen administratieve processen voor WMO en Jeugdwet van de VNG: Functie bericht Met een WMO303-bericht brengt de gecontracteerde zorgaanbieder de gemeente op de hoogte van een factuur voor aan een inwoner van die gemeente geleverde ondersteuning. In grote lijnen wordt de volgende informatie aangegeven aan de gemeente: Aan welke cliënt zorg is geleverd Welke zorg is geleverd Over welke periode zorg is geleverd Aantal eenheden geleverde zorg Scope factsheet Deze factsheet: beschrijft hoe het WMO303-bericht door de gemeenten in de regio Zaanstreek-Waterland verwerkt wordt om tot betaling van indicaties van arrangementen te komen, maar ook van producten op basis van P*Q. geldt vanaf 1 januari 2016 gaat uit van iwmo-standaard versie 2.0 Proces Op basis van de in een (CAK-)periode geleverde ondersteuning vervaardigt de zorgaanbieder een factuur. De zorgaanbieder verstuurt de factuur in de vorm van een WMO303-bericht via VECOZO en het GGK aan de betreffende gemeente. Facturen in een ander format dan het WMO303-format kunnen door de gemeenten niet in behandeling worden genomen. Facturen, fysiek dan wel digitaal, die via een ander medium dan het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) worden aangeboden kunnen niet worden verwerkt. De gemeente controleert de factuur. Goedgekeurde factuurregels leiden tot een betaling aan de zorgaanbieder, binnen de wettelijke termijn. Afgekeurde factuurregels leiden tot een foutmelding aan de zorgaanbieder in de vorm van een WMO304-bericht (zie het betreffende factsheet). De zorgaanbieder corrigeert (eventueel na overleg met de gemeente) en verstuurt een nieuw WMO303-bericht. 1
Richtlijnen en aandachtspunten Hoewel de inhoud en het gebruik van de gestandaardiseerde berichten is vastgelegd in de landelijke standaard iwmo, is er ruimte voor interpretatie van de inhoud van deze berichten. De landelijke standaard is beschreven op istandaarden Werken met iwmo 2.0. Ten behoeve van eenduidige communicatie tussen gemeente en zorgaanbieder is het van belang om een aantal aanvullende afspraken te maken: De zorgaanbieder kan op ieder gewenst moment na afloop van een periode, de facturen over die periode aanbieden aan de gemeente. De zorgaanbieder kan over één periode één of meer factuurberichten versturen aan de gemeente. o Een factuurbericht bevat één of meer factuurregels. o De factuurregels binnen één factuurbericht kunnen betrekking hebben op levering van meerdere arrangementen en producten aan meerdere cliënten. o Eén factuurregel heeft altijd betrekking op de levering van één arrangement of product aan één cliënt. Een factuurbericht dat voldoet aan de 2.0 versie van de iwmo-standaard geldt als een rechtmatige factuur (in tegenstelling tot de declaratie in de 1.0 versie). De gemeenten verwachten dan ook naast het WMO303-bericht geen factuur in een ander format. Om een factuurbericht te kunnen verwerken moet door de gemeente als reactie op de zorgtoewijzing (WMO301) een WMO302-bericht ontvangen zijn van de zorgaanbieder, zie de betreffende factsheet WMO302. NB.: Dit geldt voor indicaties die ingaan vanaf 1 januari 2016. De zorgaanbieder kan pas factureren als de zorg is gestart. De gemeente kan facturen pas verwerken als de zorgaanbieder de gemeente op de hoogte heeft gebracht van de start van de zorg door middel van een bericht Start WMO ondersteuning (WMO305), zie de betreffende factsheet. NB.: Dit geldt voor indicaties die ingaan vanaf 1 januari 2016. Type bericht Met de code Type bericht ( Code externe-integratiebericht, COD002) wordt aangegeven wat de betekenis van het betreffende bericht is. De te gebruiken waarde is 448, Factuur WMO-ondersteuning. NB. Het berichttype Factuur kan pas na de conversieperiode, 31 maart 2016, gebruikt worden. Tot die tijd moeten berichten nog van het type Declaratie zijn, waarde 416. Gemeentecode De code die een gemeente uniek identificeert is essentieel voor de routering van het bericht naar de gemeente, die verantwoordelijk is voor de vergoeding van de door de zorgaanbieder geleverde ondersteuning. o Beemster 0370 o Edam-Volendam 0385 o Landsmeer 0415 o Oostzaan 0431 o Purmerend 0439 o Waterland 0852 o Wormerland 0880 o Zaanstad 0479 AGB-code De identificatie van de zorgaanbieder (AGB-code) is de code van de entiteit waarmee de gemeente het zorgcontract heeft gesloten. Als door de gemeente een contract is afgesloten met een holding heeft de gemeente de zorgtoewijzingen naar deze holding gestuurd en niet naar een specifieke werkmaatschappij binnen de holding. 2
De AGB-code is essentieel voor de routering van het bericht en om de gemeente duidelijk te maken van welke zorgaanbieder de factuur wordt ontvangen. Het WMO303-bericht moet door de zorgaanbieder verstuurd worden met de dezelfde AGB-code als waarmee het corresponderende WMO301-bericht is ontvangen. Clientnummer Alle rubrieken BSN en Clientnummer in de verschillende recordtypen van het WMO303-bericht worden gevuld met het Burgerservicenummer (BSN) van de inwoner die recht heeft op de toegewezen ondersteuning en waaraan deze is geleverd. Beschikkingsnummer In het bericht vermeldt de zorgaanbieder het nummer van de beschikking, dat door de gemeente met behulp van de corresponderende zorgtoewijzing (WMO301) is doorgegeven. Het beschikkingsnummer is per gemeente een uniek nummer. Dit nummer is essentieel voor de verwerking van de factuur voor de geleverde ondersteuning door de zorgaanbieder. Productcode De productcode van het geleverde arrangement of product. De productcode moet gelijk zijn aan de productcode in de corresponderende zorgtoewijzing (WMO301), zie betreffende factsheet. Periode De periodes waarover zorg in het kader van de WMO gefactureerd kunnen worden lopen synchroon met de periodes die het CAK hanteert voor het berekenen van eigen bijdragen voor cliënten. Dit zijn 13 vooraf vastgestelde periodes van 4 of 5 weken per jaar, zie: CAK Downloads: Periodekalender. o o o De ingangsdatum van de gefactureerde periode mag niet vóór de ingangsdatum van de zorgtoewijzing vallen. De einddatum van de gefactureerde periode mag niet ná de einddatum van de zorgtoewijzing vallen. De ingangsdatum van de gefactureerde periode mag niet vallen vóór de ingangsdatum van de periode waarin de zorg is aangevangen. Eenheid, volume Dienen overeen te komen met eenheid, volume en frequentie van de corresponderende zorgtoewijzing (WMO301). NB. In verband met de overgang van versie 1.0 naar 2.0 van de iwmo-standaard per 1 januari 2016, is het van belang dat in facturen met betrekking tot toewijzingen van arrangementen (WMO301) van vóór 1 januari de eenheid gelijk is aan 82: Stuks. Declaratiebedrag Het door de zorgaanbieder gefactureerde bedrag voor geleverde zorg in de betreffende periode. Het bedrag is inclusief BTW. Zie de documentatie van Vektis over BTW in het factuurbericht. Voor Vervoer, productcode V0406, G0406, Z0406, Z0407, geldt dat het bedrag gelijk moet zijn aan Volume * Tarief * 4 weken, ongeacht het aantal ritten dat daadwerkelijk is uitgevoerd, zowel wanneer dat er minder als wanneer dat er meer zijn geweest dan het geïndiceerde aantal. 3
Het te hanteren tarief is afhankelijk van de productcode uit de toewijzing. 1 Indicatie debet/credit Het gebruik van deze indicatie is afhankelijk van de functie van het WMO303-bericht: o In een initieel factuurbericht is de indicatie debet/credit (COD043) in alle factuurregels (prestatierecords) is gelijk aan D. o In een factuurbericht dat geldt als correctie op een retourbericht (WMO304): Voor iedere afgekeurde factuurregel een credit factuurregel. De indicatie debet/credit (COD043) in deze factuurregels (prestatierecords) is gelijk aan C. Gecorrigeerde factuurregels (debet), indien van toepassing. De indicatie debet/credit (COD043) in deze factuurregels (prestatierecords) is gelijk aan D. 1 Over de wijze van indiceren en factureren van vervoer moeten nog voor beide partijen werkbare afspraken gemaakt worden tussen gemeenten en zorgaanbieders. Zodra deze er zijn worden ze verwerkt in de factsheets. 4
FACTSHEET BERICHTENVERKEER REGIO ZAANSTREEK- WATERLAND WMO FACTUUR/DECLARATIE RETOUR WMO304 Inleiding De gemeenten in de regio Zaanstreek-Waterland gaan ervan uit dat gecontracteerde aanbieders van ondersteuning in het kader van de WMO hun facturen voor geleverde zorg digitaal aanbieden aan de betreffende gemeente. Na controle van de factuur, stuurt de gemeente een digitaal verwerkingsverslag aan de zorgaanbieder. Deze digitale berichten worden via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) en VECOZO aangeboden in het WMO304-format, zoals gedefinieerd in de landelijk vastgestelde iwmo-standaard. Dit is de enige wijze waarop gemeenten het verwerkingsverslag aan de zorgaanbieders aanbieden. Zie voor meer informatie de Standaardartikelen administratieve processen voor WMO en Jeugdwet van de VNG. Functie bericht Met een WMO304-bericht brengt de gemeente de gecontracteerde zorgaanbieder op de hoogte van de verwerking van een factuur voor aan een inwoner van die gemeente geleverde ondersteuning. In grote lijnen wordt de volgende informatie aangegeven aan de zorgaanbieder: Wat het totaalbedrag van de factuur was Welk bedrag betaald zal worden Welke factuurregels door de gemeente zijn afgekeurd en dus niet betaald zullen worden Scope factsheet Deze factsheet: beschrijft hoe het WMO304-bericht door de gemeenten in de regio Zaanstreek-Waterland toegepast wordt om de zorgaanbieders te informeren over de verwerking van facturen. geldt vanaf 1 januari 2016 gaat uit van iwmo-standaard versie 2.0 Proces Op basis van de in een (CAK-)periode geleverde ondersteuning vervaardigt de zorgaanbieder een factuur. De zorgaanbieder verstuurt de factuur in de vorm van een WMO303-bericht via VECOZO en het GGK aan de betreffende gemeente. De gemeente controleert de factuur. De gemeente koppelt het resultaat van de controle terug aan de zorgaanbieder in de vorm van een WMO304-bericht. De zorgaanbieder corrigeert (eventueel na overleg met de gemeente) en verstuurt een nieuw WMO303-bericht. Richtlijnen en aandachtspunten Hoewel de inhoud en het gebruik van de gestandaardiseerde berichten is vastgelegd in de landelijke standaard iwmo, is er ruimte voor interpretatie van de inhoud van deze berichten. De landelijke standaard is beschreven op istandaarden Werken met iwmo 2.0. Ten behoeve van eenduidige communicatie tussen gemeente en zorgaanbieder is het van belang om een aantal aanvullende afspraken te maken: 5
Goedgekeurde factuurregels (prestatierecords) leiden tot een betaling aan de zorgaanbieder, binnen de wettelijke termijn. Afgekeurde factuurregels (prestatierecords) leiden tot een foutmelding aan de zorgaanbieder in de vorm van een factuurregel in WMO304-bericht met een ingevulde retourcode. Indien alle factuurregels in een WMO303-bericht door de gemeente zijn goedgekeurd, bevat het retourbericht geen factuurregels (prestatierecords), maar alleen een voorloop- en sluit record. In het (sluitrecord van het) retourbericht zijn het oorspronkelijke factuurbedrag én het bedrag dat naar aanleiding van de factuur door de gemeente betaald zal worden vermeld. Naar aanleiding van een ontvangen WMO304-bericht stuurt de zorgaanbieder een nieuw WMO303-bericht met daarin: Voor iedere afgekeurde factuurregel een credit factuurregel. De indicatie debet/credit (COD043) in deze factuurregels (prestatierecords) is gelijk aan C. Gecorrigeerde factuurregels (debet), indien van toepassing. De indicatie debet/credit (COD043) in deze factuurregels (prestatierecords) is gelijk aan D. Zie hiervoor verder de factsheet WMO303. 6