RAADSVOORSTEL 09.0011 Rv. nr.: 09.0011 B&W-besluit d.d.: 10 februari 2009 B&W-besluit nr.: 09.0060 Naam programma +onderdeel: Bestuur en Organisatie, product Archief. Onderwerp: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer gemeente Hillegom. Aanleiding: De gemeente Hillegom heeft op 11-9-2008 besloten een gemeenschappelijke regeling met de gemeente Leiden aan te gaan ten aanzien van het archiefbeheer. Doel: Het doel van het voorstel is het archiefbeheer van de gemeente Hillegom over te nemen, waarbij de gemeentearchivaris van Leiden wordt benoemd tot gemeentearchivaris van Hillegom en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Leiden als archiefbewaarplaats van Hillegom. Door samenwerking tussen gemeenten in de regio ten aanzien van archieven is het voor bezoekers van archieven eenvoudiger geworden om onderzoek te verrichten. Kader: De Archiefwet 1995 regelt de zorg voor de archiefbescheiden van de overheid. Gemeenten die belang hechten aan een goed en toegankelijk archief zorgen voor een archiefbewaarplaats die voldoet aan de daartoe bij ministeriële regeling gestelde eisen. Tevens benoemen zij een gemeentearchivaris die de naar de bewaarplaats overgebrachte archieven beheert en toezicht houdt op de nog niet overgebrachte archieven. Sinds 1995 zijn er met de (voormalige) gemeenten Zoeterwoude, Rijnsburg, Teylingen (voormalige gemeenten Warmond, Sassenheim en Voorhout), Leiderdorp en Noordwijk gemeenschappelijke regelingen gesloten ten aanzien van het beheer van en toezicht op hun archief. In diezelfde periode is Leiden door de provincie aangewezen als centrumgemeente t.a.v. archiefbeheer. In 2004 heeft er een onderzoek plaatsgevonden, gefinancierd door de provincie, naar de bereidheid van de regiogemeenten om meer te investeren in hun archief. De diverse gemeentelijke herindelingen in de regio en problemen met de eigen archiefbewaarplaatsen hebben de gemeenten ertoe aangezet om na te denken over samenwerking, hetzij binnen de Duin- en Bollenstreek, hetzij met Leiden. Overwegingen: De beleidslijn in Leiden is sinds 1995 dat samenwerking met gemeenten in de regio wenselijk is, indien deze gemeenten het initiatief nemen. Deze beleidslijn is gebaseerd op het idee dat het vanuit één locatie beschikbaar stellen van de archieven de informatiewaarde van die archieven voor de burger vergroot. Onderzoekers/bezoekers kunnen de onderlinge verbanden tussen gegevens in verschillende archieven (makkelijker) vinden. Door de autonome groei van de instroom van Leidse archieven raken de depots sneller vol dan werd voorzien bij het ontwerp van het gebouw. De instroom van archieven uit de regio versnelt het vollopen van de depots, maar levert aan de andere kant een bijdrage aan de bouw en exploitatie van nieuwe depots. In principe is deze beslissing wat dat betreft dus neutraal. 1
Door het aangaan van een aparte gemeenschappelijke regeling in deze vorm, per gemeente, maakt die gemeente in feite een dienstonderdeel van de gemeente Leiden tot zijn eigen dienstonderdeel. Dat betekent dat de gemeente Leiden als gemeente niet aansprakelijk is voor eventuele wanprestaties. Financiën: De gemeente Hillegom levert een bijdrage per meter archief, die gebruikt dient te worden voor de kosten van depot en formatie dienstverlening. Voor de uren inspectie wordt een aparte berekening gemaakt. Deze bijdragen zijn kostendekkend. De precieze dienstverlening en de daartegenover staande vergoeding worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De gemeente Hillegom heeft een bedrag van 150.000 bestemd voor digitalisering en restauratie van Hillegomse archiefbescheiden. Dit bedrag zal in de bestemmingsreserve publicatiefonds van het Regionaal Archief Leiden gestort worden. Evaluatie: De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks tegen het licht gehouden door beide gemeenten. RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel 09.0011 van 2009), mede gezien het advies van de commissie BESLUIT: het college van B&W toestemming te verlenen om op grond van art1 lid 2 van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) een gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Hillegom door het Regionaal Archief van de gemeente Leiden aan te gaan. Gedaan in de openbare raadsvergadering van 10 maart 2009, de Griffier, de Voorzitter, Dit voorstel is op 10 maart 2009 ongewijzigd vastgesteld. 2
Opsteller: C. de Graaf Organisatieonderdeel: Archief Telefoon: 4920 E-mail: c.de.graaf@leiden.nl TECHNISCHE INFORMATIE Verantwoordelijk portefeuillehouder: J.J. de Haan. Communicatie: De gemeenschappelijke regeling wordt ter registratie aangeboden aan de provincie. Na het vaststellen van de dienstverleningsovereenkomst wordt een bijeenkomst belegd waarbij portefeuillehouders van beide gemeenten de overeenkomst tekenen. Bijgevoegde informatie: 3
ADVIES PRESIDIUM Doel: Behandelingsvoorstel: Opmerkingen/aandachtspunten: 4
B&W.nr. 09.0060., d.d. 10 februari 2009 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer met gemeente Hillegom BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. De Raad voor te stellen het college van B&W toestemming te verlenen om op grond van art1 lid 2 van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) een gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Hillegom door het Regionaal Archief van de gemeente Leiden aan te gaan. 2. Na verkregen toestemming van de Raad de navolgende "gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Hillegom" aan te gaan en vast te stellen. Gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Hillegom Begripsbepalingen Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: - de wet: de Archiefwet 1995; - de gemeenten: de gemeenten Leiden en Hillegom - het archief: alle archieven van de gemeente Hillegom, van haar onderdelen en van hun rechtsvoorgangers, alsmede de archieven van natuurlijke en rechtspersonen die functioneren of gefunctioneerd hebben op het grondgebied van de gemeente Hillegom, voor zover die zijn of worden verworven volgens een nader door Burgemeester en Wethouders van Hillegom vast te stellen procedure en naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebracht zijn om door de gemeentearchivaris te worden beheerd. Taken/werkzaamheden gemeente Leiden Artikel 2 Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet wordt voor de gemeente Hillegom aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. Artikel 3 Tot gemeentearchivaris van Hillegom - in de zin van artikel 32 van de wet - wordt aangewezen de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden. Dienstverleningsovereenkomst 5
Artikel 4 Ter uitwerking van het gestelde in de artikelen 2 en 3 wordt tussen de gemeenten een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Slotbepalingen Artikel 5 1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de dag, volgende op die van haar opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste en tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. De regeling kan worden gewijzigd op voorstel van elk der gemeenten. 3. De regeling kan bij daartoe strekkende besluiten van de gemeenten worden opgeheven, waarbij een opzegtermijn van tenminste drie jaar in acht genomen moet worden, behoudens in gevallen van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. De opheffing treedt in werking op de dag volgende op die van opname van de vereiste besluiten in de registers als bedoeld in het eerste lid, tenzij een later tijdstip is bepaald. 4. De besturen van de gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze - overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen - zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling. 5. Burgemeester en wethouders van Leiden zenden de regeling en besluiten tot wijziging of opheffing daarvan toe aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. 3. Ter uitvoering van deze gemeenschappelijke regeling het College de opdracht te geven een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hillegom te sluiten. 4. De inkomsten zullen worden aangewend voor personele inzet en uitbreiding van depotruimte. Samenvatting B&W van Leiden hebben de Raad van Leiden verzocht toestemming te verlenen om een gemeenschappelijke regeling aan te gaan met de gemeente Hillegom, waarbij het Regionaal Archief Leiden wordt aangewezen als archiefbewaarplaats van Hillegom. Dit betekent dat alle archieven van de gemeente Hillegom (en de voormalige gemeente De Vennip) verhuizen naar het Regionaal Archief Leiden. Daar zijn zij na overbrenging voor een ieder kosteloos in te zien in de studiezaal. Tevens worden Hillegomse en Vennipse gegevens binnen afzienbare tijd toegevoegd aan de website van het Regionaal Archief Leiden (www.leidenarchief.nl). 6