Barry Derksen MSc en drs. Peter Noordam HET GEBRUIK VAN INTRANET IN NEDERLAND: CIJFERS EN TRENDS In hoeverre is het gebruik van Intranetten nu ingeburgerd in Nederland? KPMG houdt jaarlijks een trendonderzoek. Management & Informatie heeft hen gevraagd de trendgegevens over Intranet daar eens uit te lichten. In het pas afgesloten jaarlijks onderzoek gehouden 1 door het KPMG IT Trends Institute (ITTI) is het daadwerkelijk gebruik van onder meer Intranet onderzocht. In dit artikel zullen wij hierop ingaan waarbij we tevens een uitsplitsing maken naar bedrijfstakken. Tevens willen wij kort ingaan op de toekomstverwachtingen rondom Intranet. Om de relaties naar gerelateerd IT-trends aan te geven en een goede vergelijking te geven zullen wij ook de IT-trends Extranet en Internet behandelen. Eén van de vragen in ons onderzoek heeft betrekking op de mate van toepassing binnen uw organisatie. De respondenten kunnen bij deze vraag aangeven: ik ken de trend; deze trend is (nog) niet aan de orde; er wordt over deze technologie nagedacht ; er wordt mee geëxperimenteerd (bijvoorbeeld een pilot); er wordt grootschalig in geïnvesteerd; deze technologie is operationeel binnen onze organisatie. Er lijkt een drempel te liggen tussen de mate van bekendheid en de mate van toepassing. Met als uitzondering electronic mail geldt voor alle Internet-gerelateerde trends dat de mate van 42 MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4
C I J F E R S E N T R E N D S toepassing ver achter ligt bij de mate van bekendheid. Dit geldt zeker voor het veelbelovende Intranet. Van het onderzoek onder een groot aantal Nederlandse organisaties zijn er circa 400 stuks volledig geretourneerd en tevens verwerkt. Figuur 1 geeft de verdeling weer van de geretourneerde vragenlijsten over de verschillende branches. Uit deze verdeling kan over de validiteit van de informatie afgeleid worden dat de aanwezigheid van de branches Gegevensverwerkende organisaties en Transport & vervoer eigenlijk te gering is voor een volledig representatief beeld binnen deze branches. Uit oogpunt van volledigheid zijn deze branches in dit rapport wel meegenomen. De overige branches lijken goed en gelijkmatig verdeeld te zijn. De verdeling van de respondenten over de grootte van organisaties in aantallen is weergegeven in figuur 2. INTRANET, EXTRANET EN INTERNET In het woelige terrein van ICT-ontwikkelingen is het vaak lastig om aan nieuwe ontwikkelingen alvast een dekkende definitie toe te kennen. Om te voorkomen dat we appels met peren vergelijken hebben we vooruitlopend zelf definities toegekend aan de verschillende trends. Onderstaand de definities zoals wij die hebben aangegeven naar onze respondenten: Extranet: Het gebruik van Internet voor het leveren van professionele diensten aan andere organisaties. Internet: Het gebruik van Internet als informatienetwerk (superkrant en -bibliotheek) voor professioneel en privé gebruik). Intranet: Het Internet toegepast voor een besloten gebruikersgroep (vaak binnen organisatie grenzen). Centrale 8% Lokale 9% Onderwijsinstelling 17% Telecommunicatie 3% Gezondheidszorg of maatschappelijke 5% : service 9% Figuur 1: De verdeling van de respondenten over de verschillende branches > 5000 10% 1000-5000 24% 500-1000 11% Overig 6% Deze figuur toont een duidelijke stijging van de mate van bekendheid van de diverse trends over de jaren heen. Met name Internet en Intranet laten een gestage groei zien. Alleen voor Ex- Gegevensverwerkende organisaties (bijv. pensioenfondsen) 1% 250-500 14% BEKENDHEID VAN INTRANET, EXTRANET EN INTERNET Banken / verzekeraars 15% 0-50 16% 50-100 9% 100-250 16% Figuur 2: De verdeling van de respondenten over de grootte van organisaties in aantallen Allereerst is onderzocht in welke mate de mogelijkheden van Intranet, Extranet en Internet binnen Nederlandse organisaties bekend zijn. Het resultaat van deze vraag is in figuur 3 weergegeven. Daarin is tevens een vergelijking met de resultaten uit 1997 en 1998 verwerkt. Industrie (ie) 10% Handelsorganisaties 4% Transport en vervoer 2% : advies 11% MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4 43
Intranet Internet Extranet 1999 1998 1997 0 20 40 60 80 100 Figuur 3: Percentage respondenten dat aangeeft in hoge mate bekend te zijn met de mogelijkheden van Intranet, Internet en Extranet tranet wordt aangegeven dat een groot deel van de respondenten hier nog niet of in mindere mate mee bekend is. Dat de populaire trend Internet/Intranet in zeer korte tijd grote bekendheid geniet is allerminst opvallend te noemen. Internet en Intranet zijn duidelijk in. Dat is te zien in bijna alles wat met Internet te maken heeft, zo is het aantal Internet Service Providers (ISP) in vier jaar tijd vertienvoudigd. Intranet geniet eveneens grote bekendheid maar heeft dit in onze optiek voor een belangrijk deel te danken aan het meer bekende Internet. MATE VAN TOEPASSING VAN INTRANET, EXTRANET EN INTERNET Vervolgens is van Intranet, Extranet en Internet onderzocht wat de mate van toepassing is binnen Nederlandse organisaties. Figuur 4 geeft een totaaloverzicht van de mate van toepassing. Uit deze resultaten blijkt dat binnen maar liefst 54% van de Nederlandse organisaties Internet operationeel is, terwijl dit percentage voor Extranet 11% bedraagt. Ook opvallend is het hoge percentage organisaties dat aangeeft dat Extranet binnen hun organisatie niet van toepassing is. Maar liefst 39% ziet voor Extranet binnen haar bedrijfsgrenzen (nog) geen toekomst. Naast Internet is ook Intranet sterk van toepassing. Maar liefst 45% van de Nederlandse organisaties heeft een Intranet. Wat men daar nu precies mee moet is vaak nog onduidelijk, hierop komen we verderop in dit artikel nog terug. Tevens is nog eens 14% grootschalig aan het investeren in Intranet en 21% experimenteert ermee. Nader onderzoek geeft aan dat 86% van de Nederlandse organisaties die Intranet operationeel hebben, ook Internet operationeel hebben! Andersom geredeneerd is dit percentage minder. 71% van de organisaties die Internet werkend heeft, heeft ook een Intranet draaien. 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 is (nog) niet aan de orde wordt over nagedacht wordt mee geëxperimenteerd wordt grootschalig in geïnvesteerd is operationeel Extranet Internet Intranet Figuur 4: De mate van toepassing van Intranet, Extranet en Internet binnen organisaties in percentages van het totale aantal respondenten IT-TRENDS IN DE FASEN VAN DE PRODUCT LIFE CYCLE Om de status van Intranet, Internet en Extranet te kunnen bepalen binnen de diverse branches hebben we gebruik gemaakt van het (bewerkte) produkt life-cycle model (PLC) van Kotler. 2 Hiertoe worden de gegevens uit de vragenlijst van de mate van toepassing binnen branches vertaald naar een uniforme score voor de fase (stage) waarin de technologieën zich op dit moment bevinden. De te onderscheiden fasen zijn: 44 MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4
C I J F E R S E N T R E N D S Product development: Een IT-trend bevindt zich in deze fase wanneer de meeste organisaties aangeven dat de IT-trend voor hun organisatie (nog) niet van toepassing is. Er zijn nog weinig tot geen organisaties die grootschalig aan het investeren zijn in de trend. Het aantal operationele toepassingen is zeer beperkt tot nihil. Voor een aantal trends is het zelfs zeer goed mogelijk dat deze binnen verscheidene branches helemaal niet toegepast zullen worden, omdat bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen binnen deze branches zich hiervoor niet lenen. Introduction stage: Dit is de fase waarin de meeste organisaties aan het nadenken zijn of, en hoe de IT-trend kan helpen bij het oplossen van bedrijfsproblemen. Het is dan inmiddels wel zover ontwikkeld dat het belang ervan wordt onderkend. De voorlopers (innovators en early adaptors) binnen de branche zijn zelfs al aan het investeren of hebben de trend operationeel. Growth stage: Dit is de fase waarin de meeste organisaties aan het experimenteren zijn met de IT-trend. De groep die investeert of die de trend operationeel heeft is hier duidelijk aan het groeien (de early majority gaat mee). Het point of no return is voor de trends in deze fase gepasseerd, wat betekent dat de trend moeilijk nog een dog kan worden in termen van de Boston Consulting Group. Het is echter niet uitgesloten dat minder organisaties gebruik gaan maken van de IT-trend dan in eerste instantie voorspeld was. Maturity stage: Dit is de fase waarin het merendeel van de organisaties (ook de late majority ) of grootschalig aan het investeren is in de ITtrend, of de IT-trend reeds operationeel heeft binnen hun organisatie. Deze twee groepen zijn geclusterd omdat het vaak voorkomt dat een organisatie, ondanks het feit dat de IT-trend operationeel is, nog steeds fors aan het investeren is teneinde hetzij de operationaliteit uit te breiden naar bijvoorbeeld andere afdelingen, hetzij de functionaliteit te verhogen. Gesteld kan worden dat binnen deze fase geen sprake meer is van een trend maar van een gevestigde waarde. Decline stage: Dit is de fase waarin de ITtrend vervangen wordt door een nieuwe ontwikkeling. Deze fase is voor dit onderzoek niet van belang aangezien het in deze gaat om ITtrends waarvan het vrij onwaarschijnlijk is dat deze inmiddels al weer aan vervanging toe zijn. In tabel 1 zijn de fase van de life cycle voor iedere technologie per branche weergegeven. Intranet blijkt vooral een volwassen technologie te zijn in de branches Banken & verzekeraars, Telecommunicatie, en Onderwijs. Intranet wordt in mindere mate toegepast in Industrie en Gezondheidszorg / maatschappelijke. Opvallend is dat in die branches waar Internet en Intranet sterk worden toegepast langzaam maar zeker een volgende stap wordt gemaakt richting Extranet. Als we de mate van toepassing van Intranet relateren aan de grootte van de organisaties dan verkrijgen we het volgend overzicht (in percentages): Banken / Verzekeraar Industrie Handelsorganisaties Transport & vervoer advies service Onderwijs Centrale Lokale Gezondheidszorg & maatschappelijke Telecommunicatie Extranet development Introduction /growth /growth development development development/ development/ growth Internet growth / / growth growth growth / growth growth growth / Intranet /growth growth growth / growth / growth growth / growth growth Tabel 1: Fase van de life cycle van de IT-trends binnen de verschillende branches (KPMG IT- Trends Institute 1999) MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4 45
Toepasbaarheid Intranet is nog niet aan de orde wordt over nagedacht wordt mee wordt is geëxperimen grootschalig in operationeel -teerd geïnvesteerd totaal 0-50 21 18 11 9 42 100 50-100 3 3 27 20 47 100 100-250 8 19 22 8 42 100 250-500 12 24 24 8 33 100 500-1000 3 11 24 21 42 100 1000-5000 0 8 24 23 45 100 > 5000 0 8 14 8 70 100 Opvallend is dat geen van de onderzochte organisaties groter dan 1000 Intranet als niet aan de orde inschatten. Maar liefst 70% van de organisaties groter dan 5000 medewerkers heeft Intranet operationeel Voor de overige organisatie ligt dit percentage om en nabij de 40 procent. Opvallend is dat dit zelfs geldt voor de organisaties met minder dan 50 medewerkers. INTRANET NADER BEKEKEN Intranet is populair, dat is gebleken uit de voorgaande cijfers in dit artikel. Het gebruik van Intranet en de mate van operationaliteit is enorm gestegen in vergelijking met voorgaande jaren (van 35% naar 59%) Dit leidt direct tot de vraag: Hoe wordt Intranet binnen de Nederlandse organisaties ingezet? Met deze achtergrond hebben we gekeken naar het gebruik van Intranet. Uit figuur 5 komt naar voren dat met name het gebruik voor Informatiediensten een veel gebruikte inzet is van Intranet-technologie. Maar ook de andere mogelijkheden van Intranet worden steeds vaker gebruikt. Zo wordt Intranet steeds vaker ingezet als de grafische schil voor diverse bedrijfsapplicaties en programmatuur. Zo geeft 18% van de respondenten te kennen Intranet te gebruiken als openingsscherm ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Toch blijken ook veel Nederlandse organisaties nog niet na te denken over vergaande integratie van Intranet met de primaire functies van de bedrijfsorganisatie. Zo geeft bijna 60% van de Nederlandse organisaties te kennen Intranet niet te willen gebruiken voor het plannen van de inzet van haar medewerkers. Ruim 50% van de Nederlandse organisaties ziet eveneens geen mogelijkheden voor de inzet van bulletin Communicatietrends: Intranet-diensten 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Informatie diensten Resource scheduling Kennisdatabases Shortcuts (hyperlinks) naar elektr. archief Bulletin boards (intranet) Openingsscherm (ondersteuning voor bedrijfsprocessen) is (nog) niet aan de orde wordt over nagedacht wordt mee geëxperimenteerd wordt grootschalig in geïnvesteerd is operationeel Figuur 5: Intranet- diensten (KPMG IT-TrendsInstitute 1999) 46 MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4
C I J F E R S E N T R E N D S boards en/of het inzetten van Intranet voor de ondersteuning van de bedrijfsprocessen. INTRANET: DE TOEGEVOEGDE WAARDE VOOR DE ORGANISATIES Om een beter beeld te krijgen van de stand van het daadwerkelijk gebruik van de diverse mogelijkheden van Intranet hebben we de respondenten gevraagd naar de toegevoegde waarde van de mogelijkheden voor het proces binnen de organisatie. De volgende vier keuzen zijn in het onderzoek meegenomen: De functie heeft weinig nut voor de organisatie (vormt een leuk speeltje); wordt verder weergegeven als. De functie heeft geringe toegevoegde waarde voor het proces binnen deze organisatie; wordt verder weergegeven als een vraagteken. De functie heeft hoge toegevoegde waarde voor het proces binnen deze organisatie; wordt verder weergeven als. De functie is van strategisch belang voor de onderneming; wordt verder weergegeven als. De resultaten van het onderzoek zijn in tabel 2 weergegeven. Over het algemeen zijn de Nederlandse organisaties positief over de diverse mogelijkheden van Intranet. Dit ondersteunt eerder gemaakte conclusies in dit artikel (mate van toepassing en mate van bekendheid van Intranet). Vooral informatiediensten en hyperlinks naar het elektronisch archief worden gezien als mogelijkheden die van hoge toegevoegde waarde zijn. Kennismanagement is een business future trend die gesteund wordt door kennisdatabases. De inzet en gebruik van kennisdatabases wordt gezien als van strategische waarde voor de diverse organisaties. Vooral de branche Telecommunicatie schat de diverse mogelijkheden van Intranet in als strategisch belangrijk! Over het algemeen kan men concluderen dat de Intranet-technologieën veel worden ingezet maar dat het in veel gevallen beperkt blijft tot een aantal primaire functies. CONCLUSIE EN TOEKOMSTVERWACHTING Het Intranet, het Extranet en het Internet zijn natuurlijk allemaal kleine stapjes op weg naar de nog vagere en nog minder grijpbare toekomst met nieuwe kreten, zoals e-commerce waar iedereen ook weer zijn eigen definitie aangeeft. In hoog tempo verschuift de aandacht van de drager (het Extra/Inter/Intranet) naar de Banken / verzekeraar Industrie Handelsorganisaties Transport & vervoer advies service Gezondheidszorg & maatsch. dienstverl. Onderwijs Centrale Locale Telecommunicatie Intranet-diensten Informatiediensten?? Resource?? /?? scheduling Kennisdatabases?? Hyperlinks?? Bulletin boards?? /??? /?? /??? Openingsscherm???????? (bedrijfsprocessen) Tabel 2: Toegevoegde waarde (nut) voor de organisatie van functies van communicatie trends binnen branches (KPMG IT-Trends Institute 1999) MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4 47
diensten die via deze media worden aangeboden. Zoals al eerder in dit artikel is aangegeven zal naar onze verwachting de aandacht van Intranet verschuiven naar de diensten die hierop kunnen worden aangeboden. Enerzijds verwachten wij dat het Intranet in de toekomst binnen organisatie dé interface zal worden voor iedere gebruiker. Gebruikers zullen bij het opstarten van hun pc (of network computer voor de optimisten) als eerste niet geconfronteerd worden met een Windows-openingsscherm, maar met het eigen bedrijfs -Intranet en kunnen van daaruit verder klikken naar hun specifieke programma s. Anderzijds zal het Intranet steeds meer uitgroeien naar een omgeving waar ook steeds meer gebruikers van buiten de eigen organisatie toegang toe hebben. Extranetten en nieuwe modewoorden zoals portals (plaatsen op het Internet waarbij alle diensten van een hele bedrijfskolom worden aangeboden) geven deze richting aan. Kortom voldoende reden om de ontwikkelingen op dit gebied voor het Nederlandse bedrijfsleven nauwlettend te volgen. Noten 1. KPMG ITTI verzorgt reeds 5 jaar, jaarlijks een onderzoek onder lezers van Informatie, Automatiseringsgids en het eigen cliëntenbestand. Het materiaal wordt verzameld en geanalyseerd. Op basis van deze analyses kan KPMG, in IT-strategie-sessies, de meest relevante nieuwe technologieën en het gebruik daarvan in Nederlandse organisaties naar haar cliënten terugkoppelen. Tevens kunnen zij door de cijfers over de afgelopen 5 jaar met elkaar te vergelijken een beeld geven over de snelheid waarmee bepaalde technologieën door organisaties worden geadopteerd. 2. Bewerkt naar: Kotler, Marketing Management, Prentic-Hall International, 1988. Over de auteurs: Barry Derksen en Peter Noordam zijn beide werkzaam bij KPMG Management Consulting. Zij houden zich in hun dagelijkse adviespraktijk bezig met vraagstukken op het gebied van de Strategische inzet van nieuwe technologieën en de gevolgen daarvan voor organisaties. Hele concrete vragen zoals wat zijn de gevolgen voor mijn bedrijfsprocessen en mijn organisatie inrichting komen hier naar voren. Tevens zijn Barry en Peter trekker van het IT Trends Institute (ITTI). In ITTI-verband wordt jaarlijks via de automatiseringstijdschriften een onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken bij toepassing van nieuwe technologieën. Het bovengenoemde cijfermateriaal is afkomstig uit dit jaarlijkse onderzoek. Het IT-trends rapport, waarin de resultaten tevens voor andere trends dan Internet, Intranet en Extranet zijn beschreven, kunt u aanvragen bij KPMG IT Trends Institute door middel van briefkaart naar KPMG IT Trends Institute te sturen t.a.v. Barry Derksen, Postbus 85200, 3584 AE Utrecht. Onder vermelding rapport IT-trends rapport. 48 MANAGEMENT & INFORMATIE 99/4