DRAAIBOEK RISICO INVENTARISATIE & EVALUATIE 2012-2103 Inleiding Zoals afgesproken voeren alle scholen binnen de VCOG om de vier jaar een volledige risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E) uit (de grote cyclus ). Het welzijnsonderzoek, als onderdeel van de RI&E, wordt iedere twee jaar afgenomen (de kleine cyclus ). De laatste RI&E is in het schooljaar 2008-2009 uitgevoerd. In 2010-2011 hebben alle scholen opnieuw een welzijnsonderzoek onder de medewerkers afgenomen. Voor het schooljaar 2012-2013 staat er weer een grote cyclus gepland. Nieuwe ontwikkelingen Met betrekking tot de laatste RI&E is er een en ander gewijzigd: sinds 2012 maakt de Arbo catalogus Primair Onderwijs onderdeel uit van de CAO-PO. Deze Arbo catalogus vormt een praktische ondersteuning bij de uitvoering van het arbobeleid. Het Vervangingsfonds heeft naast de bekende quickscan sinds 2012 ook een dieper gaande versie van het welzijnsonderzoek, nl de welzijnscheck, beschikbaar gesteld via internet. Tijdpad Scholen hebben alle werkzaamheden met betrekking tot de RI&E en het welzijnsonderzoek vóór de zomervakantie van 2013 afgerond. De VCOG hanteert hierbij onderstaand tijdpad: Datum Scholen Arbo Unie Bovenschools Maandag 22 april Donderdag 16 mei Donderdag 30 mei Uiterste inleverdatum RI&E, welzijnsonderzoek en Plan van Aanpak Plan van Aanpak bijgesteld Alle stukken mailen naar deskundige Arbo Unie Alle RI&E s, incluis welzijnsonderzoek en Plan van aanpak bekeken en waar nodig van advies voorzien Ter kennisgeving mailen naar deskundige Arbo Unie Alle stukken mailen naar P&O en directeur bestuurder Overleg tussen P&O en deskundige(n) Arbo Unie Mailen naar P&O en directeur bestuurder Donderdag 30 juni Uitkomsten welzijnsonderzoek besproken in het team. Plan van Aanpak besproken in de (P)MR Het bestuur bespreekt de VCOG-brede bevindingen m.b.t. de RI&E en het welzijnsonderzoek met de GMR Opbouw notitie Deze notitie is als volgt opgebouwd: eerst wordt ingegaan op de relevante wet- en regelgeving m.b.t. het arbobeleid. Vervolgens wordt kort de praktische uitwerking van de RI&E besproken, gevolgd door een stappenplan en een beschrijving van een aantal hulpmiddelen. De notitie rondt af met een aantal praktische tips, gebaseerd op ervaringen uit het verleden. In de bijlage is het takenpakket van de preventiemedewerker opgenomen. 1
WET- EN REGELGEVING Arbowet De wetgever heeft de verantwoordelijkheid voor goede arbeidsomstandigheden bij de werkgevers en werknemers neergelegd. Dit betekent dat bij het dagelijks gebruik van de schoolgebouwen de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de gebruikers gewaarborgd dient te zijn. Sinds 2008 hebben bedrijven en instellingen meer beleidsvrijheid gekregen om het arbobeleid zelf vorm te geven. Aansluiting bij een Arbodienst is niet meer verplicht. De werkgever moet zich echter wel laten bijstaan door een of meer (arbeids)deskundigen (art 13 lid 1 Arbowet). De vierjarige cyclus is eveneens losgelaten: de RI&E wordt aangepast zo dikwijls als de daarmee opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geeft (art 5 lid 4 Arbowet). De RI&E wordt getoetst en van advies voorzien door een gecertificeerd deskundig persoon (art 14 lid 1 sub a Arbowet). Deze deskundige toetst de RI&E onder meer op volledigheid en actualiteit en geeft waar nodig adviezen met betrekking tot de uitvoering van de RI&E en het opstellen van het Plan van Aanpak. Dit Plan van Aanpak is gebaseerd op de RI&E en de bevindingen van het welzijnsonderzoek Medezeggenschap op schoolniveau Op schoolniveau heeft de (P)MR instemmings- en/of adviesrecht met betrekking tot de vaststelling van het Plan van Aanpak. Wat de actiepunten op personeelsgebied betreft heeft alleen het personele deel van de medezeggenschapsraad, de PMR, instemmingsrecht (art 11.5 CAO-PO, art 23 van het Medezeggenschapsreglement). Met betrekking tot de overige punten in het Plan van aanpak heeft de gehele MR recht van instemming. Het MR Reglement van de VCOG kent een spiegelbepaling: als een deel van de MR instemmingsrecht heeft wordt het andere deel van de MR in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen (art. 25). Medezeggenschap Op VCOG-niveau. Het bestuur van de VCOG heeft vier jaar geleden het VCOG-brede arbobeleid afgestemd met de GMR. ArbeidsInspectie De arbeidsinspectie controleert de veiligheid in en rondom de school. Met betrekking tot het welzijn van de medewerkers oefent de inspecteur voor het onderwijs een toezichthoudende rol uit. 2
PRAKTISCHE UITWERKING VAN DE RI&E Inventarisatielijsten RI&E De directeur is als preventiemedewerker (zie bijlage) eerstverantwoordelijke voor de RI&E, het welzijnsonderzoek en het plan van aanpak, dat hieruit voortvloeit. De directeur kan in het kader van het taakbeleid een of meerdere leerkrachten, die affiniteit hebben met technische- en veiligheidszaken, opdragen om delen van de RI&E uit te voeren. Dit betreft bijvoorbeeld het, al dan niet samen met de conciërge, nalopen van de inventarisatielijsten en het opstellen van een eerste concept van het Plan van Aanpak. Waar mogelijk kan men specifieke delen van de RI&E, zoals vragen over het gymlokaal of de bedrijfshulpverlening, laten beantwoorden door een medewerker die over de benodigde deskundigheid beschikt. Welzijnsverslag Met betrekking tot het welzijnsonderzoek is het aan de directeur voorbehouden de vragenlijsten onder alle medewerkers uit te zetten en de uitkomsten ervan te inventariseren. Het is van belang dat de respons tenminste 70% is om het onderzoek representatief te laten zijn. De directeur verwerkt de uitkomsten van het welzijnsonderzoek in een welzijnverslag en bespreekt dit vervolgens binnen het eigen team. Ook verstuurt hij/zij een kopie van de uitkomsten van het welzijnsonderzoek en het bijbehorende welzijnsverslag naar de directeur bestuurder en de personeelsfunctionaris. Plan van Aanpak De directeur stelt vervolgens een meerjaren Plan van Aanpak op waar de RI&E en de bevindingen van het welzijnsonderzoek in concrete actiepunten zijn uitgewerkt. Arbo-deskundige De directeur stuurt de volledig uitgewerkte RI&E en het Plan van aanpak naar de VCOG (P&O) en naar de deskundige van de Arbo Unie. De deskundige van de Arbo Unie, meestal een veiligheidskundige en/of een arbeids- en organisatiepsycholoog, toetst de RI&E en het welzijnsonderzoek aan wet- en regelgeving en brengt hierover een advies uit aan de school. De directeur verwerkt vervolgens deze adviezen in het Plan van Aanpak en stuurt deze ter kennisgeving terug naar de betreffende deskundige van de Arbodienst. Ook stuurt hij een kopie hiervan naar de directeur bestuurder en de personeelsfunctionaris. Syplon De directeur bespreekt het technische deel van het plan van aanpak met medewerkers van Syplon tijdens de halfjaarlijkse onderhoudsbesprekingen. De benodigde uitgaven worden uit het reguliere onderhoudsbudget en het budget klein onderhoud van de school bekostigd. Bestuur De personeelsfunctionaris maakt aan de hand van het welzijnsonderzoek van alle scholen een inventarisatie op VCOG-niveau. Het bestuur bespreekt de uitkomsten van de RI&E s en de bevindingen van het welzijnsonderzoek op VCOG-niveau in het managementteam (MT) en met de GMR. 3
STAPPENPLAN Scholen kunnen zelf het operationele deel van de RI&E uitvoeren aan de hand van het onderstaande stappenplan: wat toelichting door 1 RI&E De directeur als preventiemedewerker inventariseert cq. laat inventariseren aan de hand van de Arbomeester het Leerkracht / veiligheids- en gezondheidsdeel van de RI&E. Het gaat hierbij (conciërge) met name om de technische knelpunten. 2 Welzijnsonderzoek I 3 Opstellen Plan van Aanpak Binnen de school is de directeur als enige bevoegd om het welzijnsonderzoek af te nemen. De directeur bespreekt de bevindingen van het welzijnsonderzoek met het eigen team. De directeur stelt een meerjaren Plan van Aanpak op. Hierin wordt een keuze gemaakt uit verschillende oplossingsrichtingen om de knelpunten aan te pakken en prioriteiten te bepalen. Het Plan van Aanpak geeft concreet antwoord op de vragen wat, door wie, hoe, wanneer en met welke (financiële) middelen. Het gaat hierbij zowel om punten die uit de RI&E als uit het welzijnsonderzoek naar voren zijn gekomen. Directeur leerkracht 4 Toetsing De directeur laat de volledige RI&E en het concept Plan van Aanpak toetsen door deskundigen van de Arbodienst. Waar nodig stelt hij de RI&E en het Plan van Aanpak op basis van het uitgebrachte advies van de Arbodienst bij. 5 Instemming De directeur legt het Plan van Aanpak ter instemming / advies voor aan (het personele deel van) de MR. deskundigen Arbodienst Directeur. (P)MR 6 Uitvoering van het plan van aanpak 8 Voortgangsrapportage 9 Welzijnsonderzoek II 10 VCOGbrede bevindingen De directeur regelt in overleg met Syplon de uitvoering van het plan van aanpak (zie ook praktische tips) De directeur evalueert jaarlijks met de MR het Plan van Aanpak en stelt dit waar nodig bij. Binnen de VCOG voert de directeur eens in de twee jaar een welzijnsonderzoek uit (de kleine cyclus ) onder de medewerkers om tijdig trends te kunnen signaleren en indien nodig het beleid bij te sturen. De directeur stelt de directeur bestuurder en P&O op de hoogte van de uitkomsten van het welzijnsonderzoek. Het bestuur bespreekt de VCOG-brede bevindingen met betrekking tot het welzijnsonderzoek en de uitgevoerde RI&E s met de GMR. Syplon MR P&O Bestuur VCOG 4
HULPMIDDELEN Om de RI&E uit te voeren staan de onderstaande middelen ter beschikking: Arbomeester De Arbomeester bestaat uit een handboek en een (digitaal) werkboek. Deze zijn te downloaden via de site www.arbomeester.nl. Hiervoor dient eerst een aanmeldcode te worden aangevraagd. Dit kan via de button aanmeldcode aanvragen op de betreffende site. Ook via de site van het Vervangingsfonds (www.vfpf.nl) kan men worden doorverwezen naar www.arbomeester.nl. In het handboek wordt de Arbobeleidscyclus behandeld met de daarbij behorende achtergrondinformatie m.b.t. wet- en regelgeving e.d. Het werkboek bestaat uit 8 inventarisatielijsten die bij elkaar een compleet RI&E vormen. De lijsten kunnen zowel handmatig als digitaal worden ingevuld (zie boven). Ook bevat het werkboek een uitwerking van een plan van aanpak. Mei 2013 verschijnt er een vernieuwde versie van de Arbomeester. De oude versie is vanaf dat moment nog een half jaar in de lucht. Quickscan en welzijnscheck Het werkboek van de Arbomeester bevat ook het welzijnsonderzoek, welke in de afgelopen jaren door de scholen van de VCOG is gebruikt. Deze quickscan is zowel digitaal (via Arbomeester) als handmatig af te nemen. Bij digitale afname worden de uitkomsten vergeleken met vergelijkbare scholen in de rest van Nederland. Het Vervangingsfonds heeft naast de bekende quickscan ook een digitale welzijnscheck op haar website geplaatst. De welzijnscheck gaat zeer uitgebreid in op het welzijn van de medewerker. Dit instrument kan tevens op individueel niveau worden ingezet. Het Vervangingsfonds adviseert om bij gebruik van de welzijnscheck (gratis beschikbaar) een arbeids- en organisatiepsycholoog in te schakelen voor het interpreteren van de resultaten op individueel en op schoolniveau. De welzijnscheck onderwijspersoneel kent twee versies; éen voor lesgevenden en éen voor niet-lesgevenden. De internetapplicatie is te vinden op www.welzijnscheckonderwijspersoneel.nl. Arbo-catalogus PO Sinds enkele jaren kent het primair onderwijs een eigen Arbocatalogus-PO. De Arbocatalogus sluit aan op de Arbomeester. Verbeterpunten die voortvloeien uit het plan van aanpak uit de Arbomeester kunnen vaak met behulp van de Arbocatalogus PO worden opgelost. Zie hiervoor www.arbocataloguspo.nl. De arbeidsinspectie controleert het primair onderwijs op de naleving van de Arbowetgeving mede aan de hand van de Arbocatalogus PO. Schoolwijzer Op iedere school is in principe het Arbo-naslagwerk de Schoolwijzer aanwezig. De Schoolwijzer gaat echter niet in op de eisen die gesteld worden aan een schoolgebouw en aan de nagel- en aardvaste onderdelen. Indien gewenst zijn deze te vinden in de brochure Technische leidraad scholenbouw van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). 5
PRAKTISCHE TIPS Op basis van de ervaringen uit het verleden onder meer de volgende tips: Welzijnsonderzoek Als de resultaten van het welzijnsonderzoek zijn geïnventariseerd is het interessant om deze te vergelijken met de bevindingen van het voorgaande welzijnsonderzoek. Heeft het uitgezette beleid n.a.v. het welzijnsonderzoek z n vruchten opgeleverd en zo nee, hoe kom dat? Ook is het interessant om trends te signaleren en deze indien nodig om te zetten in actiepunten. Verwijzing naar andere documenten Houd een RI&E beknopt: verwijs voor bepaalde zaken naar de betreffende documenten, waarin deze reeds beschreven zijn, bijvoorbeeld de schoolgids. Stuur deze documenten samen met de RI&E op naar de contactpersoon van de Arbo Unie ter toetsing. Voorbeelden: rooster pleinwacht i.v.m. de borging van het toezicht op de leerlingen tijdens de pauze. Agressie & geweld Besteed binnen de RI&E voldoende aandacht aan het thema ongewenste intimiteiten, agressie & geweld, een van de speerpunten waarop de (arbeids)inspectie controleert. Geef aan wat je op dit gebied ter preventie gedaan hebt, bijvoorbeeld cursus oudergesprekken voor de docenten, gedragsprotocol e.d. Afhandeling klachten Besteed ook aandacht aan de afhandeling van klachten van ouders en leerkrachten. Meld hoeveel klachten er geweest zijn in de afgelopen periode en op welke wijze deze zijn afgehandeld. Verwijs naar de betreffende klachtenprocedures in de schoolgids e.d. Legionellabacterie Geef aan op welke wijze gevaren m.b.t. de legionellabacterie onder controle worden gehouden. Bijvoorbeeld door de conciërge een keer in de 14 dagen de niet vaak gebruikte aftappunten door te laten stromen. Kor: wat is er in de afgelopen jaren gedaan met betrekking tot bestrijding van de legionellabacterie en m.b.t. het verwijderen van asbest? Planning en budgetten Houd bij het opstellen van het Plan van Aanpak rekening mee dat alleen onderhoudswerkzaamheden in goed overleg met Syplon in de tijd kunnen worden gepland. Alle andere zaken uit het Plan van Aanpak komen in principe voor eigen rekening, bijvoorbeeld ten laste van het budget Klein Onderhoud ( 1.500,-). Bij buitensporige uitgaven kun je contact opnemen met de financiële administratie. 6
Bijlage PREVENTIEMEDEWERKER VCOG Inleiding Volgens het beleid van de VCOG is de directeur van iedere school ook de preventiemedewerker. De preventiemedewerker heeft een coördinerende rol op het terrein van de arbeidsomstandigheden in de breedste zin van het woord. Indien hij/zij dit wen st kan hij delen van deze taak, bijvoorbeeld in het kader van het taakbeleid, overdragen aan een leerkracht, die affiniteit heeft met technische- en veiligheidszaken. Dit laat onverlet dat de directeur uiteindelijk verantwoordelijk is voor het RI&E beleid. Het welzijnsonderzoek, waarbij de arbeidsverhoudingen en de arbeidsinhoud onder de medewerkers aan een onderzoek wordt onderworpen, mag alleen door de directeur als directleidinggevende of door een externe deskundige worden verricht. Takenpakket preventiemedewerker 1. Het opzetten van een arbo-zorgsysteem om de continuïteit van het arbeidsomstandighedenbeleid binnen de school te kunnen waarborgen en het coördineren van de daaruit voortvloeiende activiteiten; 2. Het zo vaak als nodig (laten) uitvoeren van een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) en het opstellen van het bijbehorende plan van aanpak; 3. Het zo vaak als nodig (laten) uitvoeren van een bij de risico-inventarisatie & -evaluatie behorend welzijnsonderzoek, waarbij de tevredenheid onder de medewerkers m.b.t. de arbeidsinhoud en de arbeidsverhoudingen wordt onderzocht. 4. Het fungeren als casemanager voor zieke medewerkers in het kader van het ziekteverzuimbeleidsplan; 5. Het bewaken van de uitvoering, de evaluatie en de noodzakelijke bijstellingen van het plan van aanpak; 6. Het optreden als contactpersoon tussen de eigen school en externe deskundigen zoals de arbo-arts, de veiligheidsdeskundige en de Arbeidsinspectie; 7. Het instellen van een meldpunt in de school voor ongevallen, bijna ongevallen en onveilige situaties, het zorgdragen van de registratie hiervan en indien hiervoor aanleiding is - het onderzoeken van de oorzaak van deze ongevallen; 8. Het zorgdragen voor de organisatie van de bedrijfshulpverlening (BHV), w.o. een goed functionerend ontruimingsplan c.q. calamiteitenplan; 9. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de algemeen directeur en de GMR met betrekking tot het verbeteren van de arbeidsomstandigheden (in de breedste zin van het woord) op de eigen school; 10. Het bijhouden van relevante informatie en het fungeren als vraagbaak voor medewerkers op het gebied van arbeidsomstandigheden. Arbo RI&E 2012; Draaiboek opzet RI&E 2012-2013, MA 7