Powerpoint 2003 voor leraren wetenschappen Hans Le Roy REN- 2009 1
Inhoudstafel Uitgangspunten... 3 Powerpoint 2003... 3 Aankopen en installeren... 3 Wat is er nieuw?... 3 Hoe werkt Powerpoint 2003?... 6 Dia s maken... 12 Tekst op dia s plaatsen en opmaken... 14 Tekst... 15 Grafieken... 16 Vergelijkingen en chemische formules... 17 Beelden... 19 Films en geluiden invoegen... 24 Andere elementen invoegen... 26 De presentatie opmaken... 27 De voorstelling... 30 Animaties... 31 Overgangen... 32 Afdrukken... 34 Powerpoint aanpassen aan je noden... 35 Varia... 38 Tips... 39 Leer- en doegids: Mijn eerste presentatie in PowerPoint 2000/2003... 43 Meer weten... 50 Lijst van figuren... 51 Trefwoorden... 53 2
Uitgangspunten De bedoeling van deze tekst is om het gebruik van het presentatiepakket Powerpoint toe te lichten, met de noden van de leerkrachten wetenschappen (natuurkunde, chemie, biologie) voor ogen. De nascholer die met dit pakker aan de slag wil, vindt bovendien op deze DVD eveneens een presentatie die kan gebruikt worden als leidraad bij de sessies. Tenslotte nog dit: het is onmogelijk om exhaustiviteit na te streven in een handleiding van deze aard. Er zijn zowel ingebouwd (de helpfunctie), online als offline (in boeken) informatiebronnen te vinden die een bepaald aspect dat hier wordt aangeraakt, verder uitdiepen. Powerpoint 2003 Aankopen en installeren Office 2003 is niet meer op de markt. Misschien kan je deze versie nog vinden op de tweedehandsmarkt. Als je Office 2003 alsnog aankoopt en installeert, let er dan op dat je kiest voor een volledige installatie. Zo niet is de kans heel groot dat een aantal dingen niet gaan werken of dat je op het minst gepaste moment gevraagd wordt de installatie CD terug in te steken. Wat is er nieuw? Voor de gebruikers die een oudere versie van Powerpoint gewend zijn willen we even onderlijnen: De Office-assistent is verdwenen. Geen geanimeerde paperclip meer die probeert u te helpen. De meeste gebruikers slaakten een zucht van oplichting. De Standaardweergave is lichtjes aangepast. In versie XP zag het er uit 3
als dit: Figuur 1. Standaardweergave in Powerpoint XP. In de 2003 versie werk je in deze omgeving: Figuur 2. Normale weergave in Powerpoint 2003. 4
Er is een viewer. Die viewer is het (gratis) programma dat je kan downloaden om een presentatie te tonen op een toestel waarop geen Powerpoint geïnstalleerd is. Het is nu veel makkelijker om een toegepast model (sjabloon) te verwijderen. Je kan vanuit Powerpoint een presentatie op CD zetten. Dat exporteren naar CD geeft overigens de viewer mee. Het taakvenster geeft in je scherm de instrumenten om een aantal taken uit te voeren. Dat venster past zich aan aan de taak waar men op dat moment mee bezig is: opmaak, help zoeken, een opzoeking doen, Er is een nieuwe werkbalk Diavoorstelling die kan opgeroepen worden tijdens een diavoorstelling. Figuur 3. De werkbalk Diavoorstelling verschijnt na rechtsklikken. Tijdens de presentatie kan je notities maken op je dia s. Na rechtsklikken verschijnen de aanwijzeropties: je kan een pen en een kleur kiezen, en noteren. Nadien kan je aantekeningen of tekeningen op de dia s maken. Bij het afsluiten van de presentatie wordt gevraagd of je de wijzigingen wil bijhouden. Als je dat gedaan hebt en je wil de aantekeningen alsnog kwijt, kan je die selecteren en verwijderen. 5
Figuur 4. Aanwijzeropties tijdens presentatie Je kan een fotoalbum invoegen. Er zijn een aantal wijzigingen aan het menu. Er zijn voorzieningen voor het beveiligen en afschermen van de presentatie. Hoe werkt Powerpoint 2003? Wat is Powerpoint? Powerpoint is een programma voor het aanmaken van presentaties. Zo n presentatie is een reeks van slides (dia s) waarop tekst, beelden en andere grafische elementen zijn opgenomen. 6
De interface Figuur 5. De Powerpoint werkomgeving. Van boven naar onder en van links naar rechts zien we: de menubalk die de opdrachten bevat die je kan geven aan het programma; de werkbalken (in dit geval de standaard werkbalk en de werkbalk opmaak, maar er zijn meer werkbalken die je kan aan- of uitvinken) het taakvenster waarin je een aantal dingen snel kan doen. Na klikken op de titelbalk van het taakvenster kan je kiezen welk taakvenster getoond wordt: 7
Figuur 6. Taakvensters, rechts op het venster. De weergaven Linksonderaan in het Powerpoint venster kan je de weergave kiezen met behulp van één van de drie knoppen: Normale weergave: een gemengde weergave met het overzicht, de dia en de notities. Diasorteerderweergave: hierin kan je dia s ordenen (verslepen en elders neerzetten), verwijderen (met Delete), kopiëren (met Ctrl+C) en plakken (met Ctrl+V). De diavoorstellingsweergave waarbij de presentatie op het volledige scherm opstart. Een speciale vermelding verdient de overzichtsweergave die je linksboven kan vinden. In de Overzichtsweergave kan je immers rechtstreeks tekst intikken, toevoegen of verwijderen. 8
Figuur 7. Overzichtsweergave In de context van overzichtsweergave mogen we zeker de werkbalk Overzicht onvermeld laten. Met die werkbalk kan je een stuk tekst van niveau verhogen of verlagen, naar boven of beneden opschuiven, samenvoegen of uitvouwen, maar vooral ook een samenvattingsdia maken. Die bevat de titels van de geselecteerde dia s en kan voor of na een reeks dia s geplaatst worden. Figuur 8. De werkbalk Overzicht. Via het menu Beeld kan je naar de Notitiepaginaweergave. Notities zijn teksten die je in je presentatie kan zetten en die je kan afdrukken, al dan niet apart. Ze kunnen bij voorbeeld gebruikt worden om een cursustekst te maken bij een presentatie. Tekst in deze weergave wordt tijdens de diavoorstelling niet getoond. 9
Figuur 9. Notitiepaginaweergave Verder willen we er op wijzen dat je verschillende presentaties naast elkaar kan openen, wat het vergelijken, kopiëren en plakken vergemakkelijkt. Als je na het openen (of het maken) van de tweede presentatie niet beide te zien krijgt, probeer het menu Venster, Alle vensters. 10
Figuur 10. Twee presentaties naast elkaar. Bestanden opslaan Het openen/opslaan scherm komt van Windows, dus het ziet er anders uit in Vista dan in Windows XP. In Windows XP ziet men: 11
Figuur 11. Opslaan als in Windows XP. De bestandsindelingen waarin je een presentatie kan opslaan, zijn: PPT (presentatie): bij dubbelklikken wordt de presentatie geopend in bewerkweergave en kan je verder bewerken. PPS : dezelfde presentatie die bij dubbelklikken wordt geopend in presentatieweergave. Je kan die nog steeds bewerken als je via Bestand, Openen (of Ctrl+O) gaat. We gaan voorbij aan andere, minder belangrijke bestandsindelingen waarin je kan opslaan. Dia s maken Een presentatie is een reeks van dia s. Figuur 12. Een nieuwe presentatie maken: hoe wil je ze maken? 12
Bij het invoegen van een nieuwe dia (Invoegen, Nieuwe dia of de sneltoets Ctrl+M) krijg je de keuze welke lay-out je wil gebruiken voor de nieuwe dia. Figuur 13. Dia-indeling. Als je niet tevreden bent met de indeling van de dia, kan je die wijzigen na rechtsklikken in Normale weergave of Diasorteerderweergave. 13
Figuur 14. Contextueel menu na rechtsklikken op dia. Tekst op dia s plaatsen en opmaken De dia-indeling die je gekozen hebt voor de dia, bevat een aantal tekstvakken waarin je tekst of andere elementen kan plaatsen. Je kan zelf tekstvakken bijtekenen met het menu Invoegen, Tekstvak. Je kan dat tekstvak randen geven. Figuur 15. Een tekstvak. Als je het tekstvak vastneemt bij de groene grip, kan je het roteren. Powerpoint voorziet een aantal mogelijkheden voor het opmaak van de tekst. Figuur 16. De werkbalk Opmaak. Van links naar rechts zien we: Letteropmaak o Lettertype o Lettergrootte o Vet aan/uit (ook Ctrl+B) o Cursief aan/uit (ook Ctrl+I) o Schaduw aan/uit Paragraafopmaak 14
o Links uitlijnen (ook Ctrl+L) o Centreren (ook Ctrl+E) o Rechts uitlijnen (ook Ctrl+R) Opsommingen o Genummerde opsomming o Ongenummerde opsomming Letter vergroten Letter verkleinen Inspringing verkleinen Inspringing vergroten De kleur van de tekst Ontwerp: diaontwerp instellen Nieuwe dia maken Overzichtsweergave Taal instellen Op te merken valt dat bescheidenheid de voorkeur geniet boven visuele hoogstandjes. Niet alle kleuren passen bij elkaar, evenmin als alle lettertypes. Het is best een meegeleverd of aangekocht model te gebruiken. Die modellen zijn immers gemaakt door mensen die weten wat bij elkaar kan passen en in functie daarvan iets gemaakt hebben. Tekst In Powerpoint kan je met tekst werken zoals in andere Windows applicaties. Bijvoorbeeld: je kan tekst selecteren, wissen, kopiëren, plakken, verplaatsen, Het programma biedt de gebruiker ook spellingscontrole aan. Als de spellingcontrole de taal van je dia s niet lijkt te kennen, ga even naar overzichtsweergave, selecteer alle tekst en stel de taal in met Extra, Taal. Met Beeld, Koptekst en voettekst kan je een vaste koptekst of voettekst aan je dia s of notities en handouts geven: datum, dianummer enz. 15
Figuur 17. Koptekst en voettekst. Grafieken Grafieken maak je best in Excel en plak je nadien in Powerpoint. Ja, je kan een grafiek rechtstreeks in Powerpoint maken; Invoegen, Grafiek. 16
Figuur 18. Grafiek invoegen in Powerpoint. Maar Excel biedt meer mogelijkheden qua berekeningen en qua grafieken, en geniet dus de voorkeur. Als je een grafiek gemaakt hebt in Excel, kan je die selecteren en plakken in Powerpoint. Je hoeft die Excel grafiek niet apart op te slaan: je kan die bewerken vanuit Powerpoint na dubbelklikken. Een waarschuwing is op zijn plaats: soms resulteert het plakken van een grafiek in een illustratie die nadien niet meer kan gewijzigd worden. Om dat te voorkomen, kan je de illustratie plakken met plakken speciaal, Excel object. Je kan ook linken naar een bestaande Excel grafiek in een extern bestand. Dit is echter niet echt aan te raden: het loopt mis als dat Excel bestand in een andere map staat dan de presentatie zelf, en als het Excel bestand gewist of verplaatst wordt. Vergelijkingen en chemische formules Indien de component mee is geïnstalleerd bij de installatie van Office of 17
Powerpoint, bevat het programma een vergelijkingseditor. Figuur 19. Object invoegen. Figuur 20. Vergelijkingseditor. Als je in een ander programma je vergelijking gemaakt hebt, belet uiteraard niets je om een schermafdruk te nemen met PrintScreen die je elders kan 18
plakken (Paint kan, maar ik raad IrfanView 1 aan) en bijknippen, om in Powerpoint te plakken. Noteer ook dat PrintScreen het gehele scherm als beeld op het klembord plaatst, terwijl Alt+PrintScreen alleen het actieve venster meeneemt, nl. het stuk dat is aangegeven door de blauwe titelbalk. Beelden Er zijn grosso modo twee manieren om belden in te voegen: je kan ze invoegen via het menu Invoegen, of je kan ze plakken (met het menu Bewerken, Plakken of Ctrl+V). Via het menu Invoegen, Afbeelding kan je kiezen welke afbeelding je wil invoegen, en welke de bron is (de clipart galerij, een bestand, een camera). Figuur 21. Invoegen, Afbeelding De Clipart-galerij (onder Illustratie) is een reeks van beelden die meegeleverd zijn met Office. De meeste van deze beelden zijn metafiles: beelden die geen kwaliteitsverlies kennen bij het vergroten. Beelden die je zelf maakt en foto s daarentegen zijn bitmaps; beelden die pixel per pixel gedefinieerd zijn en die je bij gevolg niet kan uittrekken omdat er kwaliteitsverlies optreedt. Beelden bevinden zich altijd in een rechthoek. Powerpoint beschikt echter wel een middel om een kleur (meestal zal dat de achtergrondkleur zijn) transparant te maken. Let er op dat het één kleur is die transparant wordt, en alles in die kleur. Zo werkt het: Klik op het beeld. De werkbalk Tekenen wordt actief Op die werkbalk staat een blauwe pen. Neem die pen en klik op de kleur 1 Irfanview is een gratis programma voor het bekijken, bijwerken en converteren van beelden die je kan downloaden van op www.irfanview.com. 19
die transparant moet worden. Die kleur zal onzichtbaar worden, en de achtergrond zal erdoor zichtbaar worden. Geen blauwe pen? Die kan je tevoorschijn halen door rechtsklikken, Aanpassen. Je vindt ze in de rubriek Tekenen. Figuur 22. Transparantie instellen. Je kan een hele reeks afbeeldingen (of foto s) in één keer toevoegen met een fotoalbum. Via Invoegen, Fotoalbum kom je terecht op het onderstaande dialoogvenster, waarin je een map of een camera kan kiezen. Er wordt een voorbeeld op scherm getoond waarin je foto s kan verwijderen, roteren, en de volgorde kan wijzigen, om nadien de hele reeks in één keer in te voegen. 20
Figuur 23. Een foto album maken Handig is ook de Mediagalerij die je in het taakvenster vindt bij het invoegen. Powerpoint helpt je om tekeningen en illustraties die je hebt in te delen in mappen (collecties geheten) en trefwoorden toe te kennen. 21
Figuur 24. Mediagalerie: mediabestanden gesorteerd op trefwoorden 22
Figuur 25. De mediagalerie in actie. In dit hoofdstukje over illustraties willen we ons nog even buigen over een veelgestelde vraag: geanimeerde gifs en applets. Geanimeerde gifs zijn collecties van illustraties met een animatie-effect. Applets zijn programmaatjes in Java die bedoeld zijn voor webpagina s. Echter: beide zijn bedoeld voor gebruik in een webpagina en kunnen niet zo maar in een presentatie worden opgenomen. Desnoods kan je een webbrowser control op een presentatie plaatsen en daarin de geanimeerde of de applet. Het is bijzonder gemakkelijk om illustraties op het internet gaan halen en op te nemen in een presentatie. Echter: al het materiaal dat je op internet vindt is beschermd door copyright tot 70 jaar na het overlijden van de rechthebbende (eigenaar, uitgever of andere). Ook foto s mogen niet zonder expliciete toelating van de eigenaar, de rechthebbende en/of de afgebeelde persoon opgenomen worden. Uitzonderingen daarop zijn de met Office meegeleverde cliparts (en andere cliparts collecties zoals OpenClipart.org) en het materiaal dat gepubliceerd wordt onder Creative Commons licentie (Creativecommons.org) Tenslotte nog dit: Powerpoint heeft een werkbalk Tekenen onderaan op het 23
scherm waarmee je voorgedefinieerde figuren op je dia kan plaatsen en met elkaar verbinden via verbindingslijnen. Films en geluiden invoegen Via het menu Invoegen, Films en geluiden kan je een film invoegen in een presentatie. Figuur 26. Films en geluiden invoegen Er worden heel wat bestandsindelingen ondersteund, maar welke precies hangt af van de op de PC geïnstalleerde software. Met name de codecs (softwarematige video coders-decoders) zijn daarin belangrijk. Na het invoegen van de film (die in een stilstaand frame wordt getoond), krijg je de vraag wanneer de film moet starten: bij het laden of na klikken. Figuur 27. Films automatisch opstarten of bij klikken. Bij het menu Diavoorstelling, Aangepaste animatie zijn deze en andere instellingen later te wijzigen. Je kan instellen bij welke gebeurtenis een film wordt gestart, maar ook vanaf welk tijdstip de film moet getoond worden. Voor geluid kan je ook instellen hoe lang het moet spelen (tot een muisklik, of een bepaalde dia s). 24
Figuur 28. Aangepaste animatie van een video. Je kan bij Effectopties instellen of een video schermvullend moet worden weergegeven. 25
Figuur 29. Effectopties bij video s. Belangrijke bemerking is dat een video niet in de presentatie wordt opgenomen: ze wordt gelinkt. Om ervoor te zorgen dat de presentatie de video kan vinden, moet die in dezelfde map staan. Het is best om de presentatie en de video in dezelfde map te hebben staan bij het invoegen. En uiteraard moet de video gekopieerd worden met de presentatie. Menu, Inpakken voor CD doet dat zelf, maar je mag dat niet vergeten als je snel je presentatie op USB stick zet. Ook geluid wordt niet in de presentatie opgenomen, maar gelinkt. Alleen WAV bestanden kunnen in de presentatie zelf worden opgenomen. Andere elementen invoegen Je kan een diagram invoegen via Invoegen, Diagram. Powerpoint 2003 kent 26
organigrammen, cyclusdiagrammen, radiaaldiagrammen, piramidediagrammen, Venn-diagrammen en doeldiagrammen. Figuur 30. Diagramtypes. Verder kan je na het selecteren van een stuk tekst of een illustratie een link leggen naar een extern bestand of webadres via Invoegen, Hyperlink. De presentatie opmaken Via de opdracht Opmaak, Achtergrond kan je de achtergrond van je dia wijzigen. Kies voor Toepassen om de gekozen instellingen toe te passen op de actieve dia, en voor Overal toepassen om de hele presentatie op die manier op te maken. Figuur 31. Achtergrond opmaken Het uitrolmenu onderaan geeft toegang tot Opvuleffecten, waarmee je bv. een bitmappatroon of eigen afbeelding als achtergrond kan instellen. 27
Figuur 32. Opvuleffecten: een afbeelding of patroon als achtergrond. De eenvoudigste manier om een presentatie op te maken is een opmaakmodel of sjabloon. Via Opmaak, Diaontwerp krijg je in het taakvenster een overzicht van beschikbare opmaakmodellen, en de mogelijkheid om andere opmaakmodellen te zoeken. 28
Figuur 33. Opmaakmodellen. Je kan het diamodel wijzigen: dat is per soort dia de definitie van de verschillende tekstvakken. Je bepaalt waar voettekst, dianummer enz. geplaatst worden. 29
Figuur 34. Diamodelweergave Je kan zelf een aangepast model maken de diamodellen aanpassen bv. logo s, achtergronden, kleuren, opmaken combineren, en het geheel opslaan als template of opmaakmodel (POT bestand). Je kan die opmaak later toepassen op een presentatie om een uniforme opmaak te bekomen. De voorstelling Je kan het bestand opslaan als PPS bestand (of het PPT bestand hernoemen). Dubbelklikken op dat PPS bestand zal de presentatie starten in voorstellingsweergave. Via Diavoorstellingsweergave of de sneltoets F5 kan je de diavoorstelling starten. We hebben het eerder al gehad over de notities die je kan maken tijdens de diavoorstelling. Deze worden niet getoond tijdens de presentatie. 30
Animaties Animaties zijn bewegingen van de elementen op een dia. Er zijn een aantal vooraf gedefinieerde animaties ter beschikking, maar je kan ook je eigen animaties maken. Diavoorstelling, Animaties geeft een overzicht van de beschikbare voorgedefinieerde animaties. Als Autovoorbeeld (onderaan) is aangekruist, wordt het effect van het animatieschema getoond op het scherm. Figuur 35. Diavoorstelling, Animatieschema s. Je kan een animatie definiëren op gelijk welk element van een dia: tekst, tekstvak, tekening, Het volstaat om dat element te selecteren en de animatie in te stellen. Ze zijn ingedeeld in vier groepen: 31
Ingang (hoe het element te voorschijn komt): binnenvliegen, blindering, dambord, ruit, vak Nadruk: draaien, lettertype wijzigen, tekengrootte wijzigen, tekenstijl wijzigen, vergroten/verkleinen Afsluiten (hoe het element verdwijnt): binnenvliegen, blindering, dambord, ruit, vak Animatiepaden: de weg die het object moet volgen (voorgedefinieerd of zelf getekend) Als de animaties zijn ingesteld, kan je ze nog steeds wijzigen (wanneer ze starten, hoe snel ze gaan), verwijderen of de volgorde wijzigen. Figuur 36. Effecten wijzigen Overgangen Overgangen zijn bewegingen bij de overgangen tussen dia s, waar je geluiden kan bijvoegen. Via Diavoorstelling, Overgang kan je de overgangseffecten instellen voor de geselecteerde dia s. Als Autovoorbeeld staat aangekruist krijg je een voorbeeld te zien. 32
Figuur 37. Diaovergang. Een bijzondere soort van overgangen zijn Actieknoppen. Je kan zo n actieknop laten linken naar de volgende of vorige dia, maar ook naar een externe link (website of bestand) of een programma of een macro uitvoeren. Figuur 38. Actieknoppen. 33
Afdrukken Als je dat wil kan je een presentatie afdrukken via Bestand, Afdrukken of de sneltoets Ctrl+P. Figuur 39. Afdrukken. Je kan kiezen welke dia s je wil afdrukken, en wat je precies wil afdrukken: dia s (één dia per pagina), hand-outs (om uit te delen aan de aanwezigen, met 2, 3, 6 of 9 dia s op één pagina), notitiepagina s, het overzicht. 34
Figuur 40. Bepalen wat je wil afdrukken. Powerpoint aanpassen aan je noden Je kan Powerpoint aanpassen aan je noden of voorkeuren: Met Beeld, Werkbalken kan je bepalen welke werkbalken er getoond worden. 35
Figuur 41. Beeld, Werkbalken. Met Aanpassen uit datzelfde menu kan je de opdrachten van elk van de werkbalken aanpassen: je kan opdrachten toevoegen, verwijderen, en de volgorde ervan wijzigen. 36
Figuur 42. Werkbalken aanpassen. Powerpoint beschikt ook over een Opties dialoogvenster waarmee je opties van het programma kan instellen: Figuur 43. Opties van het programma. 37
Varia De ingebouwde help (sneltoets F1) licht alle aspecten van het programma concreet toe. Powerpoint bevat een uitgebreide zoekmogelijkheid in woordenboeken en andere referentietools. In de overzichtsweergave kan je een dia verbergen. Die wordt niet gewist, maar wordt niet getoond in de presentatieweergave. Onder Extra bevinden zich een paar interessante features. Zo kan je o.m. twee versies van een presentatie met elkaar vergelijken en zien welke de verschillen zijn, om te bepalen welke versie je wil behouden. De AutoCorrectie van Powerpoint is die van Word. De opties die je in Word (of in Excel) wijzigt, gelden voor alle Office applicaties. Via Bestand, Inpakken voor CD kan je een CD maken voor gebruik op een PC die geen Powerpoint of Powerpoint viewer zou hebben. Het resultaat van deze bewerking is een map met de presentatie, de Powerpoint viewer en een autorun die de CD automatisch opstart als hij wordt ingestoken. Figuur 44. Inpakken voor CD. 38
Figuur 45. Het resultaat van Inpakken voor CD. Tips Je kan in Powerpoint macro s maken in VBA (Visual Basic for Applications). Dat is de programmeertaal die gemeenschappelijk is aan alle Officeapplicaties en waarmee je dingen kan automatiseren of een aantal elementen van je presentatie aansturen in functie van eenvoudige tot zeer complexe voorwaarden. Als je een grafiek wil opnemen in Powerpoint, maak je die grafiek best in Excel en plak je die daarna in Powerpoint. Excel heeft veel meer mogelijkheden om een grafiek te maken. Bij het toepassen van een ontwerpsjabloon worden de kleuren in een Powerpoint-grafiek automatisch aangepast. Kleuren van een Excel-grafiek blijven ongewijzigd. Wil je spellingscontrole doen, maar Powerpoint herkent de taal niet? Ga naar de Overzichtsweergave linksboven (zie figuur 7). In het linkerveld 39
selecteer je alle tekst en daarna kan je de taal instellen. Kies een taal waarvoor de spellingscontrole is geïnstalleerd (herkenbaar aan de blauwe V). Figuur 46. Taal instellen. Nu kan je op F7 drukken om de spelling te controleren. Let op roodonderlijnde woorden in de Overzichtsweergave. Wil je geluid invoegen? Dat kan, maar Powerpoint ondersteunt alleen WAV bestanden. Andere bestandsformaten worden gelinkt in plaats van ingevoegd - en je moet die dus apart meenemen. Houd de tekst kort. Vermijd het gebruik van vervoegde werkwoorden in je tekst. Een mogelijke vuistregel is maximum 8 lijnen, maximum 24 woorden per dia. Houd de animatie en dia-overgangen sober en functioneel. De bedoeling van die bewegingen zou moeten zijn om het publiek bij de zaak te houden, niet om hen af te leiden of te ergeren. Houd om dezelfde reden het gebruik van geluid beperkt tot een absoluut minimum. Vermijd lege tekstvakken: in de edit-modus zie je dan de lelijke Klik hier. Zet desnoods een spatie. Probeer directe opmaak (lettertypes, kleuren) te vermijden. Laat die opmaak over aan het opmaakmodel. Die opmaakmodellen zijn normaal gezien gemaakt door mensen die weten welke lettertypes bij elkaar passé, en welke kleurencombinaties het doen. Als je tekst wil uitlijnen, gebruik dan tabellen. Spaties en tabs zijn uit den boze. V. Kan ik mijn Powerpoint-presentatie online zetten? A. Ja. Je kan converteren naar HTML (webpagina)maar het is veel 40
eenvoudiger om op te slaan (of te hernoemen) als PPS bestand, en dat PPS bestand in je website op te nemen. V. Kan de inhoud van mijn presentatie gestolen worden? A. Ja. Het is eenvoudig om de tekst en de beelden uit je presentatie te halen. Een mogelijke beschermingsmaatregel is om je presentatie om te zetten in PDF. Als je geen virtuele printer hebt die PDF kan genereren, download en installeer dan PDF Creator of Cute PDF (voorkeur op Vista). Geef Powerpoint de opdracht af te drukken, kies de PDF printer, vraag één slide per pagina en je hebt een bestand dat kan getoond of gelezen worden in een PDF lezer. Je kan ook gebruik maken van de ingebouwde beveiligingen van Office, zoals een wachtwoord of IRM. Zie http://www.microsoft.com/netherlands/artikelen/veiligheid/documenten_b eveiligen.aspx voor meer informatie. Een paswoord zetten kan via Extra, Opties. Figuur 47. Wachtwoordbeveiliging. V. Kan ik mijn Powerpointpresentatie delen met vakcollega?s? A. Jazeker. Je kan ze publiceren op een site als Klascement, maar je kan ook terecht bij SlideShare (http://www.slideshare.net/). 41
V. Kan ik ergens presentaties vinden die ik zelf mag gebruiken of verwerken? A. Ja, alles dat gepubliceerd is onder de Creative Commons licentie. Er is een zoekmachine voor CC materiaal op http://search.creativecommons.org/. 42
Leer- en doegids: Mijn eerste presentatie in PowerPoint 2000/2003 EEN BLANKE PRESENTATIE MAKEN Herwerking van MS-cursus W.Leirman We openen Power Point, ofwel via Start > ofwel via Start > Alle Programma s > Microsoft Office > MS Power Point Stap 1: Bekijk de gebieden van het Power Point-venster 1. Als je Power Point opent, krijg je twee of drie dialoogvensters te zien. 2. Links krijg je het Tabblad Dia s, standaard met weergave van de dia s 3. In het midden krijg je het Diavenster. Standaard met twee tekstvensters: titelvenster en ondertitelvenster Rechts zie je het Taakvenster Zo je dat niet ziet, klik dan in de menubalk op Beeld en Vink Taakvenster aan of druk op Ctrl+F1 4. We kijken even naar het Tabblad Dia s met bovenaan één diaminiatuur. 5. Of zo, als het tabbladgebied smaller is gemaakt > De tab naast de tab Dia's is de tab Overzicht. Die bevat de tekstinhoud van de verschillende dia s. Hier kan je tekst typen voor een dia. Speel daar even mee. Verder kan je het tabbladgebied door slepen op de rand breder of smaller maken. Je sluit het tabbladgebied door te klikken op het bekende kruisje bovenaan rechts. Stap 2: We maken een Titel en een Ondertitel 43
6. Op het tabblad Dia's ziet u één diaminiatuur. Deze is geselecteerd. Deze ene dia, die standaard wordt toegevoegd aan een nieuwe presentatie, is een titeldia. Er zijn gebieden voor een titel en een ondertitel 7. Onder aan het venster ziet u het notitievenster met de standaardtekst Klik hier om tekst toe te voegen. Hier kan je commentaar toevoegen, die echter nooit in de presentatie zelf te zien zal zijn. 8. Typ eerst een titel en een ondertitel. Klik hiertoe op de dia in het bovenste tekstgebied (tijdelijke aanduiding voor titel), dat een gestippelde rand heeft en de tekst Klik hier om een titel toe te voegen bevat. De tekst verdwijnt. Typ bij voorbeeld: Mijn eerste presentatie. Klik in de tijdelijke aanduiding onder de huidige (of druk op CTRL+ENTER om naar de volgende tijdelijke aanduiding te gaan) en typ een ondertitel, bijvoorbeeld Op stap in de digitale wereld. 9. Bekijk de diaminiatuur op het tabblad Dia's. Hoewel de tekst klein is, wordt er tekst weergegeven op de dia, bijvoorbeeld: Stap 3: Nieuwe dia's toevoegen 10. Klik in het tabblad Dia's. Hoe voegen we nu dia s toe? Er zijn verschillende methoden a) Klik in de diaminiatuur, en druk op ENTER om een nieuwe dia in te voegen. Onmiddellijk zie je in het tabblad Dia's een nieuwe diaminiatuur verschijnen. b) Klik in miniatuur, Rechtsklik om hulpmenu te openen, en KIES 44
Nieuwe dia: c) Klik op KNOP Nieuwe dia in de KNOPPENBALK BOVEN RECHTS. Als Nieuwe dia niet wordt weergegeven op de werkbalk, klik dan op de pijl aan het rechter uiteinde van de werkbalk. Nieuwe dia wordt nu weergegeven in de groep knoppen boven aan het menu. Klik op deze knop, en hij verschijnt in de knoppenbalk. d) Gebruik de sneltoets Ctrl+M Maak op één van deze wijzen 4 nieuwe dia s, volgens eenzelfde of meerdere methoden. 11. Aan de rechterkant van het venster wordt telkens een nieuw taakvenster geopend met de naam Dia-indeling. Je gaat dit venster straks gebruiken om een bepaald type dia-indeling te kiezen. 12. Bekijk de dia die je net hebt toegevoegd. Zie je ook dat de aanduidingen in het diavenster verschillen van die van de titeldia? De tijdelijke aanduiding van de titel bevindt zich nu bovenaan in de dia en de tijdelijke aanduiding voor de hoofdtekst met opsommingsteken komt daar direct onder 13. De voorstelling bevat nu vijf dia's. 14. Even halt houden nu: hoeveel dia s ga ik wel maken? Dat hangt van verschillende zaken af: het doel van de presentatie, de inhoud en zijn structuur, de hoeveelheid beschikbare informatie, de voorziene duur, de aard en de voorkennis van het doelpubliek. Je kan best eens een blad nemen, en deze zaken beknopt uitschrijven! Onthoud alvast deze regel van Goethe: In de beperking toont zich de meester Stap 4: Navigeren en tekst toevoegen 15. De diaminiatuur die je laatst hebt toegevoegd, is nog steeds geselecteerd op het tabblad Dia's. We gaan nu tekst inbrengen in onze lege dia s 2-4. Terwijl je titels toevoegt aan de andere dia's, gaan we verschillende methoden gebruiken om te navigeren of te bladeren tussen de dia's. Klik in het tabblad dia s op Dia 2. 16. Klik in de tijdelijke aanduiding voor een titel van dia 2 en typ daar: De technologische evolutie (of een andere unieke titel). 17. Als je naar dia 3 wil gaan, kan je natuurlijk de miniatuur van dia 3 aanklikken op het tabblad Dia's. Maar: er zijn nog meer methoden, bij voorbeeld vanuit het hoofddiavenster. Zo kan je in dat hoofdvenster klikken op de knop Volgende dia onderaan de schuifbalk rechts van de dia. Klik op deze knop, en dia 3 verschijnt. 18. De selectie op het tabblad Dia's wordt verplaatst naar dia 3 en die dia wordt weergegeven in het hoofddiavenster. 45
19. Klik in de tijdelijke titelaanduiding van dia 3 en typ Senioren op het net (of vervang Senioren door andere groep ). 20. Zijn er nog manieren om naar de vorige of de volgende dia te gaan? Jawel: Druk op de toets PAGE DOWN (Pg Dn) om naar de volgende dia te gaan. Ons lijkt dat de makkelijkste manier te zijn! En als je weer naar boven wil, druk dan op Pg Up! Zorg wel dat we naar dia 4 gaan. 21. Typ een titel op dia 4: Kunnen ouderen nog leren? (of iets anders.) 22. Ga naar dia 5, en typ daar: Conclusie: bijblijven is de boodschap! Hier zie je dat alles op één lijn zetten niet zo mooi uitvalt. Dus: ga met muisaanwijzer na de : staan, en druk op Enter! 23. Je hebt nu een begin gemaakt met de diavoorstelling en je weet nu hoe je van dia naar dia kunt gaan terwijl je tekst toevoegt. Stap 5: Tekst invoegen en een eerste keer Opmaken We gaan nu op elk van onze dia s tekst invoegen en opmaken. 24. Klik op dia 2 op het tabblad Dia s of navigeer op een andere wijze daar naartoe. 25. Klik op de dia in de tekst Klik hier om tekst toe te voegen onder de titel. Dit is de tijdelijke aanduiding voor de hoofdtekst. De standaardtekst verdwijnt, er komt een opsommingsteken tevoorschijn (meestal een ), en daarnaast kan je de eigen tekst inbrengen. 26. Typ Het begon met de elektriciteit (1873). Druk op ENTER. Er verschijnt een tweede opsommingsteken. 27. Typ Dan kwamen de telefoon (1876) en de auto (1886). Druk op ENTER. Er verschijnt een derde opsommingsteken. 28. Typ En toen kwamen radio (1905) en televisie (1926) Druk op ENTER. Er verschijnt een vierde opsommingsteken. 29. Typ Na Wereldoorlog II kwam de tweede golf: 30. Hier wil ik enkele dingen onder voorgaande hoofding opsommen. Hoe doe je dat? 31. Druk op ENTER en direct daarna op TAB: Het tweede opsommingsteken springt verder in en het opsommingsteken verandert in een streepje. Typ Automatische wasmachine (1946) en Druk op ENTER 32. De aanwijzer wordt naar een nieuwe regel verplaatst voor een tweede subonderwerp. Typ na het streepje: Video (1952) en Druk op ENTER 33. Naast het derde streepje typ je: Magnetron (1956). Druk opnieuw op ENTER 34. We zijn aan het einde van onze subonderwerpen. Hoe keren we nu terug naar het eerste opsommingniveau? 46