InLeIDInG Je staat op het punt aan de slag te gaan met jouw persoonlijke stukje op onze website: een virtuele plek om met vrijwilligers in contact te komen, je organisatie te promoten, kennis te delen, bezoekers op je evenementen te attenderen etc. In deze handleiding leggen we aan de hand van schermafbeeldingen uit, hoe je een profiel aanmaakt en beheert. We hebben geprobeerd dit document zo overzichtelijk mogelijk te maken: met functionele illustraties en korte, bondige aanwijzingen. Mocht je na het lezen toch nog vragen (of opmerkingen) hebben: aarzel niet om een mail te sturen naar info@vcutrecht.nl. account aanmaken Heeft jouw organisatie nog geen account op onze site? Dan moet je je eerst aanmelden voordat je vacatures kunt plaatsen of vrijwilligers zoeken: Start je internetbrowser (bij voorkeur Google chrome) en ga naar www.vcutrecht.nl klik op account aanmaken, rechtsboven in het scherm. Voer nu je gewenste gebruikersnaam in. Tip: kies voor de organisatienaam en niet voor je eigen naam. Voer het algemene mailadres van je organisatie in. kies een wachtwoord en typ dat twee maal in. Tip: zorg dat deze inloggegevens bij minimaal 1 collega bekend zijn. kies bij Soort gebruiker voor Organisatie. Typ bij Verification de karakters uit het plaatje over in het vak eronder. Dit is om te voorkomen dat ons systeem wordt misbruikt voor spamberichten. Let op hoofd- en kleine letters. Kun je de karakters niet lezen? Klik dan op het ronde pijl-icoon links van de karakters. Er verschijnt dan een nieuw plaatje, met andere karakters. klik nu op nieuw account aanmaken HanDLeIDInG OrGanISatIeS 1
account bevestigen Je profiel is nu bijna gereed! Het systeem heeft een automatische mail verstuurd naar het door jou opgegeven mailadres. klik op de link in de mail om je account te activeren. PrOFIeL bewerken Je wordt nu naar onze site geleid, waar je eenmalig automatisch wordt ingelogd (bij volgende bezoeken aan de site log je zelf in, via de knop Inloggen rechtsboven in je scherm. Je kunt nu jouw organisatieprofiel compleet maken: begin met het invoeren van de organisatienaam, de website en het mailadres. Je kunt ook een afbeelding (logo of foto) aan je account toevoegen. klik op kies bestand en selecteer de afbeelding op je computer. klik dan op uploaden. Gebruik het eerste tekstveld om algemene informatie over je organisatie toe te voegen. In het veld ernaast kun je eventueel nog achtergrondinformatie kwijt. kies vervolgens de sector en doelgroep die het beste passen bij jouw organisatie. Geef aan of je organisatie een anbi- of SbbIstatus heeft. Vervolg met het invoeren van de contactpersoon en de adresgegevens. klik op Opslaan. Je account is nu compleet. Via het menu-item Profiel bewerken kun je de gegevens die je invoerde altijd aanpassen of aanvullen. In diezelfde menubalk vind je tevens alle verschillende opties die speciaal op jouw account van toepassing zijn. Op de volgende pagina s worden ze één voor één toegelicht. HanDLeIDInG OrGanISatIeS 2
MIJn VacatureS elke organisatie zonder winstoogmerk, die (samen)werkt met vrijwilligers, kan een vacature plaatsen in ons systeem. twijfel je of jouw organisatie aan de voorwaarden voldoet? kijk dan even op www.vcutrecht.nl/disclaimer of neem contact op met Vcutrecht op 030-231 22 89. als je bent ingelogd zie je onder het menu-item Mijn vacatures een vacatureoverzicht. klik op roze knop onder het overzicht om een nieuwe vacature aan te maken: Geef de vacature een titel. Het is belangrijk dat de titel een goed beeld geeft van de activiteit; je zorgt daarmee dat je vacature beter vindbaar is. richtlijnen: - Neem nooit Vrijwilliger gezocht op in de titel. - Gebruik niet alleen maar hoofdletters en ook geen uitroeptekens. - Hou het kort en zakelijk. Voer een beschrijving in van de activiteit/vacature. Je hoeft niet alle details te vermelden, maar schets een goed beeld van de werkzaamheden. Bijvoorbeeld in het kort hoe een dag als vrijwilliger bij jouw organisatie er uit ziet. Vul hier niet opnieuw de achtergrondinformatie over je organisatie in: het gaat echt om de specifieke activiteit. Selecteer de duur van de klus, vermeld eventueel de website en geef aan hoeveel uur per week de vrijwilligers beschikbaar moet zijn. Geef aan of vrijwilligers begeleiding krijgen, of een onkostenvergoeding van toepassing is, een VOG gewenst is, of jouw organisatie kennismakingsgesprekken houdt en of de klus geschikt is voor anderstaligen. Selecteer de sector, doelgroep en activiteit die het beste bij de vacature passen. Onder het kopje Vrijwilligers kunnen geef je aan wat deze klus vrijwilligers oplevert. Maak de vacature compleet met contactgegevens en Werkadres. Vergeet niet een wijk aan te vinken! Vink Gepubliceerd aan en kies de datum tot wanneer de vacature zichtbaar moet zijn (maximaal 6 maanden, daarna kun je de termijn eventueel verlengen). klik op Opslaan. De vacature is nu gepubliceerd en zichtbaar in de vacaturebank. HanDLeIDInG OrGanISatIeS 3
Vacaturebank Vrijwilligers kunnen nu op jouw vacature reageren. Ze krijgen alle informatie te zien die je hebt ingevoerd, behalve de contactgegevens. Die worden niet weergegeven bij vacatures. En ook niet bij organisatieprofielen. Dat klinkt misschien vreemd, maar we doen dat omdat we zonder tussenkomst van onze site niet kunnen meten hoe vaak er wordt gereageerd op vacatures. En die statistieken zijn belangrijk voor ons en de instanties die ons ondersteunen: onze prestaties worden ondermeer gemeten aan de hand van het aantal reacties via ons systeem. Het is niet zo dat de contactgegevens helemaal nooit zichtbaar zijn. Zodra een vrijwilliger op de reactieknop van jouw vacature klikt, vragen we eerst naar een aantal gegevens. Dat is ons meet moment. Als die gevens zijn ingevuld, dan worden de contactgegevens van jouw organisatie zichtbaar. De reactie op jouw vacature komt daarna direct bij de contactpersonen van de vacature en bij de contactpersoon van het organisatieaccount terecht. Je ontvangt ze per mail èn je kan ze in jouw account terugvinden onder berichten. Je kan vervolgens direct per mail (zonder tussenkomst van het systeem) contact opnemen met de geïnteresseerde(n). Het is fijn als je na verloop van tijd aangeeft of het contact met een vrijwilliger heeft geleid heeft tot een match. Die informatie is waardevol voor ons. Als contactpersoon van een vacature kan je dat in je account aangeven. Handleiding organisaties 4
evenementen als organisatie kun je op onze site evenementen aanmaken. als je bent ingelogd zie je onder het menu-item Mijn evenementen een overzicht. klik op roze knop onder het overzicht om een nieuw evenement aan te maken: Geef jouw evenement een titel. richtlijnen: - Neem nooit de datum of het woord evenement op in de titel. - Gebruik niet alleen maar hoofdletters en ook geen uitroeptekens. - Hou het kort en zakelijk. Voer een omschrijving in van het evenement. Leg uit waar het om gaat en vermeld eventueel een internetadres waar bezoekers meer informatie kunnen vinden, waar ze kaarten kunnen kopen of zich aan kunnen melden. Voeg eventueel een afbeelding toe: klik op kies bestand en selecteer de afbeelding op je computer. klik dan op uploaden. Kies liever niet voor het logo van jouw organisatie. Bij het evenement wordt automatisch al verteld dat jij de organisator bent, met link naar het organisatieprofiel. Plaats liever een sfeervolle foto (met mensen) of een aanlokkelijke illustratie. Daarmee trek je meer bezoekers dan met een logo. Voer de datum en het tijdstip in en geef aan of het om een gratis of betaald evenement gaat. kies je voor betaald, dan kun je daarna een entree bedrag invoeren. Vervolg met de locatieaanduiding: selecteer de wijk en voer het evenementsadres in. Vink gepubliceerd aan als het evenement direct zichtbaar mag zijn en klik op Opslaan. HanDLeIDInG OrGanISatIeS 5
WOrkSHOPS als organisatie kun je op onze site workshops aanmaken. als je bent ingelogd zie je onder het menu-item Mijn workshops een overzicht. klik op roze knop onder het overzicht om een nieuwe workshop aan te maken: Geef jouw workshop een titel. richtlijnen: - Neem nooit de datum of het woord workshop op in de titel. - Gebruik niet alleen maar hoofdletters en ook geen uitroeptekens. - Hou het kort en zakelijk. Voer een omschrijving in van de workshop. Leg uit waar het om gaat en vermeld eventueel een internetadres waar bezoekers meer informatie kunnen vinden. Voeg eventueel een afbeelding toe: klik op kies bestand en selecteer de afbeelding op je computer. klik dan op uploaden. Kies liever niet voor het logo van jouw organisatie. Bij de workshop wordt automatisch al verteld dat jij de organisator bent, met link naar het organisatieprofiel. Plaats liever een sfeervolle foto (met mensen) of een aanlokkelijke illustratie. Daarmee trek je meer bezoekers dan met een logo. kies een passende categorie en voer datum en het tijdstip in. Geef aan of het om een gratis of betaalde workshop gaat. kies je voor betaald, dan kun je daarna de kosten voor deelname invoeren. Voer een maximaal aantal deelnemers in. Vervolg met de locatieaanduiding: selecteer de wijk en voer het workshopsadres in. Vink gepubliceerd aan als de workshop direct zichtbaar mag zijn en klik op Opslaan. Je ontvangt de inschrijvingen per mail, maar ze zijn ook in het overzicht met workshops terug te vinden. HanDLeIDInG OrGanISatIeS 6