Handreiking Digitale afnameketen Deze handreiking beschrijft de stappen van een veilige afname van de landelijke kennistoets op de hogeschool. voor: Onderwijs- en Instituutscoördinatoren Directeuren lo IB Opgesteld door: Werkgroep digitale afnameketen & Projectteam April 2013
Voorwoord Deze handreiking beschrijft de stappen van een succesvolle en veilige afname van de landelijke kennistoetsen op een hogeschool. Onderwijs- en/of instituutscoördinatoren, en directeuren van lerarenopleidingen (Pabo en tweedegraads) kunnen deze handreiking gebruiken in het organiseren van de toetsafname op de hogeschool. Bij elke stap van de digitale toetsafname (voorbereiding afname - na afloop) beschrijft deze handreiking kort wat geregeld moet zijn en wie daarvoor verantwoordelijk is: het toetsbureau 10voordeleraar of de hogeschool. Deze handreiking verwijst regelmatig naar de gedetailleerde Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar die voor de instituutsbeheerders is opgesteld. De instituutsbeheerders zijn op de hogeschool verantwoordelijk voor de belangrijkste stappen in het organiseren van de toetsen. Deze handleiding is uit veiligheidsoverwegingen niet op de website beschikbaar. Voor surveillanten in het toetslokaal is een checklist opgesteld die als bijlage is opgenomen in deze handreiking. Ook is een checklist opgenomen waarmee de onderwijs/instituutscoördinator kan nagaan of het toetslokaal voldoet aan de randvoorwaarden voor de afname. De handreiking en de checklists zijn opgesteld door de werkgroep digitale afnameketen. Het Landelijk overleg Examencommissies heeft advies uitgebracht. De pretesten en domeintoetsen die afgelopen anderhalf jaar zijn afgenomen, hebben belangrijke leerervaringen opgeleverd voor de opleidingen en het projectteam van 10voordeleraar. Deze leerervaringen zijn in deze handreiking verwerkt. De eerste ervaringen met de afnamen van de landelijke kennistoetsen in mei en september 2013 leveren ongetwijfeld nieuwe inzichten op. Dit document heeft daarom de status van een startdocument en zal dit najaar opnieuw onder de loep wordt genomen. Aanbevelingen voor verbeteringen zijn op alle momenten welkom. Den Haag, 5 april 2013 Namens het projectteam 10voordeleraar, Arian van Staa, programmamanager Handreiking Digitale afnameketen april 2013 1
Het aanmaken van groepen, het aanmelden voor een toets door de hogeschool en het maken van studentaccounts Het aanmaken van groepen De instituutsbeheerder verzamelt de studentgegevens van studenten die aan een toets gaan deelnemen. Belangrijk daarbij is dat voor elke specifieke toets en, bij de Pabo s waar sprake is van meerdere toetsmomenten, ook voor elk specifiek toetsmoment de studentgegevens adequaat worden ingevoerd. De instituutsbeheerder maakt hiervoor groepen aan in Questionmark Perception (QMP). De instituutsbeheerder volgt hierbij nauwgezet de instructies uit de Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar. Op deze wijze beschikt het toetsbureau 10vdl over de studentgegevens voor elke toets. Ook kunnen, nadat de uitslag van de toets bekend is, de opleidingen zo zelf (groepgewijze) analyses maken. Dit laatste stelt de opleidingen in de gelegenheid om na afloop (groepsgewijze) analyses te maken. Het aanmelden van studenten bij toetsbureau 10vdl De hogeschool is verantwoordelijk voor de aanmeldprocedure van studenten bij het toetsbureau 10vdl. Het toetsbureau 10vdl voert, voorafgaand aan de toets, een controle uit op het naleven van de instructies door de hogeschool. Indien een hogeschool heeft afgeweken van de instructies benadert het toetsbureau de instituutsbeheerder schriftelijk met een kopie aan de onderwijs- en/of instituuts coördinator. De instituutsbeheerder ontvangt een termijn waarbinnen correcte groepsindelingen in bezit van het toetsbureau moeten zijn. Als niet voldaan is aan de instructies zoals deze zijn verwoord in de Handleiding digitale toetsafname komt de veilige afname van de toets op de hogeschool in gevaar. De programmamanager van het toetsbureau 10vdl al in dat geval het bestuur van de HBOraad verzoeken de betreffende hogeschool uit te sluiten van deelname aan de toets. Het aanmaken van studentaccounts Voor het aanmaken van deelnemersaccounts in QMP volgt de instituutsbeheerder de Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar. Iedere student krijgt voor elke toets een unieke inlognaam en een uniek wachtwoord toegewezen. De student ontvangt de inlognaam en het wachtwoord direct voorafgaand aan de toets in het afnamelokaal. Na afloop van de toets worden de inlognaam en het wachtwoord door de surveillant ingenomen. De afname op de hogeschool De hogeschool is verantwoordelijk voor de inrichting van een beveiligde en fraudebestendige afnameomgeving. Het is van het allergrootste belang dat de toetsen onder examencondities worden afgenomen, omdat de landelijke kennistoets een zogenaamde high stakes toets is waarvan de opgaven geheim dienen te blijven. Hieronder volgen instructies en aanbevelingen voor een ordentelijk verloop van de toets. Ook de twee bijlagen zijn hierbij behulpzaam: de checklist voor een betrouwbaar toetslokaal (bijlage 1) en de checklist voor de surveillant (bijlage 2). 2
De voorbereiding technisch Voorafgaand aan elke afname dienen de computers klaar te staan in de zogenaamde afname modus. De computers moeten hierop gecontroleerd zijn. De afname modus van de landelijke kennistoets biedt een beveiligde, fraudebestendige omgeving. Om dit te realiseren is ervoor gekozen bij de afname gebruik te maken van een zogeheten secureafname met QMsecure. Secureafname ofwel QMsecure Op alle afnamecomputers moet QMsecure geïnstalleerd zijn. Zodra deze software op de computers is geïnstalleerd, kunnen naast QMP geen andere functionaliteiten opgestart worden. De student kan na het inloggen en het opstarten van de toets in de veilige omgeving de toetsomgeving niet meer verlaten of van internet gebruik maken. Pas als de toets is afgesloten, zijn de overige functionaliteiten van de computer weer beschikbaar. In de Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar staat beschreven hoe de secure software op de afnamecomputers geïnstalleerd moet worden en hoe een test uitgevoerd kan worden om te controleren of de software functioneert. Het toetsbureau 10vdl heeft de instituutsbeheerders in bijeenkomsten op de hoogte gesteld van de te volgen stappen zoals omschreven in de handleiding. Het toetsbureau 10vdl stelt de Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar beschikbaar. Hierin is beschreven hoe de software geïnstalleerd moet worden. De hogeschool is verantwoordelijk voor de installatie van de software en het testen hiervan op de examenlocatie. De voorbereiding - praktisch Een goede voorbereiding betekent dat de hogeschool de student vooraf goed informeert over de toets, het toetslokaal veilig inricht, met grote zorgvuldigheid de studenten toegang verstrekt tot de computerfaciliteiten en ook beschikt over noodscenario s. Hieronder volgt een aantal landelijke richtlijnen die behulpzaam zijn bij het inrichten van deze infrastructuur. De informatievoorziening aan studenten De hogeschool informeert de student over het toetsrooster voor de landelijke kennistoets. De opleiding heeft de student voorafgaand aan de toets geattendeerd op de toetsgids. De toetsgidsen zijn beschikbaar op de website www.10voordeleraar.nl onder het tabblad toetsgidsen. De toetsgids beschrijft de formele kant van de toets. Daarbij gaat het om zaken als de toetsmatrijs, het aantal vragen, het aantal kansen per studiejaar, etc. Het toetsbureau 10vdl publiceert voor elk vak een toetsgids op de website. De hogeschool informeert de student over de beschikbaarheid van de toetsgids op de website. De hogeschool informeert de student over het toetsrooster. Kandidaten met een studiebeperking Het toetssysteem QMP biedt studenten standaard de mogelijkheid de lettergrootte aan te passen en het contrast te wijzigen. Voor studenten met een studiebeperking (ter beoordeling aan de examencommissie) kan de toetstijd met ¼ van de reguliere toetstijd verlengd worden. De instituutsbeheerder dient voor deze studenten een aparte groep en planning aan te maken. 3
De hogeschool maakt voor studenten met een studiebeperking een aparte groep aan. De hogeschool past de afname tijd in het toetssysteem voor studenten met een studiebeperking aan. Voor de afname De instituutsbeheerder instrueert de surveillant over de procedure die de surveillant moet volgen in het toetslokaal. De volledige instructie is beschreven in de Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar. In bijlage 2 is een checklist voor de surveillant opgenomen. De surveillant start, geholpen door de ICT medewerker en/of de instituutsbeheerder, alle computers op in de afname modus (chatprogramma`s, teamsoftware, social media etc. dienen uitgeschakeld te zijn). De surveillant heeft een deelnamelijst waarop namen en studentnummers van de kandidaten staan. Op de lijst staan ook de namen van studenten met een studiebeperking. Studenten moeten 15 minuten voor aanvang van de toets aanwezig zijn in het lokaal. De studenten legitimeren zich bij binnenkomst met hun studentenkaart en zetten een handtekening bij hun naam op de deelnamelijst. Persoonlijke spullen mogen niet naar binnen worden genomen, of worden vóór in het lokaal gelegd. Het toetsbureau 10vdl heeft samen met het Landelijk overleg Examencommissies een checklist voor surveillanten opgesteld met 10 vuistregels voor surveillance bij de landelijke kennistoets (in deze handreiking opgenomen in bijlage 2). De hogeschool instrueert de surveillant aan de hand van deze checklist. Verstrekken inlognaam en wachtwoord De instituutsbeheerder maakt voorafgaand aan de toets voor iedere student een inlogbrief aan met daarop zijn/haar unieke inlognaam (deelnemerid), zijn unieke wachtwoord en de URL voor de toets. De surveillant deelt de inlogbrieven uit nadat alle studenten de URL van de toets op hun scherm hebben geopend. Eerder uitdelen van de inlogbrieven is vanwege fraudepreventie niet toegestaan. De student logt in op het instituutsnetwerk en opent de afname-url. De volledige instructie is beschreven in de Handleiding digitale toetsafname 10voordeleraar. Het toetsbureau 10vdl heeft in de Handleiding digitale toetsafname beschreven hoe fraude voorkomen kan worden bij de start van de toets. De hogeschool is verantwoordelijk voor het aanmaken van inlognamen en unieke wachtwoorden. De hogeschool beschikt over een scenario om problemen bij het opstarten van de toets op te lossen. De servicedesk van het toetsbureau 10vdl is voor noodgevallen bereikbaar tijdens de toetsafname. 4
Bewaren van antwoorden bij storingen Gedurende de toetsafname worden alle ingevoerde antwoorden opgeslagen en bewaard. Als zich tijdens de afname een computer of netwerkstoring voordoet, gaan geen antwoorden verloren. De student kan, wanneer de computer of het netwerk weer hersteld is, opnieuw inloggen in de toets. De toets gaat dan verder waar de student gebleven is. De verloren tijd wordt niet van de toetstijd afgetrokken. Verlaten van het toetslokaal Studenten moeten ten minste een half uur aan de toets deelnemen alvorens zij het toetslokaal mogen verlaten. De surveillant moet er voor zorgen dat alle studenten die het lokaal willen verlaten de toets ook echt beëindigen (het laatste blok van de toets afsluiten door op de knop toets beëindigen te klikken) en uitloggen. In alle andere gevallen ontstaat een kans op fraude. Inzage De inzage procedure staat beschreven in de toetsgids. Deze procedure komt overeen met de procedure die op de Pabo s geldt voor de landelijke entreetoetsen Rekenen, Nederlandse taal en voor de toets Mens en Wereld. Via de website van 10voordeleraar kunnen studenten zich na de uitslag van de toets aanmelden voor inzage op het toetsbureau. Bezwaar en beroep Studenten kunnen tegen de uitslag van de toets bezwaar maken en beroep aantekenen. Dat dienen ze binnen zes weken te doen, en verder conform de procedures en reglementen van de eigen opleiding. De examencommissie van de hogeschool kan zich voor nadere vragen wenden tot het Landelijk overleg Examencommissies via LoEX@10vdl.nl 5
Bijlage 1 Checklist voor een betrouwbaar functionerend toetslokaal Hieronder staat een aantal aanbevelingen voor de inrichting van een betrouwbaar toetslokaal Algemene inrichting van het lokaal: Geluidsbelasting (Dag)Licht: Storingen Temperatuur Toetsplekken: De locatie heeft geluidsbeperkingen toegepast zodat de studentniet wordt afgeleid door geluiden van buiten of door geluiden vanuit de locatie Er is voldoende (dag)licht aanwezig Geen directe lichtinval op het beeldscherm Bij eenvoudige storingen moet de surveillant snel hulp kunnen bieden. Tijdens de toets is een systeembeheerder te allen tijde beschikbaar om ernstige problemen op te lossen - Minimaal 18 º C, Maximaal 23 º C - De surveillant heeft zicht op alle studenten tijdens de toets - De surveillant bevindt zich op gepaste afstand van de studenten - De surveillant verlaat het toetslokaal niet tijdens de toetsafname - De toetsplekken zijn minimaal 80 cm van elkaar gescheiden van beeldscherm tot beeldscherm (buitenrand) - Beeldschermen zijn genummerd - De (bureau)stoel is in hoogte verstelbaar - De toetsplek is minimaal 80 cm bij 100 cm - De computers staan opgesteld in een carré-opstelling met de monitor tegen de wanden van de toetsruimte - Er staan schotten of hoods tussen de beeldschermen - Een aantal (te denken valt aan 3) computers is niet ingeroosterd. Zij dienen als reserve in het geval een computer uitvalt / niet functioneert - Voor de afname is gecontroleerd of alle computers functioneren Aanbevelingen eigenschappen van software en hardware: Eisen aan de computer - Minimaal Intel Core 2 Duo 2.0 Ghz of gelijkwaardige processor - Intern geheugen minimaal 2 GB Beeldscherm Minimaal 17 In hoogte verstelbaar en kantelbaar Bekabeling Kwaliteit Zorgvuldig weggewerkt Muis Optisch Scrollwheel Zowel voor links- en rechtshandige Supported software Questionmark Secure versie 5.3.0.4 voor de afname: Supported OS: Microsoft Windows XP, Server 2003, Server 2008, Vista or 7 (32-or 64-bit) Netwerkcapaciteit op het moment van afname Supported Browser: Microsoft Internet Explorer 7, 8 PM Hogescholen ontvangen in de volgende editie van deze brochure nadere informatie. 6
Bijlage 2 Checklist voor de surveillant 10 vuistregels voor surveillance bij de landelijke kennistoets 1. Jassen, tassen en telefoons buiten, of vóór in het lokaal. 2. Controleer de studentenpas en de presentielijst, en verstrek pas daarna de inlogcode aan de student. Deel kladpapier en eventueel andere geoorloofde hulpmiddelen uit. 3. Studenten moeten minimaal 30 minuten blijven zitten alvorens ze weg mogen. Laatkomers mogen tot 30 minuten na aanvang van de toets nog naar binnen. 4. Studenten met een studiebeperking kunnen recht hebben op verlenging van de toetstijd. Zorg ervoor dat u voor aanvang van de toets weet om wie het gaat. 5. Geen spullen op het bureau, anders dan de toegestane hulpmiddelen. 6. Studenten mogen het lokaal niet verlaten, ook niet om naar de WC te gaan. Een uitzondering op deze regel geldt voor studenten die een medische aandoening hebben en die hierdoor toestemming hebben verkregen van de examencommissie om wel het lokaal te verlaten. 7. Roep, indien nodig, per telefoon hulp in en laat de studenten nooit alleen. 8. Geef studenten 30 minuten voor de afsluiting van de toets informatie over de resterende toetstijd. Herhaal dit 5 minuten voor de afsluiting van de toets. 9. Zie er bij het afsluiten van de toets op toe dat de toets daadwerkelijk is afgesloten (knop toets beëindigen ) en de student is uitgelogd. Neem de inlogcode, het kladpapier en eventueel andere uitgereikte hulpmiddelen weer in. Zorg ervoor dat de student niets mee kan nemen waarop informatie over de vragen staat. 10. Respecteer alle gangbare regels van het tentamenreglement van uw hogeschool. 7