VERSLAG COMMISSIE CULTUUR, KUNSTONDERWIJS, GELIJKE KANSEN, DIVERSITEIT en NOORD-ZUIDWERKING 04 november 2014 Aanwezig: mevrouw Lothe RAMAKERS, voorzitter mevrouwen Lalynn WADERA, Mieke WELLENS, Karin BROUWERS, Frieda AERTS, Griet VALGAEREN, Karen VAN HERCK, Lies CORNEILLIE en Hilde VAN WICHELEN, raadsleden de heren Herwig BECKERS, Fons LAEREMANS, Pierre NEEFS en Hagen GOYVAERTS, raadsleden mevrouw Katleen VAN SLAGMOLEN, diensthoofd diversiteit en gelijke kansen mevrouw Danie DE SADELEER, afdelingshoofd bibliotheek de heer Yves GASIA, afdelingshoofd stafdienst (secretaris) Verontschuldigd: mevrouw Denise VANDEVOORT, bevoegde schepen mevrouwen Laila EL ABOUZI en Marleen DEMUYNCK, raadsleden de heer Mich DE WINTER, raadslid 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering Het verslag van 14 oktober 2014 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. 2. Voorbereiding gemeenteraad Persdatabank Gopress Kiosk Overeenkomst Het afdelingshoofd bibliotheek geeft een toelichting bij dit dossier. De Leuvense bibliotheek heeft al sedert 2003/4 via een overeenkomst met Bibnet een abonnement op persdatabank Mediargus. Gekoppeld aan een update wordt de naam gewijzigd in Gopress Kiosk. Vanaf 1 januari 2015 zullen via pc, tablet en smartphone op een overzichtelijke wijze Vlaamse, Nederlandse, Franse en Luxemburgse kranten en tijdschriften geconsulteerd kunnen worden. De nieuwe overeenkomst regelt de modaliteiten van toegangsrecht. Kadert volledig in de Vlaamse beleidsprioriteit om mensen op een laagdrempelige wijze in contact te brengen met nieuwe media. Aansluitend volgt een bondig overzicht van de huidige digitale collecties: - Press Reader: 2000 internationale kranten en magazines gericht op specifieke doelgroepen nog verder te promoten - Metacontent: recensies, persmappen belangrijk voor studenten en voor wie bezig is met literatuur - Fundels: digitale prentenboeken - E-boeken: proefjaar voorlopig niet erg succesvol actief te promoten bij brede publiek 450 titels beschikbaar Een raadslid stelt dat de meeste kranten thuis digitaal geconsulteerd kunnen worden en heeft vragen bij de nieuwe persdatabank. Het afdelingshoofd wijst erop dat kranten slechts beperkt vrij raadpleegbaar zijn van thuis uit; de overeenkomst kost jaarlijks 10.000 Op vraag van hetzelfde lid van de commissie deelt het afdelingshoofd mee dat voor de e-books, in tegenstelling tot voor fysieke boeken, wel een leengeld wordt gevraagd. Gezien het voorlopig matige succes is de operatie niet winstgevend. Tijdens de komende Digitale Week zal extra worden ingezet op het aanspreken van nieuwe gebruikers. Voorstellen tot begrotingswijziging Uitgesteld. Te bespreken op commissie 25/11.
Samenwerkingsovereenkomst stad Leuven-vzw Divers Het diensthoofd diversiteit geeft een korte toelichting: - 29/01: goedkeuring gemeenteraadsbesluit van 27/10/13 door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand waarbij de vzw Divers Leuven wordt opgericht (vroegere vzw Integratiecentrum) - Stad Leuven is toegetreden tot vzw samenwerkingsovereenkomst tussen beide partijen noodzakelijk - Vraag om Denise Vandevoort als vertegenwoordiger van de gemeenteraad in de algemene vergadering van vzw Divers Leuven te mandateren - Teksten van verschillende EVA s zijn vrij gelijklopend en werden opgesteld met juridische ondersteuning - Inhoud: Afspraken rond het operationeel en financieel functioneren van de vzw in relatie tot de stad Leuven Algemene opdracht van de vzw (vrijwel ongewijzigd) Opdracht om een aantal doelstellingen te realiseren Nauwe samenwerking met de stad Leuven/stadsdiensten vzw functioneert de facto als stadsdienst, maar is juridisch gezien bevoegd inzake financiën en personeel Jaarlijkse werkingstoelage van de stad (2 uitbetalingsmomenten) Gebruik van contracten die stad afgesloten heeft als opdrachtencentrale inzake overheidsopdrachten (schaalvoordelen) Personeel: 11 medewerkers 2 gedetacheerd naar Onderwijs/9 voor diversiteit 2 ter beschikking gesteld van de vzw (bijlage 1) Correctie artikel 8 1: afdelingshoofd jeugd en studenten schrappen en vervangen door diensthoofd diversiteit en gelijke kansen Financieel beheer: mogelijkheid van eigen inkomsten (o.a. via subsidiëring) Rapportering: balans- en resultatenrekening (uiterlijk goed te keuren door AV op 30 juni) en begroting (uiterlijk goed te keuren door AV op 31 december) Een raadslid informeert naar de exacte betekenis van artikel 6 1, meer bepaald de minimale maar kwalitatieve dienstverlening evenals toegankelijkheid. Verdere navraag leert ons dat binnen heel wat besturen een gedragscode voor personeelsleden bestaat of alleszins algemene principes die door personeelsleden worden gehanteerd (vriendelijkheid, behulpzaamheid, duidelijkheid, beschikbaarheid, toegankelijkheid,...). De stad Leuven heeft in dit verband geen deontologische code voor haar personeel. Er zitten wel wat gedragsregels verweven in het arbeidsreglement en de RPR. Die zijn ook van toepassing op de dienstverlening vanwege de vzw. Een commissielid vraagt waarom vzw Divers niet als stadsdienst zou kunnen functioneren. Het bevoegde diensthoofd stelt dat al meerdere malen werd nagedacht om het personeel te laten overnemen door de stad; voordelen zijn wel minder formalisme en een grotere flexibiliteit, o.a. op financieel vlak. Kennisname agenda algemene vergadering vzw Divers Leuven en instructies aan de vertegenwoordiger van de stad (begroting 2015) Het diensthoofd diversiteit en gelijke kansen overloopt de ontwerpbegroting. - Budget: 752.500 - Inkomsten: Diversiteit: bundeling van middelen vanwege Stedenfonds en Vlaanderen Onderwijs: 2 personeelsleden budget vanuit de stad Zomerschool: aanwerven van monitoren Huursubsidie: gekoppeld aan huur die aan de stad verschuldigd is VIVO: vorming personeel Leuvens Fonds Vrijetijdsparticipatie: budget vanwege OCMW VIA: subsidie tewerkstelling personen boven 50 j. Sociale maribel: 0,67 voltijdse equivalent Workshops, huur lokalen, intresten,
Overheveling budgetten naar 2015: 10.000 Open School en 7.000 eigen activiteiten Toelage aan Arktos: woonwagenterrein Woonwagenterrein: ook indienen bij LFV Interculturalisering: Bijt in je Vrije Tijd Drukwerk: pogingen om hierop te besparen, maar gerichte flyers blijven erg noodzakelijk Lonen: belangrijkste post Samenwerkingsovereenkomst stad Leuven vzw 30CC Het afdelingshoofd stafdienst geeft een korte toelichting en wijst inleidend op de sterke parallellen met de tekst van vzw Divers. - 27/10/13: gemeenteraad keurt oprichting EVA 30CC goed - 29/01: goedkeuring gemeenteraadsbesluit van 27/10/13 door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand waarbij de vzw 30CC wordt opgericht - 10/03: algemene vergadering waarbij de toetreding van de stad wordt aanvaard, de aangepaste statuten worden goedgekeurd, de nieuwe leden van de AV worden aanvaard en de Raad van Bestuur wordt samengesteld - 22/04: verkiezing ondervoorzitter installatie vaste adviescommissie die aan RVB wordt toegevoegd met raadgevende stem - 18/09: bespreking in RVB van ontwerptekst samenwerkingsovereenkomst - Inhoud: Doelstellingen van een cultuurcentrum (decreet lokaal cultuurbeleid) Opdracht van de vzw (Vlaamse beleidsprioriteiten) Beschikbare infrastructuur gebruik van goederen van de stad Financiële toelage (2 uitbetalingsmomenten) gekoppeld aan stedelijke meerjarenplanning Ondersteuningsvormen vanuit de stad: personeel, ICT, Bepalingen inzake overheidsopdrachten Samenstelling AV en RVB Mogelijkheden tot aanwerving eigen personeel Personeelsinzet vanuit de gemeente Financieel beheer Verplichtingen inzake rapportering Toezicht vanuit de stad Verplichtingen inzake verzekering Duur De vzw 30CC werd al in 1993 opgericht om een soepeler werking van het cultuurcentrum mogelijk te maken (snel inspelen op de culturele opportuniteiten, maximaal benutten van mogelijkheden tot sponsoring en betoelaging, ). Vermeldenswaard is dat de vzw enkel bevoegd is rond de alle facetten van de programmering van het cultuurcentrum (uitkoopsommen, publiciteit, catering, auteursrechten, ). Voor het overige (personeel, onderhoud gebouwen, algemene werkingskosten, investeringen) functioneert 30CC als stadsdienst. Kennisname agenda algemene vergadering vzw 30CC en instructies aan de vertegenwoordiger van de stad (begrotingswijziging 2014 en begroting 2015) Het afdelingshoofd stafdienst licht beide ontwerpdocumenten goed. Begrotingswijzigiging 2014 - Na het derde kwartaal wordt de financiële stand van zaken grondig doorgelicht en wordt de begroting bijgestuurd op basis van nieuwe of gewijzigde inkomsten of uitgaven en evoluties in de programmering met financiële weerslag
- Inkomsten Provinciale toelage Leuven Jazz Stedenfonds: storting saldo werkingsjaar 2013 Toelage KUnST Leuven in kader van Vesalius (Trisha Brown) Sponsoring: Leuven Jazz door InBev structurele sponsoring KBC Extra publiciteit seizoensbrochure Huursubsidie zolder Romaanse Poort: huur bijkomende ruimte voor K.T. De Dijlezonen gekoppeld aan verhoogde uitgave Opbrengsten programmering: aangepast aan de feitelijke situaties en estimaties voor laatste kwartaal vertaalt zich veelal ook in de uitgaven (plus of min) Projecten: Wereldfeest inbreng van 30CC beperkt tot 6.000 voor concertluik, overige uitgaven worden terugbetaald door vzw Wereldfeest Publiciteit: aanpassing aan werkelijk uitgavenpatroon Verhoging post verzekeringen: verplichtingen opgelegd door samenwerkingsovereenkomst Huur repetitieruimte vzw Cas-co: principieel voorzien voor nov-dec Vorming personeel Uitgaven programmering: gekoppeld aan meer of minder uitgaven bijsturing noodzakelijk voor In Concert Rode Hond: extra-aanbod, o.a. door festivalcentrum op De Bruul Actualisering beleid: project met Trisha Brown in kader van Vesalius extra-budget via toelage KUnST Leuven (zie hoger) Stadsdromen: extra budget voor slotproject Noëmie Schellens en De Eerste Verstoring De begroting sluit in evenwicht. Voor de eenmalige terugvordering van een bedrag van 35.670 wordt beroep gedaan op de financiële reserve van de vzw, die op 31/12/2013 ongeveer 190.000 bedroeg Begroting 2015 - Aantal extra of nieuwe accenten - Inkomsten: Doorverhuur repetitieruimte vzw Cas-co aan jonge artiesten Uitputting uit de opgebouwde reserve: afspraak om de financiële reserve van de vzw in de periode 2015-2019 aan te wenden voor aantal nieuwe projecten en/of bijsturing van het bestaande aanbod Huur aan vzw Cas-co voor gebruik repetitieruimte Literatuur: extra-aanbod in kader van 15 jaar Tweebronnen en 150 jaar bibliotheek Leuven (werktitel Leuven Literair) Theater: extra-aanbod aan meer vernieuwend of experimenteel theater door koerswijziging STUK vzw Ballet Dommage: nieuw theaterproject De begroting sluit in evenwicht. Op vraag van een raadslid naar de opties voor wijkwerking verwijst het afdelingshoofd naar een specifiek budget van 25.000 onder 648192. Ook Ballet Dommage ( 10.000) en Buurtcultuur ( 5.000) wordt op wijkwerking afgestemd, evenals een aantal onderdelen van het reguliere aanbod. Nog op vraag van hetzelfde raadslid naar de promotie, stelt het afdelingshoofd dat steeds meer gebruik gemaakt wordt van digitale kanalen (scholenwebsite, nieuwsbrief, uitnodigingen, website, ); een deel gedrukte info blijft op dit ogenblik nog noodzakelijk.
3. Varia Onze bib en het archief zijn geselecteerd voor de Bib Web Awards, de tweejaarlijkse Vlaamse bib- en archiefprijzen. Stemmen kan nog tot 16 november via http://bibwa2014.blogspot.be/ voor volgende applicaties: - Bibliotheek Tweebronnen Leuven (categorie @your service) - Vogels in nesten (categorie Mediawijs) - Itinera Nova (categorie Iedereen doet mee) - De Bib op school (categorie Groot gezien) De vergadering wordt gesloten om 22.10 uur. Yves Gasia secretaris Lothe RAMAKERS voorzitter