Recip-e Uitnodiging tot deelname aan de publieke piloot van Recip-e oktober 2011 Doel Het Recip-e project heeft tot doel de medische voorschriften in elektronische vorm in te voeren. Er wordt gestart met de medicatievoorschriften en wel voornamelijk van voorschrijvende huisarts naar afleverende apotheker. In de zomer 2011 werden de technische voorbereidingen afgerond die het Recip-e team en de deelnemende partners (het ehealth-platform, MyCareNet, Accenture, Belgacom en een aantal medische software providers voor artsen en apothekers) toelieten over te stappen naar een omvangrijkere en realistische test: de publieke piloot, waaraan u uitgenodigd wordt om deel te nemen. Omvang van de piloot Deze publieke piloot begint in november 2011 en loopt uiterlijk af eind oktober 2012. Hij vindt plaats in de regio s van Sint-Niklaas, Aalst, Luik en Charleroi. Alle huisartsen en apothekers in deze regio s die gebruik maken van één van de deelnemende softwarepaketten, krijgen de gelegenheid om toe te treden tot de publieke piloot. Overgangsfase en publieke piloot Voorschriften op papieren drager zullen nog een hele tijd gangbaar blijven, het zijn de enige wettige voorschriften. De voorschriften waaraan nu tevens een elektronisch voorschrift gekoppeld is, zijn herkenbaar via een barcode die hun uniek nummer bevatten, bovenaan het voorschrift. Tijdens de publieke piloot worden alle voorschriften in papiervorm opgesteld, aan de patiënt meegegeven en afgehandeld bij de apotheek van zijn keuze. Dus tijdens deze publieke piloot blijven voor de voorschrijvende huisartsen en de deelnemende apothekers quasi alle handelingen de gebruikelijke. Enkel worden door de deelnemers eveneens elektronische voorschriftberichten doorgestuurd en opgehaald, in parallel met de papieren, zonder echter overhead met zich mee te brengen. Deelnemen aan de publieke piloot van Recip-e biedt u de kans kennis te maken en ervaring op te doen met de elektronische gegevensuitwisseling via het ehealth-platform, in casu voor elektronische voorschriften en voor de verzekerbaarheid, voordat dit een impact zal hebben op uw praktijk, denk ondermeer aan het verdwijnen van de SIS-kaart. Bovendien krijgt u door deel te nemen de kans inspraak te hebben op de functies van zowel uw softwarepakket als van de elektronische communicatiefaciliteiten die worden aangeboden. Verder voorziet Recip-e ook een integratie met de mutualiteiten, hetwelke er voor zal zorgen dat in de toekomst zaken zoals de verzekerbaarheid van de patient automatisch bij de apotheker terecht komt samen met de aflevering van het electronische voorschrift. Briefing publieke piloot oktober 2011 1
Wat verandert er in de dagelijkse praktijk? a) bij de huisarts Bij het opstarten van zijn pakket, heeft de huisarts zijn electronisce identiteiskaart nodig, waarvan hij de pincode dient in te geven. Hiermee wordt een sessie opgestart die hem zal toelaten 5 uur lang voorschriften door te sturen naar Recip-e. Eenmaal de sessie gestart, werkt de huisarts zoals gebruikelijk. De softwarehuizen die aan Recip-e meewerken hebben hun pakketten aangepast, zodat op het ogenblik van afdrukken van een voorschrift op papier automatisch electronische equivalenten worden op gebouwd, geencrypteerd en doorgestuurd naar de Recip-e databank via het ehealth-platform. Dit alles volledig transparant en zonder dat een bijkomende activiteit van de arts nodig is. b) bij de apotheker In de apotheek wordt eveneens een 12 uur durende sessie opgestart, voor de gehele officina, door ingave van de electronische identiteitskaart en pin-code van een aangeduid persoon in de officina. Als een patient een voorschrift aanbiedt dat gebruik maakt van Recip-e, dan kan de apotheker hierop bovenaan een Recip-e barcode vinden. Het volstaat deze barcode in te lezen en de elektronische versie van het voorschrift wordt automatisch opgehaald vanuit de Recip-e databank zonder dat bijkomende activiteit van de apotheker nodig is. Doordat Recip-e geïntegreerd is met MyCareNet, ontvangt de apotheker naast het voorschrift, ook onmiddellijk de verzekerbaarheid van de betrokken patiënt. De MyCareNet dienst verzekerbaarheid kan bovendien ook afzonderlijk aangesproken worden, wanneer de apotheker deze informatie nodig heeft. Big Brother? Helemaal niet: de inhoud van de voorschriften blijft enkel gekend door zorgverstrekkers en patiënten (de encryptie gebeurt in het kabinet van de arts, het voorschrift resideert geëncrypteerd op de Recip-e server en wordt slechts in de apotheek terug gedecrypteerd). In welke gegevens zijn we dan wel geïnteresseerd? Enkel in de technische en functionele gegevens betreffende het systeem: 1. normale werkingsstatistieken (responstijden, aantallen,...) 2. bugs en onvolmaaktheden, zowel in de pakketten als in het centrale Recip-e systeem 3. uw ervaring en suggesties De meeste van deze rapporteringen gebeuren automatisch; sporadisch zou kunnen gecontacteerd worden om de logbestanden van uw computer door te sturen, wanneer een detail-opvolging vereist is of wanneer een probleem zich zou hebben voorgedaan. In het voorjaar 2012, zal een event georganiseerd worden voor alle deelnemers, waarbij u een overzicht van het verloop van de publieke piloot zal worden gegeven en waarbij uw feedback centraal zal staan. Verwachtingen bij deelname aan de publieke piloot Briefing publieke piloot oktober 2011 2
Als u wilt deelnemen aan de piloot wordt van u het volgende verwacht 1. Installeren van de laatste versie van het pakket. Afhankelijk van het pakket kan dit automatisch gebeuren zonder dat tussenkomst van de huisarts of apotheker vereist is. 2. Het aanvragen van digitale certificaten via een web-procedure. U zal hiervoor de nodige uitleg en support ontvangen. 3. Deelnemen aan het Recip-e evaluatie-event, voorjaar 2012. Hoe deel te nemen aan de publieke piloot? Aangezien u deze brief ontvangt, bevindt u zich in één van de pilootregio s en heeft u één van de participerende softwarepaketten. Om te kunnen deelnemen aan de piloot moet u zich inschrijven via de registratiesite en het bijgevoegde memorandum (modaliteiten van de piloot en mutuele vrijwaring van verantwoordelijkheden) ondertekenen en terugsturen naar Recip-e. Eind oktober wordt u dan uitgenodigd op een informatiesessie waarin u duidelijke informatie wordt verschaft over de praktische aanpak van het verdere verloop van de piloot. Registratiesite: http://www.recip-e.be/ MOU-piloot Ingevulde en ondertekende MOU te sturen naar Recip-e Publieke Piloot Archimedesstraat 11 1000 Brussel Tot wie richt u zich in geval van problemen? In het geval u een probleem ondervindt, contacteert u zoals voorheen, uw softwareleverancier; apothekers kunnen ook ondersteuning krijgen van hun beroepsvereniging (tariferingsdienst). Briefing publieke piloot oktober 2011 3
Recip-e: het elektronisch ambulant voorschrift in België (persmededeling april 2011) Elektronisch voorschrijven in de ambulante zorg komt stilaan dichterbij. In België werken de diverse beroepsfederaties van zorgverstrekkers samen met de overheid om dit te realiseren. Na een lange voorstudie gebeuren momenteel de eerste testen door de eindgebruikers. Nadien zal het project nog verder in de praktijk getest worden, met de bedoeling daarna een nationale roll-out voor te bereiden. In eerste instantie gaat het over het voorschrijven van medicatie, maar het project voorziet onmiddellijk nadien ook een uitbreiding naar de andere types van zorgvoorschriften. Na een zeer uitgebreide studie en brede raadpleging over de ganse gezondheidssector, werd in 2009 het Recip-e pilootproject opgestart. De vzw Recip-e werd opgericht. Zij wordt aangestuurd door de belangrijkste representatieve groeperingen van zorgverstrekkers, omvattend artsen, apothekers, tandartsen, kinesisten en verpleegkundigen en beoogt een uitbouw naar een nog bredere afstemming op de groeperingen van de zorgverstrekkers. Dankzij de financiering door het verzekeringscomité van het RIZIV, kon een pilootproject worden opgestart in 2009 met als doelstellingen: volledige uitwerking en implementatie van het theoretisch model, getoetst aan de sector, selectie van de partners op basis van objectieve criteria, opvolging en uittesten van de technische realisatie en uittekenen van een nationale roll-out op basis van de metingen en schattingen als resultaat van het pilootproject 2010-2012. Het systeem moet ook generisch zijn, wat inhoudt dat het voor alle ambulante voorschriften moet kunnen dienen, niet alleen voor de farmaceutische, waarmee we starten. Andere voorschriften (kine, verpleegkunde, klinische biologie en radiologie, ) zullen zo vlug mogelijk volgen. Eerst werd een lastenboek opgesteld voor de technische implementatie, rekening houdend met de basisdiensten die het ehealth-platform ondertussen ook ontwikkelde en beschikbaar stelde. Met de implementatie werd gestart in maart 2010. In de loop van dat jaar werden alle technische basiscomponenten ontwikkeld en intern uitgetest. Momenteel testen een 30-tal personen het systeem uit in een acceptatie-omgeving met zuiver fictieve casussen. De feedback die hieruit voortkomt zal leiden tot de eerste volledig operationele versie van Recip-e. De testfase te velde met deze complete versie van de Recip-e piloot is gepland vanaf de herfst 2011 (zowat twee maanden eerder dan voorzien). Het project voorziet een naadloze integratie met de verschillende voorschrijf- en afleversoftware van artsen en apothekers. Daartoe worden een aantal integratiemodules ter beschikking gesteld aan de software vendors. Briefing publieke piloot oktober 2011 4
Door de unieke samenwerking tussen alle instanties (ehealth-platform, RIZIV, Recip-e en MyCareNet) wordt één enkele geïntegreerde oplossing beoogd, met verschillende diensten met toegevoegde waarde (dus ook koppeling met de verzekerbaarheid), ontsloten via het ehealth-platform. Voor verdere informatie: Prof. Marc Nyssen (projectleider Recip-e) mnyssen@vub.ac.be (Bijlage: een technische beschrijving ten behoeve van de zorgverstrekkers) Briefing publieke piloot oktober 2011 5
Technische beschrijving ten behoeve van de zorgverstrekkers Hoe zal het ambulant elektronisch voorschrift in de praktijk gebruikt worden? Enkele basisprincipes die algemeen gevolgd worden in de Belgische e-health ontwikkelingen worden uiteraard ook bij Recip-e gehandhaafd: de gegevens worden via state of the art encryptiemethodes optimaal beveiligd tijdens transport en tevens tijdens de tijdelijke opslag op de Recip-e server; enkel de onmiddellijk betrokken zorgverstrekkers en de patiënt kunnen aan de medische gegevens. De voorschriften worden versleuteld opgeslagen op de Recip-e Server terwijl de sleutels om deze te ontcijferen bewaard worden op het ehealth platform. Noch het ehealth platform, noch Recip-e kunnen de inhoud van de voorschriften zien. Bij het aanmaken en ophalen van het voorschrift worden versleuteling en ontsleuteling van het voorschrift gedaan door respectievelijk de voorschrijfpakketten en de afleverpakketten; gegevens worden slechts zo kort mogelijk bijgehouden: als het voorschrift afgeleverd is, verdwijnt het van Recip-e server; er verandert niets aan de administratieve gegevensflow (apotheker-tarificatiedienstmutualiteiten-riziv); er wordt maximaal gestreefd naar naadloze integratie Recip-e ehealth-platform MyCareNet; er wordt naar het voorschrift verwezen op basis van een ID die de patiënt bijhoudt. Zo blijft de patiënt de volledige vrije keuze behouden over het voorschrift én de vrije keuze van apotheker. In de loop van 2010 werden alle technische basiscomponenten ontwikkeld en intern uitgetest: de centrale databank voor tijdelijke opslag van voorschriften in transitie, de integratie van de basisdiensten voor veilige overdracht en encryptie van het ehealth-platform en integratie in een aantal pakketten voor artsen en apothekers. Een van de hoofddoelstellingen van het Recip-e project is zo transparant mogelijk te zijn voor de zorgverstrekkers. Voor de voorschrijvende arts: Een voorschrijvende arts start zijn computer en zijn medisch dossiersysteem op; daarbij start hij een communicatiesessie die hem een beveiligde verbinding aanbiedt met het ehealth-platform. Hiervoor dient hij zijn e-id in de kaartlezer van zijn computer te stoppen en zijn pin-code in te geven. Eens de sessie gestart, kan de e-id kaart verwijderd worden. De sessie voor voorschrijvers is geldig voor een periode van 4 uur. (Er is een noodprocedure voorzien, indien hij niet over een e-id beschikt). Om een voorschrift te maken, gebruikt de arts of tandarts de voorschrijfmodule van zijn pakket. De patiënt wordt geïdentificeerd, uiteraard liefst gekoppeld aan het dossier van deze patiënt, zodat bij voorschrijven rekening wordt gehouden met mogelijke tegen-indicaties en allergieën. In Recip-e wordt voor de identificatie van de patiënt gebruik gemaakt van het identificatienummer van de sociale zekerheid dat de artsen vanuit de privacy gemachtigd zijn te gebruiken in hun patiëntendossier. De voorschrijfmodule laat toe gelijk welke medicatie en andere courante farmaceutische producten die Briefing publieke piloot oktober 2011 6
in België gekend zijn in te geven aan de hand van een pick-list (en gecodeerd op basis van de CNK code), maar bovendien kunnen magistrale voorschriften (deze van het TMF eveneens gecodeerd) en ook alle andere items toegevoegd worden door middel van vrije tekst. De nodige instructies zoals posologie en andere worden op een gecodeerde manier vastgelegd. Eens het voorschrift alle bedoelde items bevat, wordt het met een druk op de knop naar Recip-e doorgeseind. Alle verificaties en encryptiestappen gebeuren op transparante wijze. Er wordt bijvoorbeeld geverifiëerd of het voorschrift wel door een arts is voorgeschreven en of de voorschrijvende arts wel degelijk diegene is die de sessie heeft opgestart. De Recip-e server antwoordt (binnen de seconde) met een unieke identifier (Recip-e ID of RID genoemd). Het voorschrijfprogramma plaatst deze RID bovenaan het af te drukken voorschrift onder vorm van een barcode. Het voorschrift wordt afgedrukt op het gekende formaat, alleen merkt men nu bovenaan de bijkomende barcode met het unieke RID nummer op. Tijdens de introductiefase zal het papieren voorschrift nog een tijdlang het rechtsgeldig document blijven. Van zodra het gebruik van het systeem voldoende verspreid is kan dan (wettelijk) het elektronisch document het rechtsgeldige voorschrift worden en blijft het gedrukte document een geheugensteuntje voor de patiënt, die zo steeds kan weten wat is voorgeschreven. Het papieren voorschrift met de bijkomende barcode wordt aan de patiënt gegeven, die zijn voorschrift kan aanbieden aan een apotheek, volledig naar zijn vrije keuze (later ook kinesitherapeut, verpleegkundige, klinisch bioloog,...). Voor de afleverende apotheker: De apotheker start zijn computersysteem op en initieert bovendien een communicatiesessie met het ehealth-platform, via ingave van zijn elektronische identiteitskaart met pin-code. Deze sessie zal twaalf uur geldig blijven. Wanneer een patiënt een voorschrift aanbiedt, voorzien van een RID (= barcode bovenaan), dan zal de apotheker deze RID met zijn barcode lezer inscannen. Zijn pakket stuurt via de ehealth-platform connectie een opvraging naar de Recip-e databank, ontvangt het voorschrift en toont het op het scherm. Indien het voorschrift een terugbetaalbaar - of te registreren - item bevat, zal ook automatisch een venster openen met daarin de verzekerbaarheid van desbetreffende patiënt. Dit is mogelijk omdat het Recip-e systeem specifiek daarvoor vlot samenwerkt met het MyCareNet platform van de ziekenfondsen, dat de verzekerbaarheid online meedeelt. Voorlopig blijft de huidige regel gehandhaafd: zodra de apotheker één item van het voorschrift aflevert, blijft het voorschrift in de apotheek. Desgevallend kan -- zoals vandaag -- de aflevering van andere items van het voorschrift in dezelfde apotheek uitgesteld worden tot een latere datum. Communicatie met Recip-e, ehealth-platform en MyCareNet voor ophalen van ge-encrypteerd voorschrift, encryptiesleutel en status informatie gebeurt volledig transparant en binnen enkele Briefing publieke piloot oktober 2011 7
seconden. Verdere afhandeling gebeurt volledig volgens de modaliteiten van het apothekerspakket. Zo ook bijvoorbeeld de afhandeling van uitgestelde afleveringen,... Voor de patiënt Er wordt in een webtoepassing voorzien waarbij de patiënt toegang verkrijgt tot zijn eigen voorschriften. Deze webtoepassing kan geïntegreerd worden in verschillende omgevingen waarbij we specifiek denken aan het patiënten-portaal van de mutualiteiten. In een pilootfase test Recip-e het webportaal uit. Patiënten kunnen via het webportaal met elektronische voorschriften doen wat ze ook rechtmatig kunnen met papieren voorschriften, gemaakt voor henzelf: ze aanbieden aan de apotheker van hun vrije keuze, om de medicatie op te halen, hun niet afgeleverde voorschriften bekijken en indien ze dat echt wensen: ze uit het systeem verwijderen Het Recip-e portaal, bereikbaar met een webbrowser, waarin de eid certificaten zijn geactiveerd, laat precies deze 2 laatste acties toe. Door in te loggen op de portaalsite, via het ehealth-platform en met authenticatie dankzij de eid en pin-code krijgen patiënten toegang tot een lijst met de niet afgehaalde voorschriften die voor hen gekend zijn. Ze kunnen deze voorschriften bekijken, per voorschrift aangeven dat ze niet wensen dat feedback gegeven wordt naar de voorschrijver en als ze dat expliciet wensen: voorschriften vernietigen. Van pilootproject tot nationale uitrol en internationale samenwerking Tijdens de finale testperiode van het pilootproject (te velde) zullen alle nodige gegevens opgemeten en verwerkt worden om te komen tot een optimaal voorstel voor de nationale uitrol. Ondertussen wordt er ook vanuit Recip-e en vanuit het ehealth-platform samengewerkt met de Europese partners via het epsos project, dat transnationale uitwisseling van zowel voorschriften als samengevatte medische dossiers beoogt. Briefing publieke piloot oktober 2011 8
Woordverklaring RIZIV MyCareNet ehealth-platform eid CNK code TMF RID epsos Rijksinstituut voor Ziekte en Invaliditeit Netwerkdiensten opgebouwd door de groepering van de mutualiteiten om zorgverstrekkers toegang te geven tot de elektronische diensten van de verzekeringsinstellingen. Het ehealth-platform is vooreerst een openbare instelling, opgericht bij wet, die een veilige elektronische informatie-uitwisseling wil bevorderen en ondersteunen tussen alle actoren in de gezondheidszorg (artsen, ziekenhuizen, apothekers, patiënten, ) met respect voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en voor het medisch beroepsgeheim. Belgische elektronische identiteitskaart die zowel een authenticatie- als een tekencertificaat bevat. Code National(e) Kode code-lijst met het uniek identificatienummer voor elke geneesmiddelenverpakking in België. Therapeutisch Magistraal Formularium Recip-e Identifier: unieke identificatiecode van elk door Recip-e behandeld voorschrift. Europees samenwerkingsproject met als doelstelling een piloot te realiseren voor transnationale voorschriften en samengevatte elektronische dossiers. Briefing publieke piloot oktober 2011 9