Kwartaalrapportage Derde en vierde kwartaal 2014 1 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
Kwartaalrapportage Derde en vierde kwartaal 2014 inzicht en overzicht in het programma De kwartaalrapportage van, de academie voor publieke bouw- en infraprojecten, geeft inzicht in het reilen en zeilen van het programma. Voor één keer kiezen we ervoor twee kwartalen in één document onder te brengen. We beschrijven zo kort en inhoudelijk mogelijk wat er in de zes maanden die achter ons liggen gebeurd is. Met de kwartaalrapportages legt formeel verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Daarnaast zijn ze, gezien de vele ontwikkelingen binnen het programma, een goede manier om het netwerk overzicht te geven en te vertellen wat we allemaal doen. Heb je vragen over deze versie, of over de kwartaalrapportage in het algemeen? Neem dan contact op met Maarten Reinking, via maarten.reinking@neerlandsdiep.nl 2 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
1 Individuele programma s: kwaliteiten leren kennen brugprogramma 5 15 deelnemers: rws (5), prorail (2), rvb (2), g4 (2), dlg (2), tennet (1), waterschap (1) Op 15 en 16 september vond de laatste module van Brugprogramma 5 plaats, over regie en dialoogkracht. Samen met Suzanne Weusten van de Argumentenfabriek gingen de deelnemers in op het abc van denkfouten, dat ze vertaalden naar hun eigen casuïstiek. Onder leiding van Peter van de Geer zijn de thema s debat en dialoog verkend en geoefend. Daarnaast is ingegaan op non-verbale communicatie. De module is afgesloten met een pitch van de deelnemers over de uitkomst van hun leervragen De certificaatuitreiking was op 13 november, voorafgegaan door de slotproevegesprekken. Alle deelnemers zijn geslaagd. brugprogramma 6 16 deelnemers: rws (5), prorail (4), rvb (4), g4 (2), ministerie i&m (1) De vierde module, op 25 en 26 september, had, regie over je omgeving als onderwerp. Het was vooral een practicum over omgaan met bestuurlijke processen, met aandacht voor nterventiemechanismes, drijfveren en strijdmethodes. In de avond volgde een persoonlijk gesprek met stedenbouwkundige Riek Bakker en oud-wethouder van de gemeente Rotterdam Peter Smit, over omgaan met bestuurders. De tweede dag werd onder meer ingevuld door Paul Weststrate van Awareness. Hij ging in op omgaan met de omgeving en stakeholders, toegespitst op de casuïstiek van de deelnemers. In de middag diepten de deelnemers op basis van de eigen scores op Management Drives, hun eigen drijfveren verder uit. De vijfde module stond in het teken van regie naar de markt, waarvoor de deelnemers op 10 en 11 november naar Zuid-Limburg afreisden. Op het programma stond een interactieve sessie met Hennes de Ridder en Wim Korf over marktontwikkelingen en een bezoek aan A2 Maastricht. In de avond werd bijgepraat met de contractmanager, de omgevingsmanager en de aannemer van het project. Dag twee stond in het teken van de ontwikkeling in leervragen en gespreksvaardigheden oefenen met behulp van acteurs. brugprogramma 7 16 deelnemers: rws (5), prorail (1), dlg (1), rvb (2), waterschap (5), gemeente amsterdam (1), ministerie van ez (1) Na de eerste proevegesprekken, waarin de deelnemers samen met hun leidinggevende, een assessor en de programmamanager hun 360 -feedback bespraken op hun competenties, zijn de leervragen voor de komende achttien maanden vastgesteld. De eerste module, op 8 en 9 september, ging over regie over jezelf. Een improvisatieacteur bracht de kennismaking tussen de deelnemers op gang. Leervragen werden gedeeld en een persoonlijk gesprek volgde met de projectdirecteuren Hoite Detmar (gemeente Amsterdam) en Jan Slager (Rijkswaterstaat). De tweede dag bracht de sessie paard als spiegel : een, zoektocht naar natuurlijk leiderschap in relatie tot de leervragen. De middag ging vooral over tips en trucs om het reflecterend vermogen te verbeteren met Voice Dialogue. In november, op de 24 e en 25 e, was het tijd voor de tweede module: regie over je project. Het onderzoek van Marian Bosch-Rekveldt over complexiteit speelde een centrale rol en werd aangevuld met een bezoek aan Utrecht CS, waar de deelnemers met sleutelfiguren spraken over het project. Op de tweede dag werd duidelijk hoe we met taal vaak een eigen projectwerkelijkheid creëren. De deelnemers leerden daarbij over de verschillen tussen feiten en interpretaties. s Middags ging het over value based-projectmanagement aan de hand van een boek van Nicoline Mulder. 3 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
brugprogramma 8 16 deelnemers: rws (5), prorail (2), dlg (1), rvb (3), waterschap (3), gemeente amsterdam (1), gemeente rotterdam (2) De kick-offbijeenkomst voor de achtste lichting bruggers en hun leidinggevenden vond plaats op 30 oktober. Brugprogramma 8 telt de gebruikelijke zestien deelnemers: twee ProRailers, 5 RWS ers, een van de gemeente Amsterdam, twee van de gemeente Rotterdam, drie waterschappers en drie van het Rijksvastgoedbedrijf. Direct daarna zijn de eerste proevegesprekken gevoerd. Op 15 en 16 december kwamen de deelnemers voor het eerst bij elkaar voor een module: regie over jezelf. De opzet was vergelijkbaar met die van Brugprogramma 7: kennismaking, verkenning leervragen, natuurlijk leiderschap met paarden en tips om te leren reflecteren. De deelnemers van Brugprogramma 8 spraken met de projectdirecteuren Luuk Prevaes (gemeente Rotterdam) en Alex Vermeulen (Rijksvastgoedbedrijf). kernprogramma 2012-2014 16 deelnemers: rws (6), prorail (3), rvb (2), g4 (1), ministerie i&m (1), dlg (1), waterschap (2) De oogst, het tiende seminar, werd gehouden op 26, 27 en 28 november. De afsluitende bijeenkomst stond in het teken van de opbrengsten van de opleiding. Op de eerste dag presenteerden de deelnemers hun opgave, de resultaten van hun verbeterprojecten, en hun leerervaringen uit het traject. Ze hebben het vertaald naar hun eigen effectiviteit en leiderschap. Op de presentaties reflecteerden zowel door de deelnemers als gasten uit de organisaties van de deelneemrs en hun begeleiders. kernprogramma 2012-2014 15 deelnemers: rws (7), prorail (2),rvb (3), g4 (2), tennet (1) Cultuur, processen en het onverwachte binnen projecten is de titel van het vierde seminar, op 24, 25 en 26 september. De centrale rol was weggelegd voor de culturele sensitiviteit binnen projecten van Marcel Veenswijk (VU Amsterdam). Gast was Jan Mutsaers van Rijksvastgoedbeheer, en alumnus van het Kernprogramma. Aan de hand van Jans praktijkcasus, over de review van het gerechtsgebouw in Breda, gingen de deelnemers in op cultuur, setting en context, culturele dilemma s, culturele lagen en samenwerking in projecten. s Avonds was psychiater en hardloper Bram Bakker aan het woord over werkgerelateerde stress, de inhoud kwam in co-creatie met twee deelnemers tot stand. Dag 2 had als onderwerp do s en don ts binnen proces- en projectmanagement. Spreker was Hans de Bruijn van de TU Delft, die de thema s bestuurlijke spelregels, overtuigen zonder macht, strategisch beïnvloeden, game change en strategisch gedrag aan de orde bracht. De deelnemers hebben in rollenspellen met acteurs geoefend. Dag 3 was Herman de Bruine van de Haagse Hogeschool onze gast. Hij diepte het thema management van het onverwachte uit. Hoe vergroot je collectieve opmerkzaamheid? Het vijfde seminar, Sturing van de projectmanager, was op 10, 11 en 12 december. André Dorée nam dashboard- en systeemdenken door, waarbij hij vertelde over de relatie tussen waarnemen, informatie, inzicht en actie, en inging op onduidelijkheid, onzekerheid en betrouwbaarheid. Hij belichtte acties, patronen, dynamiek en besturing. Marijke Dekkers, coach bij BMC Advies, sprak over leiderschap en spelmatig gedrag. s Avonds was het thema opdrachtgeverschap. 4 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
kernprogramma 2014 2016 15 deelnemers: rws (6), prorail (2), rvb (2), g4 (4), waterschap (1) Met Setting the Scene als onderwerp is het eerste seminar ingevuld, op 5, 6 en 7 november. De deelnemers hebben elkaar en elkaars project beter leren kennen, aan de hand van verbeelding van de projecten. De verschillen hoe het zou moeten en hoe het feitelijk werkt, werden blootgelegd. André Dorée nam de groep mee in een dramatische projectverhaallijn en meervoudig kijken. Joop Swieringa ging aan de slag met het thema Gedoe komt er toch. topprogramma 12 deelnemers: rws (4), prorail (3), rvb (1), g4 (3), ministerie i&m (1) In september stond samenwerken tussen organisaties centraal. Met Edwin Kaats, auteur van Leren samenwerken tussen organisaties, en Remco Hoeboer, voormalig Topprogramma-deelnemer en nu directeur Integrale contracten bij TBI, bespraken we succesfactoren van samenwerking. Peter Tolman (UPC) en Peter Telgenkamp (Siersgroep) werken samen met enkele andere partijen aan cultuurverandering om tot betere samenwerking te komen in de ondergrondse infraketen. Zij deelden hun ervaring. Jan Jacob Stam van het Bert Hellinger Instituut zorgde met organisatieopstellingen dat de deelnemers inzicht kregen in patronen en dynamieken in de onderstroom van samenwerkingsrelaties in en tussen organisaties. Op 27 en 28 november was het thema organisatieleiderschap. Arend Ardon (HCG/ Rotterdam School of Management) deelde zijn visie over de manier waarop managers vaak hun eigen veranderprocessen onbewust ondermijnen. Bruno Bruijns, voorzitter van de Raad van Bestuur bij UWV, vertelde zijn aanpak en visie op organisatieleiderschap. Hans Vermaak is onderzoeker, docent en adviseur. Hij ging met de deelnemers aan de slag met eigen casuïstiek van verandervraagstukken, op basis van zes inzichten over veranderontwerp die de deelnemers ter voorbereiding op video bekeken. Dennis Steussy van The Sparring Partners liet de deelnemers ervaren wat vechtkunst voor projectmanagers betekent. Naast de rijke vertegenwoordiging van wetenschappers en praktijkdeskundigen, biedt het Topprogramma 2 ruim de tijd voor reflectie op eigen vraagstukken. Net als in Topprogramma 1 het geval was, ontbreekt een inhoudelijk avondprogramma. De deelnemers benutten de vrijheid om te bouwen aan hun netwerk en om met elkaar van gedachten te wisselen over allerhande onderwerpen. programma intern opdrachtgeverschap De intakegesprekken zijn in oktober gestart. Het programma zelf start begin 2015. 5 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
2 Interactieve teamreflectiebijeenkomsten Op 10, 16 en 24 september waren er bijeenkomsten over de evaluatiespiegel van Tweede Coentunnel / Westrandweg. De evaluatiespiegel is een instrument dat helpt om de lessen van een projectteam van een project in afronding een-op-een over te dragen aan collega s van vergelijkbare projecten. Tweede Coentunnel heeft op de bijeenkomsten kennis en ervaringen overgedragen aan de tunnelprojecten A4 Delft Schiedam, SAA Gaaspendammerweg, ZuidasDok en Rotterdamsebaan. Zij beschikken daarmee over informatie om uit eerste hand te kunnen vertalen naar de eigen projectcontext. Extra bijzonderheid aan deze evaluatiespiegel is dat de marktpartij van de Tweede Coentunnel meedeed. Op 28 oktober vond de afsluitende dialoog plaats. Op 3 oktober vond de eerste editie plaats van een serie Ateliers over omgevingsmanagement bij ZuidasDok. Online in een aantal Skype-sessies met vakgenoten werden concrete adviezen gegeven over omgevingsmanagement voor een aantal actuele vraagstukken. De werkwijze komt voort uit het experiment 24 uur online kennisdelen en blijkt een bijzonder efficiënte geen reistijd en krachtige kort en bondig manier van kennis uitwisselen te zijn. De serie krijgt later dit jaar een vervolg. 6 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
3 Netwerkbijeenkomsten: elkaar ontmoeten rond een thema Op 3 juli vond de jaarlijkse Zomerborrel plaats in Utrecht. Centraal thema was bassisme, een vorm van leiderschap afgeleid van de jazzmuziek. Zoals de bassist in de muziek zorgt voor de grondtoon, zo is de bassist als leidinggevende of teamlid onmisbaar voor het functioneren van teams. Welke eigenschappen kan een projectmanager inzetten om bassime te benutten voor zijn project? Zoek de bassist in je team. Het was een luchtige bijeenkomst met een serieuze ondertoon. Op 14 juli werd het derde Atelier gehouden over accountability van communicatie in publieke bouw- en infraprojecten. Een groep van zes communicatieadviseurs uit drie projecten van Rijkswaterstaat en ProRail werken gezamenlijk aan een overdraagbare methode om communicatie accountable te maken binnen projecten. Zij deelden hun bevindingen. Op 28 augustus was de Logeion-bijeenkomst over communicatie en omgevingsmanagement. heeft een samenwerkingsverband met Logeion, een community van communicatieprofessionals. Inhoudelijke netwerkbijeenkomstenwaarin kennis wordt uitgewisseld over actuele onderwerpen, zoals die van augustus, staan open voor communicatiemanagers en -adviseurs uit het netwerk van. Tijdens een zomeravondgesprek over dienend opdrachtgeverschap en VTW-reductie, op 2 september, werden in een gezelschap van twaalf projectmanagers van opdrachtgevers en opdrachtnemers ervaringen en gedachten uitgewisseld over de rol en bijbehorende houding van de projectmanager als publieke opdrachtgever. Daarnaast werden de voorlopige resultaten gedeeld van een programma van ProRail om het aantal contractafwijkingen (VTW s) drastisch terug te dringen. Op 11 september kwam gang (de voormalige Kring van King) voor de derde keer dit jaar bijeen. In deze intervisieachtige bijeenkomsten delen projectmanagers van projecten uit het projectennetwerk van hun dilemma s, kennis en ervaringen. Gastheer was dit keer Joost van de Beek, projectmanager van het project Afsluitdijk. Op 18 september heeft in samenwerking met de TU Delft bijgedragen aan de HWBP-vakdag over projectcomplexiteit. Op basis van de resultaten van een onderzoek naar percepties van projectcomplexiteit dat de afgelopen jaren door de TU Delft binnen het netwerk van is uitgevoerd, hebben de deelnemers geoefend met praktische handvatten om projectcomplexiteit te hanteren. De zesde sessie van het netwerk anders samenwerken was op 3 oktober. Het gezelschap bestaat uit overheidsprojectmanagers en hun collega s van opdrachtnemerszijde, die in de praktijk de onderlinge samenwerking op een onconventionele manier vormgeven en daarmee goede resultaten boeken. In een gezamenlijke zoektocht willen de deelnemers doorgronden wat de essentie van hun werkwijze is, en hoe ze die breder onder de aandacht kunnen brengen. 7 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
Tijdens het webinar van maandag 13 oktober vertelden de projectmanager, de bouwmanager en de omgevingsmanager van project Randstadspoor over hun inzet van geweldloze communicatie. Het netwerk Anders samenwerken trad op 30 oktober voor het eerst naar buiten tijdens de HWBP-vakdag samenwerken met de markt. In een serie huiskamergesprekken deelden de leden van dit netwerk hun visie op en ervaring met samenwerken in grote bouw- en infraprojecten met projectmanagers van opdrachtgevers- en opdrachtnemerszijde van grote dijkversterkingsopgaven uit het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). Op 18 november vond een Café College plaats over ICT en infraprojecten. De civiele wereld van beton en staal en de digitale wereld van installaties lijken ver uit elkaar te liggen. Tijdens de bijeenkomst werd ingegaan op de vraag hoe de werelden dichterbij elkaar kunnen worden gebracht. Ruimte voor de Rivier startte als eerste infraproject van Nederland met accountability. Hoe je dat doet en wat het nut ervan is voor de hele organisatie, dat konden de kijkers ontdekken tijdens het webinar Accountability in projectcommunicatie, op 16 december. 8 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
4 Teamprogramma s: ervaringen delen en verrijken Op 8 oktober werd de eerste praktijkworkshop Asset op orde gehouden, over opleveren en overdragen. Tijdens de workshop, speciaal voor teams die hun project nu opstarten en hun beheerder, werd de game gespeeld die binnen project Maaswerken werd ontwikkeld. Op 4 november was de herhaling van deze praktijkworkshop voor teams van projecten die al in uitvoering zijn. De eerste editie van het teamprogramma Praktijk van de macht vond op 23 oktober plaats, met het team van project Afsluitdijk. Het programma is ontwikkeld op basis van feedback op het Teamevent over macht en politiek, in januari 2014. Daar bleek veel behoefte te bestaan aan verdieping en praktijkoefening op het thema. Op 5 november is het programma doorlopen met het team van SAA A1 Diemen Almere, op 12 november was het de beurt aan het team van Rotterdamsebaan, en op 20 november sloot het team van SAA A6 Almere aan. 9 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
5 Onderzoek: Het initiatief van de TU Delft voor een onderzoek naar de mogelijkheden om een database op te zetten voor Nederlandse infrastructuurprojecten loopt. Zo n database kan een rijke bron vormen voor nadere analyse om tot verdere verbetering van de projectprestaties te komen. De Rijksuniversiteit Groningen (faculteit der Economie en Bedrijfskunde, vakgroep Change Management) start een afstudeeronderzoek naar de samenwerking tussen project- en lijnorganisatie bij infrastructuurprojecten vanuit het perspectief van verandering en diversiteit. 10 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
6 Kennismakelaar: verbinden Op 2 juli was de presentatie van het boek Dokwerkers, over de besluitvormingsfase van project ZuidasDok. De inhoud is opgetekend door een aantal direct betrokken projectmedewerkers. leverde redactiecapaciteit en faciliteerde de druk. Op 10 november werd een grote netwerkbijeenkomst georganiseerd om de geleerde lessen uit het besluitvormingsproces breed onder de aandacht te brengen. Op de website van kun je het Debat Zuidasdok terugzien. Een delegatie van de topprojectmanagers van het Zweedse Trafikverket bracht op 1, 2 en 3 december een bezoek aan Nederland. Zij waren onder andere te gast bij de projecten SAA, Noord/Zuidlijn en OV SAAL, en ze ontmoetten deelnemers van het Topprogramma. De band met Zweden komt voort uit een samenwerkingsovereenkomst tussen Prorail, Rijkswaterstaat en Trafikverket, en behelst eveneens een uitwisseling over de opzet en opbouw van een academie, zoals we die nu in Nederland hebben met. 11 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
7 Communicatie De wereld van communicatie verandert snel door de komst van nieuwe media en technieken. Zo wordt beeld bewegend of stil steeds belangrijker in het vertellen van een verhaal of boodschap. Communicatie bij stimuleert de programma s deze nieuwe vormen in te zetten en zo op deze manier kennis en ervaringen over te brengen. Zo is het debat, dat we naar aanleiding van het boek Dokwerkers organiseerden, op video opgenomen. De video is na afloop online gezet op onze website. Iedereen die wil kan nu de geleerde lessen van de eerste fase van project Zuidasdok via de video nog eens tot zich nemen. Daarmee is de kennis en ervaring niet alleen beschikbaar voor de 90 deelnemers aan het debat, maar kunnen ook anderen hiervan leren. Het debat is inmiddels via sociale media 125 keer gedeeld en de video is meer dan 200 keer bekeken. Voor het Teamevent 2015 maakten we 6 korte (max. 4 minuten) video s over ons jaarthema: Omgaan met het onverwachte. Deelnemers van het Teamevent lieten we zo op een toegankelijke en snelle manier kennis maken met de dit onderwerp. Docent Herman de Bruijne vertelde aan de hand van voorbeelden de principes van deze theorie. De video s zijn online gepubliceerd en zo ook beschikbaar voor anderen. cijfers Het afgelopen half jaar hebben we 57 artikelen op de website www.neerlandsdiep.nl geplaatst. Er zijn 4 uitnodigingen verstuurd, 7 mailings rondom de webinars over geweldloze communicatie en acountability verstuurd, en diverse bevestigingen de deur uit gegaan. De website trekt gemiddeld zo n 250 bezoekers per dag. Het afgelopen half jaar bezochten 58.000 bezoekers de site van. populair De artikelen over het debat van de beginfase van Zuidasdok, het interview met communicatietalent 2014 Jade Wissink van Ruimte voor de Rivier en het artikel over accountability in projectcommunicatie met Betteke van Ruler, Noelle Aarts en Guido Rijnja zijn het afgelopen half jaar het best gelezen. Artikelen waarin projectmanagers, projectmedewerkers en/ of de wetenschap aan het woord komen, worden verreweg het meest gelezen. ook social Het aantal volgers op onze sociale media kanalen blijft ook groeien. Ons Twitter-account @neerlandsdiep groeide van 600 naar 656 volgers. En de LinkedIn-groep voor Neerlands diep ging van 440 naar 591 leden. Niet alleen wij delen berichten in deze LinkedIn-groep, ook andere leden weten deze groep inmiddels te vinden wanneer zij een bericht willen delen. stakeholders op de hoogte Een groep van ongeveer 80 relaties houden we regelmatig op de hoogte van organisatorische ontwikkelingen bij. Deze relaties leden van RvT tot wetenschappelijke contacten hebben in de laatste twee kwartelen van 2014 drie keer een mailupdate ontvangen. Samen met de directeur zorgt communicatie voor de inhoud van deze update. verdere ontwikkeling neerlands diep bestaat nu ruim een half jaar. Bij het introduceren van onze nieuwe naam en identiteit lag de focus op de huisstijl en de website, in het afgelopen half jaar hebben we stap voor stap de middelen voor de programma s en de benodigdheden voor de activiteiten omgezet. Zo kunnen de individuele programma s nu -pennen en -moleskins bij de start van de programma s aan hun deelnemers geven. 12 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014
Colofon tekst Programmamanagers, Peter Kole, Manon Raats eindredactie Manon Raats : dé organisatie voor leren, kennisdeling en ontwikkeling voor projectmanagers en projectmanagementteams van bouw- en infrastructuurprojecten van overheid en semi-overheid. info@neerlandsdiep.nl www.neerlandsdiep.nl t 088 797 17 93 13 Kwartaalrapportage Q3 & 4 2014