edavid Algemene vergadering 19 april 2006 Aanwezig: Filip Boudrez, Hannelore Dekeyser, Inge Schoups, Willem Vanneste, Patricia Hellriegel, Hans Hofman, Peter Horsman, Debbie Esmans Verontschuldigd: Dirk De Wit, Frank Robben, Jan Cools, Jos Dumortier A. Agenda Verwelkoming voorstelling edavid vzw voorstelling van de aanwezigen beleidsplan activiteitenplan werkingsverslag financieel verslag voorstelling project 'Digitaal Depot' mogelijke samenwerkingen B. Verwelkoming De voorzitster verwelkomt de aanwezigen. C. Voorstelling edavid vzw De voorgeschiedenis van edavid vzw begint bij het DAVID project. De promotoren waren Jos Dumortier en Inge Schoups, onderzoekers waren Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser (o.a.). DAVID werd gefinancierd door het NFWO, meer bepaald door het Max Wildier Fonds dat opgericht werd om wetenschappelijk onderzoek in de archiefsector te ondersteunen. Het project heeft 4 jaar gelopen. Het Fonds was op het einde van het project uitgeput en is sindsdien niet meer aangevuld. De Stad Antwerpen heeft na afloop een tijd op zich genomen om de site verder te hosten en bij te werken, evenals het verder uitgeven van de nieuwsbrief en de deelname van medewerkers aan studiedagen toe te staan. Tegelijk is de zoektocht verder gegaan om de onderzoeksactiviteiten van DAVID verder te zetten. In de eerste plaats is dit binnen het Stadsarchief gebeurd,wat geleid heeft tot het project Cultureel David (cdavid). Dit project richt zich op digitalisering van en wordt gedurende 3 jaar gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschap. cdavid loopt nog tot eind 2007 en is met andere woorden opnieuw een kortlopend project. Uit de wil om een permanent kader te zoeken voor de voortzetting van het DAVID onderzoek, is het idee gegroeid om een onafhankelijke vzw edavid - op te richten. Dit moet flexibele samenwerkingen met partners buiten de Stad Antwerpen mogelijk maken. De ambities van edavid vzw worden uit de doeken gedaan in het beleidsplan. Daarnaast is één van de doelstellingen ook om het doelpubliek te verruimen. Naast archiefsector willen we onze kennis delen met andere belanghebbenden, onder meer de kunstsector, de erfgoedsector maar ook overheden op verschillende niveaus. Eén van de conclusies van het DAVID project was immers dat met archiveren het best aan de bron kan begonnen worden. Er zijn in het voorbije werkjaar al een aantal stappen gezet om de doelstellingen te bereiken. Mensen met expertise in het veld werden ten persoonlijke titel uitgenodigd om lid te worden van de AV. In de eerste plaats verwachten we hierdoor waardevolle feedback te krijgen in verband met ons beleidsplan,
evenals wat betreft het vastleggen van prioriteiten in ons activiteitenplan. Daarnaast zal bij de leden gepolst worden in welke mate een samenwerking mogelijk is met de organisaties waarin zij beroepshalve actief zijn. Concreet gaat het om het Belgisch Rijksarchief, Nationaal Archief Nederland, de Archiefschool Nederland, en Culturele Biografie Vlaanderen vzw. Samenwerking met het ICRI K.U.Leuven is reeds opgezet en heeft gemond in een overeenkomst rond het verder gebruik van teksten ontwikkeld in het DAVID project. De werking van edavid vzw zal gefinancieerd worden enerzijds door onderzoeksfinanciering van de overheid en anderzijds door het verlenen van gespecialiseerd advies aan publieke en private instanties. D. Voorstelling aanwezigen De aanwezigen stellen zich kort voor. De voorzitster stelt de personen voor die zich voor deze vergadering verontschuldigd hebben. E. Beleidsplan De voorzitster stelt het beleidsplan voor en benadrukt dat het domein van edavid vzw zowel 'digital born' als gedigitaliseerd materiaal omvat. In de discussie komen de volgende punten aan bod: Hans Hofman merkt op dat het woord authenticiteit niet in de missie voorkomt. Filip Boudrez antwoordt dat we dit begrip wel meenemen we in ons werk, meer bepaald onder de vlag van betrouwbaarheid in de brede zin. We hebben niet de ambitie om hierrond leidinggevend onderzoek te doen, maar wel om de bestaande kennis hierrond te toetsen en feedback te geven. Inge Schoups vult aan dat de keuze om het woord authenticiteit niet te gebruiken is ingegeven omwille van de spraakverwarring die errond bestaat tussen verschillende disciplines. Wat de uitvoering van de missie betreft merkt Hans Hofman op dat aansluiten bij internationale standaarden (o.a. ISO standaarden) niet expliciet vermeld wordt. Filip Boudrez antwoordt dat het DAVID-project dit steeds gedaan heeft, maar is het ermee eens dat het geen kwaad kan dit uitdrukkelijk op te nemen. Debbie Esmans vraagt verduidelijking rond de vooropgestelde laboratoriumfunctie en de plannen rond valorisatie, meer bepaald of het de bedoeling is verder te gaan dan louter materiaal op de website te plaatsen. Inge Schoups antwoordt bevestigend en vult aan dat net om deze reden medewerking aan gespecialiseerde opleidingen de eerste samenwerkingsverbanden zijn die edavid heeft opgezet. Om dezelfde reden gaat onze voorkeur uit naar de samenwerking rond pilootprojecten, waarbij we bestaande expertise kunnen toepassen op vernieuwende manieren. Debbie Esmans merkt op dat het van belang is complementariteit na te streven met bestaande eilanden van expertise op het digitale terrein. Wat de vorm van de missie betreft, raadt Karel Velle aan om dit in te korten tot 4 zinsneden (onderzoek, consultancy, bewustmaking, beleidsvoorbereiding) en de rest onder te brengen in het strategische en operationele deel. De strategische en operationele doelstellingen volgen immers uit de missie. Rond elke zinsnede van de missie kunnen één of twee strategische en/of operationele doelstellingen geformuleerd worden. Op deze manier kunnen ook prioriteiten gelegd worden in de te ontplooien activiteiten en in de keuze van doelgroepen en partners. Het potentiële werkterrein is enorm dus er moeten keuzes gemaakt worden, bv. welke doelgroepen eerste aanspreken met communicatie en opleidingen?,.. Inge Schoups antwoordt dat het beleidsplan een richtsnoer is waarrond we bereid zijn te werken. Prioriteiten stellen is evident een noodzaak bij de uitvoering van het beleidsplan. Het is een goed idee om dit al in het beleidsplan voor een deel te doen.
F. Activiteitenplan De voorzitster stelt het activiteitenplan voor. Ze merkt op dat we momenteel nog niet actief op zoek zijn naar consultancy opdrachten, we voorzien dat dit in de nabije toekomst zal veranderen. Er moet een keuze gemaakt worden in welke sector we in de eerste plaats op zoek willen gaan. Wat betreft in het verleden ontwikkelde softwaretools zijn vanuit verschillende hoeken reeds vragen gekomen voor de terbeschikkingstelling er van, ook vanwege commerciële bedrijven. Tot nu toe zijn we hier niet op ingegaan, in de eerste plaats omdat we geen softwarebedrijf willen worden en investeren in de verlening van ondersteuning, wegwerken van bugs en dergelijke. Dit is anderzijds een gemiste kans is voor de valorisatie van het bestaande onderzoek. We nemen de terbeschikkingstelling van de softwaretools verder in overweging, maar een geschikte partner vinden is noodzakelijk. G. Werkingsverslag Het huidige beleidsplan is één van de voornaamste resultaten van het vorige werkjaar, naast het opzetten van de website, indienen van projectvoorstellen en opleidingen geven. H. Financieel verslag Willem Vanneste licht de uitgaven en inkomsten toe. De middelen waarover we op dit moment beschikken zijn afkomstig van het Digitaal Depot project dat werd goedgekeurd door de Vlaamse Overheid. De begroting, rekening en inventaris worden unaniem goedgekeurd door de stemgerechtigde leden. Wat mogelijke consultancy opdrachten betreft, zijn er een aantal tentatieve contacten geweest, maar hieruit zijn nog geen concrete afspraken voorgevloeid. Uit ervaring van de leden blijkt dat consultancy lucratiever is dan opleiding. Wat eventuele samenwerking met grote consultancy-kantoren betreft, merkt Peter Horsman op dat de ervaringen van de Archiefschool hiermee niet steeds positief waren, na één of twee samenwerkingen vonden de partners dat zij nu genoeg kennis in huis hadden om op eigen houtje archiveringsprojecten aan te nemen. Om onze expertise te kunnen verkopen moeten we ophouden met alles online te publiceren. Willem Vanneste merkt op dat de perceptie nog steeds is dat edavid door overheid gesubsideerd wordt, zodat alles vrij beschikbaar moet zijn. Een gedifferentiëerde aanpak ten aanzien van de publieke en private sector is eventueel noodzakelijk. I. Voorstelling project 'Digitaal Depot' Filip Boudrez stelt het project 'Digitaal Depot' voor. Karel Velle vraagt of er reeds contact gelegd is met Kadoc, dat ook een digitaal opslagsysteem in de steigers heeft. Inge Schoups antwoordt dat er nog geen concrete contacten met hen geweest zijn, maar dat we dit zeker zullen opvolgen. Het Digitaal Depot project is gericht op de erfgoedsector, zoals afgesproken met de subsidiërende overheid (Vlaamse Gemeenschap). Gescheiden hiervan kan binnen edavid vzw ook een traject gericht op de overheid parallel opgevolgd worden. J. Mogelijke samenwerkingen Rond het opzetten van samenwerkingsverbanden kwamen de volgende punten aan bod: Wat een samenwerking met het Rijksarchief merkt Karel Velle op dat er verschillende actuele
onderwerpen zijn die in aanmerking komen: de modernisering van het reglementair kader: de archiefwet, nieuwe uitvoeringsbesluiten en richtlijnen voor administraties. de voorbereiding van een beleidsnota voor de ministerraad op verzoek van Fedict consultancy voor digitaliseringprojecten die reeds bestaan binnen de overheid opzetten van een digitaal depot, met dien verstande dat van het Rijksarchief verwacht wordt om eveneens met de Koninklijke Bibliotheek hierrond samen te werken. consultancy aan het Rijksarchief in verband met de keuze voor een storage oplossing. Op het federale niveau zijn nog twee mogelijke pistes een samenwerking met Fedict (verantwoordelijk voor de informatisering van de overheid) en de FOD Personeel en Organisatie (verantwoordelijkheid voor vernieuwing van de organisatie en de werking van de overheid.). Karel Velle merkt voorts op dat tweetaligheid (Nederlands - Frans) op federaal niveau een belangrijke uitdaging vormt. Wat de locale overheden betreft wijst Inge Schoups op een recente circulaire van Marino Keulen waarin hij de gemeenten aanmaant om werk te maken van digitale archivering. Wat de artistieke sector betreft merkt Inge Schoups op dat de subsidiërende overheid (Vlaamse gemeenschap) een archiveringsplicht oplegt aan begunstigden. Hans Hofman haalt de volgende potentiële partners aan: Het Planets project (start 1 mei 2006): een Europees project gecoördineerd door de British Library gericht op de implementatie van OAIS, meer bepaald door de ontwikkeling van planning tools, beschrijving van objecten, en ontwerpen van infrastructuur. Digital Preservation Europe (opvolger Erpanet): een Europees netwerkverband. Eén van de doelstellingen is community building door het associate partner program. Caspar project (UK) Het Nationaal Archief van Nederland heeft belangstelling voor het Digitaal Depot project. Peter Horsman merkt op dat ook de Archiefschool belangstelling heeft voor het Digitaal Depot project. Tussen de Archiefschool en het Nationaal Archief van Nederland bestaat de afspraak om alle door hen ontwikkelde ontwerpen een digitaal depot uit te wisselen ter vergelijking. Al deze pistes kunnen niet tegelijkertijd gevolgd worden, daarom is het cruciaal een keuze te maken waar we eerst op inpikken. K. Varia 1. Offerte voor opleidingen OFO Het Rijksarchief heeft belangstelling om samen te werken met edavid zowel op inhoudelijk als op logistiek vlak. Een aantal bestaande teksten van vroegere opleidingen verzorgd door het Rijksarchief kunnen hergebruikt worden. De DAVID richtlijnen kunnen als basis dienen voor cursusmateriaal. Wat de vertaling van cursusmateriaal met de uitbesteding van de vertaling van teksten in de offerte meegerekend worden. Het Rijksarchief kan de vertaling van slides naar het Frans voor zijn rekening nemen. Het Rijksarchief
kan lesgevers opgeven met moedertaal Frans. Bij OFO moet nog nagevraagd worden of beide thema's noodzakelijk gekoppeld zijn en of oefeningen wenselijk zijn. Filip Boudrez of Willen Vanneste volgt dit op. Onze voorkeur gaat uit naar enkel het pakket Elektronisch Documenten Beheren. Voor de offerte moet een huurprijs voor lokalen en verzorgen van catering opgegeven worden. Karel Velle deelt de bedragen mee aan Inge Schoups. Eventuele inkomsten hieruit kunnen geïnvesteerd worden in vertalingen. Een eerste schatting van de totale kostprijs is 3000 euro per lesdag, dit is lesgever, didactisch materiaal, voorbereiding inbegrepen en exclusief lokalen en catering. Karel Velle informeert bij IRIS Brussel naar gangbare prijzen en intern over het aantal opleidingsuren bekomen van OFO voor een budget 125000 euro. 2. Rondvraag Er zijn geen opmerkingen.