Jaarverslag 2018Brabant (2011) Aan: Stuurgroep 2018Brabant Van: Programmabureau 2018Brabant Datum: februari 2012 Status: vastgesteld
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 Culturele Hoofdstad in 2018 in Nederland... 3 BrabantStad kandidaat onder aanvoering van Eindhoven... 3 2. Uitwerking Jaarverslag 2011... 4 2.1 Voorbereidingen inhoud bidbook... 4 De artistieke visie, in samenwerking met het culturele veld... 4 Heel Brabant denkt mee: oproep voor ideeën... 4 Informatiebijeenkomsten en brainstormsessies... 5 2.2 Internationale samenwerking... 5 Ervaringuitwisseling en advies... 5 Samenwerking met Malta... 6 Voorbereiding workshops internationalisering... 6 2.3 Draagvlak en commitment in Brabant... 6 Bijeenkomsten voor Raadsleden en Statenleden... 7 Bijeenkomsten voor het culturele veld... 7 Draagvlakprojecten... 7 2.4 Onderzoeks- en onderwijs programma... 8 Nulmeting... 8 Talentenpool... 9 Jeugd-vaandeldrager... 9 2.5 Communicatie...10 Presentatie artistieke visie 16 mei 2011 Talent Factory Den Bosch...10 Campagne Hallo Wereld, Wij Zijn Brabant - Publiciteit Oproep voor Ideeën...10 Boek Vol Ideeën Voor 2018Brabant en Publieksprijs...11 Communicatie richting publiek...12 Vrienden en fans...12 Communicatiewerkgroep 2018Brabant...13 2.6 Organisatie en Governance...13 Samenstelling van het team en huisvesting...13 Governance...13 3 Kalender overzicht activiteiten 2011...14 4 Financiële uitwerking...16 4.1 Toelichting bij uitgaven begroting 2011...17 Realisatie 2011...17 Toelichting per post...17 2
1. Inleiding Het programmabureau 2018Brabant voerde het afgelopen jaar de doelstellingen uit zoals vastgesteld in het overkoepelende Plan Bidbookfase (2011-2013). In dit jaarverslag wordt ingegaan op de werkzaamheden van het programmabureau 2018Brabant tijdens het jaar 2011. In dit eerste deel van de bidbookfase is met veel toewijding en enthousiasme gewerkt aan de artistieke lijn, het bestuurlijke draagvlak (en besluitvorming), aan (draagvlak)projecten, het versterken van de samenwerking met culturele instellingen en de start van het onderzoeksprogramma (nulmeting). Het programmabureau heeft in deze fase intensief samengewerkt met vele organisaties en instellingen in Brabant; o.a. de gemeentelijke en provinciale organisaties, culturele instellingen en steunfuncties, de diverse media en de onderwijssector. In dit jaarverslag wordt primair ingegaan op de uitvoering van de opdracht van het programmabureau zelf. Culturele Hoofdstad in 2018 in Nederland Elk jaar heeft Europa twee culturele hoofdsteden, telkens uit een oude en een nieuwe EU-lidstaat. In 2018 zijn Nederland en Malta aan de beurt. De selectieprocedure, waarin een internationale vakjury de kandidaat-steden beoordeelt, start in november 2012. In de loop van 2013 wordt bekend welke Nederlandse stad de titel in 2018 mag dragen. De concurrentie is stevig; naast BrabantStad zijn Utrecht, Maastricht, Den Haag en Leeuwarden kandidaat. BrabantStad kandidaat onder aanvoering van Eindhoven Onder de noemer 2018Brabant werkt BrabantStad- Breda, Eindhoven, Helmond, s-hertogenbosch, Tilburg en de provincie- samen aan een programmavoorstel (het zogenaamde bidbook). Volgens de Europese regels is het nodig om één stad naar voren te schuiven om de kandidatuur voor culturele hoofdstad aan te voeren. Over de keuze voor de stad die aanvoert beslissen de Raden en Staten bij het vaststellen van het bidbook in het voorjaar 2012. De Stuurgroep 2018Brabant is voornemens om Eindhoven als indienende stad aan te merken en heeft het programmabureau gevraagd het bidbook vanuit dat perspectief te schrijven. De afweging wordt gebaseerd op de eigen Brabantse vraagstelling en een concurrentieanalyse. 3
2. Uitwerking Jaarverslag 2011 2.1 Voorbereidingen inhoud bidbook De artistieke visie, in samenwerking met het culturele veld Het hart van het bidbook wordt gevormd door de artistieke visie verbeeld in een aantal concrete projecten- en programmeringsvoorstellen. De artistieke visie is in het voorjaar van 2011, in samenwerking met partners uit het culturele veld opgesteld. De grote lijnen en de uitwerking zijn tot stand gekomen tijdens 7 uitgebreide brainstorms met het artistiek team, bestaande uit Ulrike Erbslöh (adjunct directeur Van Abbemuseum), Joost Heijthuijsen (directeur festival Incubate) en Matthijs Rümke (artistiek directeur Het Zuidelijk Toneel). Voor het opstellen van de artistieke visie hebben de artistiek leider en zijn adjunct bovendien ruim honderd gesprekken gevoerd met culturele instellingen, steunfuncties, amateurkunst organisaties en onderwijsinstellingen in Brabant. Het concept van de artistieke visie is in maart Presentatie artistieke visie 16 mei besproken in de Stuurgroep 2018Brabant en in vijf sessies met de belangrijkste vertegenwoordigers van het culturele veld getoetst. Al deze stappen hebben gewaarborgd dat de artistieke visie zoals gepresenteerd op 16 mei jl., op draagvlak van het culturele veld kan rekenen. De kern van de artistieke visie is de kunst van het samen leven en de drie thema s: Wij maken de stad, wij verbinden mensen, wij ontdekken de toekomst. De thema s gaan over de sociaal-economische en culturele ontwikkeling van de stad, de verbondenheid van mensen en culturen en over de toekomstige generaties Europeanen. Heel Brabant denkt mee: oproep voor ideeën De presentatie van de artistieke visie op 16 mei jl. in de Talent Factory was de start van de oproep voor ideeën voor bidbookprojecten aan alle Brabantse culturele instellingen, verenigingen, kunstenaars en kunstliefhebbers. De uitnodiging was gericht op het bedenken van culturele projecten of programma s met als uitgangspunt de kunst van het samen leven. Deze oproep stelde iedere inwoner van Brabant in de 4
gelegenheid de programmering van het kroonjaar 2018 mede vorm te geven. Er is gekozen voor deze benadering om de transparantie, onpartijdigheid, brede kwaliteit en draagvlak te waarborgen. Vier maanden na de start van deze oproep werden ruim 700 ideeën ontvangen. De inzendingen lieten een goede spreiding zien over de regio en de kunstsectoren en waren van hoge kwaliteit. Verder zijn er opvallend veel ideeën ingezonden waarin de Brabantse steden en het ommeland letterlijk en figuurlijk met elkaar verbonden worden. Al deze ideeën zijn door de artistieke leiding gelezen, geordend en besproken met een team van adviseurs. Dit team bestaat uit de eerder genoemde leden van de artistieke commissie, aangevuld met Eric Antonis (intendant Antwerpen 1993), Liesbeth in t Hout (ex-directeur Design Academy Eindhoven) en Ton Wagemakers (ex-directeur Audax Textielmuseum Tilburg) en andere professionals uit het culturele veld. Samen met dit team wordt de uiteindelijke selectie gemaakt, die de basis vormt van het programma dat in het bidbook komt. Informatiebijeenkomsten en brainstormsessies Ter ondersteuning van deze oproep voor ideeën zijn er vier bijeenkomsten voor de professionele culturele sector georganiseerd in samenwerking met het bkkc in Tilburg. Voor de amateursector is er een studiedag belegd in samenwerking met de Kunstbalie. In een aantal steden hebben daarnaast nog aparte bijeenkomsten en brainstorms plaatsgevonden. Verder zijn er in de maanden juli en augustus tweewekelijkse inloopspreekuren bij het bkkc geweest. In totaal zijn de bijeenkomsten en inloopspreekuren door ruim 400 geïnteresseerden bezocht. Vanaf de zomer 2011 werd een reeks creatieve diners georganiseerd met vertegenwoordigers uit het culturele veld. Insteek van deze bijeenkomsten was om informeel aan tafel in een kleine kring groots te dromen over de kroonprojecten van 2018Brabant waarmee de kandidatuur een gouden randje krijgt. De bijeenkomsten hebben vele nuttige adviezen en voorstellen opgeleverd. 2.2 Internationale samenwerking Ervaringsuitwisseling en advies Bijeenkomst culturele sector bkkc Bij de voorbereiding van de kandidatuur culturele hoofdstad zijn internationale contacten bijzonder relevant. Programmabureau 2018Brabant werkt aan een stevig netwerk van Europese partners om 5
ervaringen op te doen en op de hoogte te zijn van actuele ontwikkelingen op gebied van culturele hoofdsteden. In 2011 zijn o.a. contacten gelegd met Tallinn2011, Marseille2013, Wroclaw2016 en University Network of European Capitals of Culture. Het programmabureau heeft tevens directe contacten met relevante medewerkers van de Europese Commissie en het Ministerie van OCW. Verder zijn er dit jaar belangrijke stappen gezet om de samenwerking met Valletta, de andere culturele hoofdstad van 2018, aan te gaan. Samenwerking met Malta Malta levert de tweede culturele hoofdstad van 2018. Samenwerking tussen de culturele hoofdsteden in hetzelfde jaar is een verplicht selectiecriterium. Door de Europese Commissie wordt sterk aanbevolen om al in het bidbook de conceptplannen voor de invulling van de samenwerking te presenteren. In dit kader is in november jl. een beperkte delegatie met o.a. burgemeester Rombouts en artistiek leider Martijn Sanders naar Valletta afgereisd. Doel van dit werkbezoek was om de eerder gelegde contacten met Malta te intensiveren en mogelijkheden tot samenwerking te bespreken. De delegatie heeft gesproken met o.a. de burgemeester van Valletta, vertegenwoordigers van het stadsbestuur en met de directie van Foundation Valletta2018. Het was een bijzonder vruchtbaar werkbezoek. De delegatie heeft een goede indruk gekregen van de voorbereidingen in Valletta en de inhoudelijke aanknopingspunten met Brabant zijn in kaart gebracht. Mogelijkheden tot samenwerking zijn uitvoerig besproken. Naar verwachting zal in het voorjaar 2012 een tegenbezoek plaatsvinden waarbij er mogelijk door beide partijen een intentieverklaring wordt ondertekend. Voorbereiding workshops internationalisering In samenwerking met SICA (Stichting Internationale Culturele Activiteiten) uit Amsterdam en bkkc heeft het programmabureau in 2011 voorbereidingen getroffen om een reeks workshops voor het culturele veld van Brabant in het voorjaar 2012 te organiseren. De workshops zijn bedoeld om de samenwerking van culturele instellingen uit Brabant met het internationale veld te bevorderen onder meer door kennis met elkaar uit te wisselen en netwerken te delen. 2.3 Draagvlak en commitment in Brabant Door middel van meerdere bijeenkomsten voor Raadsleden en Statenleden heeft het programmabureau gewerkt aan bestuurlijk draagvlak. Tevens is er veel aandacht besteed aan de samenwerking met het culturele veld en heeft het bureau aan een aantal draagvlakprojecten meegewerkt. 6
Bijeenkomsten voor Raadsleden en Statenleden De Raadsleden en Statenleden zijn via diverse kanalen geïnformeerd over de inhoud en voortgang van de werkzaamheden van het programmabureau. In april heeft een werkbezoek plaatsgevonden aan de voormalig culturele hoofdstad Lille met als doel om met eigen ogen te zien wat de langdurige effecten zijn van de titel Culturele Hoofdstad voor stad en regio, met name op sociaal en economisch gebied. Daarnaast zijn er twee bijeenkomsten georganiseerd in Brabant voor alle belangstellende volksvertegenwoordigers. Op 19 januari zijn ruim 50 Raads- en Statenleden bijeengekomen in de Efteling, waar artistiek leider Martijn Sanders een eerste beeld heeft geschetst over de artistieke visie en de inhoud van het bidbook. Onder leiding van bestuurlijk trekker Ton Rombouts hebben alle aanwezigen diverse vragen en actuele ontwikkelingen met elkaar besproken. Alle Raadsleden en Statenleden hebben bovendien een uitnodiging ontvangen voor de presentatie van de artistieke visie op 16 mei, waar velen gehoor aan hebben gegeven. Op 15 december heeft wederom een bijeenkomst plaatsgevonden specifiek voor Raadsleden en Statenleden op Strijp-S in Eindhoven. Daar heeft de artistiek leider enkele programmaonderdelen gepresenteerd die in het bidbook worden toegepast en heeft de zakelijk leider uiteengezet hoe het verloopt met andere voorbereidingen van de kandidatuur. Wederom is daar onder leiding van bestuurlijk trekker Ton Rombouts met alle aanwezigen gesproken over diverse politieke vragen, zoals de verdere besluitvorming, kaderstelling en de governance. Informatiebijeenkomst Raadsleden en Statenleden 19 januari in de Efteling Bijeenkomsten voor het culturele veld Zoals reeds aangegeven is er veel samengewerkt met het culturele veld om samen de artistieke visie en projecten te ontwikkelen.. Er heeft een aantal specifieke evenementen plaatsgevonden om met het culturele veld te overleggen over de voorbereidingen voor 2018Brabant. Zo zijn er bijvoorbeeld inhoudelijke sessies georganiseerd (maart), informatiebijeenkomsten (juni) inloopspreekuren (juli/augustus), creatieve diners(september) en bilaterale gesprekken. Door samen te werken met experts wordt de kwaliteit van het culturele programma verhoogd. Draagvlakprojecten Brabant Brein is een unieke denktank van 1300 Brabantse topspecialisten uit diverse sectoren en disciplines. In het voorjaar van 2011 hebben zij in een aantal creatieve sessies nagedacht over de toekomst 7
van Brabant en de Kunst van het samen leven. De opbrengsten van de creatieve sessies, samengebracht in de eindpublicatie, zijn een bron van inspiratie voor iedereen die zich voor de toekomst van Brabant wil inzetten. 2018Brabant heeft bijgedragen aan dit project vanwege de energie, betrokkenheid en creativiteit die door Brabant Brein is ontstaan en die een unieke humuslaag voor de ambitie culturele hoofdstad vormt. Op initiatief van de provincie Noord-Brabant en het Prins Bernhard Cultuurfonds is het Buurtcultuurfonds opgericht. Hiermee wordt geïnvesteerd in de kunst van het samen leven, met cultuur als middel om Brabanders dichter bij elkaar te brengen. De aftrap is verricht op woensdag 23 februari in het provinciehuis. 2018Brabant is hierbij betrokken geweest door een adviesrol bij de beoordeling van alle aanvragen, mede met het oog op mogelijke doorontwikkeling van deze projecten voor het programma in 2018. De doelgroep (amateur) en het type projecten (wijkgericht) van het buurtcultuurfonds passen goed bij het thema wij verbinden mensen. 2.4 Onderzoeks- en onderwijs programma Nulmeting Om de effecten van (de kandidaatstelling voor) culturele hoofdstad in Brabant te meten, is een meerjarig onderzoeksprogramma gestart. In 2011 heeft de Universiteit van Tilburg en het PON in opdracht van het programmabureau 2018Brabant een nulmeting uitgevoerd. De nulmeting is tot stand gekomen in samenwerking met de onderzoeksafdelingen van de B5 en de steunfuncties van de provincie. Met dit onderzoek is een bijzonder studieresultaat opgeleverd, omdat nog niet eerder een meting naar effecten van de kandidaatstelling in een dergelijk vroeg stadium (nog voor de start van het selectieproces) is uitgevoerd. Bovendien kijkt het onderzoeksprogramma niet alleen naar de eindresultaten, maar is het ook gericht op informatie ten behoeve van het gehele proces zodat ook sturingsinformatie beschikbaar komt voor de eerdere fasen. Uit het resultaat van de nulmeting blijkt dat er veel draagvlak is in Brabant voor de kandidaatstelling, zowel onder de burgers als onder Brabantse creatieve ondernemers. Bijna de helft van de Brabanders en bijna drie kwart van de ondernemers 8
vindt de kandidatuur voor culturele hoofdstad een goed idee. De mate van betrokkenheid bij de kandidaatstelling is nu al relatief hoog, aangezien circa de helft van de Brabanders reeds aangeeft van plan te zijn het programma te bezoeken. De kandidaatstelling heeft nu al het ontstaan van nieuwe culturele netwerken gestimuleerd en heeft de samenwerking tussen culturele organisaties in BrabantStad geïntensiveerd. Talentenpool Met de Talentenpool betrekt 2018Brabant studenten en net afgestudeerden bij het project door ze voor verschillende opdrachten in te zetten. Ook worden de creatieve jongeren gekoppeld aan bedrijven uit de Matching Manifestatie Talentenpool 31 maart Jeugd-vaandeldrager culturele en creatieve sector om mee te werken aan specifieke opdrachten, stage te lopen of om onderzoek te doen. In 2011 zijn 4 matchingsbijeenkomsten georganiseerd waaraan wel 250 talenten en 30 bedrijven deel hebben genomen. De database van de pool bevat nu 255 actieve talenten van meer dan 15 verschillende onderwijsinstellingen verspreid door heel Brabant. De Talentenpool wordt door 104 bedrijven gebruikt die binnen de pool naar creatief talent voor hun vraagstukken zoeken. Er zijn al meerdere succesvolle matches gemaakt. Het project junior vaandeldragers heeft als doel om scholieren als ambassadeurs van Brabant een rol te geven bij culturele hoofdstad. Commissaris van de Koningin Wim van de Donk geeft als vaandeldrager steun aan de kandidaatstelling. De jonge vaandeldragers gaan vanaf januari 2012 aan de slag om andere jongeren van Brabant bij culturele hoofdstad te betrekken. Door middel van berichten op social media en eigen projecten adverteren de M-Bassadors het programmabureau onder de doelgroep jeugd. In 2011 zijn drie enthousiaste en talentvolle jongeren geselecteerd en voorbereid op hun rol als M-Bassador van B-Young2018. De selectie heeft Huldiging Young M-Bassadors 15 december. V.l.n.r. Maya Roek, Commissaris van de Koningin Wim van de Donk, Benthe Koster, Yvette Liebreks 9
plaatsgevonden door middel van een wedstrijd met een goed bezochte finale in het provinciehuis. Alle middelbare scholen in Brabant en diverse jongerenorganisaties waren uitgenodigd om kandidaten voor te dragen. 2.5 Communicatie Presentatie artistieke visie 16 mei 2011 Talent Factory Den Bosch Op 16 mei jl. is door Martijn Sanders en de leden van het artistieke team met trots de artistieke visie gepresenteerd. Ruim 340 kunstenaars, theatermakers, politici en andere belangstellenden bezochten de bijeenkomst in de Talent Factory in s Hertogenbosch. In het decor van een televisieprogramma werd de kern van de artistieke visie (de kunst van het samen leven) en de drie thema s toegelicht. De presentatie is uitgezonden in het programma Kamer van Brabant van Omroep Brabant en werd live getoond op internet. Campagne Hallo Wereld, Wij Zijn Brabant - Publiciteit Oproep voor Ideeën Na de presentatie van de artistieke visie heeft Martijn Sanders heel Brabant opgeroepen om mee te denken en om interessante ideeën voor het bidbook aan te leveren. Deze oproep had als doel om de creativiteit van Brabant maximaal te benutten maar ook om het draagvlak voor en de bekendheid van de kandidaatstelling te vergroten. Rondom de presentatie van de artistieke visie en de oproep voor ideeën is een campagne gestart met als thema Hallo Wereld, Wij Zijn Brabant. Deze slogan verwoordt de open, nieuwsgierige en gastvrije houding waarmee de verbinding met anderen wordt gezocht. De campagne kreeg vorm via: Een speciaal katern over culturele hoofdstad in het Brabants Dagblad (editie Den Bosch en Tilburg), het Eindhovens Dagblad en BN De Stem (op 18 mei 2011). Oplage 346.000 exemplaren Distributie van free cards (ansichtkaart met antwoordkaart) oplage 50.000 o o o Via relatienetwerk Kunstbalie Verspreiding op voorlichtingsbijeenkomsten Pagina uit bijlage Brabants Dagblad, Eindhovens Dagblad en BN De Stem op 18 mei Flyeren op diverse festivals en bij culturele instellingen in Brabant 10
Plaatsen van twee advertenties in de Brabantse huis-aan-huisbladen. Oplage 1.2 miljoen Voorlichtingsbijeenkomsten voor belangstellenden in samenwerking met De Kunstbalie (voor amateurkunsten en kunsteducatie) en bkkc (kenniscentrum voor kunst en cultuur). Free publicity, publicaties op www.2018brabant.eu en via de social media (Twitter en LinkedIn) Boek Vol Ideeën Voor 2018Brabant en Publieksprijs Op 28 november is Het boek Vol Ideeën voor 2018Brabant gepresenteerd. Dit boek verscheen als resultaat van de succesvolle oproep voor ideeën. Alle ideeën die zijn binnengekomen tot oktober 2011 zijn gebundeld in een groot boek; 1 meter hoog en meer dan 50 kilo zwaar. Het boek laat het enthousiasme, de creativiteit, passie en betrokkenheid van de Brabanders bij culturele hoofdstad zien. Het boek wordt Winnaar Publieksprijs: Karel van Koppen met zijn idee Brabant Wereldwijd getoond tijdens bijeenkomsten en in openbare ruimtes van de deelnemende steden en trekt veel belangstelling. Uit de ideeën die door het publiek zijn ingezonden, zijn acht projecten genomineerd voor de titel Het Leukste Publieksidee. Genomineerd waren: Luchtkastelen, Stadsdoorkijk, Homegrown in Brabant, Urban Knitting, Brabant Wereldwijd, Kunstnacht Brabant, Smaken verschillen en Kunsttrimbaan. Gedurende de maanden oktober en november heeft iedereen in Brabant via de websites van de regionale dagbladen kunnen stemmen op zijn of haar favoriete idee. Op 28 november 2011 is bekendgemaakt dat het idee Brabant Wereldwijd van Karel van Koppen heeft gewonnen met 20.8% van de stemmen. Op plaats twee en drie eindigde respectievelijk het idee Kunsttrimbaan van Nanne Meulendijks en het idee Luchtkastelen van Diana Nooten. Het winnende idee komt in het bidbook. 11
Communicatie richting publiek Veel van de activiteiten in 2011 hadden een grote nieuwswaarde. Het Brabantse publiek is op de hoogte gehouden van en betrokken bij de activiteiten van het programmabureau via de lokale, regionale en landelijke media, digitale communicatie en de Open Koffie bijeenkomsten. Persberichten: 12 persberichten verstuurd naar de lokale, regionale en landelijke media wat geleid heeft tot een groot aantal publicaties; tientallen berichten en een aantal grote interviews met artistiek leider Martijn Sanders (o.a. Kamer van Brabant, Brabants Dagblad/Eindhovens Dagblad/BN De Stem, Brabant Cultureel, Limburgs Dagblad, Omroep Friesland, Chapeau Magazine). Nieuwsbrieven: 24 nieuwsbrieven verstuurd naar meer dan 1500 relaties Facebook: 290 likes in 6 maanden LinkedIn discussiegroep: 1311 leden Twitter account: 677 volgers Youtube kanaal: 12 informatieve filmpjes gemaakt door Brabants AV-talent Website 2018Brabant: gemiddeld 8000 paginaweergaves per maand Open Koffie: Tijdens deze bijpraatmomenten kan iedereen die benieuwd is naar de laatste stand van zaken binnen 2018Brabant langskomen om in gesprek te gaan met collega's uit de culturele sector en de politiek. De Open Koffie wordt iedere maand in een andere BrabantStad gemeente georganiseerd. Vrienden en fans 2018Brabant heeft sinds juni 2011 een vriendenprogramma. Door het 2018Brabant-vriendlogo te publiceren, kunnen bedrijven of (culturele) instellingen laten zien dat zij de ambitie Culturele Hoofdstad steunen. Ondertussen tonen meer dan 75 bedrijven en instellingen hun steunbetuiging voor 2018Brabant. Het publiek kan steun betuigen via de social media en heeft dit in de zomer van 2011 kunnen doen door middel van de fototour. Vanaf juni tot en met september zijn op 10 festivals verspreid door Brabant meer dan 500 personen op de foto gegaan voor het 2018Brabant fotobord. Hiermee hebben zij de boodschap 12
Hallo wereld, wij zijn Brabant uitgedragen en steunen zij de ambitie om culturele hoofdstad van Europa te worden. Communicatiewerkgroep 2018Brabant In 2011 is gestart met een regulier overleg met communicatieadviseurs van BrabantStad. In dit overleg werd de communicatie strategie besproken en afgestemd. Samen met de communicatieadviseurs is gewerkt aan een gezamenlijke kernboodschap van 2018Brabant. 2.6 Organisatie en Governance Samenstelling van het team en huisvesting Het team van het programmabureau 2018Brabant in 2011 is opgebouwd uit een kleine kern van medewerkers die gedetacheerd zijn uit de provincie (3fte). De artistiek leider heeft een opdrachtovereenkomst gesloten met de provincie voor de uitvoering van zijn werkzaamheden (0,4 fte). Deze kern is aangevuld met inhuur volgens de raamcontracten van de provincie voor de secretariële functie en de communicatiefunctie (2,0 fte). Daarnaast wordt voor specifieke werkzaamheden een beroep gedaan op freelancers, die een opdracht krijgen al naar gelang de behoefte op de diverse momenten in het jaar (artistiek advies, tekstschrijvers, productie communicatiemiddelen en organisatie bijeenkomsten). Het programmabureau is in 2011 gehuisvest in een historisch pand in s-hertogenbosch met uitzicht op de ommelanden. Voor deze locatie is in 2010 gekozen om snelle afstemming met de bestuurlijke boegbeelden te ondersteunen. Door het gebruik van flexplekken en een huurprijs tegen cultureel tarief zijn de kosten relatief laag. Governance Het programmabureau heeft in 2011 gefunctioneerd onder de rechtspersoon van de provincie. Het opdrachtgeverschap ligt bij de Stuurgroep 2018Brabant. De Stuurgroep wordt voorbereid door de kerngroep met ambtelijke vertegenwoordigers. Het programmabureau werkt voor de dagelijkse uitvoering van haar werkzaamheden nauw samen met de kerngroep. In 2011 is gewerkt aan de nieuwe governancestructuur die in de loop van 2012 wordt ingesteld. Daartoe heeft het programmabureau advies ingewonnen van de beoogd voorzitter van de stichting, dhr. W. van den Goorbergh en extern juridisch advies over aanbestedingsvraagstukken en BTW. 13
3 Kalender overzicht activiteiten 2011 Kwartaal 1 Januari-maart Bidbook Bijeenkomsten Artistiek Team Inhoudelijke sessies culturele veld over artistieke visie (5x maart) Bezoek presentaties kandidaten 2018: Utrecht en Den Haag Samenwerkingsgesprekken culturele veld Draagvlak Informatiebijeenkomst Raadsleden en Statenleden Efteling (19 januari) Aftrap buurtcultuurfonds Start Brabant Brein sessies Onderzoek en onderwijs Start uitvoering nulmeting Talentpool bijeenkomst (Matching Manifestatie 31 maart) Communicatie Maandelijks Open Koffie 2018Brabant Tweewekelijks Newsflash 2018Brabant Kwartaal 2 April-juni Regulier Stuurgroepvergadering Communicatieoverleg Bidbook Bijeenkomsten Artistiek Team Presentatie artistieke visie in de Talentfactory (16 mei) Start oproep voor ideeën Vier informatiebijeenkomsten bkkc voor professionele veld (juni) Brainstorm kunstbalie (17 juni 2011) voor amateurkunsten Bezoek presentaties kandidaten 2018: Maastricht Samenwerkingsgesprekken culturele veld Draagvlak Werkbezoek voor Raadsleden en Statenleden Lille (19-20 april) Finale Brabant Brein Onderzoek en onderwijs Nulmeting: onderzoek via Stadspanels B5 en Brabantpanel Communicatie Start campagne Hallo Wereld, Wij Zijn Brabant en vriendenprogramma Publicatie regionale bladen en huis-aan-huis bladen Start fototour Brabantse festivals Maandelijks Open Koffie 2018Brabant Tweewekelijks Newsflash 2018Brabant 14
Kwartaal 3 Juli-september Regulier Stuurgroepvergadering Communicatieoverleg Bidbook Inloopspreekuren bkkc (6 x juli/augustus) Opbrengsten oproep voor ideeën verzamelen Samenwerkingsgesprekken culturele veld Onderzoek en onderwijs Resultaten nulmeting Talentenpoolbijeenkomsten en selectie Junior Vaandeldrager Kwartaal 4 Oktoberdecember Communicatie Campagne Hallo Wereld, Wij Zijn Brabant Fototour Brabantse festivals Maandelijks Open Koffie 2018Brabant Tweewekelijks Newsflash 2018Brabant Regulier Stuurgroepvergadering Communicatieoverleg Bidbook Creatieve Diners Workshops Npuntnul over nieuwe vormen van organisatie en presentatie van culturele evenementen in Tilburg en Eindhoven Internationaal Werkbezoek aan Malta Advies Comité van de Regio s Start voorbereiding workshops internationalisering i.s.m. SICA & bkkc Draagvlak Informatiebijeenkomst Raadsleden en Statenleden Strijp-S (15 december) Onderzoek en onderwijs Talentpool bijeenkomsten (2x themabijeenkomsten en Matching Manifestatie) Selectie jeugdvaandeldragers en finale 15 december Communicatie Verkiezing en uitreiking Leukste Publieksidee Presentatie Boek Vol Ideeën voor 2018Brabant (28 november) Maandelijks Open Koffie 2018Brabant Tweewekelijks Newsflash 2018Brabant Regulier Stuurgroepvergadering Communicatieoverleg 15
4 Financiële uitwerking Uitgaven fase bidbook 2011 Begroting Realisatie Begroting minus realisatie Bidbook 350.000 362.000-12.000 Ontwikkeling artistieke visie en projecten 200.000 251.000-51.000 Ontwikkeling en productie bidbook 150.000 111.000 39.000 Draagvlakprojecten 275.000 237.500 37.500 Brabant Brein 120.000 96.000 24.000 Samen aan tafel 45.000 31.500 13.500 Overige projecten (o.a. Uncover, ontwikkeling bidbookprojecten, Hallo Wereld) 110.000 110.000 0 Communicatie Evenementen en bijeenkomsten, print, Online+ AV, PR 400.000 399.000 1.000 Evenementen en bijeenkomsten 140.000 148.000-8.000 Bijeenkomsten raads- en staatsleden, cultureel veld en publiek Print 110.000 135.500-25.500 PR 10.000 1.500 8500 Online + AV 140.000 114.000 26.000 Onderzoek en Onderwijs 125.000 117.900 7.100 Monitoring 2018Brabant 100.000 95.000 5.000 Talentenpool 2018Brabant + Young M- 25.000 22.900 2.100 bassadors Programmabureau 2018Brabant 650.000 288.000 362.000 Personeel/ Staf 580.000 200.000 380.000 Governance (vergaderfaciliteiten stuurgroep, 20.000 25.000-5.000 kerngroep, advies stichting) Kantoorkosten 50.000 63.000-13.000 Totaal 1.800.000 1.404.400 395.600 16
4.1 Toelichting bij uitgaven begroting 2011 Realisatie 2011 De realisatie in 2011 is in totaal voor 395.600 euro lager uitgevallen dan begroot. De belangrijkste reden daarvoor is dat een deel van de personeelskosten (380.000 euro) van het programmabureau in 2011 nog niet ten laste zijn gekomen van het programmabudget. Dit was wel voorzien in het geval reeds in 2011 tot oprichting van de stichting was overgegaan en deze via een detacheringsconstructie aan de provincie worden betaald. Toelichting per post De begrotingspost Bidbook laat een overschrijding zien in de realisatie. Dit hangt samen met de grote hoeveelheid ingezonden projecten (ruim 700) waardoor meer uren zijn besteed aan gesprekken met culturele instellingen en de selectie van projecten voor het bidbook. De ontwikkelkosten van het bidbook zijn lager uitgevallen dan begroot, omdat bij de detailplanning blijkt dat een groter deel hiervan in 2012 gerealiseerd wordt dan was voorzien. De begroting 2012 is hierop aangepast. De begrotingspost Draagvlakprojecten heeft een onderuitputting van 37.500 euro. Voor deze post geldt dat de ontwikkeling van een aantal bidbookprojecten plaatsvindt begin 2012. De begrotingspost Communicatie heeft een onderuitputting van 1.000 euro. De kosten voor print zijn hoger uitgevallen waardoor minder budget beschikbaar was voor AV en online. Dat heeft te maken met de bijlage in de regionale dagbladen die in de loop van 2011 als kans is aangegrepen en waardoor bijna 350.000 exemplaren in Brabant zijn verspreid met een toelichting op Culturele Hoofdstad en de inhoudelijke kaders van De Kunst van het Samenleven. De post Onderzoek en onderwijs heeft een onderuitputting van 7.100 euro. Dit heeft te maken met lagere kosten voor het meerjarig onderzoek omdat in overleg met de steden is besloten alleen de nulmeting uit te voeren en slechts een globale opzet te maken voor het meerjarig onderzoek. De verdere investering in het meerjarig onderzoek is pas relevant als er meer zicht is op de inhoud van het bidbook (scherpere vraagstelling bij het meten) en er duidelijkheid is over het traject na 2013 (na toewijzing titel). De post Programmabureau heeft een onderuitputting van 362.000 euro die met name samenhangt met een latere start van de stichting waardoor in 2011 nog geen personeelskosten van de door de provincie geleverde 3 fte zijn doorberekend. De kosten voor de governance zijn iets hoger uitgevallen dan was begroot omdat enkele vergaderingen van de stuurgroep en kerngroep niet waren begroot voor 2011. De kantoorkosten zijn hoger uitgevallen omdat een grotere server-capaciteit nodig was om de webhosting goed te kunnen uitvoeren. 17
18