Donaties en abonnementen: giro 26655 Overige betalingen: giro 600657

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 Auteur: Beleidsafdeling NiZA Datum: Augustus 2005

Nederlands instituut voor Zuidelijk Afrika Prins Hendrikkade 33 Postbus 10707 1001 ES Amsterdam T: +31 (0)20 520 62 10 F: +31 (0)20 520 62 49 E: niza@niza.nl I: www.niza.nl Donaties en abonnementen: giro 26655 Overige betalingen: giro 600657

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 Inhoudsopgave Inleiding... 2 GRI-richtlijnen... 2 Visie en strategie... 3 1 Profiel... 4 Profiel van de organisatie... 4 Profiel van dit verslag... 4 2 Organisatiestructuur en management... 5 Management van duurzaamheid... 5 Relatie met stakeholders... 5 Duurzaamheidsbeleid... 7 3 Prestatie-indicatoren... 9 Economische prestatie-indicatoren... 9 Milieuprestatie-indicatoren... 9 Sociale prestatie-indicatoren... 9

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 Inleiding Vorig jaar heeft NiZA haar eerste maatschappelijk jaarverslag uitgebracht. De hoofddoelstelling van NiZA bevorderen van democratisering in zuidelijk Afrika is op zich al maatschappelijk verantwoord. Wat we doen om die doelstelling te realiseren, kunt u lezen in het NiZA Jaarverslag 2004, op te vragen bij het secretariaat en te downloaden via www.niza.nl. Het maatschappelijk jaarverslag richt zich met name op NiZA s interne organisatie: milieuprestatie-indicatoren en sociale prestatie-indicatoren. Op milieugebied vormen de vliegkilometers de grootste belasting: NiZAmedewerkers vliegen regelmatig naar Afrika voor partnerbezoeken en partnermedewerkers vliegen regelmatig naar Nederland voor lobby, conferenties of overleg. Voor de compensatie van de hiermee gemoeide CO 2 -uitstoot loopt NiZA tegen het probleem aan dat we al onze activiteiten financieren met publiek geld, aangevraagd voor specifieke programma s of voor het draaiend houden van de organisatie (instellingssubsidie). Dit geld is dus niet in eerste instantie bedoeld voor het aankopen van CO 2 -certificaten. In 2004 heeft NiZA de CO 2 -uitstoot niet gecompenseerd, omdat we eerst willen uitzoeken of de financiers van NiZA hiermee akkoord gaan. Bij voorkeur willen we de CO 2 -uitstoot compenseren via een project van een van onze partnerorganisaties in zuidelijk Afrika. Op die manier kunnen de compensatiemaatregelen ook nog een kleine bijdrage leveren aan het realiseren van NiZA s doelstellingen. In 2005 willen we hierover helderheid bereiken. GRI-richtlijnen Dit maatschappelijk jaarverslag volgt, voorzover mogelijk, de richtlijnen van het VN-Global Reporting Initiative (GRI). Voor organisaties als NiZA is er nog geen specifiek supplement. Net zoals vorig jaar zal dit rapport dan ook vooral kwalitatieve informatie bevatten. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met beleidsmedewerker Christine Brackmann, christine.brackmann@niza.nl, 020 520 6210. 2

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2003 Visie en strategie NiZA s missie is: Het Nederlands instituut voor Zuidelijk Afrika verklaart zich, als politiek onafhankelijke organisatie, solidair met de gewone mensen in zuidelijk Afrika. NiZA wil hen in staat stellen armoede, onrecht en ongelijkheid op een structurele wijze te bestrijden. Dit doet NiZA primair door zich aan te sluiten bij organisaties van mensen in zuidelijk Afrika die zich inzetten voor vrijheid van meningsuiting, vrije media, mensenrechten, vredesopbouw en economische rechtvaardigheid. Met en namens hen werkt NiZA aan de versterking van deze organisaties en beleidsbeïnvloeding in het Zuiden en het Noorden. NiZA werkt daarnaast aan betrokkenheid van de Nederlanders bij zuidelijk Afrika door het verzamelen en verspreiden van documentatie en informatie en door voorlichting aan pers en publiek. Deze missie geeft aan dat NiZA armoede, onrecht en ongelijkheid op een structurele wijze wil bestrijden. Ons doel is dus primair duurzaam van aard. Van essentieel belang bij het werken aan dit doel is de gelijkwaardige samenwerking tussen NiZA en de organisaties en individuen in zuidelijk Afrika. NiZA verwerpt de oude topdown-benadering van ontwikkelingssamenwerking en wil de zeggenschap van partnerorganisaties over beleid, projecten en financieringen nadrukkelijk waarborgen. Dit doet NiZA door partnerorganisaties de mogelijkheid te bieden mee te praten over het beleid van de programma s Media, Mensenrechten en Economie. NiZA heeft in 2004 gewerkt aan een participatief kwaliteitssysteem waarin partnerorganisaties en NiZA gezamenlijk de kwaliteit van projecten en programma s toetsen. NiZA hanteert het uitgangspunt dat monitoring en evaluatie geen control tool moet zijn, maar een learning tool. Organisaties kunnen alleen leren wanneer ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun kwaliteit en wanneer ze zelf geformuleerd hebben waaraan die kwaliteit moet voldoen. Dit geldt voor NiZA evenzeer als voor NiZA s partnerorganisaties. NiZA onderscheidt monitoring van rapportage. Het eerste is met name een organisatie-intern proces van partners en NiZA om de eigen kwaliteit en voortgang te bewaken. Het tweede is een extern gericht proces: de partners rapporteren eenmaal per jaar aan NiZA, NiZA rapporteert op haar beurt weer aan PSO, het ministerie van Buitenlandse Zaken, donateurs en andere financiers. In de rapportages zijn vanzelfsprekend monitoringsresultaten opgenomen. Als werkgever in Nederland wil NiZA een prettige en duurzame werkomgeving bieden aan haar medewerkers. In 2004 is veel aandacht besteed aan de scholing van medewerkers. Zie ook de hieronder vermelde sociale indicatoren. 3

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 1 Profiel Profiel van de organisatie De stichting NiZA ondersteunt organisaties in de SADC-landen bij het versterken van hun capaciteiten om zich in te zetten voor vrije media, naleving van mensenrechten en economische rechtvaardigheid. Daarnaast voert NiZA met en namens de partnerorganisaties lobby in Nederland en de Europese Unie (EU), zowel bij overheid als bedrijfsleven. NiZA wil Nederlanders betrekken bij zuidelijk Afrika en zet daarvoor diverse voorlichtingsmiddelen in. NiZA had eind 2004 55 medewerkers in dienst, tezamen zo n 48 fte. NiZA s belangrijkste stakeholders zijn: partnerorganisaties in zuidelijk Afrika, 25 000 donateurs, subsidieverstrekkers (ministerie van Buitenlandse Zaken, PSO, NCDO, EU), NiZA-medewerkers, het Nederlandse publiek, studenten en onderzoekers, nationale en internationale zusterorganisaties, Nederlandse overheid, EU, bedrijven met relaties met zuidelijk Afrika, nationale en internationale pers. Profiel van dit verslag Dit tweede maatschappelijke verslag van NiZA bestrijkt het kalenderjaar 2004 en is vooral kwalitatief van aard. Dit verslag beperkt zich tot NiZA s activiteiten tot en met de samenwerking met de partnerorganisaties. De impact van het werk van de partnerorganisaties zelf blijft dus buiten beschouwing. 4

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2003 2 Organisatiestructuur en management Management van duurzaamheid Voor het onderwerp duurzaamheid in de kerntaken heeft NiZA geen aparte commissies in het leven geroepen omdat duurzaamheid verweven is in al onze strategische en tactische beleidsvorming en in ons operationeel handelen, in Nederland en in zuidelijk Afrika. Dit blijkt ook uit de volgende uitgangspunten die NiZA in diverse beleidsstukken heeft geformuleerd voor al haar werkzaamheden: NiZA en partnerorganisaties gaan op basis van gelijkwaardigheid met elkaar om. Partnerorganisaties hebben zeggenschap over het beleid. Dit sluit een kritische betrokkenheid op elkaars beleid en handelen beslist niet uit. NiZA ontwikkelt haar beleid in participatie met partners en voert monitoring en evaluatie zoveel mogelijk participatief uit. Solidariteit is van oudsher de drijvende kracht achter NiZA s werk: solidariteit met de kwetsbaren, de armen, de onderdrukten en met hun organisaties. NiZA kent geen bonussysteem voor het behalen van doelstellingen. NiZA s bestuur ontvangt nihil vergoeding. Duurzaamheid in de interne organisatie is een taak en verantwoordelijkheid die door de directie is gedelegeerd aan de coördinator van het secretariaat. In 2004 zijn diverse verbeteringen doorgevoerd, zoals registratie van papierverbruik, energieverbruik en waterverbruik. Zie verder pagina 7, Duurzaamheidsbeleid. Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen hoort ook een transparante verslaglegging van de besteding van gelden en de resultaten. NiZA publiceert jaarlijks een algemeen publieksjaarverslag, een door de accountant gecontroleerde jaarrekening, een maatschappelijk jaarverslag en diverse verplichte rapportages aan financiers. De eerste drie zijn opvraagbaar bij het secretariaat en/of te downloaden via www.niza.nl. Relatie met stakeholders Hierboven staan de stakeholders opgesomd. NiZA onderhoudt met hen de volgende relaties: Partnerorganisaties, donateurs en subsidieverstrekkers: NiZA-medewerkers: Nederlands publiek: Studenten en onderzoekers:. Zusterorganisaties: Financiële en samenwerkingsrelaties. Werkgever-werknemerrelatie. NiZA informeert hen via pers en voorlichtingsactiviteiten met het doel hen bij zuidelijk Afrika te betrekken. NiZA bedient hen met name via de producten en diensten van NiZA s Bibliotheek, Documentatieen Informatiecentrum (Bidoc). Samenwerkingsrelaties. 5

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 Nederlandse overheid, EU, bedrijven, pers: Informatieoverdracht en/of lobby. Informatie en raadpleging van stakeholders heeft in 2004 op verschillende manieren plaatsgevonden: Partnerorganisaties: Donateurs: Medewerkers: Subsidieverstrekkers: Studenten en onderzoekers: Email met vaste programmamedewerker, vier nieuwsbrieven per jaar, jaarlijkse individuele contacten en bezoeken, jaarlijkse partner consultation meetings, projectverslagen, jaarverslag. NiZA Informatie (4 per jaar), website, voorlichtingsactiviteiten, donateursonderzoek, jaarverslag op aanvraag. Interne NiZA Informatie (4 per jaar), jaarlijkse brainstormdag, één à twee afdelingsdagen, wekelijks werkoverleg, één functioneringsgesprek, één beoordelingsgesprek. Meerjarenaanvragen, jaarplannen, jaarverslagen, jaarlijkse beleidsdialoog. Website, Bidoc-producten en diensten, door NiZA georganiseerde conferenties en debatten, Scriptieprijs Zusterorganisaties: NiZA Informatie (4 per jaar), website, 20 à 30 netwerkbijeenkomsten, diverse samenwerkingsverbanden, door NiZA georganiseerde conferenties en debatten, meerdere expertbijeenkomsten. Nederlandse overheid: Ruim 20 individuele en groepsontmoetingen (lobby), NiZA Informatie (4 per jaar), door NiZA georganiseerde conferenties en debatten, meerdere expertbijeenkomsten, website. Europese Unie: Bedrijven: Pers: Lobbyactiviteiten, 2 expertbijeenkomsten (NePad, ondernemen voor vrede), NiZA Informatie (4 per jaar), website. Lobbyactiviteiten, 1 expertbijeenkomst (ondernemen voor vrede), NiZA Informatie (4 per jaar), website. Persberichten, individuele contacten, voorlichtingsactiviteiten, website, Bidoc-producten en diensten, door NiZA georganiseerde conferenties en debatten. Aan de expertbijeenkomsten nemen zowel vertegenwoordigers van de overheid, het bedrijfsleven als de zusterorganisaties deel. Doel van deze bijeenkomsten is dialoog en wederzijdse beleidsbeïnvloeding. De belangrijkste onderwerpen op het gebied van duurzaamheid die door de stakeholders worden aangedragen, dan wel die NiZA bespreekt met de stakeholders zijn: 6

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2003 Het duurzame effect van NiZA s interventies in zuidelijk Afrika. Dit is een onderwerp dat tot de core business van NiZA mag worden gerekend. De meetbaarheid van effectiviteit van ontwikkelingssamenwerking is op dit moment zowel binnen de branche als bij de overheid een onderwerp van uitgebreide discussie. In NiZA s Jaarverslag 2004 komt het aan de orde in hoofdstuk 1, Programma s. Maatschappelijk verantwoord ondernemen. In 2004 heeft NiZA diverse expertmeetings en conferenties belegd en rapporten gepubliceerd over business in conflict areas/ondernemen voor vrede en conflictgerelateerde handel in grondstoffen (zoals diamanten). NiZA spreekt overheden aan op hun verantwoordelijkheid voor eerlijke en controleerbare wetgeving en handelsovereenkomsten. Tot nu toe is NiZA niet zelf aangesproken op mogelijk negatieve effecten op economisch, sociaal of milieugebied van haar activiteiten. Duurzaamheidsbeleid Op kantoor: Bij de selectie van leveranciers van producten en diensten geeft NiZA voorrang aan bedrijven of instellingen met een maatschappelijke functie, zoals sociale werkplaatsen en werkplaatsen voor taakstrafjongeren. Voor koerierstukken binnen Amsterdam maakt NiZA gebruik van de fietskoerier. Voor drukwerk gebruikt NiZA alleen hergebruikt papier. Om papier intern beter te gebruiken en herbruiken was voor 2004 de aanschaf van een printer gepland die dubbelzijdig kan printen of op hergebruikt papier. Deze aanschaf is niet doorgegaan om financiële redenen. Intern verspreide stukken worden dubbelzijdig gekopieerd. Hardware (computers, toetsenborden, beeldschermen, printers) wordt gebruikt tot het op is. Meubels worden zoveel mogelijk bij een tweedehands kantoormeubelzaak ingeslagen, met inachtneming van arbo-wetgeving en RSI-preventie. Koffie en thee zijn fair trade. Voor de lunch worden zoveel mogelijk fair trade producten ingekocht. In het NiZA-kantoor worden geen plastic bekers en borden gebruikt. De vaatwassers draaien pas als ze vol zijn. Vrijwel al het woon-werkverkeer gebeurt per fiets of met de trein. Voor bezoeken aan Den Haag of Brussel reizen de NiZA-medewerkers per trein; overige reizen binnen Europa gebeuren uit oogpunt van efficiëntie over het algemeen per vliegtuig. Reizen van NiZA-medewerkers naar zuidelijk Afrika en van partnervertegenwoordigers naar Nederland gaan eveneens per vliegtuig. Video-conferencing is technisch gezien met veruit de meeste partners nog niet mogelijk. Tele-conferencing gebeurt al wel regelmatig. De vele vliegreizen vormen een relatief grote milieubelasting. De toenemende inzet van lokale deskundigen (in 2004 meer dan 75 procent) brengt met zich mee dat het aantal vliegkilometers niet al te snel oploopt. Zie voor de obstakels voor CO 2 -compensatie de Inleiding van dit jaarverslag. 7

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 In samenwerking met partners: Bij de selectie van partners zijn behalve inhoudelijke en organisatorische aspecten de volgende zaken essentieel: de organisatie moet een sociale legitimatie hebben, dat wil zeggen: een duidelijke achterban vertegenwoordigen. Daarnaast moet de organisatie een track record hebben van goede resultaten en financiële betrouwbaarheid. Bij de selectie van partners speelt gender een rol. Elk programma heeft enkele vrouwenorganisaties als partner geselecteerd. Voor de overige partners onderzoekt NiZA in hoeverre men aandacht heeft voor specifieke gender-aspecten. De uitgangspunten van gelijkwaardigheid, zeggenschap en participatie bepalen alle contacten met de partners. Uitbesteding van werk: Bij het inhuren van of adviseren van de partners over consultants en deskundigen gaat de voorkeur uit naar mensen uit zuidelijk Afrika, in 2004 werd dit bij 75 procent van de inzetten gerealiseerd. NiZA streeft daarbij een gelijke verdeling tussen vrouwen en mannen na. NiZA maakt deel uit van diverse netwerken op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen, onder meer het MVO-platform, de Publish What You Pay-campagne en het OorlogsEconomieënPlatform. 8

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2003 3 Prestatie-indicatoren Economische prestatie-indicatoren Volgens de GRI-richtlijnen moet een bedrijf aangeven welk direct economische effect het heeft per groep stakeholders. NiZA verwijst voor deze gegevens naar de Jaarrekening die is op te vragen bij het secretariaat. Milieuprestatie-indicatoren Materialen: In 2004 heeft NiZA besteld: Hierbij is uitgegaan van een gemiddeld aantal fte van 42,8. 2000 kg A4-kantoorpapier en 2126 kg drukwerk. Dit komt neer op 96,4 kg/fte (2003: 147,25 kg/fte). 44 tonercartridges (2003: 23 stuks) De bestelcijfers zeggen nog niet zoveel over een stijging of daling van het gebruik. Begin 2004 was er bijvoorbeeld nog vrij veel papiervoorraad over van 2003. Energie: Tot 2004 ontving NiZA geen verbruiksgegevens omdat NiZA niet de hoofdhuurder was. In 2004 heeft NiZA de eerste verbruiksgegevens ontvangen: Elektriciteit: 288322 kwh. Gas: 60496 kuub. Water: Tot 2004 ontving NiZA geen verbruiksgegevens omdat NiZA niet de hoofdhuurder was. In 2004 heeft NiZA de eerste verbruiksgegevens ontvangen: 995 kuub water. Uitstoot en afval: Aantal vliegkilometers van medewerkers is in 2004 nog niet bijgehouden. Overige indicatoren: Niet van toepassing. Sociale prestatie-indicatoren Arbeidsomstandigheden Werkgelegenheid: In 2004 is de werkgelegenheid bij NiZA s kantoor in Nederland toegenomen van 37,6 fte naar 48 fte. Eind 2004 had NiZA 55 medewerkers in dienst, waarvan 46 op basis van een vast contract en 9 op basis van een tijdelijk contract. 42 van de 55 medewerkers waren in parttimedienst. NiZA had in 2004 twee trainees in dienst. In 2004 heeft NiZA werk uitbesteed aan enkele tientallen consultants en experts uit de SADClanden. Verhouding werkgever/ werknemer: De Personeelsvertegenwoording (PVT) is het onafhankelijke aanspreekpunt voor de medewerkers. In 2004 heeft NiZA de oprichting van een ondernemingsraad voorbereid. Op 1 9

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2004 Gezondheid en veiligheid: januari 2005 is de PVT overgegaan in een OR. Begin 2005 vonden daarvoor verkiezingen plaats. NiZA volgt vrijwillig de CAO Welzijn. NiZA verzorgt jaarlijks RSI-preventietrainingen. De werkplekken zijn ingericht volgens de Arbowetgeving en door een RSI-deskundige per medewerker gecontroleerd. In 2004 had NiZA een ziekteverzuim van 4,2 %. NiZA heeft vier bedrijfshulpverleners onder haar medewerkers. In 2004 heeft geen brandweeroefening plaatsgevonden. De arbeidsomgeving vereist verder geen specifiek veiligheidsbeleid. Opleiding: NiZA heeft een scholingsplan. Medewerkers kunnen zowel groepstrainingen als individuele trainingen volgen. Daarnaast worden ook organisatiebrede trainingen aangeboden. Diverse medewerkers maken gebruik van een persoonlijke coach. Medewerkers kunnen maximaal 4 procent van de werktijd aan opleiding besteden. Diversiteit: Verhouding mannen-vrouwen was in 2004 24-76%. Bij sollicitaties kijkt NiZA met extra belangstelling naar reacties van allochtone kandidaten. In principe nodigt NiZA per vacature minimaal één allochtone kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek. In 2004 had NiZA zes medewerkers van allochtone afkomst in dienst, waarvan vijf in vaste dienst. Dit is een substantiële toename ten opzichte van 2003. Het managementteam bestond in 2004 uit vier vrouwen en twee mannen. De directie bestond in 2004 uit twee mannen. Het bestuur bestond in 2004 uit twee mannen en twee vrouwen. Mensenrechten De indicatoren die de GRI-richtlijnen voorschrijven op het gebied van mensenrechten zijn niet te verbinden aan de activiteiten van NiZA doordat NiZA zelf geen mensen in dienst heeft in zuidelijk Afrika. NiZA onderschrijft ten volle de Universele Verklaring van de Mensenrechten. NiZA s eigen programma Mensenrechten en Vredesopbouw ondersteunt organisaties in zuidelijk Afrika die zich inzetten voor het naleven van de mensenrechten. 10

NiZA s maatschappelijk jaarverslag 2003 Maatschappij NiZA s economieprogramma ondersteunt onder meer organisaties die opkomen voor gemeenschappen die lijden onder de sociale, economische of milieu-effecten van bedrijfsmatige activiteiten. Productverantwoordelijkheid NiZA vervaardigt geen producten. Deze GRI-richtlijnen zijn daarom niet van toepassing. 11