G4RMC INTERNET SOFTWARE VOOR VOORTIJDIG SCHOOLVERLATEN Pronexus B.V. Postbus 4126 5600 EC Eindhoven Telefoon: 040 2366200 2005 Pronexus B.V. Alle auteursrechten voorbehouden. Overeenkomstig de auteursrechtelijke bepalingen is het niet toegestaan de documentatie of de software geheel of gedeeltelijk te kopiëren, te reproduceren, te vertalen, en/of over te brengen in enig elektronisch dan wel machinale vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur en distributeur. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 1
Inleiding Voortijdige schoolverlaters bereiken de arbeidsmarkt zonder een minimaal noodzakelijke startkwalificatie. Met het behalen van de startkwalificatie wordt de kans op werk voor jongeren veel groter. Het voorkomen van deze jeugdwerkloosheid start bij het vroegtijdig signaleren van school uitval bij jongeren tot 23 jaar. In het kader van een landelijke aanpak is door het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de Taskforce Jeugdwerkloosheid opgericht. (www.jeugdwerkloosheid.nl) Vanuit de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC) voor voortijdig schoolverlaten stellen gemeenten voor het eind van 2004 een verbeterplan op waarin concrete maatregelen zijn opgenomen ter bestrijding van het voortijdig schoolverlaten. Dit plan wordt in 2005 in de praktijk gebracht en door het Ministerie via de Taskforce getoetst op effectiviteit. De Taskforce zorgt daarbij voor gerichte ondersteuning en benodigde middelen. Om de uitvoering van alle RMC taken goed te kunnen uitvoeren en op effectiviteit te kunnen meten is een regionaal informatiesysteem gericht op de RMC taken noodzakelijk. De daarvoor noodzakelijk internetsoftware G4Rmc is inmiddels beschikbaar bij Pronexus. In G4RMC staat de voortijdig schoolverlater en individuele trajectbegeleider centraal. G4Rmc is gebaseerd op de regionale praktijk van voortijdig schoolverlaten en individuele trajectbegeleiding. G4Rmc biedt mogelijkheden voor een efficiënte, elektronische informatie uitwisseling met scholen en gemeenten. In het onderwijs is bekend dat de administratieve last voor scholen steeds groter wordt. Door de gespreide verantwoordelijkheid voor taken tussen gemeenten, Ministeries, IB Groep en schoolbesturen worden scholen steeds vaker belast met vergelijkbare vragen om informatie. Alleen een goede elektronische uitwisseling van informatie met schooladministraties en leerplichtsystemen biedt voor scholen een groot voordeel in het traject van informatieverzameling en vermindering van administratieve belasting. Via het gemeentelijk of regionaal Onderwijsloket van Pronexus wordt het hele onderwijsveld voorzien van één centrale plek voor onderwijs informatie en informatie-uitwisseling. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 2
Voor de uitwisseling met scholen wordt aangesloten bij het IB Groep formaat dat binnen het voortgezet onderwijs al in gebruik is. Tevens is aansluiting gezocht bij de uitwisseling van gegevens met alle gangbare leerplichtsystemen bij gemeenten en het GBA. G4rmc kent vier componenten software waarmee aan de lag kan worden gegaan. Er is een versie voor de RMC regio met een uitbreidingsoptie naar de RMC website, een versie voor ROC s en een overview versie voor de ketenpartners betrokken bij het voortijdig schoolverlaten. Onderdelen van G4RMC voor de RMC regio In G4Rmc worden alle activiteiten, die rond de voortijdig schoolverlater worden uitgevoerd, verwerkt. Een en ander wordt in G4Rmc via een deelnemer en traject volg systeem in beeld gebracht. Het programma start met de signalering en aanmelding van voortijdig schoolverlaters en eindigt met de afsluiting van het uitgevoerde trajectplan en daarbij behaalde resultaat. G4RMC bevat de volgende hoofdonderdelen: - signalering en melding van voortijdig schoolverlaters - selektie deelnemers voor trajectbegeleiding - intake trajectbegeleiding - trajectplan voortijdig schoolverlater - acties en correspondentie - relatiebeheer: scholen, ketenpartners en projectaanbod - afstemming tussen deelnemers en aanbod - RMC effect rapportage en regio monitor voortijdig schoolverlaten G4Rmc sluit direct aan bij de gehanteerde procesgang in de RMC regio. Trajectbegeleiding MELDING CONTROLE MELDING REACTIE DEELNEMER POSITIEF PERSOONLIJK GESPREK NEE Trajectbegeleiding mogelijk/nodig? JA TRAJECT STARTEN ACTIE UITVOEREN Trajectbegeleiding afgerond? NEE JA TRAJECT AFSLUITEN MELDING AFSLUITEN Monitoring? Check na bepaalde periode? JA NEE EXIT CONTACTMOMENT IN TOEKOMST UITZETTEN Nieuw contact reden voor nieuwe trajectbegeleiding? JA NEE EXIT G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 3
Signalering en melding van voortijdig schoolverlaters Een goed informatiesysteem start met inzicht in de doelgroep, de voortijdig schoolverlaters. Inzicht in de doelgroep kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. G4Rmc kent een uitwisseling van informatie met de belangrijkste leerplichtsystemen Lla4all, Ois en G4lpa. Tevens is uitwisseling van informatie mogelijk met leerlingenadministraties van scholen gebaseerd op het landelijke IB Groep formaat. Tenslotte kunnen via een elektronisch meldformulier ook individuele meldingen worden door gegeven aan het RMC. De informatie uitwisseling vindt plaats via het Onderwijsloket van Pronexus, een centraal internetloket voor uitwisseling van informatie tussen scholen, schoolbesturen, gemeenten en de RMC regio. Selectie deelnemers voor trajectbegeleiding De selectie van deelnemers vindt in G4Rmc plaats via een aantal vrij uit te voeren acties. Zo kunnen via de correspondentiefunctie brieven worden gemaakt voor ouders en mogelijke deelnemers. Hierin wordt de mogelijkheid van trajectbegeleiding in beeld gebracht. Bij het onderdeel Acties kunnen ook acties per telefoon of individueel gesprek worden verwerkt bij de deelnemer. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 4
Via een eenvoudig controlepaneel worden alle acties overzichtelijk gepresenteerd. Dit komt mede door het gebruik van een integrale tekstverwerker en opgenomen modelbrieven. Met een keuze voor een briefmodel en selectie van de juiste doelgroep kan een dergelijke actie voor alle kandidaten gegroepeerd worden uitgevoerd en geregistreerd. Nadat de deelnemer heeft gekozen voor trajectbegeleiding stroomt de deelnemer door naar de activiteiten van de trajectbegeleider en kan de intake plaatsvinden door een van de trajectbegeleider(s). Intake trajectbegeleiding Na de selectieprocedure kan een deelnemer worden toegewezen aan een van de trajectbegeleiders. Aangezien deelnemers worden gevolgd, worden ze continu van voorzien van een processtatus. Deze status wordt via de lijsten met deelnemers aan de trajectbegeleider getoond. De intake geeft de mogelijkheid om alle relevante informatie te verzamelen over de deelnemer. In de praktijk wordt dit via een persoonlijk gesprek met de deelnemer gerealiseerd. Daarbij worden mogelijke problemen gesignaleerd en kunnen overige betrokken ketenpartners zoals bijvoorbeeld maatschappelijk werk, politie of gezinszorg worden ingeschakeld in een traject. Een en ander kan gestructureerd in het deelnemerdossier van G4Rmc worden opgenomen. In de procesgang worden de kandidaten via de status intake via een lijst in beeld gebracht. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 5
Trajectplan voortijdig schoolverlater Aan de hand van de intake wordt samen met de deelnemer een trajectplan uitgezet. In het trajectplan staan de uit te voeren activiteiten en betrokken ketenpartners op basis waarvan de deelnemer de startkwalificatie alsnog kan gaan behalen. In het trajectplan van de deelnemer worden alle trajectstappen en acties overzichtelijk aan de gebruiker gepresenteerd. Ieder traject kan ook in tijd worden gedefinieerd waardoor inzicht ontstaat in de tijdsbesteding per deelnemer en traject. Ook wordt in het plan een instroom en uitstroom moment opgenomen waarmee resultaten bij start en afronding van het project worden vastgelegd. Richting management en extern betrokkenen levert dit concreet zicht op de effectiviteit van projectstappen en RMC organisatie. Een en ander wordt afgerond met een behaald resultaat. Zo kan bijvoorbeeld een deelnemer worden geplaatst in een opleiding. Acties en correspondentie Alle activiteiten die uitgevoerd worden bij deelnemers worden geregistreerd in het blok Acties. Acties kunnen betrekking hebben op overleg, telefoontjes en correspondentie met de deelnemer. Via de lijst met activiteiten kunnen vervolgens de details van een actie worden bekeken. Indien bijvoorbeeld een brief verzonden is naar de deelnemer kan deze via een actie worden geproduceerd, geprint en later weer in beeld worden gebracht. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 6
Via een in G4Rmc geïntegreerde tekstverwerker en beschikbare modelbrieven kan correspondentie eenvoudig via de post of het internet worden verzonden. Dit kan zowel individueel als groepsgericht worden uitgevoerd. Relatiebeheer:scholen, ketenpartners en projectaanbod Via relatiebeheer wordt de informatie scholen, ketenpartners en projecten verwerkt. Naast de algemene informatie van deze organisaties en contactpersonen wordt ook vastgelegd welke aanbod aan opleidingen in de regio beschikbaar is. Ook de ketenpartners en het aanbod aan diensten kan hier worden verwerkt. Alle informatie kan bij het trajectplan en bij de acties weer worden gebruikt. RMC effect rapportage en monitor voortijdig schoolverlaten De rapportagemogelijkheden van G4Rmc zijn zeer flexibel. Standaard is de RMC effectrapportage opgenomen. Op deze wijze kan alle informatie die voor de effectrapportage nodig is eenvoudig met een druk op de knop op elk gewenst moment worden geproduceerd. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 7
Via G4rmc worden naast de effectrapportage een aantal standaard rapporten beschikbaar gesteld. Naast de standaardrapportage beschikt G4rmc over een rapportgenerator waarmee de gebruiker zelf op maat rapporten en kruistabellen kan definiëren. Daarbij kan alle informatie uit G4Rmc worden benaderd. Rapporteren kan via PDF, Word en Excel zodat van daaruit de informatie verder kan worden bewerkt. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 8
De rapporten die op maat zijn gemaakt kunnen via G4rmc voor alle gebruikers binnen de RMC regio beschikbaar worden gesteld. Binnen de rapportgenerator zijn mogelijkheden opgenomen voor standaard rapporten, kruistabellen, grafieken en geografisch kaartmateriaal worden gewerkt. Daarnaast kunnen selecties op de gegevens worden gemaakt en zijn De gegevens in G4rmc kunnen ook worden gebruikt voor de Onderwijsmonitor. De Onderwijsmonitor wordt gevoed met kengetallen vanuit het onderwijs. Deze kengetallen zijn gebaseerd op de voorschiften van de VNG en Oberon die in het kader van de leerplichtadministratie, het voortijdig schoolverlaten en het onderwijsachterstanden beleid zijn vastgesteld. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 9
Dynamische website RMC regio Voor een goede profilering van de RMC regio is een website voor voortijdig schoolverlaten een must. De G4rmc regio website is een website die is afgestemd op de RMC regio, door de gebruiker kan worden onderhouden en dynamische koppelingen kent met G4rmc. Via deze koppelingen wordt de website actueel en upto-date gehouden. Zo worden gegevens van organisaties en ketenpartners beschikbaar gesteld en worden kerngegevens van aangeboden projecten weergegeven. Mogelijkheden van de RMC regio website en in eigen beheer te wijzigen onderdelen: - profilering eigen organisatie en activiteiten met eigen opmaak en foto s - nieuwsrubriek - elektronische formulieren volgens eigen formaat en formaat LVLA - chat-corner voor deelnemers Dynamische gegevens via integratie met G4rmc - algemene gegevens organisatie en ketenpartners - inlezen elektronische formulieren website - actueel projectaanbod - RMC monitor met kengetallen vanuit G4rmc G4rmc voor ROC s Ook ROC s hebben een belangrijke verantwoordelijkheid voor wat betreft trajectbegeleiding van jongeren die een opleiding niet voltooien of geen startkwalificatie behalen binnen de organisatie. In het verlengde van de leerlingenadministratie kan het ROC van start met de G4rmc versie voor ROC s. De werkwijze en mogelijkheden zijn gelijk aan de G4rmc versie en er is informatie uitwisseling mogelijk met de eigen leerlingenadministratie (bijv. Noise). Uiteraard is er directe uitwisseling mogelijk tussen G4rmc voor ROC s en G4rmc voor de RMC regio. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 10
G4rmc voor ketenpartners G4Rmc is oorspronkelijk als versie ontwikkeld voor RMC regio s. In de praktijk staat de groep voortijdig schoolverlaters in de regio centraal voor verschillende organisaties. Dit zijn organisaties als CWI, Sociale Dienst, Jeugdzorg en uiteraard de RMC regio zelf. Daarom heeft Pronexus in aansluiting op G4rmc een uitbreidingsmodule ontwikkeld waarmee werk en opleiding kunnen worden geregistreerd in het systeem. Het volgsysteem werkt daarbij voor de ketenpartners overstijgend en geeft een overzicht van alle jongeren van 16 tot en met 23 jaar die projecten doorlopen bij de verschillende ketenpartners. De jongere kan daarbij direct worden gevolgd door alle betrokken ketenpartners. Tevens kan de status die de jongere bereikt bij de ketenpartner worden vastgelegd. G4rmc voor ketenpartners werkt als verlengstuk op de interne volgsystemen die door alle ketenpartners intern worden gebruikt. Op deze wijze blijft een totaal overzicht aanwezig voor alle betrokkenen die actief zijn met jongeren. Uiteraard werkt deze versie nauw samen met de G4rmc versie die door de RMC regio wordt gebruikt. Beveiliging via internet G4rmc is internetsoftware waardoor de software via internet benaderbaar kan worden gemaakt. Via een beveiligde SSL verbinding en toegangsbeveiliging wordt alle informatie in ruime mate beschermd. Uiteraard is het ook mogelijk om G4rmc op een intranet server te plaatsen waardoor de benadering van G4rmc beperkt blijft tot de eigen organisatie. Het Onderwijsloket en de Onderwijsmonitor Het digitaal Onderwijsloket is het centrale communicatiepunt op internet voor het gemeentelijk en regionaal onderwijs. De internetsoftware legt een brug tussen de interne software bij gemeenten en regionale leerplichtbureaus en het externe onderwijsveld. Een deel van informatie wordt vanuit de centrale software ontsloten naar internet en deelbaar gemaakt met relevante betrokkenen. Wie tot welke informatie toegang heeft, wordt bepaald door de organisatie die inlogt. Het Onderwijsloket bestaat uit een aantal componenten die zijn afgestemd op de door de regio of gemeente gewenste functionaliteit. Voor elk softwarepakket dat bij de afdeling Onderwijs wordt gebruikt is het mogelijk om functionaliteit via internet aan scholen, schoolbesturen en ouders beschikbaar te stellen. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 11
Het Onderwijsloket kan als aanvulling worden ingezet voor G4Lpa, G4Rmc, GBA, de Onderwijsmonitor en G4Net voor planning van onderwijshuisvesting. Centraal element van het Onderwijsloket is de doorstroom van informatie van scholen en schoolbesturen naar gemeenten en de regio. Anticiperend op de invoering van het onderwijsnummer sluit het onderwijsloket nu al aan bij het beschikbare uitwisselformaat van de IB Groep en kan dus nu al effectief worden ingezet! Het Onderwijsloket maakt gebruik van een beveiligde verbinding waarbij alle gegevens onleesbaar voor derden via internet beschikbaar worden gesteld voor geautoriseerde gebruikers. Een aantal mogelijkheden van het Onderwijsloket: Uitwisseling van gegevens: in- en uitschrijvingen leerplichtinformatie CFI tellingen verzuim persoonsgegevens GBA Doorgeven meldingen: voortijdig schoolverlaten schoolverzuim schade aan gemeentelijke gebouwen aanvragen voor leerlingenvervoer aanvragen voor onderwijshuisvesting gereedmelding huisvesting Functionaliteit voor onderwijsveld en inwoners: actuele informatie over scholen en gebouwen inzicht in leerlingaantal en ruimtebehoefte berekening financiele informatie onderwijshuisvesting overzicht processtatus van meldingen Voor het publiceren van alle kerninformatie over onderwijs kan gebruik gemaakt worden van de Onderwijsmonitor van Pronexus. G4RMC software voor voortijdig schoolverlaten pag. 12