Vrijwilligersbeleid 2015-2016 Inleiding Kader Voor het opstellen van het vrijwilligersbeleid wordt uitgegaan van de missie en visie van de stichting, de resultaten van de vrijwilligers-enquête 2015 en de wettelijke kaders. Aanleiding Sinds 1 januari 2014 is de stichting uitgebreid met het Steunpunt Zeewolde en het Jongerenwerk. Dit brengt een grotere verscheidenheid aan vrijwilligers, taken en afspraken met zich mee. Het is daarom nodig om het vrijwilligersbeleid te herzien en te komen tot een uniform beleid waarbinnen alle verschillende vrijwilligers tot hun recht komen. Vrijwilligerswerk is belangrijk voor de organisatie omdat veel mensen afhankelijk zijn van de aangeboden activiteiten en diensten. Zonder de inzet van de vele vrijwilligers kan dat werk niet worden uitgevoerd. Het is daarom van belang om de positie van vrijwilligers binnen de stichting duidelijk te hebben en de vrijwilligers goed te ondersteunen in hun werk. De belangrijkste vraag waar dit beleid een antwoord op moet geven is de vraag, hoe schep je een gezond kader dat de vrijwilligers met al hun diversiteit en flexibiliteit, in hun kracht zet? Werkwijze en implementatie Dit vrijwilligersbeleid is opgesteld door de beleidsmedewerker van de stichting, met input van de beroepskrachten, een selectie van vrijwilligers en de resultaten van de vrijwilligersenquête 2015, zodat er gedragen beleid ontstaat. Het is van belang dat alle medewerkers en vrijwilligers van de stichting het beleid kennen en ook daarnaar handelen. Het beleid biedt duidelijke kaders, maar geeft ook voldoende ruimte voor flexibiliteit, inspraak en nieuwe inzichten. Na vaststelling van dit beleid wordt de operationalisering gelegd bij de beroepskrachten en moet er een vrijwilligerscoördinator binnen de stichting worden aangewezen. Deze is verantwoordelijk voor de invoering, voortgang, bewaking en bijstelling van het beleid. Dit vrijwilligersbeleid is bedoeld voor intern gebruik en treedt in werking na vaststelling door het bestuur. Nieuwe vrijwilligers die na vaststelling van het beleid worden aangenomen, vallen onder het nieuwe beleid. Al actieve vrijwilligers worden geïnformeerd over het nieuwe beleid. Eventuele oude afspraken die niet meer binnen het nieuwe beleid passen zullen opnieuw worden beoordeeld en aangepast aan het nieuwe beleid. Het vrijwilligersbeleid geldt voor de periode van 1 juli 2015 tot en met 31 december 2016. Ruim voor de einddatum wordt het totale beleid geëvalueerd en eventuele aanpassingen doorgevoerd. Vrijwilligersbeleid 2015-2016 1
1. Visie en uitgangspunten Missie en visie van de organisatie In 2014 is de visie en missie van de stichting opnieuw vastgesteld door het bestuur. De visie en missie zijn vastgesteld voor de periode 2014-2020. De visie en missie bepalen de komende jaren de koers en de strategie van de stichting. Visie: De stichting vormt samen met haar vrijwilligers een organisatie die werkt aan een sterke lokale samenleving met plaats en aandacht voor iedereen. Dit vanuit de overtuiging dat iedere inwoner waardevol is voor de samenleving van Zeewolde. Missie: Met passie en ondernemingszin werken wij aan een krachtige lokale samenleving. Wij verbinden burgerinitiatieven en realiseren bestendige doelen. Dat doen wij samen met vrijwilligers en lokale partners. Zo bouwen wij aan een Zeewolde waar plaats is voor iedereen. Visie op vrijwilligers(werk) De stichting is een organisatie met meer dan 200 vrijwilligers. Zonder de inzet van deze vrijwilligers kunnen de doelen en dienstverlening niet gerealiseerd worden. Zij maken het mogelijk dat er vele diensten en activiteiten worden aangeboden ter ondersteuning van de inwoners van Zeewolde. Zij zijn voor een belangrijk deel de organisatie! Daarom vinden wij het belangrijk dat vrijwilligers betrokken worden bij de invulling van de projecten en diensten en bij de beleidsvorming van de organisatie. Wij vinden dat iedereen de gelegenheid moet hebben om betrokken te zijn bij vrijwilligerswerk op een manier die bij hem/haar past. Dat geldt voor iemand met een volle agenda die incidenteel inzetbaar is, als ook voor iemand die vanwege een beperking alleen vanuit eigen huis of met begeleiding kan bijdragen. Als mensen hun vrijwilligerswerk met plezier doen, is de kans groot dat ze actief blijven en ook naar hun omgeving uitstralen dat vrijwilligerswerk de moeite waard is. Het is onze uitdaging om maatwerk in vrijwilligerswerk te leveren. Vrijwilligerswerk is een middel om mensen aan te zetten tot participatie. Het kan een eerste stap tot participatie zijn om in een positieve, lerende en motiverende omgeving een zinvolle daginvulling te hebben. Wij vinden het daarom belangrijk dat mensen met een arbeidshandicap een kans krijgen om zich in te kunnen zetten en te kunnen leren van het vrijwilligerswerk binnen onze stichting. Dit betekent dat wij als stichting actief op zoek gaan naar mogelijkheden om vrijwilligerswerk als participatiemiddel in te zetten. Wat is het vrijwilligerswerk binnen de stichting Het vrijwilligerswerk binnen de stichting is het werk dat mensen vrijwillig verrichten ter ondersteuning van de diensten, projecten en doelen van de stichting. Vrijwilligerswerk binnen de stichting is heel divers; van het draaien van een bardienst, tot coördineren van een eigen vrijwilligersteam en van het organiseren van een beursvloer tot het wekelijks bezoeken van een dementerende. Ook het koken voor ouderen of het begeleiden van kindervakantiewerk betreft vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk binnen de stichting betreft verschillende doelgroepen en verschillende soorten taken. Men werkt bijvoorbeeld met kinderen, ouderen, jongeren, chronisch zieken of actieve burgers en de taken kunnen zijn op het gebied van facilitair, organisatorisch, dienstverlening of hulpverlening. Daarnaast zijn er ook verschillende verbanden waarbinnen vrijwilligerswerk wordt verricht. Zo kan iemand langdurig verbonden zijn aan een dienst of project van de stichting, maar iemand kan ook voor 1 keer ingezet worden of zo nu en dan. Vrijwilligersbeleid 2015-2016 2
De vrijwilliger van de stichting Een vrijwilliger is diegene die zich binnen de stichting inzet voor een bepaald doel of een bepaalde taak zonder betaling voor het werk. Iemand is vrijwilliger van de stichting als de taak waar hij of zij voor werkt valt onder de taken en diensten die tot de opdracht van de stichting behoren. Iemand is vrijwilliger van de stichting als hij of zij als zodanig is ingeschreven bij de stichting of in opdracht van een beroepskracht van de stichting vrijwillig taken verricht. Naast het vrijwilligerswerk zijn ook de vrijwilligers binnen de stichting zeer divers. Denk bijvoorbeeld aan maatschappelijke stagiaires, 65 plussers, ondernemers, mensen die rehabiliteren en re-integreren naar werk, mensen met een arbeidshandicap, niet werkende moeders, wel werkende mensen, jongeren, etc. Het zijn mensen die zich met verschillende doelen en motieven inzetten voor hun taak. Doelen die mensen hebben zijn zich zinvol inzetten voor een ander, een zinvol tijdverdrijf, andere mensen ontmoeten, iets willen leren of juist kennis willen delen maar het kan ook zijn dat iemand het moet doen, van school of van een begeleider. Binnen de stichting zijn de meeste mensen langdurend actief als vrijwilliger. Van 3 tot 10 jaar. De meeste mensen verrichten wekelijks terugkerend vrijwilligerswerk, maar ook maandelijks of een aantal keer per jaar komt voor. Evenals eenmalig of voor een kortdurend project. Uitdagingen voor de organisatie Gezien de visie en uitgangspunten zoals hierboven beschreven stelt de stichting zich de volgende uitdagingen voor de periode van dit beleid: 1. Hoe betrekken we vrijwilligers bij de invulling van de projecten en dienstverlening van de en bij de beleidsvorming rondom vrijwilligerswerk? 2. Hoe sluiten we zo goed mogelijk aan bij de drijfveren, kennis, ervaring en mogelijkheden van de vrijwilligers? 3. Hoe zetten we vrijwilligerswerk als participatiemiddel in. Welke mogelijkheden zijn er hiervoor? 2. De vrijwilliger en de beroepskrachten In dit hoofdstuk geven we uitleg over de verschillende termen die we gebruiken voor vrijwilligers en geven we aan wat de rol van de beroepskrachten is. We onderscheiden de volgende categorieën vrijwilligers: 1. Structurele vrijwilligers: Een structurele vrijwilliger is die vrijwilliger die zich voor langere termijn vastlegt voor het uitvoeren van bepaalde taken binnen een project/dienst van de stichting. Zij ondersteunen de stichting structureel bij het uitvoeren van het werk. Zij gaan een verbintenis aan met de stichting. De taken die de vrijwilliger verricht worden bij het kennismakingsgesprek duidelijk met elkaar afgesproken en vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst. 2. Zelfstandige, ongebonden vrijwilligers: Een incidentele vrijwilliger is iemand die niet structureel, maar vraaggericht benaderd wordt ter ondersteuning van een activiteit. Denk aan iemand die adviseert, een webpagina bouwt, een tekst schrijft, foto's maakt, een ouder die mee gaat op een uitje. Deze vrijwilliger wordt niet in de stichting ingeschreven, maar geregistreerd bij de begeleidende beroepskracht. Deze vrijwilliger wordt zo nodig direct gewaardeerd voor zijn of haar inzet door de betreffende beroepskracht. 3. Projectvrijwilligers Vrijwilligers die zich verbinden aan een project met een duidelijke begin en einddatum, zoals: Beursvloer, NLDoet, MASmarkt, kindervakantiewerk, zomerprogramma, cultuurmarkt, etc. Er wordt ervan uitgegaan dat vrijwilligers zich inzetten voor de duur van Vrijwilligersbeleid 2015-2016 3
het project en alleen betrokkenheid voelen bij het project, de verbinding met de stichting is er niet of is minder van belang. Projectvrijwilligers worden ingeschreven bij het project en afhankelijk van het karakter van het project worden zij wel of niet in de administratie van de organisatie opgenomen. Verantwoordelijke beroepskracht Bij elke vrijwilliger hoort een beroepskracht. Deze beroepskracht is verantwoordelijk voor de werving en de begeleiding van de vrijwilligers. De beroepskrachten hebben de volgende taken: werven, selecteren en aannemen van vrijwilligers; begeleiding, ondersteuning en scholing van vrijwilligers; bewaking van kwaliteit en resultaat van het vrijwilligerswerk; coördinatie van het werk dat vrijwilligers uitvoeren; zorg dragen voor randvoorwaarden zodat vrijwilligers gemotiveerd en effectief kunnen werken; het verstrekken van informatie op maat: actief, tijdig, volledig, geselecteerd en toegankelijk; beheer van het project-vrijwilligersbudget. Aandachtsfunctionaris vrijwilligers De beroepskrachten zorgen voor de individuele waardering en ondersteuning. Een aantal overstijgende taken zijn voor de aandachtsfunctionaris vrijwilligers. De medewerker voert de volgende taken uit: verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid; begeleiden van vrijwilligersraad; beheer van het stichtings-vrijwilligersbudget; bijhouden vrijwilligersadministratie, in samenwerking met het secretariaat; contactpersoon extern betreffende vrijwilligersbeleid; coördineren en organiseren vrijwilligersactiviteiten, waardering vanuit de stichting; communicatie over de stichting verzorgen naar de vrijwilligers; bemiddelen bij conflicten inzake vrijwilligers; 3. De drie uitdagingen voor de organisatie De drie uitdagingen die zijn gesteld in de laatste paragraaf van hoofdstuk één zijn de drie leidende onderwerpen van dit vrijwilligersbeleid. In dit hoofdstuk wordt omschreven hoe de organisatie iedere uitdaging aan neemt en welke antwoorden hier al voor zijn. 3.1 Hoe betrekken we vrijwilligers bij de invulling van de projecten en dienstverlening van de stichting en bij de beleidsvorming rondom vrijwilligerswerk? In de vrijwilligersenquête 2015 is aangegeven dat de vrijwilligers zich zeer betrokken voelen bij het project/dienst waarvoor zij werken. De betrokkenheid bij de stichting als geheel is minder groot, die staat verder af van de praktijk van de vrijwilliger. Vrijwilligers willen wel op de hoogte worden gehouden van veranderingen en besluitvorming binnen de stichting. De stichting zelf hecht veel belang aan de inspraak en mening van de vrijwilligers, zij zijn immers een grote groep medewerkers van de organisatie wiens belangen door de stichting moeten worden gewaarborgd. Voor een goede betrokkenheid van de vrijwilliger is communicatie en inspraak belangrijk. Door communicatie wordt de vrijwilliger (mits in begrijpelijke taal) deelgenoot van de ontwikkelingen van de stichting of van het project/dienst waarvoor zij/hij werkt. Vrijwilligersbeleid 2015-2016 4
Door inspraak wordt de vrijwilliger serieus betrokken bij de ontwikkeling van de stichting of het project/dienst en heeft mede invloed op de keuzes die worden gemaakt. Communicatie en inspraak willen wij als volgt organiseren: Betrekken bij beleid en organisatie van de stichting De stichting draagt zorg voor begrijpelijke taal bij communicatie. Minimaal 1 x per jaar is er een vrijwilligersvergadering waarin vrijwilligers op de hoogte worden gesteld van ontwikkelingen binnen de stichting en raadpleging over en weer plaatsvind. Er wordt onderzocht of een vrijwilligers-adviespanel ingesteld kan worden. Deze kan worden geraadpleegd over het te voeren beleid en behartigt het belang van de vrijwilligers in de stichting. 4 x per jaar worden vrijwilligers middels een digitale nieuwsbrief op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen binnen de stichting. Er vindt een 2 jaarlijks tevredenheidsonderzoek plaats onder de vrijwilligers. Er wordt een vrijwilligersinformatiepagina toegevoegd aan de website van de organisatie. Vrijwilligers worden via de begeleidende beroepskracht, bv. in teamoverleg of individueel, op de hoogte gesteld van veranderingen in de stichting. Betrekken bij de organisatie van het project/dienst De betreffende beroepskracht geeft uitvoering aan het betrekken van de vrijwilligers bij de organisatie van de dienst of project waarvoor zij werken. Afhankelijk van het project of de dienst en van de wensen van de vrijwilliger is deze betrokkenheid groter of kleiner. In overleg wordt gekozen voor de vorm van betrokkenheid. Denk aan een teamoverleg, teamuitje, via mailing, overdracht of individueel. De resultaten van het vrijwilligerswerk worden samen geëvalueerd, zodat ieder weet waar je het voor doet. 3.2 Hoe sluiten we zo goed mogelijk aan bij de drijfveren, kennis, ervaring en mogelijkheden van de vrijwilligers? Om de kennis, ervaring en mogelijkheden van vrijwilligers ten volle in te kunnen zetten is het belangrijk dat de mogelijkheden van de vrijwilliger goed in beeld is bij de beroepskrachten. Alleen als de organisatie de mensen kent, hun kennis, ervaring en ambities en dromen weet, kunnen mensen bewust ingezet worden op de juiste plek. Daarnaast is het van belang dat de beroepskrachten de organisatie met alle projecten en diensten als een geheel zien en vrijwilligers ook doorverwijzen naar andere projecten wanneer die beter aansluiten bij de ambities en mogelijkheden van de vrijwilliger. Alleen dan biedt de stichting een koepel waarbinnen vrijwilligers kunnen leren en groeien. Bewust omgaan met instroom-doorstroom en uitstroom van vrijwilligers is hierbij van belang. Het is belangrijk om het belang van de vrijwilliger voorop te stellen en niet het organisatiebelang om een vacature gevuld te krijgen. aansluiten bij de wensen en ambities van de vrijwilligers betekent soms iemand doorverwijzen naar een andere organisatie of afdeling als dat beter bij de persoon past. Groei (doorstroom) van vrijwilligers moet mogelijk worden gemaakt door doorverwijzing naar nieuwe vrijwilligersfuncties in of buiten de organisatie. Om de vrijwilliger te leren kennen en diens mogelijkheden te optimaliseren is er speciale aandacht voor de ontwikkeling van een relatie met de vrijwilliger, waarbij speciale aandacht is voor kennismaking, begeleiding, scholing en waardering van vrijwilligers. Kennismaking De eerste kennismaking met de vrijwilliger vindt zoveel mogelijk plaats met de beroepskracht van het betreffende interessegebied van de vrijwilliger. Bij de kennismaking worden de interesses en Vrijwilligersbeleid 2015-2016 5
ambities van de vrijwilliger besproken en worden de mogelijkheden van de organisatie uitgelegd.. Er wordt kritisch bekeken welke plek het beste bij de vrijwilliger past. Eventueel wordt de vrijwilliger doorverwezen naar een ander project en beroepskracht als dat een betere match is. Als leidraad voor de kennismaking kan het interesseformulier worden gebruikt. Begeleiding Iedere vrijwilliger heeft een beroepskracht als begeleider. Dit is het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilliger en de verantwoordelijke persoon voor de begeleiding, waardering, scholing en financiën betreffende de vrijwilliger. De beroepskracht is ook verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken en afbakenen van eventuele risico's voor de vrijwilliger. De vorm van de begeleiding is afhankelijk van de behoefte van de vrijwilliger, het soort werk en de frequentie van het werk. De beroepskracht zorgt ervoor dat er contact is en dat hij of zij weet wie de vrijwilliger is en wat de vrijwilliger nodig heeft. Scholing Om het werk als vrijwilliger goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat vrijwilligers over de juiste kennis beschikken. Een goed gevulde rugzak geeft de mogelijkheden om adequaat met het werk om te gaan. Daarnaast vereist het vrijwilligerswerk soms ook bepaalde certificaten of scholing. Afhankelijk van het project/dienst is er: Verplichte scholing, deze wordt ten aller tijde bekostigd door de stichting: Verplichte scholing is nodig voor de vrijwilliger om volgens protocollen van de afdeling het werk te kunnen verrichten. Scholing ter aanvulling van de deskundigheid: De niet verplichte scholing is ter aanvulling voor de vrijwilliger, naar eigen inzicht, in overleg met de beroepskracht in te vullen. Bekostiging van deze scholing is afhankelijk van urgentie en begroting project/dienst. Iedere beroepskracht stelt naar behoefte en eisen een programma op (en neemt dit op in de begroting) voor de deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers van het project/dienst. De beroepskracht draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de deskundigheidsbevordering van de betrokken vrijwilligers. Daar waar mogelijk wordt scholing van vrijwilligers samen met andere projecten/diensten geclusterd. Waardering Veel activiteiten zouden zonder de inzet van vrijwilligers niet plaats vinden. Deze inzet is dus zeer belangrijk en moet gewaardeerd worden. Vrijwilligers hebben in de enquête aangegeven waardering het meest te voelen en wensen van de betrokkenen bij het project of de afdeling waarvoor ze werken. Deze waardering moet dan ook veruit de meeste aandacht krijgen. Waardering door de doelgroep waarvoor men werkt: Deze waardering wordt meestal rechtstreeks geuit door de doelgroep aan de vrijwilliger. Wanneer de organisatie een uiting van waardering ontvangt is het van belang dat deze uitingen worden doorgegeven aan de betreffende vrijwilligers. Waardering door de betrokken beroepskracht: Waardering door de beroepskracht is een persoonlijke waardering voor de inzet bij de activiteit. Waardering uit zich voor een belangrijk deel in persoonlijke aandacht, door het geven van complimenten, aanmoediging en laten blijken van het op prijs stellen van iemands aanwezigheid en inzet. Deze vorm van waardering hoort in de grondhouding van de beroepskrachten thuis, hiervoor zal aandacht zijn in de functieomschrijving van alle beroepskrachten. Naast de persoonlijke aandacht vindt waardering per project/dienst plaats op een gepaste manier. Per project dienen hiervoor afspraken te worden gemaakt. Te denken valt aan een teamuitje, een verjaardags-attentie, aandacht bij jubileum of ziekte, waardering bij afscheid. Waardering door de stichting: Een waardering voor de inzet en betrokkenheid door de stichting is een blijk van erkenning voor de vrijwilligers van bestuur en directie. Naast de communicatie en inspraak geeft de stichting hier blijk van door een jaarlijkse bijeenkomst en een klein gebaar in de Vrijwilligersbeleid 2015-2016 6
decembermaand. Het vrijwilligersfeest in de zomer past niet bij de betrokkenheid van de vrijwilligers bij de stichting. Een waardering in die vorm wordt in de toekomst georganiseerd per afdeling/team in de vorm van een teamuitje, oid. 3.3 Hoe zetten we vrijwilligerswerk als participatiemiddel in? Welzijn Zeewolde heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om participatie van mensen met een arbeidshandicap. Zij wil zich daarom extra inzetten om deze doelgroep als vrijwilligers in te zetten. Daarnaast wordt ook vanuit de participatiewet dit een steeds belangrijker onderwerp en moet ook Welzijn Zeewolde zoeken naar aansluiting bij de sociale dienst/participatiewet. Hiertoe zal de stichting in de komende periode van dit beleid aandacht gaan besteden aan de begeleiding van deze doelgroep en passend aanbod van vacatures. De volgende stappen zijn hierin te nemen: Stap 1 is om in kaart te brengen welke mensen uit deze doelgroep nu al actief zijn binnen de organisatie. En op welke manier hier nu al aandacht voor is. Stap 2 is om te analyseren wat er nodig is om meer mensen uit deze doelgroep een plek als vrijwilliger te geven. Stap 3 het ontwikkelen van beleid op instroom-doorstroom-uitstroom voor doelgroepen vanuit de participatiewet. Stap 4 is het inzetten van aanvullende middelen die het mogelijk maken om deze doelgroep meer in te zetten. Bijvoorbeeld krachtvrijwilligers, speciale vacatures, samenwerking met een partner, etc. Echter is er geen financiële ruimte, en dus geen extra tijd inzetbaar voor de begeleiding van de doelgroep, de mogelijkheden voor inzet moeten dus worden gezocht binnen de huidige mogelijkheden of er moet een project voor worden opgesteld. De keuze die hiervoor wordt gemaakt is afhankelijk van de mogelijkheden van de stichting in de komende periode. 4. Regelingen en wettelijke bepalingen Om veiligheid en goede werkomstandigheden voor vrijwilligers te garanderen zijn een aantal zaken vastgelegd. Hetzij vanuit de wet, hetzij vanuit de stichting. In dit hoofdstuk staan de belangrijkste afspraken die algemeen geldend zijn voor alle vrijwilligers. Vrijwilligersregistratie: Alle vrijwilligers, behalve zij die zich voor een apart project of incidenteel inzetten, worden geregistreerd in de administratie van de stichting. In het vrijwilligersregistratieformulier staat wie het contactpersoon is, en welke werkzaamheden er worden verricht. Naast de registratie is er informatie voor vrijwilligers over algemene afspraken van de stichting en eventueel specifieke afspraken van een project/dienst. Ingeschreven vrijwilligers worden opgenomen in de administratie van het project en in de administratie van de stichting. Voor deze vrijwilligers wordt het organisatie-vrijwilligersbudget (zie hoofdstuk 5) ingelegd in de stichting. Incidentele vrijwilligers krijgen geen overeenkomst van de stichting. Om aan te tonen dat zij voor de organisatie werkzaamheden verrichten is het voldoende als de beroepskracht een registratie van deze mensen bijhoudt. Deze vrijwilligers krijgen direct na hun inzet een waardering en worden verder niet opgenomen in de organisatie. Privacy en veiligheid: Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger heeft een geheimhoudingsplicht betreffende gevoelige informatie van de organisatie en betreffende persoonlijke informatie van deelnemers van de projecten en diensten. Vrijwilligersbeleid 2015-2016 7
Omgang met deelnemers en cliënten De stichting vindt het belangrijk om risico's voor deelnemers en cliënten in de omgang met vrijwilligers zoveel mogelijk te beperken. Maar ook de risico's die vrijwilligers lopen in de omgang met deelnemers en cliënten vinden wij van belang. Daarnaast vinden we het belangrijk om bij het nemen van maatregelen niet de flexibiliteit en het werkplezier uit het oog te verliezen. Om risico's te beperken maken we gebruik van een gedragscode en een VOG (verklaring omtrent gedrag). VOG (verklaring omtrent gedrag) Er wordt per project bekeken of een VOG relevant is om van de vrijwilligers te vragen. We vinden het relevant als vrijwilligers met kinderen en jongeren werken en/of met kwetsbare mensen in een afhankelijke positie, bv. mensen met een beperking of die hulpbehoevende zijn. Met name daar waar vrijwilligers ingezet worden buiten het toezicht van de organisatie. Omdat echter aanvraag van VOG's niet begroot is in 2015, zal dit in fases worden ingevoerd, met prioriteit bij de kwetsbaarste situaties. in 2015 zal er van alle vrijwilligers die met kinderen en jongeren werken een VOG worden geëist. De andere vrijwilligers volgen wanneer er ruimte op de begroting is. In 2016 zal deze kostenpost in de begroting moeten worden opgenomen per project/dienst. Wanneer we een VOG eisen van een vrijwilliger wordt dit expliciet aangegeven in de overeenkomst met de vrijwilliger. Pas wanneer de vrijwilligersovereenkomst door beide partijen is getekend vergoedt de stichting de gemaakte kosten voor de aanvraag van de VOG van de vrijwilliger. Om vrijwilligers flexibel en incidenteel in te kunnen zetten is een VOG-aanvraag niet altijd haalbaar. Bij inzet van incidentele vrijwilligers is het van belang bewust te zijn van de risico's die het werk met zich mee kunnen brengen. De beroepskracht dient de vrijwilligers hierover te informeren en instrueren. Vertrouwenspersoon/klachtenregeling Indien de vrijwilliger gevoelens van onvrede of ongenoegen heeft moet hij deze kwijt kunnen. Hij/zij moet een klacht kunnen indienen bij de organisatie. Bij klachten over werksituaties, ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en dergelijken dient de vrijwilliger zich te wenden tot de beroepskracht. Mocht dit niet mogelijk zijn dan kan de vrijwilliger zich tot de vrijwilligerscoördinator wenden of de vertrouwenspersoon van de klachtencommissie. Er kan ook een klacht worden ingediend volgens de klachtenprocedure, die te vinden is op de website van de stichting. Registratie persoonlijke gegevens/privacy De administratie van de persoonsgegevens van de vrijwilligers wordt digitaal en/of in een gesloten kast bewaard op het secretariaat. Betreffende beroepskrachten en het bedrijfsbureau hebben toegang tot deze documenten. Zij hebben geheimhoudingsplicht over de inhoud van de documenten. Daarnaast hanteren beroepskrachten en (vrijwillig) coördinatoren contactlijsten van de vrijwilligers die onder hun verantwoording vallen. De stichting zal onder geen beding zonder toestemming van de vrijwilliger gegevens aan derden verstrekken. In overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) heeft de stichting haar verwerkingen van persoonsgegevens aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens, gevestigd te Den Haag. Deze meldingen zijn openbaar en kunnen bekeken worden op het internet op www.cbpweb.nl. Identificatieplicht De stichting mag geen kopie van een identiteitsbewijs van de vrijwilliger in bezit hebben. De stichting vraagt wel dat de vrijwilliger zich bij de intake legitimeert. De vrijwilliger heeft net zoals het personeel en iedere meerderjarige burger, identificatieplicht op de werkvloer. Aannemen van giften (Ontvangen van fooi en geschenken) De vrijwilliger neemt geen geschenken, beloningen, erfenissen of legaten van (familie van) de cliënt of deelnemers aan. Wanneer de vrijwilliger hiermee wordt geconfronteerd zal in overleg met de beroepskracht hier een oplossing voor gezocht worden. Vrijwilligersbeleid 2015-2016 8
Verzekering en aansprakelijkheid: Verzekeringen en aansprakelijkheid De vrijwilligers die in opdracht van de stichting actief zijn, zijn verzekerd voor ongevallen en aansprakelijkheid (ook voor inzittenden auto) via de verzekering die de gemeente Zeewolde voor al haar vrijwilligers heeft afgesloten. De verzekering van de gemeente is secundair, dit houdt in dat in geval van schade / ongeval eerst de eigen verzekering van de vrijwilliger aangesproken wordt en wanneer deze niet uit keert wordt de collectieve verzekering van de gemeente aangesproken. Aansprakelijkheid Wanneer er tijdens de uitvoering van de werkzaamheden schade ontstaat, diefstal van persoonlijke eigendommen of een ongeval, is de stichting niet aansprakelijk. Gebruik eigen auto bij vrijwilligerswerk De stichting is niet aansprakelijk bij ongevallen wanneer een vrijwilliger voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk de eigen auto gebruikt. De bestuurder van een auto is altijd zelf verantwoordelijk en dus aansprakelijk. De stichting gaat ervan uit dat een vrijwilliger die cliënten in opdracht van de stichting vervoert een inzittende verzekering heeft. Wel geldt bovenstaande vrijwilligersverzekering van de gemeente als aanvulling op de eigen verzekering. De vrijwilliger is niet toegestaan in de auto van een cliënt te rijden. Vergoedingen: Vrijwilligersvergoeding Vrijwilligerswerk is onbetaald. Toch kan voor een bepaalde invulling van vrijwilligerswerk besloten worden een vrijwilligersvergoeding te verstrekken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer een vrijwilliger veel vanuit huis werkt en eigen middelen in moet zetten voor het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. De vergoeding is dan een vast bedrag voor de onkosten voor telefonie, printer, reiskosten, etc. Het besluit voor een vrijwilligersvergoeding wordt genomen door de beroepskracht in overleg met de vrijwilligerscoördinator, mits deze vergoeding is opgenomen in de begroting. De vergoeding is maximaal de onbelaste vergoeding zoals bepaald door de belastingdienst en hierbij wordt rekening gehouden met de toegestane vergoedingen bij een uitkering. Zie hiervoor de website van de belastingdienst. Onkostenvergoeding Onkosten gemaakt ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden worden vergoed door de stichting. Deze kosten kunnen uitsluitend met instemming van de beroepskracht gemaakt worden. Kosten die de vrijwilliger maakt ten behoeve van de werkzaamheden worden tegen inlevering van de bonnen en een ingevuld declaratieformulier volledig vergoed. Reiskosten binnen Zeewolde worden niet vergoed, tenzij hier afspraken over gemaakt zijn. Reiskostenvergoeding voor vrijwilligers vindt plaats na overleg en conform de vergoedingen die voor personeel gelden, zijnde 0,11 per kilometer. Voor de onkostenvergoeding geldt dat deze moet zijn opgenomen in de begroting van het project. 5. Financiering van het vrijwilligerswerk Bij het belang van de inzet van vrijwilligers hoort ook een financiële waagborging van deze inzet. De kosten voor vrijwilligers dienen daarom te worden begroot. Per project dienen er jaarlijks kosten voor vrijwilligers te worden begroot, volgens de volgende eisen: Organisatiekosten vrijwilligers (vast bedrag per vrijwilliger): 5,00 waardering, kerstattentie. organisatie: papier, postzegels, consumptie communicatie: nieuwsbrief, jaarlijkse informatiebijeenkomst, vrijwilligerspanel Vrijwilligersbeleid 2015-2016 9
Projectkosten vrijwilligers (afhankelijk van project): eventueel kosten VOG waardering, Lief en leed, teamuitje scholing, verplicht en onverplicht onkostenvergoeding, vrijwilligersvergoeding Beide kostenposten worden per project begroot door de beroepskracht. De organisatiekosten vrijwilligers worden vervolgens aan het algemene budget vrijwilligers van de stichting overgedragen, de projectkosten vrijwilligers blijven aan de projecten verbonden. Bijlagen Bijlage 1. Vrijwilligersregistratieformulier Vrijwilligersbeleid 2015-2016 10