Voortgangsrapportage Numeri Nieuwe Landelijke Ledenregistratie Datum 8 november 2007 Auteur H. Feenstra Status Versie 1.1 KDB 07-32 Kleine Synode november 2007
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 2 van 10 Inhoud 1 Algemeen 3 2 Stand van zaken Numeri 3 2.1 Oplevering en acceptatie van Numeri 3 2.2 Het acceptabel maken van Numeri voor de gebruiker 3 2.2.1 Performance 3 2.2.2 Functionele onderdelen en fouten in het systeem 4 2.2.3 Gebruikersvriendelijkheid 4 2.3 Bijdrageadministratie 4 2.3.1 Klein Scenario 5 2.3.2 Groot Scenario 5 2.4 Financiële administratie 5 2.5 Dienstverlening 5 3 Second Opinion 6 4 Haalbaarheidsonderzoeken 6 4.1 Nieuwe gebruikersinterface 6 4.1.1 De locale gebruiker 6 4.1.2 De landelijke gebruiker (dienstverlening) 6 4.2 Digitaal mutatieformulier 6 4.3 Up- en download naar en van locale applicaties 7 4.4 Tussenlaag 7 5 Stand van zaken Budget Numeri 8 6 Conclusies 10 Bijlage 1 Second Opinion Numeri
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 3 van 10 1 Algemeen Na de laatste rapportage die is gepresenteerd in de vergadering van de kleine synode is veel gebeurd in het project Numeri. Het eindrapport van de Second Opinion is gepresenteerd aan de projectleiding waarna er, naar aanleiding van de conclusies uit het rapport, vervolgonderzoeken zijn gestart naar haalbaarheid van een aantal zaken en verbeteringen worden aangebracht ten aanzien van de performance van Numeri. De vervolgonderzoeken handelen over de gebruikersinterface, digitaal mutatieformulier en de up-en-download bij gebruik van locale systemen. Onder hoofdstuk 4 wordt hier uitgebreider op ingegaan. De management samenvatting van de Second Opinion is als bijlage 1 bij de rapportage gevoegd, zoals beloofd in de vorige rapportage. Verder is voortgegaan op de ingeslagen weg om tot een Numeri te komen dat voor de ledenadministrateurs bruikbaar is. In onderstaande rapportage wordt de stand van zaken weergegeven. 2 Stand van zaken Numeri 2.1 Oplevering en acceptatie van Numeri In de rapportage van september werd al gemeld dat het acceptatie- en opleverdocument dat door Ordina is opgesteld niet is ondertekend door de PKN. De koppeling met Sila en de verwerking van de mutaties werkte niet naar verwachting. De mutaties werden niet correct in Numeri verwerkt. Ordina is hiermee volop bezig en het ziet er naar uit dat de koppeling nu bijna gereed en werkend is. Met Ordina is afgesproken dat er getekend en betaald wordt als de SILA koppeling gereed is. 2.2 Het acceptabel maken van Numeri voor de gebruiker Voor het verkrijgen van een acceptabel systeem van Numeri voor de gebruiker is echter meer nodig. De voorwaarden die hierbij spelen, zijn: 2.2.1 Performance Bij de performance, de snelheid van reageren van het systeem en het uitvoeren van een gevraagde actie in een scherm of een print, spelen veel onderdelen in Numeri een rol. De projectleiding heeft een lijst gemaakt met gewenste reactietijden van het systeem. De afdeling systeembeheer is samen met MCX, het bedrijf dat Numeri in beheer heeft, aan de slag gegaan om tot verbetering van de performance te komen. In korte tijd is veel verbeterd, maar de verbetering is nog niet op alle punten bereikt. We noemen: 1. Online functies ledenadministratie Deze functies zijn nu acceptabel 2. Acties / Mailings Hier is nog niet naar gekeken. Dit wordt eind november onderzocht.
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 4 van 10 3. Discoverer (rapportages/lijsten) Discoverer is in het systeem een hulpmiddel om de selecties en overzichten geprint te krijgen. In verschillende rapportages treden ernstige vertragingen op die onacceptabel zijn. Deze rapportages in discoverer zijn in eigen beheer gebouwd, niet onder verantwoordelijkheid van Ordina. Echter om discoverer goed te krijgen moet er veel opnieuw gedefinieerd en gebouwd worden. De beoordeling daarvan wordt meegenomen in de bespreking van de resultaten van de haalbaarheidsstudies. 4. Beveiligingsprofielen De beveiligingsprofielen welke draaien in het systeem ter controle van mutaties, worden s nachts uitgevoerd. Het draaien hiervan heeft echter een tijd nodig van 18 uur. Dit betekent dat de nacht hiervoor te kort is. De verwachting is dat dit probleem in week 48 is opgelost. 5. Stress-aspect Onbekend is, hoeveel personen tegelijk gebruik kunnen maken van het systeem zonder dat er noemenswaardige verschillen in de performance optreden. Deze test kan pas worden uitgevoerd als bovenstaande 4 punten naar behoren werken. 6. Performance in operationele fase De eerste vier punten in bovenstaand overzicht zijn of worden verbeterd. Wanneer elk onderdeel afzonderlijk een goede performance geeft, moet tenslotte nog gekeken worden of al onderdelen bij elkaar, in combinatie met een realistisch aantal gebruikers (punt vijf), leidt tot de gewenste performance in de operationele fase. 2.2.2 Functionele onderdelen en fouten in het systeem Tijdens de onlangs gehouden interne test ledenadministratie zijn 11 fouten in het systeem geconstateerd. Daarnaast stonden ook nog 10 issues welke besproken moeten worden met Ordina. Dit betekent dat er nu nog 21 issues liggen die door de PKN als fouten in het systeem zijn aangemerkt. Met Ordina is afgesproken dat deze openstaande punten worden opgelost in de garantieperiode van twee maanden, welke ingaan na ondertekenen van het acceptatie- en opleverdocument. Verder is tijdens de interne testen gebleken dat niet alle functionele ontwerpen compleet zijn en dat er onderdelen van Numeri niet correct of niet compleet beschreven staan. Dit zal in de komende periode hersteld worden. Dit is van belang voor toekomstig onderhoud en beheer. 2.2.3 Gebruikersvriendelijkheid Om volledig te zijn in de rij van punten wordt de gebruikersvriendelijkheid van het systeem nog genoemd. Naast gegevens uit de pilot en de klankbordgroep is uit een gehouden enquête onder de ledenadministrateurs over de gebruikersvriendelijkheid een helder beeld ontstaan over wat de gebruiker nodig heeft aan gebruikersvriendelijkheid om met Numeri te kunnen werken. Om de gebruikersvriendelijkheid te verbeteren wordt een interface geadviseerd door Oracle. In hoofdstuk 4a wordt deze verder besproken. 2.3 Bijdrageadministratie De bijdrageadministratie in Numeri bestaat uit twee onderdelen. Het zgn. klein scenario en het groot scenario.
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 5 van 10 2.3.1 Klein Scenario Deze vorm van bijdrageadministratie is een zeer eenvoudige, voor beperkt gebruik. De bijdragen van gemeenteleden worden hierin bijgehouden in een Excel-vorm (spread sheet). Voor kleine gemeenten kan dit voldoende zijn. Het klein scenario is reeds geaccepteerd in februari 2006. 2.3.2 Groot Scenario Bij de ontwikkeling van de nieuwe landelijke ledenregistratie is vanaf het begin aangegeven dat naast de administratie voor de leden het nieuwe systeem ook zou bestaan uit de volledige bijdrageadministratie en een financiële administratie. Voor het zgn. groot scenario zou het onderdeel financials als hart van deze administratie worden gebruikt, om tot een volledige en uitgebreide bijdrageadministratie te komen. Wat de financiële administratie betreft is in het projectoverleg met de bestuurder besloten af te zien van de inrichting hiervan in het Numeri. De inrichting en het beheer ervan is zeer kostbaar en het werken met deze financiële administratie is zeer complex waardoor het gebruik in de gemeenten beperkt zal blijven. De beoogde voordelen die in eerste instantie verwacht werden, worden hiermee niet gehaald. De projectleiding verwacht dat plaatselijke gemeenten een goed eigen systeem tot hun beschikking hebben voor de financiële administratie. Omdat financials niet wordt ingericht zoekt de projectleiding naar een alternatief voor de uitgebreide bijdrageadministratie. Dit wordt gezocht in de vorm van maatwerk. 2.4 Financiële administratie Zoals hierboven reeds vermeld, heeft de projectleiding besloten af te zien van de inrichting van Financials in Numeri. Dit besluit betekent dat een van de uitgangspunten van het LLR is losgelaten, namelijk een administratie voor leden, bijdragen, en financiën. 2.5 Dienstverlening Bij de ontwikkeling van de dienstverlening is een tweedeling gemaakt tussen het deel dat bij de dienstenorganisatie wordt ontwikkeld voor de servicedesk en het gedeelte dat voor het Numeri ontwikkeld moet worden. De vormgeving van de dienstverlening vanuit de dienstenorganisatie in Web Solution betreft een bestelportaal voor gemeenten. Deze is gekoppeld aan Numeri. Aangezien ook hierin de genoemde performance problemen zich voordoen, wordt onderzocht of de gebruikersinterface hiervoor een oplossing is. Extra onderzoek zal gedaan worden naar alternatieve mogelijkheden voor gemeenten om zelf te printen als dat niet meer door de SMRA gedaan wordt.
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 6 van 10 3 Second Opinion De second opinion, welke is uitgevoerd door de organisatie van Oracle, was in eerste instantie om te onderzoeken of hetgeen Ordina had gebouwd het meest logische was en of wat gebouwd was, goed gebouwd was. Gezien het knelpunt van de gebruikersvriendelijkheid en de performance is gevraagd hier ook aandacht aan te besteden in het onderzoek. De conclusie uit het onderzoek is, dat wat door Ordina gebouwd is goed en degelijk is Op het gebied van performance en gebruikersvriendelijkheid staan in het rapport aanbevelingen tot verbetering, waarvan de gebruikersinterface er een is. Daarnaast adviseert Oracle om de rapportage in Discoverer opnieuw te bezien. Zie verder de managementsamenvatting van het rapport second Opinion (bijlage 1). 4 Haalbaarheidsonderzoeken Naar aanleiding van het rapport 2nd opinion zijn vervolgonderzoeken gestart met het doel te kijken naar de haalbaarheid van de verschillende onderdelen. De up- en download uit het rapport van Cap Gemini (zie rapportage kleine synode september 2007) is hier ook in uitgediept. De haalbaarheidsonderzoeken zijn verdeeld in vier deelprojecten. 4.1 Nieuwe gebruikersinterface De hoofddoelstelling van de nieuwe landelijke ledenregistratie is één centraal systeem, waarin via een internetverbinding de gemeenten hun mutaties direct uitvoeren, zonder hiervoor gebruik te hoeven maken van aparte applicaties op hun computer. Met de bouw van de interface wordt de gebruikersvriendelijkheid aangepakt en wordt tegemoet gekomen aan twee zaken: 4.1.1 De locale gebruiker De locale gebruiker heeft één systeem tot zijn beschikking voor leden- en bijdrageadministratie dat gebruikersvriendelijk is. De schermen komen overeen met die van zijn huidige applicaties voor de administratie. De interface voor de bijdrageadministratie is nog niet opgeleverd. 4.1.2 De landelijke gebruiker (dienstverlening) Voor dienstverlening wordt de (uitgebreidere)interface gebruikt door de medewerkers van de SMRA/DO. Het werk is efficiënter en neemt minder tijd in beslag dan via de HR-schermen. Ook dit onderdeel van de interface is nog niet opgeleverd. Zie verder onder 2d. 4.2 Digitaal mutatieformulier Het ontwikkelen van de interface is een traject van vele maanden. Als tussenoplossing, maar ook voor die gemeenten die op een andere manier willen blijven werken is het digitaal mutatieformulier onderzocht. Via dit formulier dat via internet beschikbaar is voeren zij mutaties in, welke direct in
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 7 van 10 Numeri verwerkt worden. Voor de zorgvuldigheid wordt een formulier gevuld met gegevens uit het Numeri, waarbij de toegestane mutaties worden aangebracht. Op deze wijze wordt voorkomen dat personen dubbel in het systeem voorkomen en dat er verschil is tussen locaal en centraal systeem. 4.3 Up- en download naar en van locale applicaties Er is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van up- en download door bestaande applicaties welke worden gebruikt in de gemeenten. Hierbij valt te denken aan Baruch, Scipio en KLA, maar ook andere zijn mogelijk. Voor dit vervolgonderzoek is het rapport van Cap Gemini leidend geweest. Zie hiervoor de rapportage aan de kleine synode van september 2007 en de bijlage hierover. In het vervolgonderzoek is meer gekeken naar de architectuur en de haalbaarheid in het licht van synchronisatie van systemen en de te stellen voorwaarden voor het mogen aanleveren van een upload vanuit een locaal systeem. Er wordt nader onderzocht of aanpassingen en verbeteringen in de lokale applicaties aangebracht kunnen worden en certificering mogelijk is. Die certificering heeft voornamelijk het doel van te voren te kunnen vaststellen of de gegevens in de landelijke database overeenkomen met de opgetelde gegevens in de lokale databases. De kerkorde is namelijk leidend voor de mutaties en het mogen aanleveren van mutaties vraagt van het locale systeem dat het PKN/kerkorde proof is en gecertificeerd om mutaties aan te leveren in Numeri. 4.4 Tussenlaag Voor het veilig laten werken van het mutatieformulier en de up- en download is een tussenlaag nodig die het reken- en regelwerk doet. Maar ook voor de gebruikersinterface zal een laag nodig zijn die dit werk doet, zodat de gebruiker geen last heeft van het uitvoeren van acties achter de schermen, maar gewoon het werk kan doen. Het onderzoek naar de tussenlaag richt zich op de inhoud van deze tussenlaag. Waar moet hij aan voldoen om de gegevens op een zorgvuldige wijze te verwerken en de foutmeldingen op een correcte een duidelijke wijze te communiceren aan de gebruiker.
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 8 van 10 5 Stand van zaken Budget Numeri Financiële stand van zaken. Het financiële overzicht per 8 november 2007 ziet er als volgt uit: Totaal overzicht A. B. C. D. Aangegane Uitgaven Totaal besteed Verplichtingen (=B + C) Budget Vrije budgetruimte (A- D) 1. Bouwkosten en hosting (Ordina/MCX) 1.759.240 93.889 1.543.682 1.697.071 62.170 1a. Hosting / MCX - - 171.979 171.979-171.979 2. Licenties (Oracle) 540.000 217.884 322.116 540.000 0 3. Opleidingen 285.000 4.769 221.071 225.840 59.160 4. Projectmanagement 550.000 12.601 477.676 490.278 59.722 5. Communicatie 190.000-111.170 111.170 78.830 6. Overig 130.000-146.117 146.117-16.117 7. Onvoorzien 150.000 63.090-63.090 86.910 8. LLR Processen 120.000 120.000-120.000 0 9. Inhuur personeel 400.000 60.381 633.544 693.925-293.925 10. Gebruikersvriendelijkheid 300.000 125.168 41.251 166.419 133.581 11. Voorziening Uitrol 515.000 - - - 515.000 12. Bouwrente 270.000 250.000 20.000 270.000 0 Totaal 5.209.240 947.781 3.688.607 4.695.888 513.352 1. Bouwkosten en hosting De post 1 Bouwkosten en hosting (Ordina/MCX) is voor de helderheid los van elkaar opgenomen. De aangegane verplichtingen met Ordina en de betalingen van wensen en aanvullingen staan opgenomen bij deze budgetpost en de budgetpost 8. LLR-processen. De kosten voor de extra functionaliteiten en Groot scenario zijn ondergebracht bij budgetpost 1 bouwkosten. De verplichtingen ten aan zien van de landelijke dienstverlening staan bij de budgetpost LLR-processen. De verwachting is dat deze posten volledig worden uitgeput, met de nog te verwachten facturen en de openstaande bedragen gekoppeld aan het Oplever- en acceptatiedocument. De vrije ruimte bij Bouwkosten Ordina is wellicht nog nodig als aanvulling op aanpassingen die nodig blijken na de verschillende haalbaarheidsonderzoeken. Dit is nog niet te overzien. 1.a. Hosting MCX Hosting kosten zijn operationele kosten betaald aan MCX. De applicatie en de database draait op apparatuur bij MCX en wordt door hen beheerd. Deze kosten zijn niet begroot geweest, maar zijn structureel 12.500 euro per maand.
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 9 van 10 2. Licentie Oracle De licentiekosten Oracle zijn conform de contractuele overeenkomst die is afgesloten tussen PKN en Oracle. 3. Opleidingen Ongewijzigd. 4. Projectmanagement. Hierin zijn de kosten van het projectmanagement vanaf het begin van het project opgenomen. De verwachting is dat dit budget de komende maanden tot uitputting zal komen. Getracht wordt het aantal uren drastisch te verminderen in de komende maanden. 5. Communicatie De kosten voor communicatie zijn de afgelopen maanden op een laag niveau gebracht, omdat is gekozen voor een periode van radiostilte, totdat de vervolgplannen meer helder zijn. 6. Overig De post overig is gebruikt voor de verschillende bijeenkomsten van klankbordgroep, werkgroepen, projectbijeenkomsten. Ook zijn hier de kosten opgenomen van reisdeclaraties van medewerkers. 7. Onvoorzien De post onvoorzien is voor een deel aangewend voor de kosten die zijn verplicht ten aanzien van de second opinion van de firma Oracle en de kosten voor de inzet van de firma Ordina bij de haalbaarheidsonderzoeken. 8. LLR-processen Dit is de voorziening opgenomen voor de aanpassing ten behoeve van de landelijke dienstverlening (SMRA-processen) in Numeri en de betaling van het openstaande bedrag Ordina gekoppeld aan het oplever- en acceptatiedocument. 9. Inhuur personeel De kostenpost inhuur personeel is besteed aan inhuur extern personeel. Dit betreft voornamelijk beheer en projectmedewerkers die niet door interne medewerkers kunnen worden vervuld, zoals professionele testcoördinatie, beheer en inrichting groot scenario. In de komende maanden zal hier in worden gesneden door contracten te beëindigen of inzet te verminderen. 10. Gebruikersvriendelijkheid Bij deze budgetpost zijn de verplichtingen geboekt ten aanzien van de haalbaarheidsstudies gebruikervriendelijkheid en up- en download, inclusief het vooronderzoek in de zomermaanden. 11. Voorziening uitrol Ongewijzigd 12. Bouwrente Ongewijzigd
Voortgangsrapportage Numeri - 8 november 2007 Pagina 10 van 10 6 Conclusies Nog niet alle haalbaarheidsstudies zijn afgerond. Toch ziet de projectleiding vanuit de reeds geboekte resultaten nav de secondopinionadviezen een weg richting mogelijke opties om Numeri voor de gebruiker geschikt en bereikbaar te maken. Het is echter nog te vroeg om de verschillende opties naast elkaar te noemen. Hier zijn de eindresultaten van de haalbaarheidsonderzoeken voor nodig. We zijn blij dat de SILA koppeling de goede kant op gaat en dat de performance, voor zover we nu kunnen zien, oplosbaar is. De komende maanden zullen we dan ook gebruiken om met de hoogst mogelijke snelheid de lopende onderzoeken af te ronden en de resultaten naast elkaar te leggen. Een belangrijk aandachtspunt is de interface voor de landelijke dienstverlening, de bijdrageregistratie. In de komende maanden zal gewerkt worden aan de volgende onderwerpen: SILA verwerking (acceptatie Numeri) Herstel van in elke geval de openstaande punten in Numeri door Ordina Afronden van de lijst met noodzakelijke aanpassingen en aanvullingen om het vervolgtraject in te kunnen gaan (interfaces, aanpassing van functionaliteiten als bijdrageregistratie en landelijke dienstverlening bijvoorbeeld), Aanvullen en compleet maken van de functionele beschrijving van Numeri. Performanceverbeteringen (voorstellen doen voor rapportageverbeteringen) Uitwerking van de voorstellen voor de architectuur en afronding van Numeri Het budget laat nog een ruimte zien van 513.000 (ongeveer het bedrag dat staat gereserveerd voor de uitrol). Dit bedrag zal net voldoende zijn om het project tot de volgende vergadering van de kleine synode draaiend te houden. Het verzoek aan de kleine synode is, toestemming te geven dit bedrag hiervoor te gebruiken. In de volgende kleine synode zal een totaal plan worden gepresenteerd. Wanneer de resultaten van de onderzoeken binnen zijn en in het projectoverleg en met de bestuurder besproken zijn kan een voorstel tot keuze worden voorgelegd aan de synode. Tot die tijd worden geen nieuwe activiteiten in Numeri gestart. In deze periode wordt het team teruggebracht tot de minimaal benodigde omvang om de onderzoeken te helpen uitvoeren en de voorstellen uit te werken voor de eerstvolgende vergadering van de kleine synode.