Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 17 (agendapunt 4) INGEKOMEN STUKKEN AANPASSING NOTULEN 17 NOVEMBER 2012 Bij het overzicht van aanwezige Bondsraadsleden is verzuimd te vermelden dat Nico van Erp (ZuidWest) tevens lid van verdienste is. Agendapunt 6a: 9 e alinea: Kees Kamp ondersteunt de aanbevelingen en vraagt naar de financiën die het beleid volgen. Naar zijn mening moeten daarin enkele nuanceringen worden ingepast. Wim van Selling zegt dat de afdeling beschikking krijgt over middelen op basis van het beleid. Wijzigen in: dat de afdeling mogelijk beschikking krijgt over middelen op basis. BEANTWOORDING ONTVANGEN VRAGEN: Vragen van de Bondsraadsleden en de plaatvervangend Bondsraadsleden van afdeling ZuidWest bij de agenda en de stukken van de Bondsraadsvergadering van de NTTB op 15 juni 2013 1. Na het vertrek van Frank Bertelink is de vacature opgevuld door het aanstellen van een Algemeen Directeur en een Directeur Tafeltennis. In de Statuten artikel 20 wordt slechts één directeur genoemd, aan wie bepaalde bevoegdheden zijn toegekend. Hoe verhoudt zich deze dubbele benoeming met de Statuten en welke bevoegdheden zijn aan eenieder toegekend?. Reactie van het Hoofdbestuur: De directeur NTTB heeft een aantal functies en rollen. Statuten en Algemeen Reglement spreken consequent over de directeur NTTB alsof dit één persoon is. In de nu ontstane situatie zijn er binnen de NTTB twee mensen met de titel directeur in hun functienaam: de Algemeen Directeur en de Directeur Tafeltennis. Dat is niet nieuw, want we hadden ook al een Technisch Directeur, al gaf in die situatie de omschrijving van de functie veel minder reden tot vragen. Artikel 20 lid 2 Statuten zegt dat de functie-inhoud en de bevoegdheden van de directeur NTTB door het Hoofdbestuur worden bepaald en worden vastgelegd in een Directiestatuut. De belangrijkste functies die in de Statuten en het Algemeen Reglement aan de directeur NTTB worden toegekend zijn: a. Hoofd van het Bondsbureau, die personeel in dienst neemt en ontslaat en de leiding heeft over het personeel; b. Verantwoordelijk voor de uitvoering van deze werkzaamheden; c. Uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het Hoofdbestuur; d. Aanwezig bij vergaderingen van Hoofdbestuur, College van Voorzitters (als ambtelijk secretaris) en de Bondsraad (als adviserend lid). Gezien deze taken lijkt de functie van Algemeen Directeur het meest aansluiten bij de statutaire omschrijving van de directeur NTTB. Dat de Directeur Tafeltennis in praktijk een aantal van de in de Statuten en het Algemeen Reglement omschreven taken uitvoert is een ander verhaal. Strikt statutair zijn dat gedelegeerde taken. Het verdelen van werk wordt niet geregeld in Statuten. Dat zou bovendien betekenen dat elke verandering in de praktische taakinvulling van de directeur(en) via de Bondsraad zou moeten lopen. Dat kan niet de bedoeling zijn. De verhouding kan worden omschreven in het in de Statuten genoemde Directiestatuut. Dat is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van het Hoofdbestuur.
2. Tijdens de rondvraag van de bondsraadvergadering van 17 november 2012 heeft het HB toestemming gevraagd en gekregen om tijdelijk met 3 bestuursleden te besturen. Toegezegd werd om zo snel mogelijk aanvulling te zoeken. In verband daarmee de vraag: hoeveel kandidaten zijn het afgelopen half jaar benaderd, wat was hun reactie c.q. de reden om niet tot het HB toe te treden?. Reactie van het Hoofdbestuur:: Het afgelopen half jaar is concreet een negental kandidaten benaderd en zijn meerdere personen gewogen als kandidaat bestuurslid. Om begrijpelijke privacyredenen doen wij geen uitspraak over de identiteit van de betrokkenen. Wel kunnen wij een opsomming geven van de meest gebruikte argumenten om af te zien van kandidatuur: - Gevraagde dan wel voorziene tijdsbesteding te groot ten opzichte van beschikbaarheid; - Conflicterend met andere belangen (professioneel, vereniging, privé); - Meer uitvoerend bezig willen zijn dan puur beleidsbepalend en representatief; - Representatie bij activiteiten passend in een collegiaal bestuur wordt soms gezien als een drempel; - Te vroeg in de carrière; nu niet, maar op een later tijdstip graag; - Verschillende redenen van persoonlijke aard. 3. In het Jaarplan 2013 Join the Table staat onder punt 3.7 Scheidsrechters, realisering: dat in nauwe samenwerking met het HB en het Bondsbureau een nieuw plan voor werving scheidsrechters zal worden uitgevoerd. Kan het HB een nadere toelichting geven op dit plan en daarbij ook aangeven wat de aard en de omvang van het Bondsbureau zal zijn? Reactie van het Hoofdbestuur: Werving scheidsrechters staat op de agenda van 2013 in het kader van het Naar een veilig sportklimaat (VSK) waarvan het werven van scheidsrechters een onderdeel is. NTTB wenst eerst meer interesse voor het vak scheidsrechter te verkrijgen en dat doen we door kennis van spelregels te bevorderen op alle niveaus. Daarbij hebben we binnen de KSS opleidingen ontwikkeld, waarvan niveau 3 (afdelingsscheidsrechter, die ook als assistent mag optreden op nationaal niveau) gereed is. Hiermee zijn inderdaad al scheidsrechters voor de NTTB geworven. De Scheidsrechterscommissie is al enkele jaren bezig om de structuur via de KSS vorm te geven en in te bedden, maar dat is een omvangrijk proces. Omdat arbitrage (spelregelkennis en aanwas scheidsrechters) de focus vormt van inzet van VSK bij de NTTB, wordt er vanuit de mogelijkheden van VSK van de bodem af gekeken naar werving, opleiding en inzet van scheidsrechters, echter veel fundamenteler dan alleen maar voor de aanwas van bondsscheidsrechters. De projectleider VSK en de betrokken medewerkers op het bureau hebben daarin een rol in goede samenwerking met (de voorzitter van) een actieve Scheidsrechterscommissie. In de afgelopen decennia is eigenlijk alleen gekeken naar werving van individuen voor het niveau 4. Vanuit VSK is een heel andere richting gekozen waardoor een gezonde piramide ontstaat met de basis op verenigingsniveau. Goede spelregelkennis (bij voorkeur met een certificering daarvan) maar ook een paar sociale en weerbaarheidsvaardigheden waardoor tellers op alle niveaus gemakkelijker en met een prettiger gevoel achter de tafel zitten en het vaker gewoon leuk vinden, zijn daarbij noodzakelijk. Van moeten omdat het er nu eenmaal bij hoort naar willen omdat het ook gewoon leuk is. Werving begint dus bij de vereniging. Vanuit meer kennis en meer plezier gaan er vanzelf (zo blijkt ook bij veel andere sporten die hierin op ons vooruit lopen) mensen bovendrijven die het zo leuk vinden dat ze meer en hogerop willen. Met de juiste begeleiding ontstaat zo in een aantal stappen vanzelf instroom op het hoogste niveau, spontaan en gemotiveerd van onderaf in plaats van individueel trekwerk. Dit is ook een hoofddoel van de Week van de Scheidsrechter en de campagne Onze Scheids Mijn Held. Workshops en bijscholing van begeleiders wordt aangeboden. VSK biedt een opleiding tot (gecertificeerd) scheidsrechtercoach. De eendaagse vorm bij een nationaal evenement is in
het voorjaar met succes getest. De elektronische leeromgeving moet worden ingebouwd, voor borging van de structuur en leergemak van de kandidaten; dat staat voor deze zomer op de rol. Het moge duidelijk zijn dat dit een omvangrijk proces is waarvan pas geleidelijk resultaten verwacht mogen worden. 4. In het jaarverslag van de Tuchtcommissie staat dat het aantal zaken in 2012 is gedaald naar 6. Ondanks deze daling is de gewenste doorlooptijd van 60 dagen nog steeds niet gehaald. Kan worden aangegeven wat de oorzaken daarvoor zijn, en welke maatregelen getroffen worden om deze doelstelling wel te halen? Reactie van het Hoofdbestuur: Het merendeel van de zaken werd binnen de gewenste tijd afgehandeld. Door omstandigheden, waarover wij vanuit privacybescherming niet verder mogen uitweiden, is in 1 zaak ernstige vertraging opgetreden. Na constatering zijn in deze zaak duidelijker afspraken gemaakt om verdere vertraging te voorkomen. De Tuchtcommissie heeft als streven de doorlooptijd zo klein als mogelijk te houden, de kwaliteit van de procedure staat echter altijd voorop. 5. In de bondsraad van 17 november 2012 is de vraag gesteld hoe het staat met de gesprekken met de VVTT. Die vraag kan nu opnieuw gesteld worden. Hoe is de voortgang van het contact tussen het Hoofdbestuur en de VVTT? Reactie van het Hoofdbestuur: Het contact met de VVTT heeft enige tijd stilgelegen. Recent is het initiatief tot overleg weer opgepakt. De Directeur Tafeltennis heeft inmiddels contact gehad en samen met het Hoofd Sport & Productontwikkeling wordt binnenkort met de VVTT verder gesproken. 6. Op blz. 13 van de vergaderstukken wordt het volgende vermeld: De vormgeving van Table Heroes is afgerond. Het product is nu klaar. In samenwerking met de afdeling ZuidWest is de pilot opgestart en 13 verenigingen zijn uitgenodigd om mee te doen. Om welke verenigingen uit de afdeling ZuidWest gaat het? Reactie van het Hoofdbestuur: Voor de pilot zijn op advies van de Afdelingsmanager de volgende verenigingen benaderd: De Kruiskamp, Taverbo, Wanzl-Belcrum, LGSV Veghel, Budilia, Het Markiezaat, Never Despair, Reynaert, MTTV 72, TC Middelburg, Irene, TIOS 51 en De Batswingers. 7. Op blz. 55 van de vergaderstukken wordt een hoofdstuk gewijd aan het vermarkten van de tafeltennissport. Dit is bedoeld als spin-off na de WK in Rotterdam. De update van 31 maart 2013 vermeldt dat er weinig voortgang is door het ontbreken van een Hoofdbestuurslid met de portefeuille Marketing. Wij betreuren dat er weinig voortgang is geboekt. Wat heeft het Hoofdbestuur gedaan om het vermarkten van onze sport de aandacht te geven die datspeerpunt verdient? Reactie van het Hoofdbestuur: Zoals bekend heeft het Hoofdbestuur keuzes moeten maken op het gebied van marketing. De reductie van personele inzet was er daar één van. Met het wegvallen van de portefeuillehouder in het Hoofdbestuur heeft men tevens besloten om het bedrijfstafeltennis project (speerpunt in het marketingplan) extern uit te besteden. Tot op heden heeft dat geen concrete resultaten gegeven. Hieruit blijkt dat eigen inzet hoogst noodzakelijk is. 8. Op blz 81 van de vergaderstukken (agendapunt 11) wordt een voorstel gedaan om de statuten te wijzigen. Deze wijziging beoogt een onduidelijkheid weg te nemen met betrekking tot de zittingstermijn van de plaatsvervangend bondsraadsleden. Dit is wat ons betreft een terechte wijziging. Het voorstel is echter om op dit punt de statuten in de
toekomst te wijzigingen. Dit betekent, volgens ons, dat de wijziging ook pas echt van kracht kan zijn als de wijziging van de Statuten is gepasseerd. Is er al zicht op wanneer dat gaat gebeuren? De Reglementcommissie heeft geen bezwaar tegen het voorstel. Vindt deze commissie dan ook dat de wijziging al in werking kan treden voordat de Statutenwijziging is gepasseerd? Reactie van het Hoofdbestuur: Formeel wordt een wijziging van de Statuten pas van kracht nadat de wijzigingen notarieel zijn gepasseerd. Gezien de kosten hiervan heeft de Bondsraad bij de algehele vernieuwing van de Statuten in 1994 afgesproken dat een notariële passage alleen plaatsvindt bij een omvangrijke wijziging van de Statuten. Een voorbeeld daarvan was de wijziging in 2010 waarin o.a. de huidige status van Hoofdbestuur en Bondsraad vanuit de bestuurlijke vernieuwing wezenlijk werden gewijzigd. Kleinere aanpassingen die de Bondsraad tussentijds maakt worden bij de eerstvolgende notariële passage meegenomen. De Reglementscommissie is van mening dat formeel elke wijziging van de Statuten pas in werking treedt na notariële passage. Echter, zo lang de wijzigingen niet in strijd zijn met algemeen geldende nationale en internationale wetgeving en de Bondsraad de wijziging heeft vastgesteld, is er geen bezwaar om de wijziging in praktijk te brengen na vaststelling door de Bondsraad. Op dit moment is nog niet bekend wanneer de eerstvolgende notariële passage van de Statuten zal plaatsvinden.
Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 17 (agendapunt 4) BRIEF VAN SCHEIDSRECHTERSCOMMISSIE AAN DE BONDSRAAD Aan de Bondsraad van de Nederlandse Tafeltennisbond P/a Van der Hagenstraat 20 2722NT Zoetermeer 21 mei 2013 Betreft: nieuwe opzet eredivisie Geacht college, Tijdens uw vergadering van 15 juni a.s. wordt een voorstel van het Hoofdbestuur van de NTTB behandeld tot aanpassing van het competitiereglement in verband met de vernieuwing van de eredivisie (agendapunt 8). Een belangrijk onderdeel van dit voorstel is dat de eredivisie, zowel bij de dames als de heren, tijdens de nacompetitie uit tien teams bestaat en tijdens de voorjaarscompetitie uit twaalf teams. De Scheidsrechterscommissie wil u er uitdrukkelijk op wijzen dat deze wijziging tot grote uitvoeringsproblemen zal leiden. Voor het leiden van wedstrijden in de eredivisie zullen in de nieuwe opzet meer scheidsrechters nodig zijn, terwijl er nu al sprake is van een chronisch tekort. De goedkeuring van dit voorstel zal er onvermijdelijk toe leiden dat er vanaf het komende seizoen in de eerste divisie geen wedstrijden meer zullen worden geleid door Bondsscheidsrechters. Een ander, naar het oordeel van de SRC minstens zo ernstig gevolg zou zijn dat de mogelijkheden tot opleiding van Bondsscheidsrechters sterk worden ingeperkt. Een onderdeel van de opleiding van scheidsrechters op niveau 4 is een stage, waarbij de kandidaat onder leiding van een ervaren scheidsrechter een aantal wedstrijden de arbitrage voert. Deze stage vindt plaats tijdens wedstrijden in de eerste divisie. Als er vanaf het komende seizoen geen wedstrijden in de eerste divisie meer worden geleid door Bondsscheidsrechters, valt deze mogelijkheid weg. Daarmee vervalt het praktische deel van de opleiding. Het behoeft geen betoog dat dit in de toekomst ernstige gevolgen voor het aantal en de kwaliteit van de scheidsrechters zal hebben. Het bovenstaande kan niet los worden gezien van het al jarenlang durende en nog steeds toenemende tekort aan (goed gekwalificeerde) scheidsrechters. Over de oorzaken hiervan lopen de meningen uiteen, maar duidelijk is in elk geval dat een structurele aanpak van dit probleem vanuit de NTTB al vele jaren ontbreekt. In de jaarplannen wordt al geruime tijd een wervingscampagne in het vooruitzicht gesteld (ook voor 2013 is dat weer het geval), maar ondanks aandrang vanuit de SRC is hiervan tot nu toe niets terecht gekomen. Graag zouden we zien dat u bij het Hoofdbestuur aandringt op een snelle aanpak van dit groeiende probleem. De SRC meent er goed aan te doen bovenstaande zaken onder uw aandacht te brengen, zodat u op 15 juni tot een weloverwogen besluit kunt komen. Met vriendelijke groet, Kees Kamp Voorzitter Scheidsrechterscommissie
Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 4 (agendapunt 6b) RAPPORTAGE VAN DE FINANCIËLE COMMISSIE Geachte bondsraad, Hierbij treft u het verslag van de Financiële Commissie aan dat in uw opdracht de financiën van de NTTB heeft onderzocht. Wij hebben een vergadering op 1 mei 2013 gehad met een lid van het Hoofdbestuur, de algemeen directeur en administrateur van de NTTB, in het bijzijn van de externe accountant. 1. Jaarrekening 2012 en jaarverslag Het bestuur van de NTTB heeft de jaarrekening 2012 opgesteld. Deze jaarrekening bevat de cijfers van de landelijke bureauorganisatie, de afdelingen en de Fondsbeheerscommissie (FBC). Het jaarverslag bevat een uitstekende analyse van het geconsolideerd resultaat en van het resultaat van de landelijke bureauorganisatie. Graag verwijzen wij daarnaar. Het resultaat is wederom negatief, net als vorig jaar. Dit is begroot, zowel in de meerjarenbegroting als in de begroting 2012. Het is goed om op te merken, dat dit op de langere termijn niet zo kan doorgaan, ondanks dat dit negatief resultaat begroot was. Op termijn dient de NTTB naar tenminste een nihil resultaat toe te werken, zodat alle uitgaven ook binnenkomen. Het weerstandsvermogen van de landelijke organisatie neemt namelijk aanzienlijk af. De geconsolideerde vermogenspositie van de NTTB is met 743.000 euro nog steeds aanvaardbaar. In het financieel statuut is het benodigd weerstandsvermogen van de NTTB bepaald op circa 20% van het budget, derhalve circa 550.000 euro. Dit geldt voor de gehele NTTB, inclusief afdelingen en FBC. Het bij de landelijke bureauorganisatie aanwezig eigen vermogen is slechts 52.000. Goed beseft dient te worden, dat het weerstandsvermogen dus voor een belangrijk deel bij de afdelingen en FBC in bewaring is. Zorgvuldige besteding van middelen, ook op afdelingsniveau, blijft derhalve een noodzakelijk uitgangspunt. De accountant heeft aangegeven dat hij, op basis van de uitgevoerde controle van de landelijke organisatie en twee afdelingen in detail, een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2012 heeft afgegeven. Wij stellen de Bondsraad voor de jaarrekening 201 vast te stellen en het bestuur en directie decharge te verlenen over het gevoerde financieel beheer. 2. Financieel statuut en afdeling financiën Vorig jaar is het Financieel Statuur opgesteld in samenwerking met de afdelingspenningmeesters, de FC en het Bondsraadslid financiën. Wij zijn positief over de geconstateerde verbeterde samenwerking tussen afdelingsbesturen en het Bondsbureau op financieel gebied en zien goede voortgang in efficiency, transparantie en risicobeheersing. Aan de aanbeveling van vorig jaar om nadere afspraken te maken om de planning- en control cyclus van de totale NTTB financiën binnen de reglementen van de NTTB verder vorm te geven, is nog niet toegekomen. Met name rondom het begrotingsproces zijn nog enige inconsistenties aangetroffen die in de toekomst, door Hoofdbestuur en wellicht de commissie Bestuurlijke Vernieuwing, zouden kunnen worden opgepakt. 3. Aangegane verplichtingen Jaarlijks bespreken wij met het Hoofdbestuur en directie de aangegane verplichtingen. In dat kader zijn wij geïnformeerd over diverse nieuwe contracten 4. Overige Inmiddels zijn diverse afdelingsledenvergaderingen geweest. Zonder volledig te willen zijn, hebben wij begrepen dat er in diverse vergaderingen aanzienlijke tijd en aandacht aan de financiën is besteed van deze afdelingen. De externe accountant heeft twee afdelingen gecontroleerd en akkoord bevonden (ieder jaar bezien ze twee andere afdelingen op roulatiebasis). Toch verzoeken wij het
bestuur en bureau zich goed te laten informeren over op- en aanmerkingen uit afdelingsledenvergaderingen inzake de afdelingsfinanciën. Dit omdat alle afdelingsfinanciën in de jaarrekening van de totale NTTB opgenomen zijn. De Financiële Commissie bestaat sinds het vertrek van de heer Bultman nog maar uit twee mensen. Aanvulling hiervan zou gewenst zijn. Graag bereid tot het nader toelichten van eventuele financiële vragen aan u, Met vriendelijke groet, Sander Boomman Raimo Kool
Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 18 AFKORTINGEN BIJ DE VERGADERSTUKKEN VOOR DE BONDSRAADSVERGADERING VAN 15 JUNI 2013 OP ALFABET AB ABZ ALO ASK Bb BR BRV BSO BV CAA CMS CTO CTW CvV DBT EJK EK ELO ETTU fte HB HB-vergadering HBO ICT ITTF JONIT K/k KISS KNHB KNVB KPI KTTF MJBP MT M/V NAS NASB NJK NK NOC*NSF NOS NSW NTTB P&O OPL Afdelingsbestuur Algemeen Bestuurlijke Zaken Algemeen Lichamelijke Opvoeding Akademie voor SportKader Bondsbureau Bondsraad Bondsraadsvergadering Buitenschoolse Opvang Bondsvertegenwoordiger Commissie Administratie en Automatisering Content Management System Centrum voor Topsport en Onderwijs Commissie Toernooien & Wedstrijden College van Voorzitters Dutch Butterfly Team Europese Jeugdkampioenschappen Europese Kampioenschappen Elektronische Leer Omgeving European Table Tennis Union Fulltime equivalent Hoofdbestuur Hoofdbestuursvergadering Hoger BeroepsOnderwijs Informatie en CommunicatieTechniek International Table Tennis Federation Stichting Jeugd Ondersteuning Nationaal en Internationaal tafeltennis = duizend, wordt gebruikt in samenstellingen met bedragen Kennis en Informatie Systeem in de Sport Koninklijke Nederlandse HockeyBond Koninklijke Nederlandse VoetbalBond Kritische Prestatie Indicator Kinder TafeltennisFeest Meerjarenbeleidsplan Management Team Mannelijk/vrouwelijk NTTB Administratie Systeem Nationaal Actieplan Sport en Bewegen Nederlandse Jeugdkampioenschappen Nederlandse Kampioenschappen Nederlands Olympisch Comité*Nederlandse Sport Federatie Nederlandse Omroep Stichting Nationale Sportweek Nederlandse Tafeltennisbond Personeel & Organisatie Opleidingen
OTT Olympic Talent Team PPS Penalty Point System PR Public Relations PvB Proeve van Bekwaamheid RCL RegioCompetitieLeider SB Sporter met een beperking SBN Squashbond Nederland SMART Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden SPBS Studie Planning & Beheer Systeem SPO Sport- en Productontwikkeling STN Stichting Tafeltennisevenementen Nederland SWOT-analyse Sterkte-zwakteanalyse (oorspr. Engels: Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) TBPR Toolbar PageRank TBV s Beschrijving van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden TEC TopEvenementenCommissie TH Talentherkenning TNL Opleiding Toernooileider TO Talentontwikkeling TT1 t/m 4 Opleiding Tafeltennistrainer-1 t/m 4 TUC Tuchtcommissie VO Verenigingsondersteuning VSK Veilig Sport Klimaat VV Voetbalvereniging VVTT Vereniging Van TafeltennisTrainers VWS Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport WK Wereldkampioenschappen tafeltennis WOS Werkgevers Organisatie in de Sport