Jaarverslag 2015 Inhoudsopgave Voorwoord 1 Activiteiten 2 Donateurs en vrijwilligers 3 Bestuurlijke organisatie 4 Evenementen 5 Balans 6 Winst- en verliesrekening 7 Algemene informatie 10 Eibergen, maart 2016
Voorwoord Er is veel gebeurd in 2015. We zijn bijna klaar voor de toekomst! Van begin maart tot en met half april is keihard gewerkt om de nieuwe tribunes klaar te krijgen voor de start van het nieuwe seizoen. En dat is gelukt. Wat was het een mooi moment om samen in de avond in het theater te staan en bij schemering voor de eerste keer de verlichting in en rond het theater te zien branden. Spannend was vooral ook het eerste grote evenement in 2015 waarbij het toch een soort van testcase was of alle licht en geluid op het podium ook naar behoren zou werken. We hadden een prachtige programmering met op de openingsavond big band Melody&Rythm. Daarna volgden BLØF, Kovacs, Frank Boeijen en aan het einde van het seizoen een fantastisch optreden van Jett Rebel. Naast de bestaande evenementen als Ongekend goed festival, Festival op Maat en Have A Nice Day zijn er ook een drietal nieuwe evenementen geïntroduceerd: OLTSkool, Achterhoeks Metalfest en het Achterhoeks Streek Festival. Het ASF heeft 2.500 bezoekers getrokken tijdens deze eerste editie. Ongelooflijk! Het aantal donateurs is dit jaar sterk toegenomen. Hadden we in 2014 nog 990 donateurs, staat de teller eind 2015 op 1431 donateurs. Met deze financiële steun zorgen jullie er ieder jaar weer voor dat we prachtige evenementen kunnen organiseren en hebben we dit jaar een lang gekoesterde wens, het theater voorzien van een nieuwe tribune, kunnen realiseren. Hartelijk dank voor jullie steun! Al onze vrijwilligers zetten elk jaar hun beste beentje voor om van onze evenementen een succes te maken. Onze groep pensionado s doet dat het gehele jaar door en werkt vrijwel wekelijks aan verschillende klussen in en rond het theater. Top! We zijn bijna klaar voor de toekomst Aan het einde van seizoen 2015 is een start gemaakt met het herinrichtingsplan naar wandelpark de Maat. Momenteel wordt er in en rond het theater nog volop gewerkt om het theater seizoen klaar te krijgen. Met al jullie hulp gaat dat zeker lukken. We hopen jullie vanaf mei weer te begroeten. Alvast een heel mooi seizoen 2016 gewenst, Berry Kransen Voorzitter Openluchttheater Eibergen 1 een buitengewone belevenis
Activiteiten Naast de vele werkzaamheden rondom de evenementen in het theater blijven er voldoende activiteiten noodzakelijk om het theater te behouden en in de toekomst nog aantrekkelijker te maken. Hiervan een beknopte opsomming. Renovatie tribune In maart en april is de renovatie van de tribune uitgevoerd. De oude tribunes zijn helemaal verwijderd en ruim een meter onstabiele grond is afgegraven. Vanaf een stevige ondergrond is er weer een geheel nieuwe tribune opgebouwd. Tegelijkertijd zijn er de nodige verbeteringen doorgevoerd, zoals tredeverlichting, trapleuningen, zonnepanelen en optimaliseren elektrische installaties. Totaal kosten renovatie 242.971,- af ontvangen bijdragen gemeente Berkelland 64.100,- Provincie Gelderland - 75.000,- Rabo coöperatiefonds - 10.000,- - 149.100,- Geactiveerde kosten renovatie 93.871,- De geactiveerde kosten worden in 18 jaarlijkse gelijke delen afgeschreven. Om tijdig de aangegane verplichtingen te kunnen voldoen is voorafgaand aan de renovatie een kortlopende lening bij de Rabobank aangetrokken. Tegen het eind van het jaar kon deze al weer volledig worden afgelost. Bij de realisatie van de tribune is waar mogelijk gebruik gemaakt van de inzet van onze vrijwilligers en zijn de werkzaamheden hoofdzakelijk uitgevoerd door plaatselijk of regionaal gevestigde bedrijven. Uitgevoerde verbeteringswerkzaamheden Naast de renovatie is er voor een bedrag van 11.800,- aan overige verbeteringen uitgevoerd. De belangrijkste hiervan zijn de realisatie van een nieuwe berging en het aanpassen van de omheining. Erfpacht Wij hebben het theater (grond en opstallen) sinds 4 september 2012 voor een periode van 20 jaar van de gemeente Berkelland in erfpacht gekregen. Openluchttheater Eibergen 2 een buitengewone belevenis
Donateurs Het in stand houden van het theater lukt niet zonder de (financiële) bijdrage van onze donateurs. Ook in 2015 hebben we weer veel nieuwe donateurs mogen verwelkomen. Overzicht aantal donateurs 31-12-2013 31-12-2014 31-12-2015 Particulieren 680 880 1.310 Bedrijven 100 110 121 Totaal 780 990 1.431 Overzicht ontvangen donaties 31-12-2013 31-12-2014 31-12-2015 Particulieren 9.330 12.790 16.450 Bedrijven 11.360 12.025 13.400 Totaal 20.690 24.815 29.850 De donateurs verlenen ons niet alleen financiële ondersteuning, maar het grote aantal getuigt ook van het grote draagvlak onder de bevolking van Eibergen en omgeving. Het is niet alleen de financiële ondersteuning die wij ontvangen. In veel gevallen kan geheel belangeloos een beroep worden gedaan op onze donateurs om ons te adviseren, materiaal beschikbaar te stellen of te ondersteunen bij het uitvoeren van grote klussen. Vrijwilligers Niet alleen het geld van de donateurs is belangrijk. Zonder de inzet van ruim 120 vrijwilligers, zou het beheer van het openluchttheater ondenkbaar zijn. Het grote aantal vrijwilligers is de kurk waarop het theater het hele jaar drijft. Niet alleen bij de zichtbare inzet tijdens de vele evenementen, maar het hele jaar door zijn de vrijwilligers actief om alles draaiende te houden. Veel vrijwilligers draaien mee in werkgroepen om het bestuur te ondersteunen. Het seizoen wordt meestal geopend met een vrijwilligersdag in maart of april. Op een zaterdag komen dan veel vrijwilligers bijeen om het theater klaar te maken voor het seizoen. Dit jaar hebben wij dit succesvol gecombineerd met de landelijke actie van het Oranjefonds: NL DOET. Het seizoen werd dit jaar in september afgesloten met een gezellige barbecue avond in het theater. ANBI registratie Onze stichting staat bij de Belastingdienst geregistreerd als Algemeen Nut Beogende Instelling. Het registratienummer is 8232.31.744. Deze status maakt het voor onze donateurs mogelijk om gebruik te maken van de extra fiscale aftrek van giften. Openluchttheater Eibergen 3 een buitengewone belevenis
Bestuurlijke organisatie Op 31 december 2015 was het bestuur als volgt samengesteld. Naam Functie Aandachtsgebied Jaar van benoeming Herkiesbaar Aftredend Berry Kransen voorzitter 2013 Ja 2017 Raph Schouten secretaris PR en communicatie 2010 Ja 2018 Ton Schepers penningmeester financiën 2010 Ja 2019 Marjon ten Brinke vrijwilligers 2011 Ja 2019 Ida Meerdink programmering 2014 Ja 2016 Frank Giesbers beheer 2013 Ja 2016 De bestuurders worden benoemd voor een periode van vier jaar. Een volgens het rooster afgetreden bestuurder is onmiddellijk en onbeperkt herbenoembaar. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster van aftreden de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd. De bestuurders ontvangen voor hun inzet geen vergoeding. Het verslag van de bestuursvergadering en de overige secretariële werkzaamheden werden tot het eind van het jaar uitgevoerd door Annika ter Stege. Annika heeft besloten om hiermee te stoppen en gelukkig hebben we in Hanneke Somsen een goede opvolger weten te vinden. Annika blijft wel betrokken als vrijwilliger. Het bestuur komt per jaar zo n 12 tot 15 keer bijeen. Onze stichting is aangesloten bij de Vereniging Nederlandse Openluchttheaters. Openluchttheater Eibergen 4 een buitengewone belevenis
Evenementen In 2015 hebben we de volgende evenementen georganiseerd. Datum activiteit aantal 4 mei Dodenherdenking 350 16 mei Opening 450 30 mei Achterhoeks Metalfest 350 4 juni Ouderen Meergaarden 60 5 juni Intocht wandelvierdaagse 1.000 9 juni Menno moment 650 13 juni BLØF 1.800 20 juni Ongekend Goed Festival 225 21 juni Gospelkoor Spirit 100 27 juni OLT skool 425 4 juli Have A Nice Day 4.500 15 juli Kinderclub Rekken 70 19 juli Achterhoeks Streekfestival 2.500 14 augustus Uitvaart 150 17 augustus Kinderdagkamp 150 21 augustus Kovacs 1.025 29 augustus Frank Boeijen 1.500 5 september Festival Op Maat 150 10 september Jett Rebel 1.350 Totaal 2015 16.955 Totaal 2014 16.300 Totaal 2013 15.580 Totaal 2012 13.305 Totaal 2011 10.080 Totaal 2010 11.915 In 2015 is opnieuw het bezoekersrecord verbroken. In verband met slechte weersomstandigheden kon slechts één evenement niet doorgaan. Openluchttheater Eibergen 5 een buitengewone belevenis
Balans per 31 december Activa 2015 2014 Passiva 2015 2014 Materiële vaste activa Eigen vermogen Renovatie tribune 88.400 Stichtingsvermogen 80.833 47.023 Inventaris 9.459 5.490 Resultaat boekjaar 42.813 33.810 Totaal 97.859 5.490 Totaal 123.486 80.833 Vlottende activa Kortlopende schulden Vorderingen Schulden aan leveranciers 7.461 16.328 Debiteuren Belastingen -1.422-13.548 Overige vorderingen 349 1.252 Vooruit ontvangen bedragen 73.039 Liquide middelen 31.317 149.910 Totaal 6.039 74.819 Totaal activa 129.525 156.652 Totaal passiva 129.525 156.652 Openluchttheater Eibergen 6 een buitengewone belevenis
Winst- en verliesrekening Inkomsten 2015 2015 2014 werkelijk begroot werkelijk Donaties en overige opbrengsten 30.899 23.750 25.740 Evenementen Verkoop consumpties 75.943 62.100 78.689 Verkoop toegangskaarten 130.408 110.700 156.391 Doorbelaste organisatiekosten 22.512 20.900 22.544 Totaal 259.762 244.500 283.364 Uitgaven Exploitatiekosten theater 23.623 8.000 7.470 PR en communicatie 5.265 4.700 5.291 Algemene kosten 6.736 5.300 7.793 Evenementen Inkoop materialen, goederen 34.630 24.000 35.662 Kosten artiesten 105.602 97.600 144.793 Kosten organisatie 39.890 44.500 49.582 Totaal 215.746 184.100 250.591 Exploitatieresultaat 44.016 33.350 32.773 Financieringslasten 1.203 300-877 Jaarresultaat 42.813 33.050 33.650 Openluchttheater Eibergen 7 een buitengewone belevenis
Toelichting Winst- en verliesrekening Om beter inzicht te krijgen in de opbouw van het jaarresultaat is deze gesplitst in twee onderdelen, te weten het Resultaat exploitatie en beheer en het Resultaat evenementen. De opbouw van de resultaten is hieronder weergegeven en van een beknopte toelichting voorzien. Resultaat exploitatie en beheer 2015 2015 2014 werkelijk begroot Werkelijk Donaties en overige opbrengsten 30.899 23.750 25.740 Exploitatiekosten theater -23.623-8.000-7.470 PR en communicatie -5.265-4.700-5.291 Algemene kosten -6.736-5.300-7.793 Totaal resultaat exploitatie en beheer -4.725 5.750 5.186 Resultaat evenementen Inkomsten 228.863 193.700 257.624 Uitgaven -180.722-166.100-230.037 Totaal resultaat evenementen 48.741 27.600 27.587 Financieringslasten 1.203 300-877 Jaarresultaat 42.813 33.050 33.650 Specificaties Donaties en overige opbrengsten Particulieren 16.450 12.000 12.790 Bedrijven 13.400 11.000 12.025 Overige 1.049 750 925 30.899 23.750 25.740 Exploitatiekosten theater klein onderhoud 2.229 1.000 1.899 verbeteringen 11.818 3.000 2.773 aankopen inventaris 1.347 750 800 afschrijving renovatie tribune 2.571 afschrijving inventaris 2.641 1.150 1.455 energie, verzekering en heffingen 1.436 1.850 407 schoonmaakkosten 724 overige exploitatiekosten 857 250 136 23.623 8.000 7.470 Openluchttheater Eibergen 8 een buitengewone belevenis
specificatie verbeteringen verbetering afsluiting ijsbaan 622 nieuwe rioolaansluiting 1.130 realisatie nieuwe berging 4.540 aanpassingen elektra 772 werkzaamheden omheining 3.400 diversen 1.354 PR en communicatie 2015 2015 2014 werkelijk begroot werkelijk 11.818 internetsite 308 400 523 drukwerk 2.126 2.000 2.275 promoborden 958 500 355 overige PR kosten 1.873 1.800 1.673 Algemene kosten 5.265 4.700 5.291 boekhoudprogramma 498 550 523 declaraties onkosten 537 250 115 overige algemene kosten 5.701 4.500 7.155 Inkomsten evenementen 6.736 5.300 7.793 verkoop consumpties 75.493 62.100 78.689 verkoop tickets 130.408 110.700 156.391 overige inkomsten 22.512 20.900 22.544 228.863 193.700 257.624 Kosten organisatie evenementen inkopen drank en catering 34.630 24.000 35.662 honoraria en overige kosten artiesten 105.602 97.600 144.793 beveiliging 2.870 2.200 2.796 EHBO 495 700 480 huur geluid en licht 15.442 15.700 20.475 afdracht BUMA/STEMRA 7.905 8.300 11.255 huur materieel 11.009 12.100 11.097 overige kosten activiteit 2.169 5.500 3.479 180.122 166.100 230.037 Financieringslasten ontvangen rente -349-100 -1.253 betaalde rente 549 bankkosten 1.003 400 376 1.203 300-877 Openluchttheater Eibergen 9 een buitengewone belevenis
Algemene informatie Website E-mailadres Bezoekadres Postadres www.openluchttheatereibergen.nl info@openluchttheatereibergen.nl Grotestraat 46 7151 BD Eibergen Postbus 48, 7150 AA Eibergen KvK nummer 51329301 BTW nummer NL823231744B01 Bank NL03 RABO 0159 9613 43 Fiscaal nummer ANBI 8511 82 975 Openluchttheater Eibergen 10 een buitengewone belevenis