Verslag workshop I 'stappenplan'
Inhoudsopgave Stappenplan 'Leren van incidenten'...1 Stap 1: Erken het belang van een professionele omgang met incidenten op school....1 Stap 2: Het voorkomen van incidenten...1 Stap 3: Het voorbereiden op een ernstig incident...2 Stap 4: Het beheersen van een ernstig incident...3 Stap 5: De afhandeling na een ernstig incident...4 Over COT...5
Stappenplan 'Leren van incidenten' VKO, VOS/ABB en de Besturenraad organiseerden op 16 februari in samenwerking met het COT en KPO groep een seminar over veiligheid en crisismanagement in het primair onderwijs. Doel van deze bijeenkomst was om deelnemers meer inzicht te geven in de begrippen 'veiligheid en crisismanagement en een handvat mee te geven voor de start met dit onderwerp op hun onderwijsinstelling. Het seminar bestond uit een plenaire presentatie en twee workshops over veiligheid en veiligheidsbeleid. Tijdens de bijeenkomsten is inhoudelijk veel met elkaar gediscussieerd, uitgewisseld en geconcludeerd. Het COT heeft op basis van onderzoek naar incidenten op onderwijsinstellingen een stappenplan ontwikkeld waarmee betrokkenen veiligheid in en rondom de school vorm kunnen geven. Met dit stappenplan zijn de deelnemers in de twee workshops aan de slag gegaan. In dit verslag zijn de resultaten van de twee workshops Leren van incidenten opgenomen. Het gaat om input die de deelnemers zelf hebben geformuleerd. Dit deden zij op basis van vragen die door de workshopleiders zijn gesteld. Scholen die werken aan een versterking van hun veiligheidsbeleid kunnen met deze uitkomst en het stappenplan hun voordeel doen. Stap 1: Erken het belang van een professionele omgang met incidenten op school. a) Agendeer dit in het directieoverleg Stap 2: Het voorkomen van incidenten Veiligheid dient een plek te krijgen in het schoolbeleid. Dit kan onder meer door: Schoolveiligheidsplan ARBO beleidsplan Protocollen (regels en afspraken) Intern/extern communicatie Veiligheidsles wat te doen bij bijvoorbeeld brand Opleiding bijvoorbeeld BHV, preventiemedewerkers, EHBO, weerbaarheidstraining voor team, Brand- ontruimingsoefeningen (ontruimingsplan) Mentorlessen/weerbaarheidstrainingen Sova-trainingen Betrokkenheid stimuleren RI&E voor gebouw, welzijn personeel, leerlingen en ouders Veiligheidsmonitor Antenne hebben voor sociale en cyberproblemen en bespreekbaar (durven) maken Voorbeeldgedrag vanuit mensvisie Controle door externen Onder de aandacht houden Verantwoordelijkheid voor veiligheid schoolbreed Het belangrijkste van deze stap is: Communicatie Evaluatie (onder andere middels externe controle) Verslag workshop I 'stappenplan' <Datum> pagina 1 van 7
Borging Geen papieren tijger levend houden Informatie voor de ouders, bijvoorbeeld een website of een schoolgids Oefenen Informeren in troepen Handhaven Verantwoordelijk voelen Vastleggen Eigenaar maken van 'visie/plan' Urgentie creëren Goede veilige sfeer binnen de school Mogelijke knelpunten: Actueel houden Weten mensen daadwerkelijk er naar te handelen of is het een papieren tijger? Niet meer serieus nemen wanneer er vaak geoefend wordt (draagvlak) Veronderstellen dat het toch niet gebeurt Te weinig mankracht, tijd en geld Actueel houden onder nieuw personeel Slordigheid, bijvoorbeeld blokkade vluchtroute Conflicterende belangen tussen bijvoorbeeld de politie en de brandweer Flexibiliteit in protocollen, een noodsituatie is nooit hetzelfde Hoe bereik je draagvlak? Open communicatie, ook over plaatsgevonden incidenten (waar het belangrijk is) Aanspreken van teamleden Bewustwording (iedereen!) Voorbeeldgedrag + gewenst gedrag Iedereen eigenaar maken, bottom-up structuur hanteren Standaard op de teamagenda zetten Stap 3: Het voorbereiden op een ernstig incident Hoe bereid je de organisatie voor, zodat deze effectief reageert op een incident? Ontruimingsplan Visualiseren op belangrijke plaatsen en duidelijke BHV-organisatie Brandalarm & sprinklers Verantwoordelijkheden duidelijk en daarnaar handelen Social media Scholing regelen, bijvoorbeeld ook levensreddend handelen Interne communicatie Typen incident inventariseren (fysiek, sociaal of cyber) Stroomschema (welk protocol/welke hulpverlener) Protocollen, overkoepelende plannen Bespreken houden tussen leidinggevenden en teamleden Regelmatig oefenen, een keer per kwartaal en evalueren Controle van externen Leerlingenlijsten zodat je kunt tellen Hulpmiddelen RI&E Verslag workshop I 'stappenplan' <Datum> pagina 2 van 7
Wat is belangrijk aan deze stap? Organisatorisch Bouwkundig Elektronisch Snelheid in voorbereiding op het moment zelf Niet blindvaren op het protocol Draagvlak Controleren Wat zijn mogelijke knelpunten? Actueel houden van protocollen Verouderde informatie Wisseling van de aanwezige personeelsleden Een situatie vooraf inschatten is lastig Afwezigheid van deskundigen, onder andere BHV'ers Onduidelijke afspraken De praktijk Hoe bereik je draagvlak? Regelmatig op de agenda zetten bij zowel personeelsleden, leerlingen en bestuur Communiceren met de leerlingen, ouders en het personeel Samen oefenen en evalueren (verplicht stellen) Voorlichting door ervaringsdeskundige Stap 4: Het beheersen van een ernstig incident Welke reactie is nodig als zich een incident voordoet? BHV heeft regie Situatie bekijken Hulpdiensten inschakelen Ontruiming Volgen van protocollen en rustig blijven Overzicht en veiligheid creëren Duidelijke communicatie en informatie verschaffing Juiste personen mobiliseren Belangrijkste uitgangspunten in het omgaan met incidenten Handelen Rustig blijven, geen paniek Geen discussie Informatie versterken, duidelijke korte instructies geven en waar mogelijk terugkoppelen Centraal aanspreekpunt houdt de regie Rolvastheid Overzicht hebben Empathie Hoe geef je een crisisoverleg vorm? Afhankelijk van wat er is gebeurt de directie samen met het BHV-team en externen Maatschappelijke veiligheidsdienst P.R.-medewerker (persvoorlichter) Verslag workshop I 'stappenplan' <Datum> pagina 3 van 7
ARBO-coördinator Hulpdiensten (politie) Externe contactpersonen Slachtofferhulp (na het incident) Waar leerlingen heen moeten gaan Informeer de ouders Overleg met de BHV-ers Gemeente Vaste mensen die (beleids-)lijnen uitzetten Over goede informatie beschikken Centraal aanspreekpunt houdt de regie Wat zijn de voorzienbare knelpunten? Communicatie onderling bijvoorbeeld gebruik van welk medium Ontstaan van paniek en chaos Infrastructuur Informatieverspreiding via (sociale) media Tijdsdruk (creëer tijd voor overleg en reflectie) De aanwezigheid van een BHV-er Afwezigheid van sleutelfiguren Gebrek aan informatie Onwetendheid Gedrag ouders en andere partijen (impulsiviteit) Waar kun je op vertrouwen? Voorbereiding Opgeleide medewerkers Expert inbreng Ontruimingsplan Hoofd-BHV/Crisismanager Stap 5: De afhandeling na een ernstig incident Wat zijn de belangrijkste elementen voor de nafase? Goede zorg voor slachtoffer en familie Bezoek Nazorg voor alle betrokkenen Evaluatie van de gang van zaken Een persoon de (interne en externe) communicatie en pers laten doen Informatiemomenten met collega's Ouderavond organiseren voor ouders Inspectie Contact met de gemeente in verband met huisvesting/leerplicht De tijd nemen Wat zijn de aandachtspunten voor psychosociale nazorg? Betekenis geven aan het verdriet van de medeleerlingen Luisteren naar verhalen Eventueel inschakelen van slachtofferhulp of andere externen partijen Ook nazorg na een lange periode Verslag workshop I 'stappenplan' <Datum> pagina 4 van 7
De gevolgen voor alle betrokkenen goed in kaarten brengen en actie gericht daarop uitvoeren (ook medewerkers) Fasering Wat zijn de aandachtspunten voor communicatie in de nafase? Informeren van alle betrokkenen o.a. slachtoffers, ouders, collega's Pr naar buiten zoals naar andere scholen, kranten, website, sociale media Duidelijkheid geven en vertrouwen uitstralen Open en eerlijk Pro-actie handelen Fouten toegeven Deskundige inhuren (communicatiedeskundige) Bijzondere aandachtspunten nafase Protocollen evalueren, nakijk en eventueel bijstellen Wederopbouw Incident evalueren Controle voor de toekomst (borging) Coördinatie Over COT Het COT is een gespecialiseerd bureau op het gebied van veiligheids- en crisismanagement. Ons werkterrein strekt zich uit van vraagstukken over security ambities en de vormgeving van lokaal veiligheidsbeleid tot de voorbereiding op crisissituaties. Met onze kennis en kunde helpen we opdrachtgevers in complexe situaties waarbij grote risico's worden gelopen, strategische belangen op het spel staan en vaak vele stakeholders zijn betrokken. Advies, onderzoek, en training en oefening vormen de basis van onze dienstverlening. Het COT opereert vanuit Den Haag en is een volledige dochteronderneming van Aon Nederland. Meer informatie: www.cot.nl 2011 COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement B.V. Verslag workshop I 'stappenplan' <Datum> pagina 5 van 7