Offerte aan: Offerte van: Gemeente Scherpenzeel Technica ICT B.V. Adres : Postbus 100 Adres : t Zwarte Land 29 3925 ZJ Scherpenzeel 3925 CK Scherpenzeel T.a.v. : De heer J. Koopman Door : Bas van 't Slot Telefoon : (033) 277 23 24 Telefoon : 033-2776060 E-mail : j.koopman@scherpenzeel.nl E-mail : vantslot@technica.nl Betreft : Overname beheer met SLA Datum : 21-04-2016 kenmerk : ICT-14339 Geachte heer Koopman, Naar aanleiding van uw aanvraag hebben wij het genoegen u een vrijblijvende offerte te verstrekken. Deze offerte is gebaseerd op de door u aangegeven wensen en specificaties, indien wijzigingen c.q. aanvullingen noodzakelijk zijn, dan vernemen wij deze graag en zullen wij de opgave aanpassen. Wij vertrouwen erop u hiermee een passende offerte te hebben verstrekt en zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Bas van 't Slot Technica ICT B.V. Kenmerk ICT-14339 Pagina 1-6
Waarborging Service Level gebruikers Voor het realiseren van een optimale dienstverlening aangaande de destijds door Technica geleverde ICT omgeving adviseren wij een Technica Goud SLA overeenkomst. Het beheer en onderhoud van uw netwerkomgeving wordt middels deze Service Level Agreement in een strakkere en meer afgekaderde vorm afgenomen. Voor de pro-actieve monitoring van de centrale netwerkomgeving zal een Technica IP box worden geïmplementeerd. In onderstaande weergave treft u de verschillende SLA opties. De SLA afspraken in deze offerte zijn allen onlosmakelijk verbonden en gewaarborgd in de bijlage 2012_IT_SLA_Document_2220. Met de Gouden SLA heeft Technica een inspanningsverplichting alsmede een oplossingsverplichting ten aanzien van storingen. Technica zal met deze SLA bij calamiteiten of problemen met betrekking tot software, als ambassadeur richting de softwareleverancier optreden op basis van Best Effort. Softwarematig onderhoud wordt verricht in overleg met opdrachtgever. Gratis software- updates worden in onderling overleg met opdrachtgever geïnstalleerd. Technica biedt de gemeente Scherpenzeel een constructie voor een fixed price aan. Kenmerk ICT-14339 Pagina 2-6
1.1 Overdracht beheer, nulmeting en inrichten IPBOX Om een goede basis voor beheer te creëren stelt Technica voor om een overdrachtsmoment in te plannen. Hiervoor zouden we graag met de huidige beheerder lopende en historische issues bespreken. Daarnaast zien we een noodzaak in het bespreken/inrichten van: Documentatie/installatiegegevens Definiëren huidige status ICT omgeving Historische gegevens omtrent interne communicatie en externe communicatie inrichten van PRTG sensoren t.b.v. remote monitoring Beheerplan It beleid richtlijnen en rechten. Update policies Omschrijving Aantal Totaal Nulmeting (eenmalig) 1 3.300,00 3.300,00 Totaal: 3.300,00 1.2 Beheer op locatie Om kwaliteit, continuïteit en veiligheid van de serveromgeving van de Gemeente Scherpenzeel te waarborgen zal Technica na de overdracht 1 dag per week op locatie bij de Gemeente Scherpenzeel aanwezig zijn om beheer en ondersteuning op de centrale ICT omgeving te bieden. Het voorstel van Technica is om in de eerste periode de beheersinterval op locatie te verhogen naar totaal anderhalve dag op locatie per week om een zo naadloze servicebeleving voor de medewerkers van de Gemeente Scherpenzeel te waarborgen. 1.3 Remote onderhoud en monitoring Naast het beheer op locatie zal ook op afstand onderhoud worden gedaan door de Technica s beheerafdeling en worden gereageerd op meldingen die de sensoren in de serveromgeving genereren. Daarnaast beschikt Technica de mogelijkheid om op afstand servers te updaten en indien nodig opnieuw te starten. Kenmerk ICT-14339 Pagina 3-6
1.4 1 e, 2 e en 3 e lijns support Naast het beheer op locatie, stelt Technica ook haar servicedesk ter beschikking van de gemeente. Servicedesk medewerkers van Technica zullen ook geïnstrueerd worden hoe om te gaan met servicevragen/ tickets die door geautoriseerde medewerkers van de gemeente worden aangemeld. Eerstelijns ondersteuning wordt geboden vanuit het kantoor van Technica of op locatie tijdens de beheerdagen. Tweedelijns- en derdelijns ondersteuning kan zowel op locatie als op afstand worden geboden. 1.5 Rapportage en evaluatie beheer en SLA. Van elk ticket dat wordt aangemeld, wordt een kopie gestuurd naar het hoofdaanspreekpunt ICT binnen de Gemeente Scherpenzeel. Tevens wordt er elke maand een overzicht gemaakt van de uitgevoerde werkzaamheden. Technica stelt voor om elk kwartaal een evaluatievergadering met de betrokken partijen te houden om de afgelopen periode te bespreken en bij te sturen waar nodig. Uiteraard is dit geen statisch gegeven en kan er buiten deze overleggen altijd overlegd worden over de gang van zaken. 1.6 Grote wijzigingen en/of projecten Het SLA voorstel van Technica is gecalculeerd op support, onderhoud en beheer van de ICT omgeving en daarmee verbonden gebruikers. Grote wijzigingen en Projecten vallen daar buiten en zullen apart worden berekend en van de strippenkaart afgeschreven worden. Indien een project er voor zorgt dat de beheerslast dusdanig toeneemt door een grote toename van hardware of gebruikers behoudt Technica zich het recht voor om de SLA kosten, in goed overleg, te herzien. Kenmerk ICT-14339 Pagina 4-6
2 Financiële overzicht Omschrijving Technica Goud SLA (Kosten per maand) SLA t.b.v. centrale ICT omgeving (24x7) IP-box huur en monitoring 1 e, 2 e,3 e Lijns support Onderhoud op locatie Contractsduur tot 31-12-2016 Prijs per mnd. 8 3.500,00 28.000,00 Nulmeting Documentatie/installatiegegevens Definiëren huidige status ICT omgeving Historische gegevens omtrent interne communicatie en externe communicatie inrichten van PRTG sensoren t.b.v. remote monitoring Beheerplan It beleid richtlijnen en rechten. Update policies 1 3.300,00 3.300,00 Totaal: 31.300,00 Betalingscondities Aan het begin van elke maand zullen de SLA kosten voor de komende maand worden geïncasseerd middels automatische incasso. Contractsduur Het contract wordt aangegaan voor de periode van 1-05-2016 tot en met 31-12-2016. De start van de nulmeting zoals beschreven in hoofdstuk 1.1 alsmede het begin van de SLA dienstverlening zal op 1-5-2016 plaatsvinden. De Gemeente Scherpenzeel krijgt in December 2016 de mogelijkheid om deze SLA telkens met een periode van 3 aansluitende maanden te verlengen. Uiterlijk 1 maand voor het einde van de SLA zal de Gemeente uitsluitsel geven over de voortzetting danwel beëindiging van de SLA. Kenmerk ICT-14339 Pagina 5-6
Condities Algemeen Prijzen Installatie Reiskosten : Op alle activiteiten van Technica ICT zijn de bijgevoegde Algemene Voorwaarden van Technica ICT van toepassing. Deze zijn tevens te vinden op www.technica.nl/support. : Deze zijn in Euro en exclusief de geldende BTW. Prijswijzigingen zijn onder voorbehoud en afhankelijk van de dollarkoers. : Installatie is op basis van nacalculatie, tenzij fixed price is aangeboden. Doorbelasting ten laste van de IT Strippenkaart of op basis van vermeld uurtarief. : Heenreis gerekend vanaf Scherpenzeel op basis van het geldende uurtarief, vermeerderd met kilometerkosten van een enkele reis à 0,57 per km, gemeten vanaf Scherpenzeel. Kilometerkosten zijn niet van toepassing in geval van doorbelasting via IT strippenkaart. Levering : Bij een directe levering tot 500,-- bedragen de transportkosten 15,-. Levertijd Geldigheidsduur Contractduur Garanties Betalingstermijn Maandelijkse kosten Eenmalige kosten : In overleg. : 14 dagen na dagtekening. : 12 maanden. : Op alle aangeboden hardware is enkel de fabrieksgarantie van toepassing. : Betaling binnen 14 dagen na factuur datum. : Uitsluitend middels automatische incasso. : Bij orderbedragen boven de 5.000,-- vindt betaling plaats op basis van deelfacturen. 50% bij opdracht, 50% bij start werkzaamheden van het totale orderbedrag exclusief arbeid. Facturatie arbeid na oplevering. Voor akkoord: Gemeente Scherpenzeel De heer J. Koopman Datum: Plaats: Handtekening KvK: 30143502 BTW: NL8058.62.420.B01 IBAN: NL73RABO0355106914 BIC code: RABONL2U Kenmerk ICT-14339 Pagina 6-6