Onderzoeksopzet Collegedoelen smart Rekenkamercommissie Coevorden: - Roel de Boer, voorzitter - Jeroen Kos - Mark Rouw - Henk Bouwers - Derk ten Berge - Anne Meyerink (stagiaire) Ondersteuning: - Johan Kok, ambtelijk secretaris 1
Inhoudsopgave Onderzoeksopzet Collegedoelen smart... 1 1. Inleiding... 3 2. Oriënterend vooronderzoek... 3 3. Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag... 3 4. Doel van het onderzoek... 4 5. Centrale vraagstelling en deelvragen... 4 6. Omschrijving normenkader... 4 7. Globale schets onderzoek: keuze van de onderzoeksinstrumenten... 5 8. Organisatie: tijdpad, inhuur externen, expertise en kosten... 5 9. Wijze van rapporteren... 6 2
1. Inleiding De Rekenkamercommissie van de gemeente Coevorden voert onafhankelijk, zorgvuldig onderzoek uit naar een breed scala aan onderwerpen. In het onderzoeksplan 2019 is ook een onderzoek naar de in het collegeprogramma (Bestuursprogramma 2018-2022 'Ruimte om te doen!') geformuleerde doelen als één van de geselecteerde onderwerpen opgenomen. Ook in 2007 heeft de rekenkamercommissie Coevorden een onderzoek naar het collegeprogramma uitgevoerd. Toen vond dat plaats in de vorm van een doe mee onderzoek van de NVRR. Dit onderzoek zal zich richten op de vraag of het collegeprogramma voldoende smart 1 geformuleerde beleidsdoelen en sturingsinformatie voor de raad bevat, rekening houdend met het dynamisch en flexibel karakter van verbindend besturen. In voorliggende onderzoeksopzet is een invulling van het onderzoek opgenomen. Deze bevat een oriënterend vooronderzoek, aanleiding en doel van de onderzoeksvraag, doel van het onderzoek, centrale vraagstelling en deelvragen, normenkader, globale schets van het onderzoek en tot slot de organisatie en planning van het onderzoek. 2. Oriënterend vooronderzoek Coalitieakkoord Na raadsverkiezingen 2018 hebben de zittende partijen een coalitieakkoord gesloten. In de verkiezingsuitslag werd een bevestiging gezien om op de ingeslagen weg door te gaan. Dat heeft geleid tot een coalitieakkoord 2018-2022 Kracht, energie en trots. Dat is een akkoord op hoofdlijnen op basis waarvan een nieuw bestuursprogramma is uitgewerkt. Bestuursprogramma In het Bestuursprogramma 2018-2022 'Ruimte om te doen!' beschrijft het college van burgemeester en wethouders kort en bondig wat de ambities voor de komende vier jaar zijn. De gemeenteraad heeft op 6 november 2018 unaniem ingestemd met dit bestuursprogramma. Motie raad De gemeenteraad heeft bij de behandeling van het bestuursprogramma op 6 november 2018 een motie aangenomen waarin het college verzocht is de raad in het voorjaar van 2019 te voorzien van een (jaar)planning op basis van het Bestuursprogramma 2018-2022. Jaarplanning Ter uitwerking van bovengenoemde motie werkt het college aan een agenda. Deze agenda is gebaseerd op de doelen en beleidsthema s die in het bestuursprogramma zijn opgenomen. Naar verwachting zal de uitwerking daarvan medio 2019 aan de raad worden aangeboden. Verbindend besturen De nieuwe bestuursstijl verbindend besturen is nauw verweven met het Bestuursprogramma 2018-2022 'Ruimte om te doen!'. Op veel onderdelen is er sprake van een nieuw ingeslagen weg, waarvan het eindpunt nog niet specifiek bepaald is. Het is een gezamenlijke zoektocht van het college en de gemeenteraad naar een nieuwe bestuursstijl. Onderdeel daarvan vormt een nieuwe bestuurlijke weg om inwoners nadrukkelijk te betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk beleid. 3. Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag De rekenkamercommissie heeft bij de raadsfracties mogelijke onderzoeksonderwerpen voor de rekenkamercommissie geïnventariseerd. Dit onderwerp komt uit het midden van de raadsfracties. Het onderzoek zal zich richten op de vraag of het bestuursprogramma voldoende smart geformuleerde beleidsdoelen en sturingsinformatie voor de raad bevat, rekening houdend met het dynamisch en flexibel karakter van verbindend besturen. Het onderwerp Collegedoelen smart scoorde bij de selectie van de onderzoeksonderwerpen het hoogste puntentotaal en behaalde de hoogste score op de criteria Bevordering Kwaliteit lokaal bestuur, Controlerende rol raad en Transparantie gemeentelijk handelen (KTC), Twijfel en Toegevoegde waarde Rekenkamercommissie. 1 SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden 3
In de raadsperiode 2014-2018 is verbindend besturen als nieuwe bestuursstijl ingevoerd. Deze is ook in de nieuwe raadsperiode 2018-2022 verweven in het bestuursprogramma, met een prominente rol voor contacten met de inwoners in de dorpen en wijken. Transparantie van het gemeentelijke beleid is belangrijk om de raad en de burgers de mogelijkheid te geven om zicht te krijgen op de mate waarin het college zijn ambities uit het bestuursprogramma waarmaakt en is daarmee van groot belang voor de democratische controle. 4. Doel van het onderzoek De Rekenkamercommissie wil dit onderzoek gaan uitvoeren om de gemeenteraad meer zicht te geven op de wijze waarop de raad zijn rol kan vervullen bij de uitvoering door het college van het bestuursprogramma, daarbij rekening houdend met de flexibiliteit en het dynamisch karakter van verbindend besturen. Daarmee wil de rekenkamercommissie de raad handvatten geven voor sturing en controle op het te voeren beleid. 5. Centrale vraagstelling en deelvragen Door middel van het vooronderzoek is er een hoofdvraag opgesteld. Deze vraag luidt: Zijn de doelen in het bestuursprogramma voldoende concreet geformuleerd om de raad zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen laten vervullen. Uit deze hoofdvraag is ook een set deelvragen gedestilleerd. Deze deelvragen zullen helpen in de beantwoording van de hoofdvraag en met name om de raad handvatten geven voor de invulling van zijn kaderstellende en controlerende rol. De opgestelde deelvragen zijn als volgt: 1. Welke doelen zijn in het bestuursprogramma geformuleerd? 2. Welke activiteiten worden ter uitvoering van het bestuursprogramma ontplooid en hoe wordt de voortgang daarvan gemeten? 3. Is er in het bestuursprogramma een relatie tussen de beschreven activiteiten en de geformuleerde doelen? 4. Hoe kan de raad de uitvoering van het bestuursprogramma volgen? 5. Op welke wijze zijn/worden de doelen uit het bestuursprogramma vertaald in de begroting? 6. Worden de doelen in de verschillende documenten uniform en eenduidig omschreven? 7. Op welke wijze worden de burgers betrokken bij de in het bestuursprogramma geformuleerde ambities? 8. Hoe verloopt de communicatie/verantwoording naar de inwoners? 9. Omschrijving normenkader Norm Deelvraag De gemeenteraad weet welke doelen het bestuursprogramma kent 1.; 2; 3.; 6. De gemeenteraad weet op welke wijze en wanneer hij zijn kaderstellende verantwoordelijkheid kan waarmaken De gemeenteraad kan sturing geven aan beleid of uitvoering van het bestuursprogramma De gemeenteraad heeft sturing op de budgetten benodigd voor uitvoering van het bestuursprogramma De gemeenteraad voelt zich in control op wat zich in de uitvoering van het bestuursprogramma afspeelt 4; 5. 3.; 4. 5. 2.; 4.; 5.; 6. 4
De gemeenteraad wordt tijdig, juist en volledig geïnformeerd over beleid en financiën bij de uitvoering van het bestuursprogramma De gemeenteraad is op de hoogte van de gemeentelijke communicatie met/de verantwoording aan de bewoners over de uitvoering van het bestuursprogramma 2.; 3.; 5. 7.; 8. 10. Globale schets onderzoek: keuze van de onderzoeksinstrumenten De keuze voor de vorm van dit onderzoek is gevallen op een klein onderzoek in de vorm van een QuickScan. Het onderzoek zal worden uitgevoerd door middel van een dossierstudie en een analyse van het vastgestelde bestuursprogramma. Om de deelvragen en hoofdvraag te kunnen beantwoorden zal er ook een aantal interviews worden afgenomen met raadsleden, wethouders, de burgemeester, de public controller en ambtenaren. Mede gezien het dynamisch en flexibel karakter van het bestuursakkoord kan tijdens het onderzoek, afhankelijk van de onderzoeksbevindingen, aanleiding worden gevonden de onderzoeksopzet te wijzigen. 11. Organisatie: tijdpad, inhuur externen, expertise en kosten Voor dit onderzoek is de voorzitter aangewezen als coördinator. Hij zal zorgdragen voor een juist verloop van het onderzoek in samenwerking met de overige leden en de secretaris van de rekenkamercommissie. De verwachting is dat het onderzoek in eigen beheer uitgevoerd kan worden. Inhuur van externen is daarom niet nodig. Hieronder is een globale opzet weergegeven van het tijdspad van dit onderzoek. Activiteit Betrokkenen Planning Tijdsinvestering Opstellen onderzoeksopzet April 2019 5 uur Achtergrondinformatie verzamelen/dossierstudie Interviews opstellen en afnemen RKC Mei/juni 2019 10 uur RKC/Bestuur en organisatie September 2019 15 uur Uitwerken analyse RKC September 2019 15 uur Conceptversie af RKC September 2019 15 uur Eindversie af RKC Oktober 2019 10 uur Ambtelijk wederhoor Ambtelijk apparaat, RKC Oktober 2019 Verwerken wederhoor RKC Oktober 2019 5 uur Bestuurlijk wederhoor College, RKC November 2019 Verwerken wederhoor RKC November 2019 5 uur 5
Bespreking in de raad(scommissie) RKC December 2019 De (interne) onderzoeksuren worden geraamd op 80 uur. De kosten daarvan bedragen 5.200,-,- exclusief BTW. 12. Wijze van rapporteren De informatie uit het onderzoek wordt verwerkt in een rekenkamerbrief. Hierdoor krijgen raadsleden en andere geïnteresseerden op een snelle manier zicht op de resultaten van dit onderzoek. Belangrijk is om op een transparante manier aan de slag te gaan, de rekenkamercommissie zal daarom ook een onderscheid maken tussen bevindingen en aanbevelingen. De bevindingen zullen een schets zijn van de positie van de gemeenteraad van Coevorden ten opzichte van het bestuursprogramma. De aanbevelingen zullen vooral bedoeld zijn om deze positie van de raad te versterken. Coevorden, 5 juni 2019 De rekenkamercommissie Coevorden, voorzitter, secretaris, Roel de Boer Johan Kok 6