Participatieplan herbestemming site gemeenteschool Oostkerke Wat is er al? Het stadsbestuur wil systematisch met bewonersgroepen werken in de dorpen. Er is dus bereidheid om te luisteren en samen het beleid te maken. Waarom? De voormalige gemeenteschool werd gesloten wegens een te laag leerlingenaantal (juni 2009). De site is te groot in verhouding tot de ruimte die nodig is voor het verenigingsleven van het dorp. De hoge energiekost en noodzakelijke grote renovatiewerken maken de herbestemming tot een dringende zaak. Bewoners van Oostkerke stellen zich vragen wat er met het schooltje zal gebeuren. Algemene doelstelling: tegen eind 2012 is er, in samenspraak met bewoners, een haalbare (financieel, voldoen aan noden dorp) en gedragen (de goesting van bestuur en bewoners) herbestemming van het overgedimensioneerd openbaar gebouw. Operationele doelstellingen: De bewonersgroep is een partner in de voorbereiding van het dossier en de analyse van de noden voor het dorp. (beleidsvoorbereiding) De bewonersgroep adviseert het schepencollege over wat voor hen de meest wenselijke en haalbare oplossing is. (beleidsbepaling) De bewonersgroep geeft feedback over het ontwerp. Het ontwerp wordt bijgestuurd naar de wensen van de bewonersgroep. (beleidsuitvoering) De bewonersgroep heeft een afgevaardigde in de werfvergaderingen. (beleidsuitvoering) Wie betrekken? Het stadsbestuur staat open voor suggesties vanuit bewoners. Bij de aanvang van de denkoefening over de herbestemming van de school is er geen dorpsraad of. Vanuit deze inhoudelijke opportuniteit werd er wel een bewonersgroep opgericht. Het stadsbestuur duidt op het belang dat de mening van zoveel mogelijk inwoners van Oostkerke wordt gehoord. De trekkersgroep krijgt daarom bij aanvang ook de opdracht mee om de ruimere bevolking te informeren en te betrekken bij sleutelmomenten. Samenlevingsopbouw ondersteunt de groep in het opnemen van deze rol. Deze bewonersgroep neemt ook andere kwesties die van belang zijn in het dorp ter harte.
Hoe ver? Beleidsruimte & participatieladder Het stadsbestuur had helemaal nog geen idee hoe de site te herbestemmen. De enige beslissing is dat de site in z n oorspronkelijke vorm niet verder behouden kon worden. Belangrijke voorwaarde bij het begin (VISIE): het stadsbestuur had nog geen idee welke richting men uit wou met de site, het enige wat duidelijk is: Site te groot (voor activiteiten van het dorp) Site te duur qua onderhoud (enkele grote renovatiewerken drongen zich op), niet te verantwoorden om dergelijke zware kosten te doen voor een klein dorp. Site ook erg energieverslindend bij activiteiten. Er is dus duidelijk heel wat beleidsruimte om de site een nieuwe bestemming te geven. Bij aanvang geen budget voorzien voor renovatiewerken ed. wel politiek engagement om wanneer meer duidelijkheid over toekomst budgetten te voorzien. Hoe? Methode telkens uit te werken per actie! Dit is echt wel maatwerk af te stemmen op de snelheid en het niveau van je groep + complexiteit van het onderwerp. Hoe intern organiseren? Bij wie zit het eigenaarschap? Wie is verantwoordelijk? 3 peilers: uitvoerend dossierkenner, en politiek medestander Uitvoerend dossierkenner: ambtenaar gebouwendienst (voor alle technische info en afstemming) Politiek medestander: schepen van informatie (geen schepen van ontmoetingscentra, zit wat bij iedereen) Procesbegeleider: niet intern aanwezig. Opgenomen door projectmedewerker Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen. Knelpunten: Expertise om grondig te discussiëren rond bouwtechnische aspecten. Grenzen en mogelijkheden. ondervangen door studiebureau Room & Room
Beleidsvoorbereiding Participatieplan Fase Beleid cyclus Doel (wat bereiken?) Met wie Methodiek hoe Contactpersonen / trekkers Timing Evaluatie Een duidelijke visie formuleren over hoe de dorpsbewoners de toekomstige ontwikkeling van hun dorp zien Bewonersplatform De vergadering starten we met een rondleiding op de volledige site. Opstellen van een prioriteitenlijst (welke functies zijn absoluut noodzakelijk, welke functies zijn bijkomstig). Op basis van deze bespreking wordt de visietekst uitgeschreven. Suggestie naar herbestemming van het gebouw zodat stadsbestuur deze kan verwerken in hun beslissing Bewonersplatform Bespreking in kleine groepjes. Aanduidingen op grondplan van de site. Gebrek aan technische en bouwkundige kennis om juiste inschatting te maken. Niet haalbaar op dit moment een puur rationele denkoefening te maken. vastlopen proces op discussie gestoeld op emoties en door onduidelijkheid technische haalbaarheid ideeën. Sleutelmoment: het stadsbestuur en de bewoners zien niet onmiddellijk een antwoord. Er is duidelijk nood aan inbreng van experten inzake de bouwkundige situatie. Via een subsidiereglement van provincie West-Vlaanderen is het mogelijk om het grootste deel van het kostenplaatje van het expertisebureau op te vangen. Het stadsbestuur gaat met studiebureau Room & Room in zee.! het studiebureau is erg vertrouwd in samenwerken met bewonersgroepen + omgaan met dergelijke sites Objectieve analyse van de site en ruimere omgeving Gebouwendienst, archiefdienst Room & Room (studiebureau)
Feedback op analyse van het dorp en visie ruimtelijke ontwikkeling Twee onderdelen: 1. Plenair toelichting en daarna feedbackruimte op de analyse en de visie die het studiebureau in z n vooronderzoek uitwerkt. 2. Bespreking in groepjes van de vier ontwikkelingsvoorstellen van het studiebureau. Dit als methode om een zicht te krijgen waar voor bewoners belangrijke accenten moeten gelegd worden. Room & Room Weet waarover je praat: Doe met de groep een rondgang, bekijk de ruimtes, neem de tijd om de bouwfysische toestand van elk onderdeel te begrijpen. Dit helpt om op termijn een evenwicht te vinden tussen wat wenselijk en wat haalbaar is. Beoordelen van de verschillende mogelijke scenario s voor herbestemming Bespreking in groepjes van de vier ontwikkelingsvoorstellen van het studiebureau. Dit als methode om een zicht te krijgen waar voor bewoners belangrijke accenten moeten gelegd worden. Het is de bedoeling aan de hand van diverse criteria (ruimtelijke kwaliteit, structuur, leefbaarheid, relaties recreatief netwerk, complexiteit) de scenario s te bekijken en beoordelen. Room & Room De bewonersgroep had het moeilijk met deze oefening. Dit kwam omdat men in bepaalde groepjes puur cijfermatig een ander scenario als meest wenselijk uitkwam dan wat men gevoelsmatig absoluut wél of niet wou zien gebeuren met de site (conflict tussen emotie en ratio) Vaak kwam dit voor de deelnemers tot verrassende resultaten omdat men nu het scenario niet op zijn geheel kon beoordelen maar punten moest geven op deelaspecten van het scenario. Definitieve rapport met mogelijke scenario s De bevoegde schepen overhandigt het finale rapport (met verschillende scenario s voor herbestemming). Tijdens deze vergadering volgt Schepen van informatie - Aanwezigen in de vergadering reageerden wat verbaasd toen we het inhoudelijk gesprek afblokten. Maar op het einde
Beleidsbepaling bewust geen discussie over de inhoud of de scenario s, wel beslist de bewonersgroep hoe de terugkoppeling en adviesvorming zal verlopen. van de rit merkten we toch dat dit een zeer goede keuze is. Terugkoppeling dorpsbewoners: informatienamiddag voor dorpsbewoners toelichting scenario s Alle inwoners van Oostkerke Op zondagnamiddag mogen alle inwoners naar het OC komen (hiervoor krijgen ze ook een uitnodiging in de bus) om de site te bekijken + de 6 scenario s zullen uithangen uit. Om 14h geeft de schepen plenair de uitleg bij de scenario s. Er is ruimte voor vraagstelling, discussie rond scenario s, Iedereen krijgt een papiertje mee naar huis met daarop afbeelding van de verschillende scenario s en een kort woordje uitleg. Procesbegeleider - schepen Sfeer van soort opendeurnamiddag, heel gezellig en ook wel verhelderend voor de mensen dat ze vrij konden rondlopen in de site. Ook beetje cafésfeer: er is koffie, cake, een glaasje wijn, caféopstelling tafels. Adviesvorming: Het formuleert een advies aan het CBS Het streeft er naar om tot 1 adviesscenario te komen, evt. moet een consensus gevormd worden. - De 6 scenario s worden zeer kort overlopen - De bewoners zitten in groepjes van 5 à 6 personen en proberen als groepje 1 (evt. 2) voorkeurscenario s te kiezen + motiveren - Elk groepje geeft z n voorkeurscenario( s) Binnen elke groep is onmiddellijk unanimiteit over 1 scenario. Tussen alle groepen is er ook onmiddellijk unanimiteit over 1 scenario. Het is strategisch een goede keuze om de zondagnamiddag te zorgen voor informatie en zeer kort daarna over te gaan tot formuleren van advies. (eerste les besluitvorming : ga nooit te snel over tot het nemen van een beslissing! Doe dit in twee vergaderingen.)
Beleidsuitvoering Besluitvorming - 2 mogelijkheden: o Unanimiteit en dus geen verdere discussie nodig o Consensusbepaling dmv weging van de vooropgestelde prioriteiten het geeft toelichting bij hun advies tijdens CBS-zitting Bewonersplatform college van burgemeester en schepenen Afvaardiging motiveert gekozen scenario tijdens zitting van College van burgemeester en schepenen. Goed verlopen, maar bewoners bleven nadien wel met de vraag zitten wat het CBS nu vond van hun advies. Sleutelmoment Het stadsbestuur beslist om het advies van het te volgen. Voor de uitwerking van de herbestemming vertrekt men dus van het voorkeurscenario van de bewoners. Stadsbestuur stelt ontwerpbureau aan Toetsing van het plan aan de verwachtingen van de bewoners Ontwerpbureau gaat langs om het plan toe te lichten en vragen en opmerkingen van bewoners verder te verwerken. Procesbegeleider - architectenbureau Het ontwerp werd aangepast. Dit ontwerp is basis voor aanvraag stedenbouwkundige vergunning + opmaak bestek aannemer die renovatiewerken zal uitvoeren Aantonen dat de opmerkingen van het verwerkt zijn in het plan. Bewoners hebben mee inspraak in het verloop van de uitvoering van de werken. Afgevaardigde Presentatie van het definitieve plan voor bouwaanvraag en een 3D rondleiding op de site. Een afgevaardigde van het neemt deel aan de werfvergaderingen. Met een 3Dpresentatie laat je de mensen virtueel rondwandelen in hun nieuwe ontmoetingsruimte. Het maakt het allemaal heel wat concreter en geloofwaardiger.
Beleidsevaluatie Bewoners en bestuurders blikken terug op het gelopen proces. Wat liep goed en waar zitten leerpunten en uitdagingen voor de toekomst.