Samenwerken aan de relatie! Streef niet naar succes, maar wees van waarde! (A. Einstein) Richard Raats CPM Client Team Interdepartementaal CS Sector Government 26 mei 2011
Wie ben ik? Richard Raats CPM (44) Vader van vier kinderen (Sam, Tim, Jordan & Mitchell) Voorzitter Stichting De Nieuwe Kinderen Voorzitter Stichting De Amateurscheidsrechter Client Director Min. v. BZK & Interdepartementaal Client Facing Escalation Manager Certified Project Manager (IPMA-C) Lid van Vereniging van Register Informatici Actief blogger op Connect & Wordpress (platforms voor kennisdeling) 2
Hoe werken wij samen?
Wat is ons portfolio?
Wat zijn uw vragen? Is contractmanagement alleen een 'database' van gesloten contracten die periodiek op actualiteit beoordeeld moet worden of gaat contractmanagement veel verder bijv. in de zin van 'relatiebeheer? In een contract moet ruimte zitten om te werken aan een relatie met de leverancier. Op welke zaken moet ik letten of wat kan ik in een contract of aanbesteding (selectie/gunning) meenemen om dit te borgen zodat de juiste potentiele contractspartijen inschrijven? Praten eventueel met een onafhankelijke derde erbij. De jurist in eerste instantie thuis laten. 'Eerst een psycholoog dan pas een jurist Wat te doen in geval dat beide partijen bij hun standpunt blijven? Wat kan ik van een leverancier verwachten als het gaat om innovatievoorstellen en procesverbeteringen? Hoe vaak zit ik met mijn leverancier om tafel? Welke onderwerpen van gesprek?
Wat zijn de uitgangspunten? Samenwerking [Zelfstandig Naamwoord] betekent letterlijk: De manier of wijze waarop er met elkaar gewerkt wordt. Relatie [Zelfstandig Naamwoord] betekent letterlijk: Onderlinge betrekking tussen verschillende begrippen of eenheden. Of aanwijsbaar verband tussen twee of meer entiteiten. Contract [Zelfstandig Naamwoord] betekent letterlijk: Een schriftelijke afspraak tot het leveren van producten en diensten tegen een overeengekomen prijs en binnen een overeengekomen periode. Contractmanagement [Zelfstandig naamwoord] betekent letterlijk: Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, dit ter ondersteuning van het gehele proces van het afsluiten, beheer en beëindigen van contracten.
Welke factoren zijn van belang? Iedere relatie start met respect en begrip voor de wederzijdse belangen Verwachtingen verstoren de relatie als deze niet worden uitgesproken Contracten zijn nooit waterdicht en hebben altijd grijze gebieden De kaders van de contracten vormen de lijnen van het speelveld
Ervaringen uit het werkveld Wie heeft een negatieve ervaring met een contract? Wat waren uw stappen om tot oplossing te komen? Zijn er juristen ingezet om het te beslechten? Hoe was uw beeld van de leverancier? Wie heeft een positieve ervaring met een contract? Wat was de reden waardoor u het positief heeft ervaren? Hoe kijkt u tegen uw leverancier aan?
Handvatten bij contractmanagement Een samenwerking kan alleen tot stand komen als beide partijen de spelregels van de relatie respecteren. Een relatie kun je alleen bouwen als de communicatie een open en eerlijk karakter heeft. De menselijke klik is er niet bij iedereen, toch is samenwerking positief uit te voeren als normen, waarden en respect worden gehanteerd. Contractmanagement is méér dan alleen het uitvoeren van hetgeen contractueel tussen partijen is vastgelegd. Relatiebeheer is belangrijk. Europese aanbestedingsregels zijn om een zuivere marktwerking te stimuleren. De kaders zorgen soms voor kopzorgen! De kunst is om vanuit functionele gedachtegang g g te denken en te schrijven.
Contracten & relatiebeheer in de praktijk Alles wat opgeschreven wordt, is morgen oud! Een onafhankelijke derde kan helpen met inzicht! Juristen benutten als raadgevers i.p.v. strijders. Pas ná uitgebreid overleg en eventuele rust een rechtsgang inzetten. Rechtelijke toetsing van een standpunt bij voorkeur gezamenlijk. Escalatie is een vorm van gebrek aan communicatie. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard
De basis van samenwerking Grote contracten kosten veel tijd om op te stellen. Uitbesteden en contracteren blijft mensenwerk. Streef naar standaardisatie in de verwoordingen. Durf uw leverancier aan te spreken op zijn/haar verantwoordelijkheid. Sta uw leverancier(s) toe dat hij/zij ook het ongenoegen mogen uiten. Benut vooral humor om met elkaar aan vertrouwen te bouwen
De (grond)wettelijke basis
De strategische basis...
Waar samenwerking toe kan leiden 14
Digitale Werkomgeving x (DWG, DWP, DWZ ) GOUD Digitale Werkomgeving Rijksdienst Future-Ready Workspace Digitale Werkomgeving g X Digitale Werkomgeving Gemeenten Digitale Werkomgeving Politie Digitale Werkomgeving Zorg
Digitale Werkomgeving x (DWG, DWP, DWZ ) GOUD Digitale Werkomgeving Rijksdienst Future-Ready Workspace Digitale Werkomgeving g X STANDAA ARDEN Digitale Werkomgeving Gemeenten TIE / OPEN AARDISAT Digitale Werkomgeving Politie STANDA Digitale Werkomgeving Zorg
Digitale Werkomgeving x (DWG, DWP, DWZ ) GOUD Digitale Werkomgeving Rijksdienst Future-Ready Workspace Digitale Werkomgeving g X KPN / Getronics Netwerk Haagse Ring STANDAA ARDEN Digitale Werkomgeving Gemeenten Gemnet TIE / OPEN AARDISAT Digitale Werkomgeving Politie Politie Netwerk STANDA Digitale Werkomgeving Zorg Zorg Connect
Digitale Werkomgeving x (DWG, DWP, DWZ ) GOUD Digitale Werkomgeving Rijksdienst Future-Ready Workspace Digitale Werkomgeving g X Samen in de wolken door resultaten! KPN / Getronics Netwerk Haagse Ring STANDAA ARDEN Digitale Werkomgeving Gemeenten Gemnet TIE / OPEN AARDISAT Digitale Werkomgeving Politie Politie Netwerk STANDA Digitale Werkomgeving Zorg Zorg Connect
Vragen? 19
Het motto 20
Dank u wel voor uw aandacht Streef niet naar succes, maar wees van waarde! (A. Einstein) h Richard Raats CPM Client Team Interdepartementaal CS Sector Government 26 mei 2011