Huishoudelijk reglement VZW We Believe. Vastgesteld in de bestuursvergadering, 15 augustus 2014 Begripsbepaling. In dit reglement wordt verstaan onder: de vereniging: de vereniging, vzw We Believe, gevestigd te 8500 Kortrijk, Elfde-julilaan 62, met inschrijvingsnummer: BE 0559.850.940 de statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een wijzigingsakte gepasseerd op 14 maart 2015 en neergelegd bij de griffie op 16 maart 2015. Het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 1 van de Statuten. Raad van bestuur: de raad van bestuur zoals vastgelegd tijdens de 'Benoeming Raad van Bestuur' van 14 maart 2015 inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de vereniging kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ontvangsten genoemd. projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de vereniging. Doel. Artikel 1 De vereniging heeft als doel het verstrekken van hulp aan mensen aan de rand van de maatschappij, waar en met welke middelen zij nodig acht, waaronder inzamelingsacties en projecten. Artikel 1.1 Wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement kunnen door de Raad van Bestuur worden aangebracht door eenvoudige meerderheid van de stemmen, indien minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. Algemene Vergadering - werkende leden : Artikel 2 Alleen werkende leden zijn stemgerechtigd op de Algemene Vergadering. Wie werkend lid wenst te worden, dient daartoe een schriftelijke aanvraag te richten aan de voorzitter van de Raad van Bestuur. Dit kan per brief of per e-mail. De Algemene Vergadering beslist bij eenvoudige meerderheid der stemmen over de toetreding. Men kan ten allen tijde zonder opgave van motief een kandidaatstelling weigeren. Artikel 2.1 De Algemene Vergadering wordt samengeroepen op initiatief van de voorzitter of op verzoek van ten minste 2 bestuursleden, of van één vijfde van de werkende leden. Voor de agenda kan elk werkend lid voorstellen indienen bij de voorzitter tot 8 dagen voor de vergadering. Extra agendapunten kunnen enkel behandeld worden indien er een agendapunt varia voorzien werd op de agenda. 1
Artikel 2.2 De Algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter, of bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en bij diens afwezigheid door de oudste der aanwezige bestuursleden. Artikel 2.3 De stemmingen gebeuren door handopstekingen. Indien over personen gestemd wordt zijn ze schriftelijk en geheim. Bij een staking van de stemmen beslist de stem van de voorzitter. Artikel 2.4 De leden van de Algemene vergadering kunnen ten allen tijde ontslag nemen uit de vereniging. Hiertoe volstaat het een schrijven te richten aan de voorzitter, met daarin de vermelding van datum van ontslag. Artikel 2.5 Werkende leden kunnen ook uitgesloten worden uit de vereniging. Dit kan indien werkende leden schade berokkenen aan de goede naam en werking van de vereniging, of na het oplopen van 3 sancties wegens het niet-naleven van het huishoudelijk reglement, of na het begaan van een zware fout. Deze opsomming is niet limitatief. De uitsluiting gebeurt bij tweederde meerderheid binnen de Algemene Vergadering. In dit geval dient de vereniging aan het betrokken lid de reden en de datum van uitsluiting schriftelijk mee te delen, binnen de 8 dagen volgend op de beslissing. Raad van Bestuur. Artikel 3 De Algemene Vergadering kiest onder zijn leden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast kunnen nog een aantal bestuurders voor een welomschreven taak aangeduid worden : verantwoordelijke voor public relations, activiteitenplanner, verantwoordelijke voedselbedeling, enz. Artikel 3.1 De taakverdeling van de functies binnen de Raad van Bestuur is de volgende: De voorzitter: Hij/zij heeft de leiding van de vereniging en ziet toe op de goede werking ervan. Hij/zij waakt erover dat de vergaderingen regelmatig plaatsvinden en dat de agenda wordt opgesteld. Hij/zij leidt de vergaderingen en zorgt voor het nemen en opvolgen van de beslissingen. De secretaris : Hij/zij is verantwoordelijk voor het voeren van de correspondentie, het verzenden van de uitnodigingen en agenda voor de vergaderingen, het opmaken en bijhouden van de notulen van de vergaderingen, het opmaken en bijhouden van de ledenlijst en het opmaken van het jaarverslag. De penningmeester : Hij/zij is belast met het beheer van de financiën van de vereniging en het opstellen van de jaarlijkse begroting en de jaarlijkse rekening. Hij houdt tevens een correcte boekhouding bij. De activiteitenplanner : Hij/zij is verantwoordelijk voor het plannen van alle activiteiten en ervoor te zorgen dat er voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen. Hij/zij kan iemand aanstellen die onder zijn/haar bevoegdheid bepaalde zaken moet regelen. Het nodige budget dient goedgekeurd te worden door de Raad van Bestuur. 2
Verantwoordelijke voedselbedeling : Hij/zij is verantwoordelijk om toe te zien op de wettelijke bepalingen inzake voedselveiligheid, bewaring, en houdbaarheid. Hij/zij houdt een lijst bij waarop alle rechthebbenden vermeld staan. De selectiecriteria voor rechthebbenden worden door de Raad van Bestuur opgesteld, en daar mag niet van afgeweken worden. Deze worden nadien als bijlage aan dit huishoudelijk reglement toegevoegd. Verantwoordelijke toetredende leden: Hij/zij is verantwoordelijk voor het aanvaarden of weigeren van toetredende leden. Hij/zij ziet erop toe dat ze het huishoudelijk reglement respecteren en naleven. Hij/zij houdt van elk lid een infofiche bij, en waakt erover dat elke vrijwillige medewerker toegang heeft tot de ledeninfo nodig voor het correct kunnen uitvoeren van zijn taak. Hij/zij heeft het recht de leden te sanctioneren bij het niet naleven, of uit te sluiten bij het herhaaldelijk niet naleven van het reglement. Verantwoordelijke public relations : Hij/zij verzorgt de website en houdt die up-to-date. Hij/zij is verantwoordelijk voor de flyers, affiches en alle andere vormen van reclame. Verantwoordelijke sponsors: Hij/zij is in het bijzonder bezig met het aanbrengen van sponsoring. Draagt zorg voor een juiste registratie van de sponsorcontracten. Sluiten van contracten met nieuwe sponsors. Verzorgt de communicatie met de sponsors. Allround medewerker: Hij/zij kan ter hulp gevraagd worden om een andere dienst te steunen in het uitvoeren van hun taak. Artikel 3.2 Mandaten voor de Raad van Bestuur worden verkozen uit kandidaat-bestuursleden op de Algemene Vergadering. De bestuurders worden verkozen voor een periode van vijf jaar en hun mandaat is hernieuwbaar. Ze oefenen hun mandaat kosteloos uit. Artikel 3.2 Aan het mandaat van bestuurder kan vroegtijdig een einde komen, ofwel door vrijwillig ontslag ofwel door uitsluiting als werkend lid van de vereniging. Artikel 3.3 Om verkozen te worden tot bestuurslid moeten de kandidaat-bestuursleden op hun naam een stemmenoverwicht bekomen ten opzichte van de andere kandidaat-bestuursleden. Bij gelijke stemmen beslist de stem van de voorzitter. Artikel 3.4 Alle bestuursfuncties, uitgezonderd het voorzitterschap, kunnen in onderling overleg onder de fungerende bestuursleden verdeeld worden. Bestuursleden mogen geen bestuursmandaat uitoefenen in een andere rasvereniging. Elke bestuurslid kan meerdere bestuursfuncties vervullen. Artikel 3.5 De bestuursvergaderingen vinden minstens 1 maal per kwartaal plaats en zo vaak als nodig is voor de goede werking van de vereniging. Deze wordt samengeroepen op initiatief van de voorzitter of door minstens 2 bestuursleden. Ze wordt voorgezeten door de voorzitter, of bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en bij diens afwezigheid door de secretaris. De stemming gebeurt bij eenvoudige meerderheid der stemmen. Bij staking der stemmen beslist de stem van de voorzitter. 3
Artikel 3.6 Bestuursleden kunnen zich bij afwezigheid laten vertegenwoordigen door een ander bestuurslid. Het volstaat om hiervoor een schriftelijke volmacht te bezorgen voor aanvang van de vergadering. Elk bestuurslid kan slechts over één volmacht beschikken. Briefwisseling. Artikel 4 Alle documenten en briefwisseling die het beheer van de vereniging aangaan, worden ondertekend door de voorzitter en een bestuurslid. Gewone briefwisseling die namens de vereniging wordt gevoerd, wordt getekend door één lid van de Raad van Bestuur. Tot gewone briefwisseling behoren enkel de hieronder opgesomde zaken : 1. Aanvraag offerte (iedereen) 2. Aanvraag sponsoring (verantwoordelijke sponsors) 3. Aanmaning betaling ledengeld (secretaris) Vergoedingen. Artikel 5 De leden en vrijwilligers kunnen geen aanspraak maken op vergoedingen voor hun prestaties in dienst van de vereniging. Onkosten voor verplaatsingen in opdracht van de vereniging kunnen wel vergoed worden, aan het wettelijke kilometertarief van dat moment. Hiervoor dient een onkostenstaat opgemaakt te worden met vermelding van de datum van verplaatsing, beginpunt en eindpunt van de verplaatsing, en het werkelijk aantal afgelegde kilometers. Andere kosten, zoals onder andere kantoorbenodigdheden en telefoonkosten, kunnen eventueel vergoed worden, indien dit vooraf werd aangevraagd aan de penningmeester en goedgekeurd door de voorzitter en twee bestuursleden. Indien de aanvraag word toegelaten, worden enkel de reële kosten terugbetaald, mits levering van de nodige bewijsstukken aan de penningmeester. Dit kan aan de hand van een factuur of kasticket, of een kopie hiervan. Zelfgeschreven kostennota s worden niet aanvaard. Artikel 5.1 De onkostennota s worden betaald door de vereniging. Veto recht. Artikel 6 De voorzitter, zijnde Postlethwaite David, geboren te Kortrijk op 21/09/1972, wonende te 8500 Kortrijk, Elfde-julilaan 62 met rijksregisternummer 72092131152, heeft het vetorecht bij beslissingen die een risico inhouden. Indien hij het risico te groot vindt kan hij een activiteit weigeren of laten schrappen, zonder dat iemand daar iets in tegenin kan brengen. 4
Takenverdeling. Artikel 7 Naast de taken toegedeeld bij de bestuursfunctie, kunnen bestuursleden nog andere taken vervullen, nodig voor de goede werking van de vereniging. Deze taken zullen apart genoteerd en verdeeld worden, en als bijlage bij dit huishoudelijk reglement gevoegd worden. Artikel 7.1 Na aanvaarding door ondertekening van de toegekende taken, is die persoon hoofdelijk aansprakelijk voor het correct en nauwkeurig uitvoeren van zijn taak. Indien hij voor bepaalde tijd verlet is, kan hij zijn taak tijdelijk overdragen aan een ander werkend lid die, bij aanvaarding door ondertekening van een overeenkomst, op zijn beurt deels aansprakelijk is voor de toegekende periode. Het is de plicht van de verantwoordelijke om zijn vervanger de nodige inlichtingen over te maken, zodat deze op zijn beurt de overgenomen taak naar behoren kan uitvoeren. Sancties. Artikel 8 Elke medewerker, zowel werkende leden als vrijwilligers, kunnen gesanctioneerd worden indien dit de goede naam en werking van de vereniging in het gedrang brengt, of de samenwerking voor anderen onmogelijk maakt. De omvang van de sanctie bedraagt een schorsing van twee weken. In die periode wordt de gesanctioneerde geweerd uit de chat en van zijn taak ontheven. Indien dit nodig is voor de werking van de vereniging, duidt de voorzitter een vervanger aan voor die periode. Iedereen heeft jaarlijks recht op twee sancties, aldus twee kansen per kalenderjaar. Indien er in het lopende jaar een derde fout wordt begaan wordt de samenwerking stopgezet in geval van een vrijwilliger, en word overgaan tot stemming betreffende uitsluiting indien het een werkend lid betreft. Artikel 8.1 Uitzondering op deze regel : Indien er een zware fout wordt begaan kan er onmiddellijk overgegaan worden tot stopzetting van de samenwerking, of uitsluiting van een werkend lid. Artikel 8.2 Handelingen die een sanctie opleveren: (deze opsomming is niet limitatief). 1. Het uitvoeren van taken waarvoor een ander werd aangewezen, zonder diens toestemming. Een mondelinge toestemming wordt nooit als bewijs aanvaard. 2. Onbeleefde opmerkingen of berichten plaatsen op de groep. 3. Het niet-respecteren van de regels beschreven in het huishoudelijk reglement. 4. Het beloven van een vergoeding of bepaalde spullen aan om het even welk lid, zowel werkend als toegetreden, terwijl je hiervoor niet bevoegd bent. Enkel kledij en kleine huisraad mag zonder overleg aan een bepaald lid toegekend worden, tenzij dit lid zich in een periode van schorsing bevind. Evenwel dient het aantal maximum stuks per maand en per gezinslid gerespecteerd te worden. Electro en meubelen kunnen enkel na overleg met de Raad van Bestuur aan iemand in het bijzonder beloofd worden. 5
5. Het aanvaarden van geld of goederen met een waarde van minder of gelijk aan 50,00 in de naam van de vereniging en dit voor eigen gebruik of een zelfgekozen lid aanwenden. 6. Het beloven van een vergoeding of compensatie aan een buitenstaander die zijn diensten aanbiedt op een activiteit van de vereniging, en het niet-naleven ervan indien het een persoonlijke belofte betreft. Artikel 8.3 Handelingen die als een zware fout beschouwd worden : (deze opsomming is niet limitatief). 1. Dronkenschap tijdens een activiteit van de vereniging, terwijl je er als vrijwilliger aanwezig bent. 2. Onbeleefd gedrag tijdens een evenement. 3. Het niet-ontvangen of afgeven van gelden die aan de vereniging toebehoren. 4. Het aanvaarden van geld of goederen met een waarde van meer dan 50,00 in de naam van de vereniging en dit voor eigen gebruik of een zelfgekozen lid aanwenden. 5. Het beloven van een bepaalde vergoeding of compensatie aan een buitenstaander die zijn diensten aanbiedt op een activiteit van de vereniging, terwijl hiervoor geen goedkeuring werd gegeven door de Raad van Bestuur indien de compensatie of vergoeding door de vereniging gedragen moet worden. 6. Het niet naleven van de discretieplicht zoals uitgelegd in het huishoudelijk reglement artikel 10. 7. Het niet-naleven van de geheimhoudingsplicht volgens artikel 458 van het strafwetboek. 8. Het kwaadwillig foutief invullen van het ontvangstbewijs zoals beschreven in artikel 11. 9. Het kwaadwillig foutief invullen van het formulier "Afstand door donatie" in artikel 11.1. 10. Het ontvreemden van eigendommen van de vereniging. Verzekeringen: Artikel 9 De vereniging heeft een algemene verzekering afgesloten voor de vereniging en de werkende leden bij KBC Verzekeringen met polisnummer BT/28.992.561-0000. Deze polis bestaat uit volgende onderdelen: Burgerlijk Aansprakelijkheid, Levering van Goederen, Lichamelijke Ongevallen, Rechtsbijstand en Vrijwilligersorganisaties. Discretieplicht. Artikel 10 De werkende leden en vrijwillige medewerkers zijn gehouden tot discretie ten overstaan van gevoelige persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun vrijwilligerswerk en tegenover derden wat betreft de werking van de vereniging. 6
Ontvangsten. Artikel 11 Iedere ontvangst van gelden dient bij voorkeur te gebeuren door storting op rekeningnummer van de vereniging, KBC BE74 7360 0688 1307 met BIC KREDBEBB met de juiste vermelding. Indien een storting op rekening niet verantwoord is, zijnde te kleine som, mag deze gebeuren bij een bestuurslid welke deze een ontvangstbewijs zal overhandigen met de vermelding van: 1. De ontvangen som in Euro 2. Naam van de verkoper 3. Omschrijving 4. Uniek nummer bestaande uit de eerste twee voorletters van de voornaam en eerste letter van de naam van de ontvanger gevold door het serienummer van het ontvangstenboek Dit bestuurslid is dan eveneens verantwoordelijk om de ontvangen gelden op een verantwoorde manier over te maken op de rekening van We Believe met de juiste vermeldingen (punt 4). Artikel 11.1 Iedere donatie van goederen van aanzienlijke waarde dient gestaafd te worden door een formulier "Afstand door donatie", in te vullen in twee exemplaren, waar een gedetailleerde opsomming staat van de gedoneerde goederen en ondertekend word door beide partijen. Slotbepalingen. Artikel 12 In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Artikel 12.1 Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Ondergetekenden verklaren zich akkoord met dit huishoudelijk reglement. Verbeke Maika Postlethwaite David Verbeke Jamina 7