Aanwezig: Verontschuldigd: VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN DINSDAG 21 OKTOBER 2014 Patrick Meulebroek, voorzitter; Luc Beurms, Joos Dauwe, Ann Joos, Jurgen Jacobs, Veronique Van Den Steen, Ann Pauwels, Gino Bertin, Dina Verhavert, Hilde Dierickx, raadsleden; Katrien Aerts, secretaris Paul Van Marcke, raadslid De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur. OPENBARE ZITTING Algemene zaken Punt 1 Goedkeuring van de notulen van de openbare zitting d.d. 24 september 2014 De notulen van de openbare zitting van de vergadering van 24 september 2014 worden voorgelezen en van stemmen goedgekeurd. Punt 2 Aankoop software "RBSZorg+ link medicatierobot COOP" Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, artikel 26, 1, 1, f); maatschappelijk welzijn, artikel 51, 52 en 161; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op het koninklijk besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; betreffende de samenstelling en de werking van de organen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; betreffende het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Overwegende dat op 18 maart 2013 effectief van start gegaan werd met de nieuwe externe apotheek voor onze drie woonzorgcentra; dat beslist werd de leveringen van de medicatie alsook de verdeling per bewoner op de klassieke handmatige wijze verder te zetten; Overwegende dat de medicatiebedeling door een medicatierobot kan uitgevoerd worden; dat de verdeling van de medicatie per bewoner geautomatiseerd wordt op basis van het voorschrift van de arts;
Overwegende dat dit een vlotte en tijdbesparende manier van werken is; dat de woonzorgcentra vragende partij zijn; Overwegende dat de door ons gebruikte software RBS Zorg+ samen met de module medicatiebeheer via een link kan gekoppeld worden aan de medicatierobot; dat de bestelling, facturatie en dosering van medicatie geautomatiseerd wordt; Gelet op kostenvoorcalculatie 2013/800 van Cevi: - aankoop software wzc Aymonshof 5 718,70 + btw - aankoop software wzc Hof ter Boonwijk 3 378,70 + btw - aankoop software wzc Sint-Vincentius: 3 378,70 + btw - implementatiekosten per dag 981,25 + btw - installatiekosten per dag 981,25 + btw - tuning per dag 981,25 + btw - opleiding 981.25 + btw OPTIONEEL op punt zetten bouwsteen medicatie beheren: bijstaan voorbereiding registraties in RBS Zorg+: tweede groep vorming: 122,66 + btw 85,86 euro + btw 686,96 euro + btw Overwegende dat we voor deze uitgave op investeringsbudget enveloppe 2014003-subproject 01 nog voldoende budget beschikbaar hebben; Gelet op het visum van de financieel beheerder; Aan de firma Cevi, Bisdomplein 3 wordt de software RBS Zorg+ link medicatierobot gegund mits de prijzen vermeld in kvk 2013/800: - aankoop software wzc Aymonshof 5 718,70 + btw - aankoop software wzc Hof ter Boonwijk 3 378,70 + btw - aankoop software wzc Sint-Vincentius: 3 378,70 + btw - implementatiekosten per dag 981,25 + btw - installatiekosten per dag 981,25 + btw - tuning per dag 981,25 + btw - opleiding 981.25 + btw OPTIONEEL op punt zetten bouwsteen medicatie beheren: bijstaan voorbereiding regstaties in RBS Zorg+: tweede groep vorming: 122,66 + btw 85,86 euro + btw 686,96 euro + btw De kosten voor deze aankoop worden geboekt op investeringsbudget - enveloppe 2014003 - subproject 01. Artikel 3: Alle opleidingskosten en de jaarlijkse software support verbonden aan dit project worden als werkingsuitgave geboekt.
Bijkomend punt 1 Actieplan en voorzieningen bij eventuele stroomuitval in de wzc's en assistentiewoningen uitgebaat door het ocmw van Dendermonde De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de mail van 16 oktober 2014, namens de N-VA-fractie, om volgend punt bij hoogdringendheid aan de agenda te willen toevoegen: Actieplan en voorzieningen bij eventuele stroomuitval in de wzc en assistentiewoningen uitgebaat door het OCMW van Dendermonde. Jurgen Jacobs licht zijn vraag toe: Geachte secretaris, Beste Katrien, Gelieve onderstaand punt aan de agenda op de raad van 21 oktober 2014. ACTIEPLAN EN VOORZIENINGEN BIJ EVENTUELE STROOMUITVAL IN DE WZC EN ASSISTENTIEWONINGEN UITGEBAAT DOOR HET OCMW VAN DENDERMONDE Naar aanleidingen van de berichtgeving in de nationale media en de communicatie vanwege de nationale overheid betreffende een mogelijke regionale stroomuitval, zou de N-VA-fractie graag geïnformeerd worden omtrent de getroffen maatregelen en eventuele procedures die dienen gevolgd te worden, mocht er zich een stroompanne voordoen in één van de, door het OCMW uitgebate, wzc of assistentiewoningen. Wij vragen aan de administratie om deze informatie per site aan de raad te willen voorleggen. Alvast dank bij voorbaat. Namens de N-VA-fractie, Jurgen Jacobs Annie Ydens geeft uitleg omtrent afspraken en info die in de veiligheidscel werden meegedeeld. Onze sites in Baasrode liggen in zone 3 en de andere sites in zone 2. Grembergen is zone 1. Luc Rogiers geeft overzicht van de noodgeneratoren waar wij momenteel over beschikken: wzc Aymonshof (63 KVA); Sociaal huis (25 KVA), centrale administratie (10 KVA). Luc maakt momenteel ook een rondgang op de verschillende sites om mogelijke problemen in kaart te brengen. Katrien Aerts geeft aan dat momenteel ook de directeurs in kaart brengen welke risico s we lopen binnen de werking van onze wzc. Op het MAT van deze week zal ook bekeken worden welke problemen zich kunnen voordoen op de andere sites en welke oplossingen er zijn. Op 3/11 is er een overleg gepland met de directeurs van de wzc en serviceflats van heel Dendermonde om af te stemmen. Annie Ydens geeft ook aan dat op basis van de noden die er komen er verder zal bekeken worden welke noodgeneratoren we zullen voorzien. Raadslid Jurgen Jacobs vraagt om tegen de volgende raadzitting een overzicht te mogen ontvangen van alle effectief genomen maatregelen en de procedures die dienen gevolgd te worden bij een afschakeling van de stroom op één van de sites van het OCMW van Dendermonde. De voorzitter geeft hiervoor zijn goedkeuring tijdens de raad. Personeelszaken Punt 3 Telewerk - ter beschikking gesteld personeel AZ Sint-Blasius Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; maatschappelijk welzijn;
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; betreffende de samenstelling en de werking van de organen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; betreffende het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Gelet op de vraag via mail van 23 maart 2014 van AZ Sint-Blasius om telewerk mogelijk te maken voor het OCMW-personeel dat ter beschikking gesteld is van het AZ Sint-Blasius; Overwegende dat telewerk bij de eigen medewerkers van het AZ Sint-Blasius op vrijwillige basis gebeurt en enkel voor zover dit verenigbaar is met de dienstnoodwendigheden; dat het telewerk ook kan stopgezet worden, mits dit drie maanden vooraf schriftelijk ter kennis wordt gegeven; Overwegende dat er vanuit AZ Sint-Blasius bij telewerk een pc en token met toegang via VPN verbinding ter beschikking wordt gesteld; dat er voor het eigen personeel van het AZ Sint-Blasius geen onkostenvergoeding wordt voorzien voor het gebruik van het eigen internet en andere kosten tengevolge van het telewerk; Overwegende dat het wenselijk is dat ook het OCMW-personeel dat ter beschikking is gesteld van het AZ Sint-Blasius, telewerk kan doen; dat de eventuele onkosten die het AZ Sint-Blasius hiervoor maakt, evenwel niet verhaalbaar zijn op het OCMW; Gelet op het positief advies van het managementteam d.d. 4 september 2014; Aan het ter beschikking gesteld personeel van het AZ Sint-Blasius wordt toelating gegeven om telewerk te doen, voor zover het AZ Sint-Blasius en de werknemer hier uitdrukkelijk mee akkoord gaan. Deze toelating wordt individueel bij besluit van de secretaris vastgesteld. De toelating wordt verleend voor onbepaalde duur. De taken die de werknemer zal uitvoeren tijdens het telewerk worden nauwkeurig beschreven. Ook de plaats die de telewerker gekozen heeft om zijn werk uit te voeren wordt op voorhand vastgelegd. 1 Frequentie van het telewerk en/of de dagen waarop telewerk plaatsvindt: 1 dag per week, dag naar keuze overeen te komen in functie van continuïteit van de dienstverlening met minimum 2 dagen werken op de werkvloer. Op de dagen dat de werknemer niet op de werkvloer werkt, dient hij/zij niet te tikken. 2 De telewerker is niet onderworpen aan alle wettelijke bepalingen over de arbeidsduur. Zo mag de telewerker op zondag werken, kan hij overuren verrichten zonder dat hiervoor inhaalrust of een toeslag toegekend moet worden, mag hij na 20 uur s avonds werken en moet hij de wettelijke bepalingen inzake pauzes en rusttijden niet naleven. Anderzijds is uitdrukkelijk voorzien dat de telewerker zijn werk organiseert binnen de arbeidsduur zoals die geldt binnen het OCMW. Dit betekent dat de wekelijkse arbeidsduur van de telewerker niet meer mag bedragen dan de wekelijkse arbeidsduur van de andere werknemers. Wie thuiswerkt is niet aan de arbeidsduur onderworpen. Juridisch is er dan ook geen sprake van overuren. 3 Indien er werkvergaderingen gepland zijn op de werkvloer, wordt de werknemer geacht deze bij te wonen, tenzij anders overeengekomen met de directe verantwoordelijke. 4 De technische ondersteuning vanuit AZ Sint-Blasius is bereikbaar op volgende tijdstippen: ICT helpdesk uren op werkdagen van 8 tot 17 uur. Artikel 3: AZ Sint-Blasius stelt de telewerker de nodige ondersteuning en hulpmiddelen ter beschikking voor de uitvoering van zijn werk, zijnde een laptop en token met toegang via VPN verbinding. Deze onkosten of eventueel andere onkosten die er rechtstreeks of onrechtstreeks uit voortvloeien, kunnen niet verhaald worden op het OCMW.
De telewerker dient het AZ Sint-Blasius onmiddellijk op de hoogte te brengen van eventuele defecten aan de apparatuur. Er is geen onkostenvergoeding voorzien voor het gebruik van eigen internet en andere kosten volgend uit dit besluit. Artikel 4: In geval van ziekte of ongeval gelden de regels zoals die van toepassing zijn in het OCMW. Bijgevolg is de werknemer verplicht de werkgever of zijn aangestelde onmiddellijk, en zo mogelijk telefonisch uiterlijk op het normale aanvangsuur van de prestaties, te verwittigen, en hem de duur van de ongeschiktheid mee te delen. Artikel 5: Partijen kunnen het telewerk stopzetten en de werknemer kan zijn prestaties terug uitvoeren in de lokalen van het AZ Sint-Blasius mits een aangetekende kennisgeving minstens 3 maand voorafgaand aan de ingangsdatum van de stopzetting. Artikel 6: De werknemer verbindt er zich toe noch de fabrieks- of zakengeheimen van het AZ Sint-Blasius aan derden bekend te maken, noch enige daad van oneerlijke concurrentie te stellen of hieraan deel te nemen, noch de naam en de faam van het AZ Sint-Blasius in het gedrang te brengen. Artikel 7: AZ Sint-Blasius informeert de telewerker omtrent de geldende regels over de bescherming van gegevens. Hij informeert hem in het bijzonder over de regels ten aanzien van het gebruik van ITmateriaal en/of faciliteiten en over de sancties in geval de telewerker de regels niet naleeft. Artikel 8: AZ Sint-Blasius informeert de telewerker over het ondernemingsbeleid over veiligheid en gezondheid op het werk, in het bijzonder over de eisen inzake beeldschermapparatuur. De telewerker voert het beleid uit. Artikel 9: Andere arbeidsvoorwaarden blijven ongewijzigd verder bestaan. Artikel 10: Dit besluit wordt ter kennis gebracht van de toezichthoudende overheid. Financiën Punt 4 Leveren van diverse dranken en versnaperingen aan de verschillende instellingen van het OCMW: goedkeuring bestek Gelet op de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, artikel 3 en 25; maatschappelijk welzijn, artikel 51, 52 en 161; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
Gelet op het koninklijk besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op ons besluit van 23 december 2013 houdende het huishoudelijk reglement betreffende de samenstelling en de werking van de organen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Gelet op ons besluit van 23 december 2013 houdende vaststelling huishoudelijk reglement betreffende het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Overwegende dat de overeenkomst voor het leveren van diverse dranken en versnaperingen gegund was voor een periode van 2 jaar; dat de overeenkomst afloopt op 31/03/2015; dat het wenselijk is de opdracht toe te wijzen voor een periode van 4 jaar; Overwegende dat men voor het leveren van diverse dranken en versnaperingen een bestek heeft opgesteld; dat het voorwerp van deze opdracht om administratief-economische reden niet geschikt is om te werken met een aanbesteding; dat er geen gebruik kan gemaakt worden van artikel 26, van de Wet van 15 juni 2006 en artikel 105, 1 van het KB van 15 juli 2011 (limiet van 85 000, euro excl. Btw niet overschreden) waardoor de opdracht niet kan gegund worden bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; dat met toepassing van artikel 25 van de Wet van 15 juni 2006 de opdracht wordt gegund bij wijze van een open offerteaanvraag; Overwegende dat de waarde van de leveringen ruimschoots de waarde van de diensten overschrijdt, dat onderhavige overheidsopdracht met toepassing van artikel 3, 3, van de Wet van 15 juni 2006 een overheidsopdracht voor leveringen betreft; Overwegende dat er geen leveranciers mogen worden aangeschreven; dat de opdracht gepubliceerd dient te worden in het Bulletin der aanbestedingen en het Europees Publicatieblad; Overwegende dat men bij het opstellen van het lastenboek rekening heeft gehouden met de behoeften van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde en zijn instellingen, Het lastenboek leveren van diverse dranken en versnaperingen aan de verschillende instellingen van het OCMW voor de periode van 4 jaar, met startdatum 1/04/2015, wordt goedgekeurd. Het lastenboek wordt bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad. Dit besluit wordt ter kennis gebracht van de toezichthoudende overheid. Punt 5 Site Baasrode De intrekking van de beslissing van de raad is overgemaakt aan de Raad van State. Hiermee vervalt de UDN-procedure. De beoordelingscommissie komt samen op 31 oktober. Sociaal Huis Punt 6 Deelname Energiejacht 2014-2015 Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; maatschappelijk welzijn;
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; betreffende de samenstelling en de werking van de organen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; betreffende het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Gelet op de positieve resultaten van de voorbije 4 jaar door de deelname aan de Energiejacht (vorig jaar tot 18,27% minder verbruik); Gelet dat zowel huurders van Woonaksent en huurders aangemeld vanuit het algemeen maatschappelijk werk kunnen deelnemen; Overwegende dat door de Energiejacht jaarlijks 10 à 15 gezinnen er in slagen hun energieverbruik te verminderen. Wij richten ons hierbij op kansengroepen en helpen hen om hun energiefactuur beter te begrijpen, te besparen op hun energieverbruik en dus ook op hun energiefactuur; De deelname aan het project Energiejacht 2014-2015 goed te keuren. De energiemeester die in de woningen komt tijd mag vrijmaken om de bewoners op te volgen en ook de nodige vorming hierover kan volgen. Dit besluit wordt ter kennis gebracht van de toezichthoudende overheid. Woonzorgcentra Punt 7 Dagprijsaanpassing wzc Aymonshof, Hof ter Boonwijk en Sint-Vincentius Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; maatschappelijk welzijn; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; betreffende de samenstelling en de werking van de organen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; betreffende het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Gelet op het ministerieel besluit van 14 februari 2007 tot bepaling van de samenstelling van de dagprijs, de extra vergoedingen en de voorschotten ten gunste van derden aangerekend in woonzorgcentra en bijlage Gelet op de huishoudelijke reglementen van onze wzc, goedgekeurd door de OCMW-raad van 19 juni 2007 en geregistreerd op 24 juli 2007; Gelet op de opnameovereenkomsten van onze wzc en kortverblijf eveneens geregistreerd op 24 juli 2007; Overwegende dat in onze huidige dagprijzen de kosten van kappersbeurten (1 knipbeurt per maand) en pedicure worden gedragen door het OCMW;
Voor onze pedicure werden de pedicuretaken in wzc Hof ter Boonwijk en in wzc Sint-Vincentius opgenomen door medewerkers. Omdat we ondertussen geen medewerkers meer hebben die hiervoor de nodige opleiding hebben genoten moeten we beroep doen op een externe pedicure. Dit loopt zo al meerdere jaren binnen wzc Aymonshof. We stellen echter vast dat deze kosten de afgelopen jaren (2011-2013) heel sterk zijn toegenomen en met de huidige situatie nog zullen toenemen; Overwegende dat de kapperstaken een gelijksoortige activiteit betreft en dus ook aangeboden wordt door een externe dienstverlener; Teneinde een prijsverhoging te kunnen doorvoeren zal ons OCMW een gemotiveerde aanvraag indienen bij de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie; De prijzen van kapper en pedicure worden onttrokken aan onze dagprijzen en dus apart gefactureerd. Onze documenten worden in deze zin aangepast. Familie en bewoners worden op de hoogte gebracht. Dit besluit wordt ter kennis gebracht van de toezichthoudende overheid. Punt 8 Kennisgeving verlenging erkenning wzc Hof ter Boonwijk. De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het schrijven van het Agentschap zorg en gezondheid d.d. 19 september 2014 (mail) en van het erkenningsbesluit. In dit erkenningsbesluit staat vermeld dat het woonzorgcentrum en het RVT per 1 september 2014 erkend zijn voor onbepaalde duur. De aangevraagde afwijking op de norm in verband met de rolstoeltoegankelijkheid van de sanitaire cel wordt toegestaan voor een periode van 3 jaar met ingang op 1 september 2014. - Kennisgeving van inspectiebezoek 18 augustus 2014 aan wzc Aymonshof en reactienota van 8 september 2014op dit inspectiebezoek De raad neemt kennis van het verslag van het inspectiebezoek van 18 augustus 2014 en de reactienota van 8 september 2014 op dit inspectiebezoek. De punten van de agenda afgewerkt zijnde, wordt de vergadering gesloten om 21.01 uur. Waarvan akte, dato als ten hoofde. Katrien Aerts secretaris Patrick Meulebroek voorzitter