ONE STOP ORGANIZING DÉ COMPLETE INFORMATION MANAGEMENT OPLOSSING Organize it
ONE STOP ORGANIZING Een allesomvattend aanbod voor een slim archief Met een goed doordacht archief kunt u klantgerichter en efficiënter werken. Jalema is al meer dan 65 jaar expert in het slim, veilig en vooral vindbaar opslaan van archieven. De oplossingen van I-Fourc zorgen ervoor dat Jalema een allesomvattend product- en dienstenpakket kan bieden om u volledig te ontzorgen op het gebied van al uw bedrijfsinformatie. Want informatie is pas waardevol als het gevonden kan worden. Of u nu kiest voor een fysiek archief in eigen beheer of voor externe opslag bij ons. U bent er zeker van dat uw documenten slim worden opgeslagen. We kunnen u adviseren welke vorm van archivering het beste bij uw organisatie past. Ook het verhuizen van archieven kunt u met een gerust hart aan ons overlaten. Een digitaal archief is onmisbaar geworden om kennis en informatie efficiënt en mobiel te kunnen delen. Ook het terugdringen van papierverbruik is voor duurzame en moderne bedrijven een belangrijke motivator. One Stop Organizing heeft veel voordelen: Eén aanspreekpunt voor het managen van al uw bedrijfsinformatie; Gratis en vrijblijvende Quickscan, waarbij wij u adviseren wat voor u de meest optimale oplossing is; Expertise op het gebied van zowel fysiek, als ook digitaal Information Management; Efficiënt en kostenbesparend; Onze diensten en producten zorgen voor een compleet en goed geordend totaaloverzicht van uw archief; Service en nazorg van A tot Z. 02
FY SIEK DIGI TAAL? 03
FYSIEK 04
BEGIN VANDAAG NOG MET HET EFFICIËNTER MAKEN VAN UW ORGANISATIE ARCHIEFPRODUCTEN Met onze opbergsystemen, hangmappen, tabbladen, de JalemaClip en vele andere producten wordt opbergen en terugvinden een fluitje van een cent. De producten worden in Nederland ontworpen en geproduceerd. Uiteraard kan Jalema ook producten voor u op maat maken, zoals gepersonaliseerde mappen, schrijfblokken of tabbladen. Archiefproducten ARCHIEFVERHUIZING Belangrijke en vertrouwelijke informatie, daar gaat u zorgvuldig mee om. Daarom laat u uw archief verhuizen door een specialist op dit gebied. Jalema heeft een jarenlange ervaring op het gebied van verhuizen van allerlei soorten archieven. Zorgvuldig en betrouwbaar. Uiteraard hebben we ook alle benodigde materialen in huis om uw archief tijdelijk of permanent veilig, solide en efficiënt op te bergen. Verhuizen? Archiefadvies ARCHIEFADVIES Gaat u gehecht of losbladig archiveren? Enkelvoudig of collectief opbergen? Jalema adviseert u graag welke methoden en producten aansluiten op uw vraag. De archiefsystemen van Jalema zijn ruimtebesparend. In tegenstelling tot bijvoorbeeld ordners, nemen de (hang)mappen van Jalema niet meer ruimte in beslag dan hun inhoud. Het lateraal ophangsysteem van Jalema, met slechts één ophangpunt, neemt veel minder plaats in beslag dan bijvoorbeeld ladekasten. Met Code in One on Demand kunt u zelf professionele labels ontwerpen en printen voor uw mappen en dossiers. De software is zeer gebruiksvriendelijk en gratis te downloaden op www.codeinone.com. 05
ARCHIEFMEUBILAIR Vorm volgt functie. Onze meubels zijn ontworpen om het proces van opbergen en terugvinden zo makkelijk mogelijk te maken. Onze kasten en rekken, die eventueel handverrijdbaar en/of elektrisch bestuurbaar leverbaar zijn, nemen niet meer ruimte in beslag dan nodig. Zo kunt u een indrukwekkende hoeveelheid archief opbergen op een minimale vloeroppervlakte. Voor flexibele werkomgevingen hebben we oplossingen op maat die het nieuwe werken faciliteren, zoals lockers en mobiele kasten. Archiefmeubilair ARCHIEFOPSLAG via Jalema ArchiefSpecialist Met extern archiefopslag bieden wij een uitkomst voor archieven die niet frequent geraadpleegd worden. Uw archief wordt veilig opgeslagen in ruimten die voldoen aan de nieuwste technologische eisen. U kunt ook kiezen voor opslag in onze geconditioneerde ruimte, die voldoet aan de strikte eisen van de Archiefwet. De dossiers en hun locatie worden digitaal geregistreerd, zodat een archiefstuk, als het toch nodig mocht zijn, traceerbaar is. Het kan fysiek bij u worden bezorgd of met onze opvraagfunctie gedigitaliseerd beschikbaar worden gesteld via onze website. Met externe archiefopslag bij Jalema Archiefspecialist kunt u uw kostbare bedrijfsruimte benutten voor uw kernactiviteiten. Archiefopslag 06
FYSIEK 07
DIGITAAL 08
PAPIERLOOS EN ONAFHANKELIJK VAN TIJD EN PLAATS JALEMA SCANFILE De Jalema ScanFile is de handige oplossing als u de transitie van een digitaal archief wilt voorbereiden. Deze handige map is maakt het mogelijk om papieren informatie te structureren in papieren vorm en alvast klaar te maken om op een tijd dat u dat wilt te digitaliseren. De barcode die gekoppeld is aan een map is al gekoppeld in ons systeem, daarnaast kunt u de tabbladen ook al koppelen. Bij de aankoop van de ScanFile ontvangt u een link naar de bijbehorende software. Via deze software kunt u een eigen tabbladindeling maken en afdrukken. Op deze tabbladindeling wordt een unieke barcode gedrukt die de indeling bevat zoals u deze zelf heeft aangegeven in de software. Als het dossier in een latere fase gedigitaliseerd wordt, levert dit een aanzienlijke kostenbesparing op bij de intake voorafgaand aan het digitaliseringsproces. Daarnaast vormt het een uitstekende voorbereiding op een gestructureerd archief. I-FourC Document Imaging & Scanning I-FOURC DOCUMENT IMAGING & SCANNING Beschikt u over een archief waaruit u nog regelmatig stukken nodig heeft? Door gesegmenteerd naar uw papieren archief te kijken kunnen wij uw archief kosten efficiënt digitaal ter beschikking maken wanneer het voor u nodig is. Door onze digitaliseringsoplossing Scanning on Demand zorgen wij ervoor dat u alleen de dossiers digitaliseert die u nodig heeft. De rest beheren wij voor u in ons I-FourC Extern Archiefbeheer en digitaliseren wij op uw dossiers op aanvraag. Lees meer over I-FourC Extern Archiefbeheer via deze link http://www.i-fourc.nl/ extern-archiefbeheer of op de volgende pagina. Bulk Scanning is een van onze vaardigheden waar wij ruime ervaring in hebben om in een korte tijd grote hoeveelheden papieren informatie te digitaliseren. Bij Bulk Scanning hebben we het over actuele informatie die u met regelmaat nodig heeft. Onze medewerkers zorgen ervoor dat alle dossiers opgeschoond worden en na het scannen zijn de dossiers meteen digitaal toegankelijk voor u, waardoor het vinden, delen en raadplegen van gegevens makkelijker is. 09
I-FOURC VIRTUAL ARCHIVE De gescande informatie die met onze I-FourC Document Imaging & Scanning oplossing beschikbaar word gesteld via onze cloud oplossing I-FourC Virtual Archive TM biedt u een beveiligde omgeving voor uw digitale archief. Met de grote opslagcapaciteit van de applicatie is deze oplossing uiterst secuur en betrouwbaar. Ontsluiting via internet biedt veel voordelen: de informatie is bereikbaar via een pc of tablet, onafhankelijk van tijd en plaats, en software-updates kunnen centraal door worden doorgevoerd. I-FourC Virtual Archive I-FOURC VIRTUAL FILE I-FourC biedt met de I-FourC Virtual File een unieke belevenis. Met de I-FourC Virtual File worden ingescande documenten weergegeven als traditionele papieren dossiers. Het is mogelijk het uiterlijk van de I-FourC Virtual File zo te veranderen dat deze exact overeenkomt met het uiterlijk van de fysieke dossiers van de klant. Deze grotere herkenbaarheid leidt tot een snellere acceptatie door de eindgebruikers. Ook het gemak speelt bij I-FourC Virtual File een rol. Klanten kunnen dankzij een digital inking -techniek gewoon schrijven op documenten in de I-FourC Virtual File en aantekeningen maken, net zoals in een fysiek dossier. Daarnaast kunnen de documenten in de I-FourC Virtual File worden voorzien van scheidingsbladen of tabbladen, waardoor de gebruiker eenvoudig kan bladeren en doelgericht kan zoeken naar het juiste document I-FourC Virtual File 10
DIGITAAL I-FOURC VIRTUAL FILE FOR IPAD De I-FourC Virtual File for ipad is een applicatie gebaseerd op de I-FourC Virtual File, waarmee u volledig mobiel kunt werken. Onafhankelijk van tijd en plaats. Zo kunt u op locatie dossiers vanuit uw centrale archief aanvragen, raadplegen en naar wens bewerken. Wanneer u uw dossier voor aanvang download in uw persoonlijk desktop, kunt u zelfs zonder internetverbinding over uw informatie beschikken. Mobiel werken was nog nooit zo vertrouwd en eenvoudig! I-FOURC EXTERN ARCHIEFBEHEER Informatie die voor het hele bedrijf beschikbaar moet zijn, moet efficiënt, effectief en het liefst centraal gearchiveerd worden. Een goed archief hoort daarom up-to-date en toegankelijk te zijn. Om dit te realiseren is het verstandig om onderscheid te maken tussen actuele informatie en minder belangrijke informatie en aan de hand hiervan te beslissen wat wel en wat geen voorrang behoeft bij de overstap van papier naar digitaal. Daarnaast biedt ons extern archiefbeheer een kostenbesparende oplossing voor wettelijk vastgestelde bewaarplichten van uw documenten. Om 100% leveringsbetrouwbaarheid te kunnen garanderen, archiveren wij op een unieke wijze. Ieder dossier wordt meteen bij binnenkomst individueel geregistreerd en gearchiveerd. Op deze manier zijn wij in staat een benodigd dossier binnen 15 minuten digitaal aan u terug te leveren. Uw dossiers zijn bij I-FourC in veilige handen, omdat dossiers alleen traceerbaar zijn via ons systeem en niet op archiefindeling. Daarnaast heeft I-FourC de hoogst haalbare veiligheidsnorm geïmplementeerd - ISO 27001 en NEN 7510 - om onder andere de leveringsbetrouwbaarheid te kunnen garanderen. 11
JALEMA INNOVATING SINCE 1947 Kennis en betrokkenheid zijn de motor van onze organisatie. Er is veel veranderd sinds de oprichting van Jalema in 1947. De vindbaarheid van informatie is met de komst van de digitalisering belangrijker dan ooit. De overvloed aan informatie in combinatie met de vereiste snelheid van handelen vragen om intelligente informatiestructuren, zowel fysiek als digitaal. Jalema is met al haar kennis, ervaring en innovatiekracht in staan hierop te anticiperen en producten en diensten te ontwikkelen die werkprocessen efficiënter en beter maken. WAT WIJ BELANGRIJK VINDEN Jalema werkt continu aan de optimalisatie van haar producten en diensten. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is hierbij vanzelfsprekend. Jalema wil een betrokken organisatie zijn, bijvoorbeeld door: - Arbeidsparticipatie - Wij werken aan een divers personeelsbestand en biedenmedemensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking een inspirerende, beschutte plaats om te werken; - Armoedebestrijding - Wij doen graag zaken met toeleveranciers uit ontwikkelingslanden; - Biodiversiteit - Onze producten voldoen, waar mogelijk, aan diverse duurzaamheidsrichtlijnen, zoals FSC, Cradle-to-Cradle en Sustainable Office; - Gezondheid - Wij hebben een preventief gezondheidsbeleid voor onze medewerkers; - Klimaatverandering, energie en milieu - Wij besparen energie, gebruiken duurzame energie, zamelen afval gescheiden in en gaan altijd zuinig om met het gebruik van grondstoffen en materialen; - Duurzaam inkopen en produceren - Wij kopen duurzame producten, machines, transportmiddelen en grondstoffen in voor eigen gebruik en productie; - Inspelen op de klantvraag - Wij spelen actief op de klantvragen in ten aanzien van de duurzaamheid van onze producten en diensten. 12
ONS ZUSTERBEDRIJF I-FOURC I-FourC vindt een papierloze werkomgeving de normaalste zaak van de wereld. Ons zusterbedrijf Jalema is een gerenommeerd specialist in archiveren. Doordat organisaties letterlijk vol liepen met papieren archieven, is I-FourC gestart met het aanbieden van archiefbeheer als dienst. I-FourC komt rechtstreeks voort uit de wereld van papier en kent die wereld van binnenuit. Sterker nog: papier zit in onze genen. Dat is niet alleen een groot voordeel voor ons, maar ook voor u. Wij begrijpen uw problemen namelijk als geen ander. Het maakt dat wij vanaf dag één van ons bestaan onvoorwaardelijk geloven in papierloos werken op zo n manier dat digitale informatie net zo vertrouwd voelt als papier. I-FourC heeft daarvoor drie services ontwikkeld die naadloos op elkaar aansluiten: digitalisering van informatie, archivering op individueel niveau en tot slot de bijbehorende in-house ontwikkelde ICT oplossingen om digitaal te werken. Deze doordachte diensten in combinatie met geavanceerde software oplossingen, zorgen ervoor dat u in één dag kunt transformeren naar een digitale werkomgeving zonder afscheid te nemen van de plussen van papier. I-FourC zorgt dat al uw papieren informatie altijd en overal digitaal toegankelijk is. Die volledige toegankelijkheid is essentieel voor uw primaire processen. Door ons volledige palet van oplossingen maakt dit de overstap vertrouwd en gemakkelijk.? 13
Organize it Jalema BV Postbus 4802 5953 ZL Reuver T 077-476 76 55 info@jalema.com www.jalema.com 0113/ENE/2000/122