puzzel je mee? Een gids voor vrijwilligers van çavaria vzw Dit is een uitgave van çavaria vzw April 2013 Kammerstraat 22 / 9000 Gent / info@cavaria.be / www.cavaria.be
Inhoud Inhoud 1 Over çavaria... 4 1.1 Wie zijn wij?... 4 1.2 Wie doet wat binnen çavaria?... 4 1.2.1 Structuur... 4 1.2.2 Team... 5 1.2.3 Bestuursorganen... 5 1.2.4 Vrijwilligerswerkgroepen... 6 2 Vrijwilligersjobs çavaria... 7 2.1 Vaste vrijwilligers... 7 2.1.1 Werkgroep Politiek... 7 2.1.2 Werkgroep Transpolitiek... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.1.3 Werkgroep Onderwijs... 7 2.1.4 Werkgroep seksualiteit mannen... 7 2.1.5 Werkgroep seksualiteit vrouwen... 8 2.1.6 Werkgroep fundraising... 8 2.1.7 Holebifoon... 8 2.1.8 Redactie tijdschrift ZiZo... 9 2.1.9 Online redactie ZiZo-online... 9 2.1.10 Thematische vrijwilligers... 9 2.1.11 Bestuursvrijwilliger... 10 2.2 Freelance vormingsvrijwilligers... 10 2.3 Losse vrijwilligers... 10 3 Omkadering van vrijwilligers binnen çavaria... 11 3.1 Vaste vrijwilligers... 11 3.1.1 Onkostenvergoedingen... 11 3.1.2 Vormingen... 11 2
3.1.3 Verzekeringen... 11 3.1.4 Vrijwilligers verwennen... 11 3.1.5 Informatie... 12 3.1.6 Inspraak... 12 3.1.7 Klachten en geschillen... 12 3.2 Freelance vormingsvrijwilligers en losse vrijwilligers... 12 3.2.1 Onkostenvergoedingen... 12 3.2.2 Verzekeringen... 12 3.2.3 Bedanking voor de inzet... 13 3.3 Ik wil meedoen! Wat gebeurt er nu?... 13 4 Wat zegt de wet over vrijwilligers?... 14 5 Çavaria en de regio s/huizen... 15 6 Çavaria en de themakoepels... 16 7 Çavaria en haar aangesloten verenigingen... 16 8 Çavaria en evenementen... 17 9 Bijlagen... 18 9.1 Organisatienota çavaria... 18 9.2 Algemene onkostennota vrijwilligers... 18 9.3 Onkostennota verplaatsing vrijwilligers... 18 9.4 Verklaring op eer... 18 3
1 Over çavaria 1.1 Wie zijn wij? Çavaria inspireert, stimuleert en ondersteunt verenigingen en individuen die opkomen voor een brede kijk op seksuele oriëntatie, genderexpressie en genderidentiteit. Ze streeft het welzijn na en komt op voor de rechten van homo's, lesbiennes, bi's en transgenders in alle aspecten van het dagelijkse leven. Çavaria doet dat door politieke en maatschappelijke acties ondersteuning van de holebi-en transgenderverenigingen en roze huizen vorming in onderwijs, welzijnswerk en bedrijven de telefoondienst Holebifoon waar iedereen met vragen en/of problemen terecht kan (gratis nummer 0800-99 533, chat via www.holebifoon.be) het discriminatiemeldpunt (0800-99 533 of vragen@holebifoon.be) toegankelijke media zoals het magazine ZiZo, www.zizo-online.be en www.cavaria.be çavaria Kammerstraat 22 9000 Gent tel. 09-223 69 29 fax 09-223 58 21 info@cavaria.be www.cavaria.be Elke werkdag van 10u tot 12u en van 13.30u tot 17u 1.2 Wie doet wat binnen çavaria? 1.2.1 Structuur 120 groepen 6 regio's 1 themakoepel en thematische overlegfora raad van bestuur A B C D algemene vergadering 3 teams 8 vrijwilligerswerkgroepen 4
1.2.2 Team Team inhoud De educatieve medewerkers ondersteunen de holebi- en transgendergroepen door begeleiding, advies en vorming aan te bieden. Meer dan 95% van de Vlaamse en Brusselse holebi- en transgenderverenigingen zijn aangesloten. Team Beweging staat ook in voor doelgroepenwerking en voor de ondersteuning van de jaarlijkse Belgian Pride en de L-day. De beleids- en communicatiemedewerkers doen aan politiek lobbywerk, informeren en bespelen de media, adviseren de overheid en leggen nationale en internationale contacten waar nodig. Het eisenplatform van de holebi- en transgenderbeweging is de basis voor die acties. De discriminatiemeldingen die behandeld worden door de Holebifoon versterken de motivatie. De vormingsmedewerkers van çavaria integreren de holebi- en transgenderthematiek in het onderwijsveld en de ruimere maatschappij. Daarnaast informeert en sensibiliseert çavaria de individuele holebi en transgender via diverse kanalen. ZiZo-magazine is het uithangbord van çavaria, op papier en online. De çavaria-site biedt context en achtergrondinformatie. Geregeld brengt çavaria brochures uit over een brede waaier aan thema's, een overzicht vind je op www.cavaria.be/publicaties. Team organisatie Team organisatie staat in voor de administratieve ondersteuning (personeels- en financiële administratie), de commerciële acties en fundraising, het onthaal en de permanentie, ICT en infrastructuur, en de vormgeving van publicaties. Coördinator en teamcoaches De algemeen coördinator organiseert overleg (teamoverleg, RvB, ) en is eindverantwoordelijke voor het beleid van çavaria (inhoudelijke en zakelijke coördinatie). De teamcoaches ondersteunen beiden een team. 1.2.3 Bestuursorganen Algemene Vergadering Çavaria is een vzw met een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur. De Algemene Vergadering (AV) stippelt het algemene beleid uit en is het hoogste beslissingsorgaan. De Algemene Vergadering is de jaarlijkse bijeenkomst van alle leden-deelgenoten (vertegenwoordigers van de opdrachtgevende groepen en vrijwilligerskernen). Raad van Bestuur De Raad van Bestuur (RvB) neemt inhoudelijke beslissingen op basis van input van het team, expertise van derden en eigen kennis en inzicht. De Raad van Bestuur komt zo'n 6 keer per jaar bijeen en bestaat uit bestuurders vanuit de regionale afdelingen (2 per regionale afdeling) bestuurders vanuit thema's (transgender, jongeren, ) bestuurders vanuit de werkgroepen (werkgroep onderwijs, Holebifoon, ) bestuurders als experts (expert personeel, expert financiën, ) De coördinator buigt zich, met ondersteuning van de experten uit de Raad van Bestuur, over het dagelijkse management. 5
1.2.4 Vrijwilligerswerkgroepen De teams worden ondersteund door gespecialiseerde vrijwilligerswerkgroepen: Werkgroep Politiek (bereidt het lobbywerk voor), Werkgroep Onderwijs (volgt de ontwikkelingen op onderwijsvlak), Werkgroep Seks (mannen en vrouwengroep; geven seksualiteitsvormingen aan verenigingen), Werkgroep Fundraising (acties rond fundraising), Werkgroep interne organisatie (klusjes, archief, ICT, events, ), Redactie ZiZo (staat mee in voor de realisatie van het tijdschrift ZiZo en ZiZo Online) en de Holebifoon (zorgt voor invulling van de onthaal- en infolijn). Ook de evenementen Belgian Pride en L-day, ondersteund door çavaria, hebben een ruime vrijwilligerskern. Daarnaast zetten heel wat 'losse' vrijwilligers hun beste beentje voor ter ondersteuning van Team Organisatie (onder meer voor promotie, ICT, administratie, nieuwjaarsreceptie,..). Ze geven vormingen, helpen bij evenementen, Tot slot zijn ook de leden van de Raad van Bestuur niet te missen vrijwilligers. Meer info hierover vind je in het volgende hoofdstuk. 6
2 Vrijwilligersjobs çavaria 2.1 Vaste vrijwilligers 2.1.1 Werkgroep Politiek De werkgroep Politiek geeft mee vorm aan het beleid en het politiek lobbywerk van çavaria. De werkgroep bestaat uit gemotiveerde vrijwilligers die eens per maand vergaderen in Brussel en daarnaast constant via een gesloten mailinglijst discussiëren en informatie uitwisselen. De thema's die aan bod komen zijn divers: wetgeving, onderzoek, actualiteit en media, de Pride,... Regelmatig worden er thematische bijeenkomsten georganiseerd rond transgenderwetgeving, internationale politiek, Politiek engagement, specifieke voorkennis of lidmaatschap van holebi- of transgroepen zijn absoluut niet noodzakelijk. Iedereen die geïnteresseerd is in holebi- en transgenderemancipatie en zich hier graag op eigen tempo voor wil inzetten, is welkom! Profiel: interesse in politiek en beleid Begeleiding: beleidsmedewerker Engagement: maandelijks vergaderen www.cavaria.be/politieke-eisen-van-de-holebi-en-transbeweging 2.1.2 Werkgroep Onderwijs De werkgroep onderwijs is een vrijwilligersgroep van çavaria die eens per maand in Antwerpen samenkomt om na te denken over het holebi- en transgenderthema in het onderwijs. De afgelopen jaren werkte ze mee om nieuwe methodieken te ontwikkelen, studiedagen vorm te geven, beleidsmatig na te denken, Profiel: actief in de onderwijswereld Begeleiding: onderwijsmedewerkers Engagement: maandelijks vergaderen www.cavaria.be/onderwijs 2.1.3 Werkgroep seksualiteit mannen Werkgroep seksualiteit is een vrijwilligersgroep van çavaria die workshops geeft over veilig vrijen en seksualiteit bij mannen. De werkgroep geeft deze vormingen gratis aan de aangesloten verenigingen zodat zoveel mogelijk holebi s en transgenders correcte informatie krijgen rond deze thematiek. Hiervoor hebben we jouw ideeën, enthousiasme en ervaring nodig. Via het geven van vormingen kan je je knowhow delen met andere holebi s en transgenders en hen zo aanzetten om veilig te vrijen. Je kan je vrijmaken op weekavonden en bent bereid om je af en toe te verplaatsen Profiel: interesse in de thema s seksualiteit en veilig vrijen, sociaal vaardig en kan groepen begeleiden, open geest en je krijgt geen rood hoofd als je over seks praat voor een groep. Begeleiding: door educatieve medewerker Engagement: tweemaandelijkse vergaderingen, enkele keren per jaar workshops begeleiden (niet verplicht) www.vrijbewijs.be http://www.cavaria.be/verenigingen/vorming 7
2.1.4 Werkgroep vrouwen Ben je gebeten door het vrouwenthema? Wil je mee nadenken over problemen zoals welzijn bij jonge meisjes en gebrek aan een aanbod uitsluitend voor vrouwen dat aantrekt? Wil je niet alleen nadenken maar ook actie ondernemen? Misschien organiseer jij dan graag mee onze L-spot (dag voor vrouwen die van vrouwen houden)? Zou je liever vanuit je bureaustoel bijdragen? Misschien is het onderhouden van onze facebookpagina voor vrouwen of het bloggen over lesbische en/of vrouwenthema s wel iets voor jou! Ben je liever wat onder de mensen en heb je graag een kleiner engagement? Dan zijn onze vormingen rond seksualiteit wel misschien het antwoord. Steek je liever een ontspannende workshop in elkaar? Ook dat kan je bij ons doen. Zie je 1 (of meerdere) taken wel zitten maar twijfel je aan je kennis of ervaring hiervoor? Stop maar met twijfelen, wij bieden je hiervoor de nodige ondersteuning aan! Profiel: interesse in vrouwenthema's Begeleiding: door educatieve medewerker Engagement: variabel Meer info? cathy.heyman@cavaria.be 2.1.5 Werkgroep fundraising Çavaria wil meer inzetten op fundraising om zo onafhankelijker te kunnen werken. Bovendien kan de Holebifoon niet overleven zonder extra inkomsten. Draag jij de beweging een warm hart toe en wil je hier jouw steentje toe bijdragen? Help ons dan om op evenementen materiaal uit te delen, mensen aan te spreken of op te bellen en mee te werken aan een betere fundraising. Profiel: een warm hart voor de holebi- en transgenderbeweging, niet bang om mensen aan te spreken Begeleiding: door de commercieel medewerker Engagement: meewerken op evenementen (zie lijst) en aan fundraisingsacties (onregelmatig) http://www.cavaria.be/steun-ons Jaarlijkse evenementen Half mei: stand op Pride (Brussel) Half augustus: Antwerp Pride (Antwerpen) Half januari: ZiZopolitan- the party (Gent) en nieuwjaarsreceptie 2.1.6 Ondersteuning interne organisatie Om çavaria als organisatie draaiende houden, zijn vrijwillige medewerkers broodnodig. Zie jij het zitten om een handje toe te steken om een stand te bemannen, de ICT te onderhouden of klusjes uit te voeren? Meld je dan zeker aan. Evenementenvrijwilligers Ict vrijwilliger Archiefvrijwilliger Klusjesvrijwilliger Profiel: niet specifiek Begeleiding: teamcoach organisatie Engagement: vrij te bepalen 8
2.1.7 Holebifoon Ben je een telefonisch wonder of een chataddict? Ben je thuis in de holebiwereld en kun je goed luisteren? Dan is dit misschien iets voor jou. Natuurlijk doe je dit niet voor de onkostenvergoeding, de gratis çavariapas of het ZiZo-abonnement. Dit is alleen maar meegenomen. Het is de potentiële hulpverlener in jou die zich eindelijk kan uitleven. Profiel: empatisch en luistergezind, bereid om bij te leren Begeleiding: coördinator Holebifoon Engagement: opleiding volgen, 8u/maand beschikbaar zijn, maandelijkse intervisie www.holebifoon.be 2.1.8 Redactie tijdschrift ZiZo ZiZo, het holebi- en transgendermagazine van çavaria, is op zoek naar nieuwe redacteurs. Voel je het kriebelen in je pen? Hou je van cultuur, politiek, human interest met een holebi-of transgenderinvalshoek en kan je het niet laten daarover te schrijven? Durf je bovendien kritisch en speels te schrijven? Dan ben je een geknipte ZiZo-redacteur. Het nieuwste album van je favoriete groep afspelen, de holebi-bv van je dromen interviewen of eens een persvisie bijwonen, het kan misschien allemaal bij ZiZo. Profiel: journalistieke interesse, voeling met holebi- en/of transgenderleefwereld Begeleiding: hoofdredacteur ZiZo Engagement: artikels schrijven afhankelijk van eigen interesse en tempo, vergaderingen bijwonen (4x/jaar) www.zizo-magazine.be 2.1.9 Online redactie ZiZo-online ZiZo gaat online om actueler en korter op de bal te kunnen spelen. Ben jij vaak op het web te vinden en heb je een goede pen? Hou je van cultuur, politiek, human interest met een holebiof transgenderinvalshoek en kan je het niet laten daarover te schrijven? Durf je bovendien kritisch en speels te schrijven? Dan ben je een geknipte ZiZo-webredacteur. Profiel: journalistieke interesse, voeling met holebi- en/of transgenderleefwereld, online te vinden Begeleiding: hoofdredacteur ZiZo Engagement: actualiteit volgen en hierover korte webartikeltjes schrijven www.zizo-magazine.be 2.1.10 Thematische vrijwilligers Individuele vrijwilligers die zich willen inzetten rond een bepaald thema waar geen werkgroep voor bestaat, zijn welkom en kunnen als vrijwilliger bij een team (of teamlid) ingeschreven worden. 9
2.1.11 Bestuursvrijwilliger Als vrijwilliger in de Raad van Bestuur werk je mee de grote lijnen uit op basis van input van het team, expertise van derden en eigen kennis en inzicht. Thema's die besproken worden: inhoud beleidsplan, engagementen t.a.v. derden (Belgian Pride, Outgames 2013, ), jaarlijkse awards, deontologie, begroting, huisstijl en communicatie, agenda Algemene Vergadering, congres, Je verzorgt tevens mee de communicatie tussen de Raad van Bestuur en de achterban die jij vertegenwoordigt (regionale afdeling, thema, vrjwilligerswerkgroep). Profiel: interesse in bestuurszaken, interesse in inhoudelijk aansturen beleid çavaria, interesse in bestuurszaken, kunnen vergaderen, respect opbrengen voor diversiteit en (andere) meningen, loyaal zijn t.a.v. genomen beslissingen Begeleiding: door de coördinator Engagement: 6 keer per jaar vergaderen www.cavaria.be/rvb 2.2 Freelance vormingsvrijwilligers Heb jij ervaring met vorming geven over holebi- en transgenderthema's binnen verenigingen, onderwijs, welzijnssector, vakbonden enz? Beschik jij over een bepaalde expertise die je graag deelt met anderen? Dan kan je je opgeven als freelance vormingsvrijwilliger. Mensen die graag vorming willen geven en zich willen inwerken in een bepaald thema zijn ook meer dan welkom. www.cavaria.be Profiel: ervaring of interesse hebben in vorming geven over holebi- en transgenderthema's binnen de beweging en aan de maatschappij Begeleiding: door educatieve medewerker Engagement: op vraag vorming geven aan holebi- en transgenderverenigingen of aan de maatschappij 2.3 Losse vrijwilligers Ook iemand die occasioneel een handje toesteekt, is meer dan welkom. Vind je in dit uitgebreide aanbod je gading niet? Dan kan je altijd overwegen om je eigen project op te starten (zie http://www.cavaria.be/vereniging-oprichten). Of je kan op een andere manier de holebi- en transgenderbeweging ondersteunen: - Koop een çavariapas: Voor jou heel wat kortingen op fuiven en in handelszaken, voor ons een steuntje in de rug. - Geef een gift: Jouw gift helpt de werking van çavaria en is bovendien fiscaal voordelig. - Word donateur: Steun çavaria met een vast bedrag elke maand. Dat is niet enkel makkelijk voor jou maar ook voor ons. - Krekelsparen: Niet alleen jij zelf, maar ook je spaargeld kan veel voor holebirechten doen. Hoe? Open een Krekelspaarrekening. - Testament: Je denkt liever niet aan de dag waarop je er niet meer bent. Toch is het zinvol dat wel te doen. Steun ons, ook na je dood. Meer info: www.cavaria.be/steun-ons 10
3 Omkadering van vrijwilligers binnen çavaria 3.1 Vaste vrijwilligers 3.1.1 Onkostenvergoedingen Çavaria gaat ervan uit dat vrijwilligerswerk geen kosten met zich mag meebrengen. Anderzijds worden er ook geen vergoedingen verbonden aan het vrijwilligerswerk. Elke vrijwilliger kan verplaatsingsonkosten indienen die worden gemaakt voor het uivoeren van het vrijwilligerswerk. Onkosten gemaakt in afspraak met de werkgroep kan je ook indienen. Uiteraard staat het de vrijwilliger vrij om af te zien van die onkostenvergoeding. Onkostenformulieren vind je in bijlage. 3.1.2 Vormingen De vormingen die çavaria organiseert voor haar vrijwilligers worden gratis aangeboden. Terugbetalingen voor andere vormingen zijn mogelijk als deze in functie zijn van de werkgroep en op voorhand overleg zijn met de begeleider. 3.1.3 Verzekeringen Çavaria heeft een aantal verzekeringen afgesloten om de vrijwilligers zoveel mogelijk te vrijwaren van risico's. De belangrijkste zijn de verzekering algemene burgerlijke aansprakelijkheid, de verzekering lichamelijke ongevallen en de verzekering bestuurdersaansprakelijkheid (enkel voor bestuurders). 3.1.4 Vrijwilligers verwennen Vrijwilligers krijgen een gratis ZiZo-abonnement en een gratis çavariapas die onder meer recht geeft op kortingen bij fuiven. Graag verwennen wij onze vrijwilligers met een jaarlijks etentje. Om contact met andere werkgroepen te verzekeren, is er een nieuwjaarsreceptie en een jaarlijks vrijwilligersevent. Tijdens vergaderingen wordt er water, koffie, thee en af en toe een versnapering of broodje voorzien. Bij stopzetting van je vrijwilligersengagement bedanken wij je op gepaste wijze. gratis ZiZo gratis çavariapas jaarlijks werkgroepetentje jaarlijkse nieuwjaarsreceptie jaarlijks vrijwilligersevent drank en broodje tijdens vergadering gepaste bedanking 11
3.1.5 Informatie Vrijwilligers worden op de hoogte gehouden van het reilen en zeilen binnen de werkgroep en binnen çavaria. Alle vrijwilligers hebben toegang tot de verslagen en documenten van de werkgroep op het extranet (http://extranet.cavaria.be) en kunnen hier zelf dingen op posten. Als vrijwilliger krijg je de interne nieuwsbrief 'çavaria werkt', een maandelijkse nieuwsbrief met beleidsnieuws in mensentaal uit de teams, de vrijwilligerswerkgroepen en de Raad van Bestuur van çavaria. Bij het kennismakingsgesprek kan de vrijwilliger aangeven op welke andere nieuwskanalen hij zich wil abonneren. De vrijwilligersbegeleider informeert de vrijwilligers over belangrijke veranderingen of evoluties binnen de organisatie en antwoordt op vragen van vrijwilligers. 3.1.6 Inspraak De vrijwilligers kan met al haar vragen en opmerkingen in eerste instantie terecht bij de vrijwilligersbegeleider van de werkgroep. Indien nodig zal deze de vrijwilliger doorverwijzen of zelf de vragen of opmerkingen doorspelen. In ieder geval is de vrijwilligersbegeleider verantwoordelijk voor de opvolging van deze vragen en opmerkingen. De vrijwilliger kan een kandidatuur indienen om de werkgroep te vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur. Elk jaar in februari krijgt de vrijwilliger hier een oproep voor. 3.1.7 Klachten en geschillen In eerste instantie dienen klachten en geschillen opgelost te worden binnen de werkgroep en met de betrokken vrijwilligersbegeleider. Indien dit om een of andere reden niet mogelijk is, treedt de vrijwilligersverantwoordelijke op als bemiddelende partij. Voor ongewenst seksueel gedrag, pesterijen en geweld is er een vertrouwenspersoon aangesteld binnen çavaria. De algemene vrijwilligersverantwoordelijke is altijd aanspreekbaar wanneer een vrijwilliger een gesprek wenst in verband met ongewenst seksueel gedrag, pesterijen en geweld. De vertrouwenspersoon behandelt de verkregen informatie vertrouwelijk, d.w.z dat er geen informatie wordt doorgegeven aan derden zonder toestemming van de betrokken vrijwilliger. Elke stap die de vertrouwenspersoon wil zetten binnen het onderzoek of de afhandeling van de klacht, gebeurt in overleg met de betrokken vrijwilliger. 3.2 Freelance vormingsvrijwilligers en losse vrijwilligers 3.2.1 Onkostenvergoedingen Çavaria gaat ervan uit dat vrijwilligerswerk geen kosten met zich mag meebrengen. Anderzijds worden er ook geen vergoedingen verbonden aan het vrijwilligerswerk. Elke vrijwilliger kan verplaatsingsonkosten indienen die worden gemaakt voor het uivoeren van het vrijwilligerswerk. Onkosten gemaakt in afspraak met çavaria kan je ook indienen. Uiteraard staat het de vrijwilliger vrij om af te zien van die onkostenvergoeding. Onkostenformulieren vind je in bijlage. 3.2.2 Verzekeringen Çavaria heeft een aantal verzekeringen afgesloten om de vrijwilligers zoveel mogelijk te vrijwaren van risico's. Losse vrijwilligers zijn verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. 12
3.2.3 Bedanking voor de inzet Losse vrijwilligers krijgen een gratis çavariapas die onder meer recht geeft op kortingen bij fuiven en zijn welkom op de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie. Afhankelijk van het soort engagement wordt een kleine attentie voorzien als bedanking. gratis çavariapas jaarlijkse nieuwjaarsreceptie kleine attentie 3.3 Ik wil meedoen! Wat gebeurt er nu? Kennismakingsgesprek Als vrijwilliger bij een werkgroep heb je eerst een kennismakingsgesprek met de verantwoordelijke van de werkgroep om de wederzijdse verwachtingen af te stemmen. Indien gewenst (vb. als je nog niet precies weet wat je wilt doen) kan je eerst een algemeen gesprek vragen over de mogelijkheden als vrijwilliger binnen çavaria. Administratie Na het kennismakingsgesprek wordt de organisatienota getekend en kan er ingeschreven worden op de nieuwskanalen. Je krijgt er ook een algemene onkostennota en een onkostennota verplaatsing vrijwilliger. 13
4 Wat zegt de wet over vrijwilligers? In 2005 werd er een nieuwe wet voor het vrijwilligerswerk goedgekeurd. Die legt enkele rechten en plichten voor organisaties en vrijwilligers vast. Omdat het belangrijk is dat elke vrijwilliger hiervan op de hoogte is, geven we hier een samenvatting. Vrijwilligers moeten een organisatienota krijgen Voor de start van je engagement krijg je een zogenaamde organisatienota. Daarin staat informatie over de organisatie, verzekeringen en onkostenvergoedingen en eveneens een vermelding van de geheimhoudingsplicht die je als vrijwilliger hebt. Je vindt de organisatienota van çavaria in bijlage. Vrijwilligers zijn niet aansprakelijk voor schade Voor schade aan derden is over het algemeen de organisatie zelf aansprakelijk. Als vrijwilliger ben je pas aansprakelijk als je bedrog pleegt, zware schuld hebt of bij lichte schuld die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. Uiteindelijk heeft steeds de rechtspraak het laatste woord en nooit de organisatie. Vrijwilligers moeten verzekerd worden Organisaties zijn verplicht voor hun vrijwilligers minstens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Die geldt zowel tijdens de uitvoering van activiteiten als voor de weg van en naar die activiteiten. Bij çavaria ben je extra verzekerd voor lichamelijke ongevallen en voor bestuudersaansprakelijkheid (enkel voor bestuurders). Niet iedereen mag zomaar vrijwilligerswerk doen Ben je werkloos of bruggepensioneerd? Zorg dan dat je vooraf de RVA schriftelijk op de hoogte brengt. www.vrijwilligerswetgeving.be (algemene informatie) www.rva.be/d_egov/formulieren/fiches/c45b/formnl.pdf (aangifteformulier) Vergoedingen krijg je niet zomaar! Organisaties kunnen ervoor kiezen om vrijwilligers te vergoeden maar zijn hier niet toe verplicht. Wel zijn ze verplicht om die keuze te vermelden in de organisatienota. Ofwel word je vergoed voor de kosten die je bewijst met kastickets en facturen, ofwel krijg je regelmatig een forfaitair bedrag. Deze twee vergoedingssystemen mogen niet gecombineerd worden, met uitzondering van verplaatsingsonkosten. Bovendien legt de fiscus maxima op aan de forfaitaire vergoedingen die je als vrijwilliger mag ontvangen. Çavaria werkt voornamelijk met onkostenformulieren. Voor freelance vrijwilligers wordt er geregeld met forfaitaire onkosten gewerkt. Deze vrijwilligers ondertekenen hiervoor een verklaring op eer waarin ondermeer staat dat ze de twee soorten vergoedingen niet door elkaar gebruiken. Een verklaring op eer vind je in bijlage. Meer weten? Neem een kijkje op www.vrijwilligerswetgeving.be of contacteer het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk op 03-218 59 01 of via e-mail info@vsvw.be (www.vrijwilligersweb.be). 14
5 Çavaria en de regio s/huizen Çavaria is de koepel van de Vlaamse en Brusselse holebi- en transgenderverenigingen. Om een betere ondersteuning van de verenigingen en een betere informatiedoorstroming van en naar die verenigingen te realiseren, is er de laatste jaren werk gemaakt van een verregaande regionalisering. De regio's vallen samen met de vijf Vlaamse provincies en het hoofdstedelijk gewest Brussel. Regionaal overleg Elke regio heeft een regionaal overleg. Afgevaardigden van holebi- en transgenderverenigingen komen regelmatig samen om informatie uit te wisselen, beter samen te werken en een provinciaal holebi- en transgenderbeleid mee uit te bouwen. Roze huizen Elke regio heeft naaste een overleg ook een ontmoetingsplaats, een roze huis. Vaak valt het overleg samen met de structuren van het huis. Polaris West-Vlaams Regenbooghuis Groentemarkt 17 b, 8400 Oostende info@polaris-wvl.be www.polaris-wvl.be Het Roze Huis çavaria Antwerpen Draakplaats 1, 2018 Antwerpen info@hetrozehuis.be www.hetrozehuis.be Casa Rosa Kammerstraat 22, 9000 Gent info@casarosa.be www.casarosa.be Rainbowhouse Kolenmarkt 42, 1000 Brussel info@rainbowhouse.be www.rainbowhouse.be Het Holebihuis - Holebikoepel Vlaams-Brabant Diestsesteenweg 24, 1030 Kessel- Lo admin@holebihuis.be www.holebihuis.be Regenbooghuis Limburg Meldertstraat 38, 3500 Hasselt info@regenbooghuislimburg.be www.regenbooghuislimburg.be De meeste regio s werken met individuele vrijwilligers (vb. voor projecten, werkgroepen of de werking van het roze huis). Op bovenstaande adressen kan je je dus ook aanmelden als vrijwilliger. Deze vind je ook op http://www.cavaria.be/groepen. 15
6 Çavaria en de themakoepels Wel Jong Niet Hetero is de thematische koepel voor jongeren. Wel Jong Niet Hetero is al sinds 1994 actief en in 2002 erkend als koepel van jongerengroepen. Een aantal andere verenigingen komen ad hoc of structureel bijeen op eigen initiatief of op initiatief van çavaria (vb. transgendergroepenoverleg, Rainbow Cultures voor 'allochtone' groepen, ouderenforum, L- come, ). Op termijn kunnen ook zij ervoor kiezen een themakoepel te vormen. Zij kunnen sinds 2010 ook bestuurders afvaardigen namens het overleg. Wel Jong Niet Hetero Kammerstraat 22, 9000 Gent info@weljongniethetero.be www.weljongniethetero.be Wel Jong Niet Hetero draait grotendeels op vrijwillige inzet. Ook hier kun je je dus aanmelden om vrijwilliger te worden. Contactgegevens vind je op http://www.cavaria.be/groepen. Individueel geïnteresseerden zijn welkom op de overlegfora. 7 Çavaria en haar aangesloten verenigingen Een 120-tal verenigingen zijn aangesloten bij de çavaria. Sommige verenigingen werken thematisch of naar een specifieke subdoelgroep o.a. ouderen, allochtonen, ouders van holebi s, gehuwden, biseksualiteit, geloof, jongeren, Andere verenigingen leggen het accent op activiteiten in de ontmoetingsfeer zoals de sportgroepen, toneelgroepen, wandelclubs,. Heel wat verenigingen bieden een divers sociaal-cultureel aanbod aan (samen naar een concert gaan, dansnamiddag, vormingsavond, ). Daarnaast zijn er nog een aantal klassieke verenigingen waar het accent ligt op onthaal en comingout. De verenigingen draaien volledig op vrijwillige inzet. Ook hier kun je je dus aanmelden om vrijwilliger te worden. Een lijst met contactadressen en een korte omschrijving per vereniging vind je op http://www.cavaria.be/groepen. 16
8 Çavaria en evenementen Çavaria is mede-organisator van de jaarlijkse Pride in Brussel. Çavaria steunt de L-day in Gent en de Outgames 2013 in Antwerpen. Ook deze evenementen zoeken steeds vrijwilligers om structureel of eenmalig een handje toe te steken. www.thepride.be www.l-day.be www.worldoutgames2013.be 17
9 Bijlagen 9.1 Organisatienota çavaria 9.2 Algemene onkostennota vrijwilligers 9.3 Onkostennota verplaatsing vrijwilligers 9.4 Verklaring op eer 18