Rekenkamercommissie Oostzaan Jaarverslag 2010 Missie Rekenkamercommissie De rekenkamer heeft de ambitie om door middel van haar onderzoeken een positieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Oostzaan en met behulp van de resultaten van rekenkameronderzoek een bijdrage te leveren aan de versterking van de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad. 1
Inhoudsopgave Voorwoord blz. 3 Samenstelling blz. 3 1. Organisatie blz. 4 1.1. Verantwoording blz. 4 2. Werkzaamheden blz. 4 2.1. Opleidingen blz. 4 2.2. Vergaderingen en bijeenkomsten blz. 4 2.3. Naamsbekendheid en communicatie blz. 4 2.4. Uitgevoerde en voorgenomen onderzoeken blz. 4 2.4.1. Wijziging planning onderzoeken blz. 5 2.4.2. Managementletters blz. 5 2.4.3. Inhuur Personeel blz. 6 2.4.4. Afvalverwerking blz. 6 2.4.5. Toepassing artikel 213a Gemeentewet ` blz. 6 3. Verhoudingen blz. 6. 4. Financiën blz. 7 2
Voorwoord Voor U ligt het jaarverslag van de Rekenkamercommissie gemeente Oostzaan. In dit jaarverslag legt de rekenkamercommissie verantwoording af over haar werkzaamheden in 2010. Het jaar 2010 is het vijfde jaar in het bestaan van de rekenkamer. Samenstelling De rekenkamer bestaat uit drie externe leden, één raadslid en één commissielid. De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Zij onderzoekt het gemeentelijk handelen en richt zich hierbij vooral op: rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? Op 31 december 2010 bestond de commissie uit de volgende leden Extern: Voorzitter: Plaatsvervangend voorzitter/secretaris: Lid: ir. W. P. G. M. van Balen C. Timmerman drs. T. Vernooij RA Intern: Commissielid Raadslid E. de Jong S.G.R. Julius MHA MBA Namens de Rekenkamercommissie Oostzaan De voorzitter Ir. W.P.G.M. van Balen 3
1. Organisatie Op 7 april 2008 heeft de raad besloten de externe leden van de rekenkamercommissie te herbenoemen voor een periode van 4 jaar. 1.1. Verantwoording Door de interne leden in de commissie is de suggestie gedaan om de raad meerdere malen per jaar in het kort op de hoogte te houden over de werkzaamheden van de commissie. Hieraan is voldaan. In 2010 zijn 3 kwartaaloverzichten aan de raad verstrekt. 2. Werkzaamheden 2.1. Opleidingen Op 4 maart 2010 heeft de rekenkamercommissie onder leiding van een medewerker van Price Warehouse Coopers een herhalingsopleiding gevolgd met betrekking tot intervisie en evaluatie van het rekenkamerfunctioneren, alsmede de wijze van rapporteren. Hierbij zijn een aantal door de commissie uitgebrachte rapporten geanalyseerd en zijn nuttige adviezen gegeven. 2.2. Vergaderingen/ bijeenkomsten Op 18 juni 2010 is de rekenkamercommissie Wormerland gastheer geweest voor een informatieve middag voor regionale rekenkamercommissies. Onderwerp: Bezuinigingen en toekomstscenario s voor rekenkamers. Deze bijeenkomst is bezocht door de voorzitter en een intern lid. De rekenkamercommissie is in het jaar 2010 tien maal in een reguliere vergadering bijeen geweest. Daarnaast werden gedurende 65 dagdelen onderzoeksgerelateerde activiteiten uitgevoerd en werd vier maal met het College gesproken, waarvan twee maal in verband met een pilot voorbespreking concept rapporten in samenhang met de concept bestuurlijke reactie. 2.3. Naamsbekendheid en Communicatie. Een doelstelling van de rekenkamercommissie is een grotere bekendheid met haar werkzaamheden te krijgen bij alle belanghebbenden. De rekenkamercommissie en de rekenkamerproducten zijn daarom opgenomen in de website van de gemeente Oostzaan. Communicatie is gestructureerd via de Griffie. 2.4. Uitgevoerde en voorgenomen onderzoeken De rekenkamercommissie heeft een inventarisatie van mogelijke onderzoeksonderwerpen gemaakt. Voor het doen van keuzes heeft de commissie via diverse kanalen de noodzakelijke informatie verzameld. Vervolgens heeft de commissie een groslijst samengesteld van onderwerpen die in aanmerking komen voor onderzoek. Deze onderwerpen zijn gewogen met behulp van de criteria zoals die zijn opgenomen in het onderzoeksprotocol. Hieruit vloeide een lijst voort met prioriteiten in de uit te voeren onderzoeken, de zogenaamde short list. De gehanteerde wegingcriteria zijn in het kort: 4
het onderwerp moet relevant zijn, het onderzoek moet toegevoegde waarde hebben, het onderwerp moet binnen de gemeentelijke invloedsfeer liggen, het onderwerp moet concreet zijn en het resultaat moet te benoemen en haalbaar zijn, de onderzoeksvraag kan niet op een andere, meer eenvoudige wijze worden beantwoord, het onderwerp moet actueel zijn. Onderstaand is de short list van onderwerpen welke de rekenkamercommissie heeft vastgesteld, welke voor onderzoek in 2010 in aanmerking konden komen: 1. Controle op de toepassing artikel 213a Gemeentewet inzake; doelmatigheidonderzoeken i.o.v. het college; 2. Afwerking Accountantsverklaringen en managementletters; 3. Afwerking Inhuur personeel; 5. Follow-up aanbevelingen eerdere onderzoeken; 6. Planning onderhoud 2.4.1. Wijziging planning onderzoeken De rekenkamercommissie heeft zich in de eerste twee kwartalen voornamelijk beziggehouden met de uitvoering en afwerking van de onderzoeken, genoemd onder de nummers 2 en 3. Tijdens de vergadering van de rekenkamercommissie d.d. 17 juni 2010 is door een intern lid het verzoek van een aantal raadsfracties overgebracht om een onderzoek in te stellen naar de afvalinzameling/verwerking en afvalstoffenheffing binnen de gemeente Oostzaan. De commissie heeft de vraag beoordeeld aan de hand van de gebruikelijke criteria en besloten aan dit verzoek gehoor te geven. Teneinde duidelijkheid te krijgen over de achtergrond en de reikwijdte van dit onderzoek zijn afspraken met de fractievoorzitters gemaakt om e.e.a. te bespreken. Dit besluit is schriftelijk ter kennis gebracht aan het Presidium. De door de diverse fracties aangedragen aandachtspunten zijn geanalyseerd, waarna een onderzoeksplan is opgesteld en aan de raad toegezonden. Het onderzoek Planning Onderhoud en Follow-up aanbevelingen eerdere onderzoeken zijn doorgeschoven. 2.4.2. Onderzoek opvolging adviezen managementletters Het onderzoek is zoals gepland eind 2007 van start gegaan. Een eerste inventarisatie en analyse van de beschikbare managementletters is uitgevoerd en een gesprek met de gemeentesecretaris en het hoofd van de afdeling Financiën heeft plaatsgevonden. Hierbij bleek, dat de managementletter 2007 voorlopig nog niet was te verwachten en enkele documenten, die invulling moesten geven aan de door de accountant uitgebrachte aanbevelingen, nog niet gereed waren, m.n. het Visiedocument en het Uitvoeringsdocument Planning & Control. De RKC heeft besloten de managementletter 2007 af te wachten. Deze liet echter erg lang op zich wachten. Uiteindelijk ontving de RKC dit document pas in december 2008! Op dat moment was er sprake van dat de managementletter 2008 kort daarna zou verschijnen. Dit signaal heeft de RKC ertoe gebracht ook op de managementletter 2008 te wachten. Deze ontving de RKC eind maart 2009. Echter, intussen liepen er verschillende andere onderzoeken en waren de prioriteiten zodanig verschoven, dat het onderzoek naar eind 2009 is doorgeschoven. Het is in december opnieuw opgestart. Besloten is ook de managementletter 2009 hier nog in mee te nemen, daar deze in 5
december 2009 reeds in concept gereed was en na de vaststelling door het college in januari 2010 ook beschikbaar was. Dit onderzoek is afgerond. Het conceptrapport is op 14 juli 2010 aan het college gezonden voor een concept bestuurlijke reactie. Het conceptrapport is, in samenhang met de concept bestuurlijke reactie, op 7 september 2010 onderwerp van gesprek geweest tussen het college en de rekenkamercommissie. Naar aanleiding van dit gesprek is nadere informatie verstrekt. Het rapport is, waar nodig, aangepast en op 10 januari 2011 in de commissie Financiën besproken. Op 24 januari 2011 is het rapport onderwerp van gesprek geweest in de informatieronde van de raad. 2.4.3. Inhuur personeel Als proef is het conceptrapport in samenhang met de concept bestuurlijke reactie onderwerp van gesprek geweest tussen het college en de rekenkamercommissie. Na ontvangst van de definitieve bestuurlijke reactie is het rapport is op 4 oktober 2010 in de raad toegelicht en besproken. Op grond van de in het rapport gegeven aanbevelingen is een raadsvoorstel opgemaakt hetgeen in de diverse raadsvergaderingen is besproken. De uitkomst was een amendement (nr. 36) dat de aanbevelingen grotendeels ontkrachtte. In 2011 zal een heronderzoek naar inhuur personeel plaatsvinden. 2.4.4. Afvalverwerking Het onderzoek is intussen opgestart en bevindt zich reeds in een gevorderd stadium. 2.4.5. Toepassing artikel 213a Gemeentewet Zoals reeds in het jaarverslagen 2008 en 2009 van de rekenkamercommissie is beschreven, schort het nog steeds aan de uitvoering van de in de Gemeentewet opgenomen verplichting tot het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoeken door het college. Wel zijn toezeggingen gedaan. Hieraan is niet voldaan. In het in 2011 op te starten onderzoek Follow-up aanbevelingen eerdere onderzoeken zal hieraan opnieuw aandacht worden besteed. 3. Verhouding rekenkamercommissie ambtelijke organisatie en college Op verzoek van het vorig college is een proefproject gestart met betrekking tot het bespreken van een concept eindrapport van de commissie in samenhang met de concept bestuurlijke reactie hierop. De achterliggende gedachte was dat een discussie over mogelijke verschillen van mening in de conclusies en aanbevelingen de standpunten wat meer in overeenstemming zouden kunnen brengen. Deze procedure is dit jaar van toepassing geweest op de rapporten Inhuur externen en Managementletters. Hoewel het niet ontbreekt aan goede wil aan beide kanten, is het beoogde resultaat nog niet bereikt. Standpunten blijven vaak lijnrecht tegenover elkaar staan. Uitgaande van de invalshoek van beide partijen mag dit ook. Besloten is de komende twee rapporten weer op deze wijze te behandelen. 6
4. Financiën Onderstaand een overzicht van de uitgaven Rekenkamercommissie in 2010: Toegekend budget. 17.000,-- Vergoeding externe leden. 13.350,-- Reiskosten. 534,-- PricewaterhouseCoopers = evaluatie rapporten RKC. 3.000,--. 16.884,-- Resteert. 116,-- ========== De hoogte van het budget in aanmerking nemende is tot op heden afgezien van het aantrekken van externe onderzoekscapaciteit. Onderzoekswerkzaamheden, alsmede de secretariële werkzaamheden ten behoeve van de rekenkamercommissie, worden door de leden zelf verricht met een gewaardeerde ondersteuning door de Griffie. Vergelijking met begroting in Jaarplan 2010 Omschrijving Begroot Werkelijk Vergoeding externe leden. 11.000,--. 13.350,-- Reiskosten. 1.000,--. 465,-- Onvoorzien. 2.000,--. 0,-- Kwaliteitsbewaking en opleidingen. 3.000,--. 3.000,-- 7