Landelijk Model Regionaal Zorgcontinuïteitsplan voor GHOR-bureau s Versie 1.0 GHOR Nederland Datum: 15-05-2009 4
Voorwoord Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit geldt ook voor rampen en crises. De dynamiek tijdens deze gebeurtenissen is altijd anders. Maar vaak zien we wel een verhoogde zorgvraag en een tijdelijk tekort in het zorgaanbod. Toch willen we dat de continuïteit van zorg zo ongestoord als mogelijk voortgaat en gegarandeerd is. Niet alleen moet hier vooraf over nagedacht worden binnen de eigen sector, ook afstemming tussen de verschillende zorgaanbieders onderling en overige hulpverleners is cruciaal. Uitgangspunt blijft dat zorg tijdens rampen en crises opgeschaalde reguliere zorg is. De reguliere afspraken zijn dan ook de basis voor het opgeschaalde proces. In de zorg vinden vele ontwikkelingen plaats op het gebied van afstemming, samenwerking en voorbereiding op bijzondere gebeurtenissen. Het traumacentrum zit het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) voor. Naast de reguliere samenwerkingsafspraken geeft het traumacentrum samen met de RGF (voortaan directeur GHOR genoemd) richting aan de inzet van de acute zorg bij, en voorbereiding op, rampen en crises. Hiervoor heeft de minister van VWS jaarlijks 10 miljoen beschikbaar gesteld voor opleiden, trainen en oefenen, OTO afgekort. In het ROAZ maken de zorgaanbieders afspraken over de inzet van de middelen en diensten en de te leveren prestaties in onderlinge ketenafstemming. Mede op basis van een risicoanalyse leggen zij de afspraken vervolgens vast in een jaarplan. Aan de grondslag hiervan liggen de rampenbestrijdingsplannen van de eigen instellingen. Het zorgveld is en blijft in ontwikkeling. Aandacht voor continuïteit hoort daarbij. Dat met rampen meer zorg noodzakelijk is, is een gegeven. Maar tegelijk moet ook rekening gehouden worden met grote kans op uitval van personeel bijvoorbeeld bij een grieppandemie. De mogelijkheden dat het eigen personeel ziek wordt, staat nog naast de vraag over bereidheid van het personeel om onder dergelijke omstandigheden op het werk te verschijnen. Aan dat laatste twijfel ik niet. Vele zorgwerkers hebben zorg als bewuste professie gekozen. Het door de GHOR ontwikkelde landelijke plan voor continuïteit geeft invulling aan de laatste inzichten in voorbereiding op rampen en crises. De vertaling vanuit het denken over continuïteit naar de praktijk moet nu nog vastgelegd worden in rampen opvangplannen en het beoefenen daarvan door de zorginstellingen zelf. Wat opvalt, is dat in dit vakgebied nieuwe begrippen ontstaan, die niet meteen herkenning oproepen bij gebruikers, zoals ketencontinuïteit. De uitdaging bestaat erin om een vertaalslag te maken naar de betekenis in het dagelijkse werk van de ketenpartners. GHOR-Nederland biedt de regio s met deze voorliggende richtlijn zorgcontinuïteitsplan handvaten om in het ROAZ continuïteit van de zorg in aansluiting te brengen met de reguliere structuren. Het is aan u om de continuïteit van de zorg ook onder bijzondere omstandigheden te laten slagen. Dat moet gaan lukken want met z'n allen kozen we bewust om in de zorg te gaan werken en er vooraf over na te denken. Over nazorg denken we vooral in de voorzorg na! Laat dit geschrift u daarbij tot geharmoniseerde voorzorg zijn. Hans de Goeij Directeur-generaal van de volksgezondheid Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport - 1 -
Inhoudsopgave Pagina Inleiding 3 Hoofdstuk 1 Regionaal zorgcontinuïteitsplan 4 1.1 Ketencontinuïteit 4 1.2 Zorgcontinuïteit 4 1.3 Zeven gevolgen 4 1.4 Doelstelling plan 5 1.5 Doelgroep 5 Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en juridisch kader 6 2.1 Bestuur van de veiligheidsregio 6 2.2 Verantwoordelijkheden zorginstellingen en diensten 6 Hoofdstuk 3 Werkwijze 8 3.1 Regierol RGF 8 3.1.1 Start 8 3.1.2 Bewustwording bij zorgaanbieders 8 3.1.3 Voorbereiding door instellingen/beroepsbeoefenaren 9 3.1.4 Beheer regionaal zorgcontinuïteitsplan 9 3.2 Criteria zorgcontinuïteitsplan 9 3.2.1 Inhoudelijke criteria van het zorgcontinuïteitsplan 9 3.2.2 Criteria ten aanzien van het beheer en de verbetering van het zorgcontinuïteitsplan 10 3.3 GHOR4ALL 10 Hoofdstuk 4 Overzicht plannen en referentiekaders 12 4.1 GHOR processen 12 4.2 Leidraad Evacuatie zorginstellingen 12 4.3 Hergroeperingregeling 12 4.4 Leidraad COntinuïteit Bij Rampen 13 Bijlage 1 Zorgcontinuïteitsplannen instellingen 14 Bijlage 2 Lijst met afkortingen/ begrippenlijst 17 Bijlage 3 Samenstellers plan 19-2 -
Inleiding In Nederland heeft de afgelopen jaren een aantal grote rampen plaatsgevonden, zoals de Bijlmerramp, de vuurwerkramp, de cafébrand in Volendam en de Schipholbrand. Daarnaast werd bij een groot aantal recente gebeurtenissen de continuïteit van zorg in gevaar gebracht. Voorbeelden hiervan zijn de dreiging van verschillende infectieziekten, lang aanhoudende hitte / droogte, de stroomstoring in de Tieler- en Bommelerwaard, een brand in het VU medisch centrum in Amsterdam waardoor een groot gedeelte van het gebouw onbruikbaar werd en enkele branden in woonzorgcentra en verpleeghuizen. Al deze gebeurtenissen hebben een grote invloed op de zorgvraag en het zorgaanbod en daarmee de continuïteit binnen de gehele zorgsector. Het is van groot belang dat zorginstellingen ook zijn voorbereid op het aanbieden van zorg onder crisisomstandigheden. Hulp en middelen zijn onder crisisomstandigheden (rampen/calamiteiten) immers schaars. In dit model wordt de term crisis gebruikt ook als het gaat om een grootschalig incident, calamiteit of ramp. Zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren zijn wettelijk verplicht om onder alle omstandigheden (dus ook bij een crisis) zorg te blijven verlenen en zich voor te bereiden om de continuïteit van zorgverlening te waarborgen. Het GHOR-bureau voert de regie over het ketenbreed afstemmen van plannen en maatregelen en hanteert hiervoor het regionaal zorgcontinuïteitsplan. Totstandkoming plan Tijdens een landelijke bijeenkomst over zorgcontinuïteit in april 2007, georganiseerd door GHOR Noord- en Oost Gelderland, hebben de inhoudsverantwoordelijken per GHOR-regio voor het eerst met elkaar gesproken over dit onderwerp. Aansluitende op deze bijeenkomst is de programmaraad repressie en nazorg gevraagd een werkgroep in te stellen, met als doel het opstellen van een landelijk model zorgcontinuïteitsplan. Het resultaat hiervan is dit landelijk model regionaal zorgcontinuïteitsplan voor GHOR-bureau s dat is vastgesteld door de algemene ledenvergadering van GHOR Nederland. Leeswijzer Het 'landelijk model regionaal zorgcontinuïteitsplan' is bedoeld als hulpmiddel voor het op adequate wijze invulling geven aan het opstellen c.q. vernieuwen van een regionaal zorgcontinuïteitsplan. Het model is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 1 worden de begrippen ketencontinuïteit en zorgcontinuïteit, de zeven gevolgen van een ramp, de doelstelling van het plan en de doelgroep beschreven. Hoofdstuk 2 vindt u het juridisch kader op basis waarvan zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren hun continuïteit van zorg moeten handhaven. In hoofdstuk 3 wordt een advies gegeven over de regierol van de Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF), criteria van het zorgcontinuïteitsplan en wordt ingegaan op het digitaal systeem GHOR4all. In hoofdstuk 4 worden de relaties met andere plannen en referentiekaders vermeld, waarvan zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren bij het opstellen van een zorgcontinuïteitsplan gebruik kunnen maken. - 3 -
1 Regionaal zorgcontinuïteitsplan 1.1 Ketencontinuïteit Iedere zorginstelling en elke zelfstandige beroepsbeoefenaar is ook onder bijzondere omstandigheden verantwoordelijk voor het verlenen van zorg. Daarom moeten zij plannen hebben, waarin de maatregelen beschreven staan, die de zorgcontinuïteit ook onder bijzondere omstandigheden garanderen. Deze plannen moeten binnen de beroepsgroepen en zorgketen onderling afgestemd worden om de ketencontinuïteit (ook wel meso-continuïteit genoemd) te handhaven. Het GHORbureau voert hierover de regie en hanteert hiervoor het regionaal zorgcontinuïteitsplan 1. Het regionaal zorgcontinuïteitsplan geeft inzicht in de voorbereiding van de zorgsector op continuering van het zorgaanbod in relatie met de zorgvraag, tijdens crises. 1.2 Zorgcontinuïteit Calamiteiten en rampen hebben een grote invloed op de zorgvraag en het zorgaanbod en daarmee op de continuïteit van zorg binnen de gehele zorgsector. Wanneer er sprake is van een disbalans tussen de vraag naar en het aanbod aan zorg is dit een bedreiging voor de zorgcontinuïteit. In de onderstaande tabel worden drie voorbeelden gegeven die tot een disbalans tussen zorgvraag en zorgaanbod kunnen leiden. Zorgvraag Zorgaanbod Voorbeelden Toename Verkeersongeluk met groot aantal slachtoffers Afname Uitval van een zorglocatie door brand Toename Afname Uitbraak infectieziekte 1.3 Zeven gevolgen Een crisis verloopt elke keer anders en er zijn veel verschillende oorzaken mogelijk. Het is onmogelijk om draaiboeken en plannen te ontwikkelen die op alle verschillende soorten crises toepasbaar zijn. Hoe kan een organisatie zich dan toch goed voorbereiden op een crisis? Een manier om dit te doen is de organisatie voor te bereiden op de gevolgen van de crisis. Elke crisissituatie heeft, ongeacht het type of de omvang ervan, bepaalde gevolgen die vaak in combinatie met elkaar optreden. De praktijk wijst uit dat er zeven gevolgen zijn waarmee een organisatie bij een crisis te maken kan krijgen: 1. Sluiting van (delen van) de locatie 2. Groot aanbod van cliënten 3. Verplaatsen van cliënten 4. Tekort aan personeel 5. Uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen 6. Logistieke stagnatie 7. Uitbraak infectieziekten 1 De verantwoordelijkheid voor het opstellen van een regionaal zorgcontinuïteitsplan staan beschreven in de HKZ normen 4.15.9 en 4.15.10 (HKZ GHOR-bureau, versie 2004) - 4 -
Wanneer een organisatie goed om kan gaan met deze gevolgen van een crisis, is de kans groot dat de zorg aan cliënten bij een crisis op verantwoorde wijze gecontinueerd kan worden. Elke organisatie moet daarvoor voorbereidingen treffen. Een uitbraak van infectieziekten is apart genoemd bij de gevolgen, omdat dan specifieke maatregelen, zoals het gebruik van hygiëneprotocollen, moeten worden genomen. 1.4 Doelstelling plan In het regionaal zorgcontinuïteitsplan wordt schematisch weergegeven op welke wijze zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren zich hebben voorbereid op een disbalans in zorgvraag en zorgaanbod (zie bijlage 1). Uit deze overzichten haalt de Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) van de GHOR de benodigde informatie om het bestuur van de veiligheidsregio te informeren over de voorbereiding van de zorginstellingen. Ook is de RGF in staat om, vanuit zijn streven naar een zo sterk mogelijke zorgketen, verbeterpunten te formuleren en hier binnen de keten afspraken over te maken. De overzichten per zorginstelling geven snel en overzichtelijke informatie die nodig is bij crises. Zo kunnen operationele functionarissen van de GHOR snel zien welke plannen bij zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren aanwezig zijn, waar de zorginstelling zelf in kan voorzien en waar coördinatie wordt vereist. De GHOR informeert hierover ook de functionarissen van de brandweer, politie en gemeente in het Regionaal Operationeel Team. (ROT) Als zich in operationele opgeschaalde - situaties bij de GHOR-ketenpartners schaarste of andere problemen voordoen, kan de organisatie een beroep doen op de GHOR. De burgemeester kan op advies van de RGF bijvoorbeeld prioriteiten stellen over welke zorginstellingen en diensten aggregaten of andere hulpmiddelen krijgen. 1.5 Doelgroep Iedere veiligheidsregio bepaalt binnen de kaders van de wet zelf haar prioriteiten in het benaderen van keten- en zorgpartners. In de Wet Veiligheidsregio s en in het Uitvoeringsbesluit WTZi wordt nader bepaald welke instellingen als zorginstelling aangemerkt worden. De daarin genoemde keten en zorgpartners zijn: Apothekers Gehandicapten zorg GGD GMK / MKA GGZ instellingen Huisartsenkringen Huisartsenposten Instanties die hulpmiddelen verstrekken Jeugdzorg Kraamzorg / verloskundigenzorg Maatschappelijk werk Mondzorg Nederlandse Rode kruis Regionale Ambulancedienst Revalidatiecentra Thuiszorg Traumacentra Verzorgings- en verpleeghuizen Ziekenhuizen - 5 -
2 Verantwoordelijkheid en juridisch kader 2.1 Bestuur van de veiligheidsregio Het bestuur van de veiligheidsregio is verantwoordelijk voor de GHOR-taak zorgcontinuïteit. Dit houdt in dat zij hierover afspraken moet maken met de in de regio aanwezige instellingen, zoals bedoeld in de Wet toelating zorginstellingen (hierna: de Wtzi) en zorgaanbieders, zoals bedoeld in de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (hierna: wet BIG) (hierna samen: de instellingen) alsmede met de regionale ambulancedienst(en) en gezondheidsdiensten over hun voorbereiding op en inzet bij zware ongevallen, rampen en crisissituaties (art. 27 wetsvoorstel Wet veiligheidsregio s). Nieuw in de Wet veiligheidsregio s is dat de afspraken met de instellingen en diensten worden opgenomen in het regionale crisisplan (voorheen het gemeentelijk rampenplan). De instellingen en diensten moeten afspraken verder uitwerken in hun eigen plannen (Ziekenhuisrampenopvangplan, Regionaal ambulanceplan, etc.). De RGF informeert het bestuur van de veiligheidsregio periodiek over de mate van voorbereiding van de in de regio aanwezige instellingen. De RGF kan namens het bestuur van de veiligheidsregio een instelling aanspreken op het ontbreken van planvorming en getroffen maatregelen op het gebied van zorgcontinuïteit. Indien een instelling volgens het bestuur zich niet of onvoldoende voorbereidt op een ramp of een crisis kan de voorzitter van de veiligheidsregio de desbetreffende instelling een aanwijzing geven. Mocht de instelling geen gevolg geven aan de aanwijzing dan kan de voorzitter van de veiligheidsregio de minister van VWS verzoeken van zijn bevoegdheden gebruik te maken om de nodige maatregelen te treffen. 2.2 Verantwoordelijkheden zorginstellingen en diensten Op grond van de Kwaliteitswet zorginstellingen, de Wet BIG en de beoogde Wet Ambulancezorg, moeten de instellingen, diensten en individuele beroepsbeoefenaren zich voorbereiden op hun taak in het kader van de geneeskundige hulpverlening. Uitgangspunt bij het maken van afspraken tussen de veiligheidsregio en de instellingen is dan ook, dat deze onder alle omstandigheden zelf verantwoordelijk blijven voor de voorbereidingen betreffende het kunnen continueren van zorg tijdens crisissituaties en met betrekking tot werkzaamheden bij inzet van operationele GHORfunctionarissen. Zij blijven hun taken op het terrein van de gezondheidszorg uitvoeren binnen de kaders van de wetten en/of regelgeving, ook als zij functioneren in het kader van de GHOR. Het leveren van verantwoorde zorg met name onder bijzondere omstandigheden, vereist vaak speciale vaardigheden van medewerkers van betrokken instellingen en diensten. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgsector zelf om voor de inzet onder bijzondere omstandigheden een normenkader te ontwikkelen. Om deze vaardigheden te ontwikkelen en te onderhouden moeten ook de medewerkers van instellingen worden opgeleid en geoefend. Dit geldt onder andere voor ziekenhuismedewerkers, ambulancepersoneel, huisartsen, GGZ-medewerkers en anderen. De minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) rekent het tot zijn verantwoordelijkheid dit te bevorderen 2. De Wtzi bepaalt, dat instellingen zich dienen te prepareren op hun bijdrage aan de geneeskundige hulpverlening tijdens een ramp of een crisis. De beleidsregels acute zorg ex artikel 4 jo 13 van de Wtzi 2 Bron: 5.2 GHOR, Memorie van Toelichting van het wetsvoorstel veiligheidsregio s - 6 -
worden op dit punt na overleg met de minister van BZK door de minister van VWS aangescherpt. De ambtenaren van het Staatstoezicht op de volksgezondheid in casu de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: IGZ) zijn op grond van artikel 35 van de Wtzi verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de Wtzi. De minister van VWS kan, al dan niet na onderzoek van de IGZ, optreden indien een instelling in gebreke blijft. Zo kan de minister de vergunning tot het verlenen van zorg intrekken of bestuursdwang toepassen (respectievelijk op grond van de artikelen 13, tweede lid, en 37 van de Wtzi). Deze aanpak strookt ook met de geest van de Kwaliteitswet zorginstellingen, namelijk dat zorginstellingen zelf verantwoordelijk zijn voor het leveren van kwalitatief verantwoorde zorg en indien zij op dit gebied in gebreke blijven, kan de minister al of niet via de IGZ ingrijpen 3. In de Kwaliteitswet Zorginstellingen artikel 2, 3 en 4 en de wet BIG artikel 47 wordt gesproken over het begrip verantwoorde zorg en over het belang van het uitoefenen van goede individuele gezondheidszorg. Dit is zorg die van een goed niveau is, doelmatig, doeltreffend en patiëntgericht dient te zijn. Als de zorgcontinuïteit niet is geregeld, wordt dit vanuit IGZ optiek gezien als onverantwoorde zorgverlening, dat in strijd is met de wet. In artikel 453:7 Burgerlijk Wetboek wordt ingegaan op goed hulpverlenerschap. Ook op basis van dit artikel dient een zorgverlener inspanningen te verrichten om de continuïteit van zorg te handhaven. 3 Bron: 5.2 GHOR, Memorie van Toelichting van het wetsvoorstel veiligheidsregio s - 7 -
3 Werkwijze Meerdere GHOR-regio s hebben ervaring met het uitvoeren van de regiefunctie op het gebied van zorgcontinuïteit. Hun ervaringen zijn hieronder vertaald in een advies over de werkwijze. De werkwijzen van de GHOR-regio s kunnen verschillen. De GHOR valt immers onder de lokale verantwoordelijkheid van de gemeenten binnen de regio en legt aan hen ook lokaal verantwoording af over het te voeren en het gevoerde beleid. Hierdoor kunnen er accentverschillen ontstaan tussen de verschillende GHOR regio s. Omdat zorginstellingen niet altijd werkgebieden hebben die zich beperken tot één GHOR regio, dienen de GHOR regio s er zorg voor te dragen dat hun beleid op elkaar is afgestemd. 3.1 Regierol RGF De volgende paragrafen gaan over de vier fasen bij de uitvoering van de regierol van de RGF. 3.1.1. Start a. Leg bij een beleidsmedewerker van het GHOR-bureau de verantwoordelijkheid neer voor de inhoud van het totale product zorgcontinuïteit. Hij volgt hierbij de landelijke en wettelijke ontwikkelingen en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van het regionale regionaal zorgcontinuïteitsplan. b. Deze taak is vanwege het grote aantal zorgaanbieders nogal omvangrijk. Mogelijkheden om de werklast te beperken, zijn: - Stel accountmanagers binnen het GHOR-bureau aan. Zij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde gegevens bij de aan hun toegewezen accounts (in casu ketenpartners). De accountmanagers verzamelen gegevens bij de zorgaanbieders voor het regionaal zorgcontinuïteitsplan. - Stel een prioriteitenlijst samen welke zorgaanbieders eerst benaderd gaan worden. - Maak gebruik van informatiesystemen zoals GHOR4all. c. Maak schriftelijke afspraken in de vorm van convenanten of overeenkomsten tussen GHOR en zorgaanbieder. Zorg dat hun taak op het gebied van zorgcontinuïteit hier onderdeel van uitmaakt. 3.1.2. Bewustwording bij zorgaanbieders a. Informeer de zorgaanbieder over: - het probleem en het juridisch kader; - hun taken en verantwoordelijkheden t.a.v. zorgcontinuïteit; - de relatie tussen BHV en zorgcontinuïteit; - de taken van de hulpdiensten en de overheid bij crisisbestrijding; - organisaties die een voorbeeld zijn vanwege hun mate van voorbereiding; - voorbeelden van organisaties waarbij gebrek aan voorbereiding bij een inzet tot problemen heeft geleid; - de regierol van het GHOR-bureau (o.a. de mate waarin het GHOR-bureau geïnformeerd wil zijn); - de leidraad COBRA en andere plannen en referentiekaders die beschikbaar zijn en - De mogelijkheid tot inzet stagiaires (bv. HBO Integrale veiligheidszorg) in hun organisatie voor ondersteunende werkzaamheden. b. Informeer hen door: a. Werkconferentie(s) te houden; b. persoonlijk contact te onderhouden met de organisaties zowel met directies als met inhoudsdeskundigen en - 8 -
c. brochures/nieuwsbrieven te verspreiden. d. een platform op te richten waarin vertegenwoordigers van verschillende zorginstellingen/beroepsbeoefenaren in zitten. 3.1.3. Voorbereiding door instellingen/beroepsbeoefenaren a. Verzoek de instelling/beroepsbeoefenaar een continuïteitsplan te maken. De criteria hiervoor staan in paragraaf 3.2. b. Verzoek de zorgaanbieder het GHOR-bureau schriftelijk te informeren of: - zij een plan hebben gericht op de zeven gevolgen bij calamiteiten en over - de schriftelijke samenwerkingsafspraken met andere zorginstellingen/beroepsbeoefenaren en met de regionale crisisorganisatie in het geval van continuïteitsproblemen in crisissituaties. Ook informeert de zorgaanbieder het GHOR-bureau wanneer bepaalde plannen ontbreken en geeft hij aan wanneer dit gereed is. Het GHOR-bureau neemt bovenstaande gegevens op in het regionaal zorgcontinuïteitsplan zorg (zie bijlage 1). Het informeren kan ook via GHOR4all (zie hiervoor paragraaf 3.3.). 3.1.4. Beheer regionaal zorgcontinuïteitsplan a. Vaststelling regionaal zorgcontinuïteitsplan 4 - Zet geregeld de laatste gegevens van de zorgaanbieders in het plan of gebruik GHOR4all; - Laat de RGF jaarlijks de geactualiseerde versie van het plan vaststellen. a. Informeer het bestuur van de veiligheidsregio over de mate waarin de zorgaanbieders zijn voorbereid op continuïteitsproblemen in crisissituaties (zie 3.1.3b). Het gaat hier niet om de interne procedures, daarvoor zijn de instellingen/beroepsbeoefenaren zelf verantwoordelijk. 3.2. Criteria zorgcontinuïteitsplan Het zorgcontinuïteitsplan van de zorginstelling/beroepsbeoefenaar dient minimaal aan onderstaande criteria te voldoen. Zij zijn zelf verantwoordelijk om hier invulling aan te geven. Deze criteria zijn afkomstig uit regelgeving, ervaringen bij GHOR-inzetten etc. Zorginstellingen/beroepsbeoefenaren zijn zelf verantwoordelijk voor het vertalen van bestaande sectorspecifieke wetgeving/richtlijnen/normen (bv. HKZ) naar hun eigen zorgcontinuïteitsplan. 3.2.1. Inhoudelijke criteria van het zorgcontinuïteitsplan a. Richt de procedures op de zeven gevolgen van disbalans van zorg. Mogelijke maatregelen zijn: het aanpassen van het opname- en behandelbeleid, het inzetten van noodstroomvoorziening of het inwerkingstellen van infectieziekteprotocollen. b. Neem de wijze van samenwerking en informatie-uitwisseling tijdens een inzet tussen zorginstelling en de GHOR-functionarissen op in de plannen. c. Neem de wijze van bereikbaarheid van personeel erin op. Dit kan worden gewaarborgd met communicatiesystemen en piketregelingen. d. Neem de wijze van beschikbaarheid erin op. Dit is de hoeveelheid mensen, ruimte of materieel die op een gegeven moment kan worden inzet. Bij de beschikbaarheid van een ruimte gaat het bv. over de beschikbaarheid van (ziekenhuis)bedden. e. Sluit aan op bestaande oplossingen, plannen en maak gebruik van bestaande diensten en/of structuren. 4 Zie ook 3.3.08 landelijk model productenboek GHOR - 9 -
f. Neem de getroffen voorzorgsmaatregelen en afstemmingsafspraken met andere zorginstellingen (bv. bij hergroepering van bewoners) en instanties (bv. energieleverancier) op in de plannen. Deze voorzorgsmaatregelen zijn afgestemd met de betreffende organisatie. g. Wanneer plannen ontbreken, geef dan aan, wanneer de plannen gerealiseerd moeten zijn. h. Gebruik in het plan eenduidige termen en licht ze zo nodig toe. 3.2.2. Criteria ten aanzien van het beheer en de verbetering van het zorgcontinuïteitsplan a. Sleutelfunctionarissen binnen een zorginstelling worden opgeleid, getraind en geoefend ten aanzien van de inhoud van het zorgcontinuïteitsplan. b. Toets het zorgcontinuïteitsplan door middel van oefening op bruikbaarheid. c. Actualiseer jaarlijks het zorgcontinuïteitsplan. d. Borg de activiteiten in het eigen kwaliteitsmanagementsysteem. Het gaat dan om de implementatie van de afspraken uit het zorgcontinuïteitsplan (materieelbeheer, het beheer van procedures, het trainen en beoefenen van het plan en de sleutelfunctionarissen etc.). Evalueer vervolgens de oefeningen en eventuele inzetten en stel de afspraken in het zorgcontinuïteitsplan indien nodig bij. 3.3 GHOR4all GHOR Brabant Noord heeft het initiatief genomen om het regionaal zorgcontinuïteitsplan digitaal te ondersteunen middels de bouw van een applicatie met de naam GHOR4all. Inmiddels is ongeveer 50% van de GHOR regio s bij dit initiatief aangehaakt en heeft een groot aantal regio s te kennen geven dit op korte termijn te willen doen. GHOR4all is een internetapplicatie, wat inhoudt dat de gebruikers via het internet de applicatie benaderen en gebruiken. Deze internettoepassing dient een tweeledig doel: 1. Informatievoorziening tijdens een grootschalig incident: Met GHOR4all kan de sectie GHOR in het Regionaal Operationeel Team (ROT) tijdens een crisis over alle relevante gegevens beschikken van verpleeg- en verzorgingstehuizen en andere AWBZinstellingen in de eigen regio. GHOR4all bevat behalve de bereikbaarheidsgegevens van de instelling én van de bij een crisis verantwoordelijke medewerkers, ook gegevens over het aantal bewoners, het aantal bedlegerige en geriatrische patiënten, het aantal rolstoelgebruikers, het aantal personen in de dagopvang etc. Op die manier beschikt het ROT over alle informatie die nodig is om adequate hulpverlening op gang te brengen, bijvoorbeeld bij een evacuatie of ontruiming. Ook kan een instelling in GHOR4all aangeven of ze capaciteit heeft om tijdelijk cliënten van een collega-instelling op te vangen, die tot evacuatie moet overgaan. 2. Inzicht in zorgcontinuïteit ketenpartners: GHOR4all laat zien hoe de continuïteit van een instelling geregeld is. Voorwaarde is wel dat de betrokken instellingen GHOR4all voeden met hun gegevens en die ook actueel houden. Hiermee bevat GHOR4all tevens de informatie die in het regionaal zorgcontinuïteitsplan van het GHOR-bureau kan worden opgenomen en heeft het GHOR-bureau inzicht in de vraag of de continuïteit van de zorg regiobreed gewaarborgd is. SoCard GHOR4all maakt gebruik van de database van Socard van GGD Nederland, waarin een aantal basisgegevens van alle instellingen op het gebied van de gezondheidszorg per regio is opgenomen. - 10 -
SoCard is de software die wordt gebruikt voor de landelijke sociale kaart van GGD en. GGD Nederland, MEE Nederland, de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben een convenant getekend, waarin de drie uitvoeringsorganisaties afspreken dat ze samen dé sociale kaart van Nederland gaan leveren. Dit gebeurt vooralsnog door een koppeling van de drie databases en een ontdubbelingsslag van de gegevens. Dit gekoppelde bestand is via alle drie de zoekmachines (waaronder Socard) te benaderen. Landelijke toepassing GHOR4all kan zonder meer door alle GHOR-bureaus worden overgenomen. Met name bij een (dreigende) regiogrensoverschrijdende crisis is de hulpverlening erbij gebaat, als de relevante gegevens van zorginstellingen in een naburige regio online kunnen worden ingezien. Een sterkere basis betekent ook meer (financiële) armslag voor de verdere doorontwikkeling van het concept. De deelname van meer regio s en de doorontwikkeling van de applicatie moet leiden tot efficiency in de informatievoorziening zelf, maar ook tot efficiency in mensen en middelen. Daarom streven de initiatiefnemers ernaar dat alle GHOR-bureaus overgaan tot aanschaf van de module en implementatie in hun systeem van zorgcontinuïteit. Binnen de huidige opzet van GHOR4all heeft iedere regio een eigen applicatie waarbij de opzet van al deze regionale applicaties identiek zijn. De stuurgroep wil nu komen tot één landelijk systeem, landelijk dekkend en heeft de ambitie uitgesproken GHOR4all als standaard bron neer te zetten waaruit Crisis Management Systemen (CMS) en Geografische Informatie Systemen (GIS) kunnen putten. - 11 -
4 Overzicht plannen en referentiekaders In dit hoofdstuk worden de relaties met andere GHOR-plannen en referentiekaders beschreven. Hiervan kunnen zorginstellingen en zelfstandige beroepsbeoefenaren bij het opstellen van hun zorgcontinuïteitsplan gebruik maken. 4.1 GHOR-Processen De samenwerkingsafspraken tussen instellingen en de GHOR dienen aan te sluiten op de basisprocedures GHOR die gebruikt worden bij een inzet. Deze worden beschreven in de procesplannen Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen, Preventieve Openbare Gezondheidszorg en Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen. Deze plannen richten zich op de opschaling in het geval van een groot aantal patiënten, een tekort aan medewerkers of specifieke crises met gevaarlijke stoffen. Daarnaast bestaat er een Generiek Modulair Draaiboek Grootschalige Infectieziekten (GGD Nederland). Dat plan richt zich op de maatregelen in het geval een grootschalige uitbraak van infectieziekten. De Leidraad ZiROP (een leidraad voor de rampenopvangplannen van ziekenhuizen) biedt ook aanknopingspunten voor de zorgcontinuïteitsplannen van andere instellingen. Deze leidraad richt zich op de maatregelen die een ziekenhuis neemt bij een groot aanbod van patiënten. 4.2 Leidraad evacuatie zorginstellingen De GHOR Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en de GHOR Gelderland-Zuid hebben de Leidraad evacuatie zorginstellingen ontwikkeld. Dit plan richt zich op het verplaatsen van bewoners van verpleeghuizen, verzorgingshuizen en instellingen voor geestelijke en verstandelijke gehandicapten. In het plan wordt naast de coördinatie- en commandostructuur van de operationele diensten ook de taken en verantwoordelijkheden van de bij een evacuatie betrokken partijen beschreven. Verder staan er zaken in die zorginstelling zelf moeten regelen in geval een evacuatie als aanvulling op de bedrijfsnoodplannen. Tevens wordt de werkwijze bij een daadwerkelijke evacuatie toegelicht. Tot slot volgt een advies voor de wijze van implementatie van de leidraad 5. 4.3 Hergroeperingregeling In meerdere GHOR-regio s is een Hergroeperingregeling beschikbaar. Dit document is een hulpmiddel voor het geval bewoners/patiënten moeten worden verplaatst. Eveneens kunnen de gegevens gebruikt worden om snel de hulpvraag te bepalen. De Hergroeperingregeling geeft een overzicht van de opvangmogelijkheden in de diverse zorginstellingen in de betreffende regio. In geval van een crisis die evacuatie van bewoners/patiënten noodzakelijk maakt, kan op basis van de gegevens uit de hergroeperingregeling voor tijdelijke opvang of opname een beroep gedaan worden op collega-instellingen. Het betreft nadrukkelijk tijdelijke opvang, voor ten hoogste 3 tot 5 dagen. In deze periode kan indien terugkeer naar de eigen woonomgeving op korte termijn niet mogelijk is gezocht worden naar meer definitieve opvangmogelijkheden dan wel andere huisvesting van de betrokken bewoners/patiënten. 5 Te downloaden via www.vnog.nl - 12 -
4.4 Leidraad COBRA De GHOR Groningen heeft in samenwerking met de Hanzehogeschool Groningen de leidraad COBRA (Continuïteit Bij RAmpen) opgesteld 6. De leidraad COBRA is een hulpmiddel waarmee organisaties voor verpleging en verzorging zich kunnen voorbereiden op het continueren van zorg bij een crisis. Het richt zich op alle zeven gevolgen van disbalans van zorg. De leidraad COBRA is geschreven voor organisaties voor verpleging en verzorging. In het bijzonder voor managementleden, de facilitaire managers, de zorgmanagers en de coördinatoren/ hoofden BHV. De leidraad COBRA kan gebruikt worden: - als een quick scan, om te kijken of een organisatie goed voorbereid is op de continuïteit van zorg bij een crisis; - bij het opstellen van een plan van aanpak om de leidraad COBRA te implementeren in de organisatie en daarmee voorbereidingen te treffen voor de continuïteit van zorg; - bij het uitwerken van een zorgcontinuïteitsplan (of een ander plan), waarin alle maatregelen worden beschreven die de continuïteit van zorg bij een crisis waarborgen; - bij het actueel houden en borgen van de plannen die ingaan op de continuïteit van zorg. 6 Te downloaden via http://www.ghorgroningen.nl - 13 -
Bijlage 1 Zorgcontinuïteitsplannen In deze bijlage staan schema s als voorbeeld om een regionale database op te bouwen, de zorgcontinuïteitsplannen van de GHOR-ketenpartners in hoofdlijnen benoemd. Daarin staan ook de afstemmingsafspraken die elke GHOR-ketenpartner gemaakt heeft met andere GHOR-ketenpartners. Het betreft de plannen van: Apothekers Gehandicaptenzorg Gemeenschappelijke Meldkamer / Meldkamer Ambulancezorg GGD GGZ instellingen Huisartsen (REOS / koepel): Huisartsenposten (bijvoorbeeld): o Coöperatieve DoktersDienst Duin- en Bollenstreek u.a. o Etc. Instanties die hulpmiddelen verstrekken Jeugdzorg Kraamzorg/ verloskundigenzorg Maatschappelijk werk Mondzorg Nederlands Rode Kruis Regionale Ambulancedienst Revalidatiecentra Thuiszorg Traumacentrum Verpleeg- en verzorgingshuizen Naam zorgkoepel Naam van het huis plaats Bijvoorbeeld: Rijnland Zorggroep Leythenrode Leiderdorp Leiderdorp Noorderbrink Alphen Oudshoorn Alphen Zelfstandige verpleeg- en verzorgingshuizen o o Particuliere verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorgorganisaties die AWBZ-zorg leveren aan personen met een indicatie voor AWBZ-zorg o o Ziekenhuizen (bijvoorbeeld): o Rijnland Ziekenhuis o Leids Universitair Medisch Centrum - 14 -
(Bijvoorbeeld) GGD Gevolgen van disbalans van zorg Voorbereide regelingen (indien in ontwikkeling of nog niet voorbereid, realisatiedatum vermelden) Afstemmingsafspraken (indien in ontwikkeling of nog niet voorbereid, realisatiedatum vermelden) Titel plan incl. versiedatum Korte beschrijving inhoud plan Met ketenpartner Korte beschrijving inhoud afspraak 1. Sluiting van (delen van) de locatie 2. Groot aanbod aan cliënten 3. Verplaatsen van cliënten 4. Tekort aan personeel 5. Uitval van nutsvoorzieningen 6. Logistieke stagnatie - 15 -
7. Uitbraak van infectieziekten in een instelling - 16 -
Bijlage 2 Afkortingen BHV: BZK: COBRA: GHOR: GGZ: BZK: GMK: HBO: HKZ: IGZ: OTO: RAV: RGF: VWS: Wtzi: Wet BIG: Lijst met afkortingen/ begrippenlijst Bedrijfshulpverlening Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties leidraad COntinuiteit Bij RAmpen Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Geestelijke gezondheidszorg Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Gemeenschappelijke Meldkamer Hoger Beroepsonderwijs Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector Inspectie voor de Gezondheidszorg Opleiden, Trainen en Oefenen Regionale AmbulanceVoorziening Regionaal Geneeskundig Functionaris Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Wet toelating zorginstellingen Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg Begrippen Crisis: een situatie waarin een vitaal belang van de samenleving is aangetast of dreigt te worden aangetast. In dit plan wordt deze term als containerbegrip gebruikt voor grootschalig incident, calamiteit of ramp; Crisisorganisatie: een tijdelijke structuur die de organisatie inzet om de calamiteit of ramp of de gevolgen daarvan te bestrijden Geneeskundige Hulpverlening: geneeskundige hulpverlening in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing als onderdeel van een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties van verschillende disciplines GHOR: de organisatie GHOR is door het bestuur van de Veiligheidsregio ingesteld met de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening, en met de advisering van andere overheden en organisaties op het gebied van de geneeskundige hulpverlening. GHOR-bureau: Het bureau waar de Regionaal Geneeskundig Functionaris en zijn medewerkers zijn gevestigd. GHOR-functionaris: Een functionaris die in operationele situaties wordt ingezet namens de GHOR. Ketenpartners: diensten en organisaties van verschillende disciplines die een onderdeel zijn van de gecoördineerde inzet van de GHOR (zoals de RAV, GGD, ziekenhuizen). Kwaliteitswet zorginstellingen: De kwaliteitswet zorginstellingen (1996) verplicht instellingen in de gezondheidszorg om verantwoorde zorg te leveren en de kwaliteit van zorg systematisch te bewaken, te beheersen en te verbeteren. Kwaliteitsmanagementsysteem: managementsysteem voor het sturen en beheersen van een organisatie met betrekking tot kwaliteit. - 17 -
Regionaal Geneeskundig Functionaris: De regionaal geneeskundig functionaris is belast met de operationele leiding van de geneeskundige hulpverlening. Ramp: een zwaar ongeval of een andere gebeurtenis waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate zijn geschaad of worden bedreigd en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten of organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Veiligheidsregio: De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten die behoren tot een regio, waarbij een openbaar lichaam wordt ingesteld met de aanduiding: veiligheidsregio (zie wet Veiligheidsregio s). Twee (van de in totaal negen) wettelijke taken van het bestuur van de Veiligheidsregio zijn: het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing én het instellen en in stand houden van een GHOR. Zorgpartners: Diensten en organisaties van verschillende disciplines die een onderdeel zijn van de GHOR-keten - 18 -
Bijlage 3 Samenstellers plan Landelijke werkgroep Mw. H.F.H. (Heleen) de Boer Mw. S. (Sjoerdtje) Kramer-Hoekstra A.A.C. (Ad) Vervuurt Dhr. L.V. (Vincent) Mulder GHOR-bureau Regio IJssel-Vecht GHOR Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland GHOR Gelderland Zuid Voorzitter werkgroep, GHOR Hollands Midden Inhoudelijk beoordeeld door: Dhr. A. Borgstein Mw. I. Welschen Mw. H.J. Plas GGD Flevoland, afdeling GHOR GHOR Veiligheidsregio Utrecht Hulpverleningsdienst Regio Twente - 19 -